SHT-QP-001文件控制程序.doc

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深圳市顺合泰电机有限公司

程序文件：

文件控制程序

文件编号

SHT-QP-001

版本/版次

A/0

页码

第8页，共8页

程序文件

文件名称：

文件控制程序

编制：

日期：

2018.9.13

审核：

日期：

批准：

日期：

版本

修改内容

修改人

批准人

修订日期

◆◆◆本文件自批准之日起生效，未经许可，不得翻印◆◆◆。

1.目的

对与质量管理体系有关的文件及资料进行控制，确保在质量体系运行中所使用的文件的正确性和有效性。

2.范围

适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。

3.定义

3.1.QM—管理手册（一级文件）。

3.2.QP—管理体系程序（二级文件）。

3.3.WI—三级文件（图纸、作业指导书、BOM、PFMEA检验标准等文件）。

3.4.FM—四级文件（表格、质量记录等）。

3.5.除有其它定义外，“文件”在此指“文件和资料”。

（文件的形式可以是纸张、实物样板测试软件等）。

3.6.“受控文件”在此指通过行政部控制的质量体系文件。

3.7.“客户文件”指客户提供的有关产品质量方面的文件。

3.8.非“受控文件”指经申请发外，换版后不回收的非受控文件及不需受控的客户文件，经主管核准后，由本部门管理。

4.职责

4.1.各职能部门负责协助行政部做好受控文件的登记、保管、发放、更改、收回、销毁等工作。

4.2.行政部确保本受控文件（包括新版本及已作废的版本）的发放、保存、作废、销毁等均得到有效控制。

4.3.文件持有人及时签收及妥善保管受控文件，未经批准不得在受控文件原文上涂改。

当接

收新版受控文件时，必须交回旧版受控文件。

5.程序

5.1.受控文件分类

5.1.1.管理体系文件：

包括管理手册、程序文件等。

5.1.2.质量文件：

作业指导书（生产流程、检验标准等）、图纸、实物样板、生产通知单、外来文件（各类标准、客户图纸、样板等）及与质量相关其它文件。

5.2.文件的编号

公司有质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格均由统一编号、编号方法如下：

A）质量手册：

SHT-QM-01

手册代号

序号编码

SHT-QM-**

公司代码

B）程序文件：

SHT-QP-**，SHT为本公司的缩写（下同）,QP为程序文件，星号代表文件序号，从01开始。

程序代号

序号编码

公司代码

SHT-QP-**

C）作业文件：

SHT-WI-**-**，其中WI为工作（指引）类文件代号，前两位星号为部门代号，后两位星号代表序号，从01开始。

序号编码

SHT–WI-**-**

部门代号

作业文件代号

公司代码

D）表格：

其中规律为：

FM-***，FM为记录，最后***为记录流水号从001开始

公司代码

序号编码

SHT-部门代码–FM-**

表单记录

部门代码

E）部门代号如下：

部门

代码

人事行政部

HR

业务部

YW

采购部

CG

研发/工程部

GC

生产部

SC

资材部

ZC

品质部

PZ

5.3.文件的编写

5.3.1.管理手册和程序文件由管理者代表组织编写。

5.3.2.技术文件、工艺文件、作业指导、PFMEA等其它文件由各职能部门组织编写。

（见附件8.3）

5.4.文件的控制

5.4.1.文件的审批

a）管理手册由管理者代表审核，总经理批准；程序文件由各职能部门主管拟制，部门主管审核，管理者代表批准。

b）技术文件、工艺文件、作业指导书等由各部门主管或授权的负责人审核批准。

5.4.2.《受控文件总目录》的控制

a）《受控文件总目录》反映受控文件类型及各类文件的基本发放范围，由行政部拟制，管理者代表批准生效。

b）《受控文件总目录》须受控，并发放至文件的使用部门。

●文件的编制、审核、承认具体见《文件体系图》

5.4.3.文件的发放

5.4.3.1.所有受控文件的正本都由行政部保存。

5.4.3.2.受控文件由行政部根据《受控文件总目录》和各文件拟制部门提供的发放对象进行发放。

5.4.3.3行政部负责发放的管理体系类、作业指导书等文件应有明确的生效日期，其它文件若在文件中未加规定，其批准“日期”即为生效日期。

行政部还负责发放图纸、图纸的批准日期为生效日期，其它文件受控日期即生效日期。

行政部应及时将文件发到需要场所。

5.4.3.3.受控原件无需盖章，但原件的复制件要加盖“受控文件”印章。

5.4.3.4.文件领用人在《文件收发记录》上签名领取盖有“受控文件”印章的文件。

5.4.3.5.当需使用文件的人员未领到副本文件时,不得随意借用其他人的文件复印,应向有关部门提出申请，填写《文件申领单》，经部门负责人签字、发文部门负责人同意、行政部负责人批准后，方可办理领用手续。

5.4.3.6.当文件使用人的文件破烂严重，影响使用时，应到行政部办理更换手续，交回破烂文件，补发新文件。

5.4.3.7.当文件使用人将文件丢失后，应按5.4.3.5条办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明（必要时应做出检讨）。

5.4.3.8.内部不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件，一经发现立即由文件管理员收回，并追究复印件使用者及副本持有人的责任。

5.4.3.9.外来文件由文件对口部门负责接收，需受控时由行政部进行受控管制，并填写《图面收发记录台帐》或《外来文件收发记录》进行登记，并要求在当日之内处理完毕，分发到相关部门；无需受控时由接收部门通报行政部进行登记后自行保留。

5.4.4.文件的更改

文件更改的提出人可以是内部任何一名员工。

一般情况下，文件的更改及其审批应由该文件的起草人及审批部门进行。

非文件拟制部门的人员对文件提出更改，应由文件更改提出人填写《文件更改申请/通知单》，说明更改原因，对重要更改（如技术参数）还应附有充分的证据。

文件更改时应注明更改标记和更改生效时间，对重要的更改还应发放《文件更改申请/通知单》，告知文件使用人。

《文件更改申请/通知单》由文件修改人拟制，原部门审核批准。

参见附件8.1《文件修改流程图》。

5.4.4.1.按本文5.4.3实施更改文件的发放手续，同时收回作废的旧文件或更改页章节。

5.4.4.2.当错误很少时，管理者代表可直接在文件上更改，但必须签名。

5.4.4.3.文件每次修改时，由原文件拟制部门进行换版，原版次文件作废。

作废文件收回，收回的作废文件应作处理，防止误用。

作废的正本文件，超过保存期限后，须经受控负责人批准后才能销毁。

需作资料保留的作废文件，经本部门负责人同意，文件拟制部门负责人审核，文控负责人批准后，由文件管理员在盖上“作废文件”印章后再加盖“保留资料”印章方可留用。

保留资料只作参考使用。

5.4.4.4.文件更改时版本自动升级，由A→B→C→……Z→AA→AB→AC→……AZ。

5.4.5.文件的借阅

5.4.5.1.原版文件一律不外借。

5.4.5.2.需临时借阅文件的人员，须经文件管理员同意并填写《文件借阅登记》可当场借阅。

借阅时由文件管理员将需借阅的文件交给阅读者，阅读完毕再交还文件管理员检查归档。

借阅人应爱护阅读资料，不得在文件上作任何标记，不得弄脏、撕裂、撕毁文件。

5.4.6.客户品质文件的控制

5.4.6.1.工程部负责处理客户提供之有关产品设计及规格文件如：

设计图样、图纸、样板、规格（新订规格及规格更改）检验标准等。

5.4.6.2.品质部负责处理客户提供之有关产品品质检验方面文件如：

品质改善通知、检验方法、样板（品质检验标准）。

5.4.6.3.客户提供之文件由品质部负责处理。

品质部经理指定负责人对文件内容进行评审，规定其适用性和使用范围。

并要求：

a）在需受控的客户文件上交行政部加盖“受控文件”印章，经品质部经理批准后，由行政部分发给相关需要转换内部文件相关单位。

b）不需受控的客户文件，经主管核准后，由本部门管理。

c）客户文件转换成内部文件实施，新文件上注明所转换外来文件编号,已转换之外部文件需标示已转换。

5.4.7供应商的文件的控制

供应商所提供的样板、图纸、或环境方面的文件由资材部或工程部搜集，统一由工程部确认，需受控时交行政部受控分发。

5.4.8发外文件的控制。

5.4.6.4.部门需“受控文件”作为参考使用时，由该部门人员填写《文件申领单》，经行政部批准后方可发行，并在该文件上加盖“参考文件”印章。

因客户的要求或其它工作需要，须以非“受控文件”形式发放到企业外部的受控文件，需由行政部负责人批准方可发放。

文件领用人（可以是相关的职能部门负责人）在《文件收发记录》上签名。

发外的非“受控文件”再版时不回收，不换发新版，若需发放重新申请。

6.记录

6.1《文件受控总目录》

6.2《文件收发记录》

6.3《文件申领单》

6.4《文件更改申请/通知单》

6.5《文件借阅登记》

6.6《图面收发记录台帐》

6.7《外来文件收发记录》

7.相关文件无

8.附件

8.1《文件修改流程图》

文件修改流程图

发现需要修改的文件

部门提出申请

部门主管审核

提交行政部

批准受控

发行并收回原文件

8.2技术文件的编制

QC工程图

包装仕样书

制品图面

（含电子档）

部品构成表

生产作业指导书

部品图

部品检查基准书

WI（工作作业指引）

部品仕样书

工程部

4M变更记录

ROHS资料

工程部

品质部IQC

BOM

品质部QA

FQC、FQA检查标准

承认样板

客户

供应商

治工设备点检记录

测试仪器点检记录

外来技术类文件：

外来文件由供应商、客户、顺合泰工程部提供给ISO。

ISO分发给需要部门。

内部技术类文件：

由工程部、品质部根据外来文件或其它来自客户要求信息转换或制订而成，交ISO受控分发。

软件类（图档、测试、gerber等）

技术变更联络等