行政综合管理部工作手册定稿.docx

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行政综合管理部工作手册定稿

行政综合管理部

工作手册ZH/GZ

体系管理

编制：

审核：

批准：

日期：

2016.7.7

版本：

受控状态：

C/1

分发号：

发布:

实施:

序号文件名称文件编号页码

1.行政综合管理部门职能及岗位责任4

1.1行政综合管理部部门职能及组织架构YY-ZH-01（C/1）4

1.2行政综合管理部部门岗位职责丫丫•ZH-02（C/1）5

2.行政综合管理部门管理制度（规程）8

2.1公文管理制度YY•ZH-03（C/1）9

2.2印章管理制度YY•ZH-04（C/1）13

2.3会议管理制度YY•ZH-05（C/1）16

2.4保密制度YY•ZH-06（C/1）26

2.5新闻报道管理制度YY•ZH-07（C/1）29

2.6固定资产管理制度丫丫•ZH-08（C/1）36

2.7车辆使用管理规定丫丫•ZH-09（C/1）39

2.8办公用品及办公设备管理制度YY•ZH-10（C/1）43

2.9库房管理制度YY•ZH-11（C/1）47

2.10服装管理制度YY•ZH-12（C/1）50

2.11办公区域管理规定YY•ZH-13（C/1）54

2.12档案管理规定YY•ZH-14（C/1）56

3.行政综合管理部支持性文件62

3.1分公司、各项目部各类文件排版规范丫丫•ZH-ZC-ZH03-01（C/1）.......63

3.2公司属分公司、各项目、总部各部门简称及文件编号一览表

YY.ZH-ZC-ZH03-02（C/1）错误！

未定义

书签。

3.3制度汇编排版规范丫丫•ZH-ZC-ZH03-03（C/1）错误！

未定义书签。

序号文件名称

3.40A办公系统公文管理流程

3.5工作服配发标准和类别

文件编号页码

YY•ZH-ZC-ZH03-04（C/1）错误！

未定义书签

YY•ZH-ZC-ZH09-01（C/1）错误！

未定义书签

1.行政综合管理部门职能及岗位责任

行政综合管理部部门职能及组织架构

1.行政综合管理部部门职能

行政综合管理部属总经理直管，党总支书记协管部门。

主要负责公司党、政、工、团工作；承担公司各类文件信息的草拟、审核、接收、转呈等工作；负责组织筹备公司级各类会议及文化活动；负责企业文化建设及对外宣传工作；负责公司网络化建设、推广、应用和管理工作；负责与行业协会等处的对外联系，接待各级各类来信来访、检查、参观；负责公司及项目的各类采购工作。

2.行政综合管理部组织架构图

行政综合管理部部门岗位职责

1.行政综合管理部主任岗位职责

1.1岗位名称：

行政综合管理部主任

1.2部门：

行政综合管理部

1.3组织关系：

1.3.1直属上级：

公司总经理、党总支书记

1.3.2直属下级：

行政综合管理部部门员工

1.3.3经常性联络：

各部门主任、分公司（项目）经理、行政综合管理部各岗位员工

1.4职责

1.4.1根据上级单位和公司党政会议通过的决定、决议、工作部署及领导的要求安排部署相关工作；

1.4.2审核、上报各类上级单位需要的重要信息；

1.4.3负责公司综合性党务、行政、工会、共青团工作，组织筹备各类会议及各类重大活动；

1.4.4综合协调各部门和所辖分公司（项目部）的工作，负责组织协调各部门共同办理的综合性工作；

1.4.5全面掌握各部室的工作计划及执行情况，督导各类文件的上传下达、内情下达、下情上报工作；

1.4.6客观、及时向领导提出合理化建议供领导决策参考，当好参谋与助手；

1.4.7负责审核各类文件及综合型文稿（工作计划、报告、总结、规划）、函、通知、各项规章制度等的审阅、督办及检查等；

1.4.8负责与行业协会的联系与交流，组织开展行业内各项活动；

1.4.9统筹企业文化建设、网络化建设及对外宣传等工作；

1.4.10负责对外联系，接待各级各类来访、检查、参观人员，负责安排和实施各类接待工作；

1.4.11承办上级部门和公司领导交办的其他工作。

2.行政综合管理部部门员工岗位职责

2.1岗位名称：

2.1.1行政综合管理部文员

2.1.2行政综合管理部采购专员

2.1.3行政综合管理部信息管理员

2.1.4行政综合管理部司机

2.2部门：

行政综合管理部

2.3组织关系：

2.3.1直属上级：

行政综合管理部主任

2.3.2经常性联络：

各部门主任、各项目经理、行政综合管理部各岗位员工

2.4职责

2.4.1行政综合管理部文员

A.负责公司具体性党务、行政、工会工作；

B.负责公司内外相关文件及信息、函件的上传下达，跟进并督办公司领导所批示的意见及指示；

C.负责部门文件及公司综合型文稿的草拟；

D.负责企业文化建设和对外宣传的基础性工作；

E.负责公司文件的立卷、归档、管理和保密工作；

F.负责公司及领导印章的管理及各类证照的管理及年检工作；

G.承办领导交办的其他工作。

2.4.2行政综合管理部采购专员

A.负责公司总部及各项目申购物资的采购，做好过程跟进、物资价格咨询、物品质量管控等；

B.负责总部库房的管理，做好定期或不定期的对项目库房的检查、督导等工作;

C.负责公司员工服装的制作、配发及调拨管理等工作；

D.负责公司团组织发展建设工作；

E.承办领导交办的其他工作。

2.4.3行政综合管理部信息管理员

A.负责公司网站的维护建设、更新、应用及督导等工作；

B.负责跟进跟进公司信息管理系统的使用、维护等工作；

C.负责公司总部网络及办公用电脑的维护工作；

D.承办领导交办的其他工作。

2.4.4行政综合管理部司机

A.负责公司车辆保养、维护、清洁、年检及日常管理工作；

B.负责公司各部门人员因公用车出车工作；

C.负责公司简报、展板、各类标识等的制作及跟进工作;

D.承办领导交办的其他工作。

2.行政综合管理部门管理制度（规程）

公文管理制度

1.目的

规范公司各类公文的撰写要求及格式编排。

2.适用范围

本制度适用于成都成明物业管理有限公司在公文撰写工作中的规范及督导。

3.公文种类

本公司常用的有：

通知、通报、请示、报告、函、会议纪要等。

3.1通知

用于批转上级单位的公文，转发物业协会的公文，发布公司规章制度，传达要求分公司和各项目部办理的、周知或需要执行的事项、公司人事任免等。

3.2通报

用于表彰先进，批评错误，奖惩员工，传达重要事项。

3.3请示

用于公司向上级单位请求指示、批准，分公司、各项目部向总部请示相关事项（需要有回复的公文种类）。

3.4报告

用于公司向上级单位、物业协会汇报工作，反映情况，提出意见、建议或答复上级单位的询问（不需要有回复的公文种类）。

3.5函

用于平行部门或不相隶属的单位之间相互商洽办理业务、询问和答复问题等。

3.6会议纪要

用于记载和传达会议情况和议定事项。

4.公文格式

4.1公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、

行文单位、印章、成文时间、抄报、抄送单位等部份组成。

4.2发文号的编排

4.2.1公司总部制作的公文，由行政综合管理部编排发文号；分公司、各项目按照相应模板认真补充内容。

422向辖区内业主发出的各项通知及会议纪要不参与编号，但需有标识（如日期）。

4.2.3分公司、各项目部公司总部各部门代码由行政综合管理部用汉语拼音编写，新项目成立时，行政综合管理部即确定代码。

现有分公司、项目及部门代码详见支持性文件丫丫・ZH-ZC-ZH03-02（C/1）。

4.3公文标题应准确简捷地概括文件的主要内容，标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。

4.4公文如有附件的，应当在正文之后、落款之前顺序注明。

4.5公文须加盖印章或经批准人签发之后方为有效版本，印鉴应骑年压月。

4.6行文规则

公司发文统一按照公司红头文件模板。

分公司、项目部呈报或下发文（函

件）、通知等，严格按照公司确定的模板，不得随意更改模板样式，总部各部门若使用该类模板则仍按模板格式和排版规范填写。

4.7发文权限及范围

4.8分公司、各项目部的发文权限

4.8.1向业主发出的通知、知会、征询、提醒、提示、警示等事务性文件。

4.8.2公司内部处理业务、磋商问题的文件。

4.8.3向本部门内部员工发出的通知、知会、征询、奖惩等文件。

4.8.4涉及费用、人事任免的事项，报请公司批准后再发出或执行的文件。

4.9公司发文权限

4.9.1向上级机关、物业协会、法人单位发出具有实质性内容的文件。

4.9.2涉及公司经营管理大政方针、规章制度、质量体系、工作标准、服务规范的文件

4.9.3涉及财务、人事、管理等重大事项的文件。

4.9.4向分公司、各项目部、总部各部门下发的通知、知会、征询、奖惩等文件。

4.10总部各部门发文，均以公司加部门简称名义发布。

4.11分公司、各项目部、总部各部门不得越级请示，向上级单位请示事项须报请公司批准，并以公司名义请示。

4.12“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，切勿多头主送；如需同时送达其

他单位的，应当采用抄送的形式，但不得同时抄送下级单位或不相隶属的单位。

4.13“报告”中不得夹带请示事项

5.公文处理

公文处理主要有发文处理和收文处理。

发文处理包括拟稿、打印、校对、会签、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁程序。

收文处理包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序。

5.1公文起草及发文流程

公文起草及发文流程详见支持性文件丫丫・ZH-ZC-ZH03-01（C/1）。

5.1.1拟稿要求

A.符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

B.实事求是、观点鲜明、逻辑清楚、言简意赅、用字准确、打印工整。

C.时间、地点、人物、数字及引文准确。

D.结构层次序数，一般公文第一层为“一、”，第二层为“1.”，第三层为

“1.1”，第四层为“

（1）”；规章制度类第一层为“1.”，第二层为

“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“A.”、第五层为“a.”。

E.法定计量单位使用英语+阿拉伯数字，数目字使用阿拉伯数字，其余使用汉字。

F.遣词用字准确规范。

使用简称时，应先用全称，再注明简称。

5.1.2打印、校对

分公司、项目部拟稿人将草拟的公文认真校对后、经主管领导审核后传至公司；公司发文须分管领导审核。

打印文件使用不易水化或不易褪色的油墨打印。

5.1.3签发权限及方法（详见公司公文处理流程）

5.1.4公文的发出

A.对外发出的公文应是原件，保留另一份原件或复印件留存归档。

B.公司内部使用的文件，涉及费用收支的，经领导批复后，原件用于办理财务手续，较重要的由部门另存底。

5.1.5限期送达的公文，可用传真或电子邮件发送，并随即通过电话或回传签收件的方

式，落实签收情况；重要的原件可事后补送。

发送传真时，发送成功的记录纸，随文件保存一年。

5.2收文

5.2.1收到公文，由主管部门的指定人员将收文交相关负责人办理，并做好相关记录。

紧急公文应按时限办理。

5.2.2对不属于或不适宜本部门办理的或确认发文错误的，应及时退回原处

5.2.3分公司、各项目部需要请示公司领导紧急批示的文件，可按照公司公文处理流程

或工作呈报来办理。

5.3传真公文的处理

5.3.1收到传真公文后，由收文部门做好相关登记。

5.3.2涉及费用、人事等实质性事项的传真件，收文人员或部门应避免无关人员接触该类文件。

5.3.3凡传真件涉及到其他部门的，主办部门应主动与其他部门协商处理。

6.公文处理要求

6.1公司总部各部门上报实业公司或上级单位文件一律使用红头文件。

6.2公司总部各部门需印发的文件及分公司（各项目部）所有的请示、报告、申请等应严格按照公司确定的模板和排版规范执行。

6.3总部各部门、分公司及项目部应严格按照公文处理流程执行，做好文件类别及会签人员的选择，并及时跟进自发文件的处理进程。

6.4公司文员要根据领导审批结果，做好印发文件的编号、排版及存档管理。

7.发文类别及处理权限

7.1公司文件的发文简称分以下类别：

公司发、公司党发（公司党总支委员会发文）、公

司工会发（公司工会委员会发文）、公司团发（公司团总支委员会发文）、公司综发（行政综合管理部发文）、公司财发（财务资产部发文）、公司人发（人力资源部发文）、公司经发（经营拓展部发文）、公司品发（品质监察部发文）及公司工发（公司工程技术部发文）。

7.2分公司（项目部）对其内部文件有全权处理权，但涉及重要经营业务、党组织建设、人事任命、财务发放应报送公司总部。

8.支持性文件

8.1《分公司、各项目部各类文件排版规范》丫丫•ZH-ZC-ZH03-01（C/1）

8.2《公司属分公司、各项目、总部各部门简称及文件编号一览表》

YY-ZH-ZC-ZH03-02（C/1）

8.3

《制度汇编排版规范》

YY

•ZH-ZC-ZH03-03（C/1）

8.4

《0A办公系统公文管理流程》

YY

•ZH-ZC-ZH03-04（C/1）

9.

质量记录文件

印章管理制度

1.目的

为保证公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定公司（分公司、项目部）印章管理制度。

2.适用范围

本制度适用于成都成明物业管理有限公司在印章使用中的管理及规范。

3.印章使用管理

3.1公司（分公司、项目部）印章是指按照法定的规格、外形、尺度和样式刻制的标明公司法定全称或项目部名称的印章，是公司（分公司、项目部）的标志和象征。

3.2公司印章主要类别有：

行政公章、党总支委员会章、工会委员会章、各类业务章、经理（法人代表）工作用个人名章。

3.3公司印章使用管理职责

3.3.1法人代表（总经理）为公司行政公章的责任人，具有行使行政公章的权利和职能,主要负责行政公章的审批工作。

3.3.2党总支（支部）书记为公司党总支（支部）委员会印章、工会委员会印章的责任人，具有行使该印章的权利和职能，主要负责该类印章的审批工作。

3.3.3团总支书记为公司团总支委员会印章的责任人，具有行使该印章的权利和职能，主要负责该类印章的审批工作。

3.3.4项目经理为其项目公章的责任人，主要负责项目公章的审批和使用工作。

3.4印章管理员职责

3.4.1负责印章的安全保管，不准委托他人代管。

3.4.2负责设立印章使用台帐，做好印章台帐的管理。

3.4.3负责印章使用的审核工作，不得随意加盖印章。

3.4.4负责《印章使用审批登记表》的资料管理。

3.5印章保管

3.5.1公司行政章、工会章、党总支章的主管部门为行政综合管理部

3.5.2各项目部公章均由本项目客户部主管

3.5.3各专业业务章（财务专用章、合同章、各部门用章）由各专业部门指定专人管理。

3.5.4分公司、项目部行政公章必须设专人管理，并要在公司备案，如更换管理人员，

也须及时向公司行政综合管理部上报并备案。

印章管理人员要严格按照审批制度使用印章，如发现违规，将追究其责任。

3.5.5严禁将公司（分公司、项目部）印章带出单位，如因招投标、公司备案等不得不带出时，公司公章需经公司法人代表（总经理）批准，项目部公章需经项目经理批准，同时需印章保管人员携章随同。

3.6违规处罚

3.6.1印章管理人员不得私自将印章带出单位或随意盖章，每发现一次，罚款100元；

若因此造成严重后果，由管理员承担相应损失，公司将无条件辞退印章管理人员。

3.6.2若因管理人员工作不当等造成印章丢失等现象者，处罚当事人当月绩效工资，并承担因此产生的一切损失。

3.6.3公司（分公司、各项目部）印章移交须办理手续时，需签署移交证明，注明移交

人、接收人、监交人、移交时间、印章是否可正常使用等信息。

3.7遇下列情况：

3.7.1印章名称改变，行政主管部门通知改变印章图样，用印时损坏，印章遗失或被窃等情况时，需及时报告行政综合管理部备案，并申请印章停用、作废等。

3.7.2分公司、各项目部印章若需停用或作废时，需上报行政综合管理部做好登记，并经领导批示后，做出相应处理。

3.7.3总部行政章、工会章、党总支章等印章若需停用或作废时，需及时向法人代表（总经理）或党总支书记上报相关资料，根据批示意见，做出相应处理。

4.印章使用范围及流程

4.1印章的使用范围

4.1.1公司行政公章的使用范围为：

公司对内各类函件、报告、开据证明、向上级单位报送报表等；对外向客户单位、各协作单位发函以及投标等活动。

4.1.2各专业业务章在本业务范围内使用。

4.1.3项目部公章的使用范围为：

以项目部名义对外（建设单位、业主委员会、社区组织、外联单位等）发文、开据证明、向公司报送报表、项目部内部发布重要文件通知等时加盖项目部公章。

4.1.4各项目部产生的各种财务票据一律到公司财务资产部加盖公司财务专用章或使

ZH—04（C/1）

用公司统一印刷的票据，不得在任何票据上加盖项目部公章，一旦发现违规者，将严肃追究处理。

4.1.5公司（分公司、项目部）印章必须实行登记、审批制度。

申请用印人员必须填写

《印章使用审批登记表》，且在此表格中须注明用印事由、用印类别、数量、申请人、用印日期等内容。

4.1.6公司（分公司、项目部）对外发文、开据证明、向上级单位报送报表、各类合同

及单位内部发布重要文件，若经法人代表（总经理）签字，则申请用印人员只需填写《印章使用审批登记表》后，至问章管理人员处盖章；若法人代表（总经理）的签字，则须申请用印人员认真填写《印章使用审批登记表》，报相关领导签字

批准后，再到印章管理人员处加盖印章。

4.1.7印章管理人员应保存好《印章使用审批登记表》，不得丢失该资料。

4.1.8印章管理人员在加盖印章时，应对用印文本的内容、手续、格式等进行把关检查,发现问题及时请示相关审批领导妥善解决。

4.1.9除相关审批领导批准外，严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用公司（分公司、

项目部）印章。

4.1.10印章管理人员长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。

4.1.11各类印章管理部门需做好公司印章各类存档资料的检查、督导工作，确保公司印

章的合法使用。

5.附贝U

5.1公司其他印章管理办法同本管理制度，公司（分公司、各项目部）财务专用章均按照财务管理制度执行。

5.2本制度由公司行政综合管理部负责拟定、解释。

5.3本制度文件下发之日起开始执行。

6.质量记录表格

《印章使用审批登记表》丫丫•ZH-JL-ZH04-01（C/1）

会议管理制度

1.目的

为强化公司管理职能，规范会议组织管理，制定公司各项会议管理制度。

2.适用范围

本制度适用于成都成明物业管理有限公司在召开各类会议时的管理及规范

3.公司会议类别

3.1党政联席会议

3.2总经理办公会议

3.3员工代表大会

3.4公司年度工作安排会

3.5工作例会

3.6专题会

3.7党总支会议

3.8党员民主生活会

4.公司会议制度内容

4.1党政联席会议

4.1.1党政联席会由总经理、党总支书记根据会议内容共同召集，分别主持。

会务工作由行政综合管理部负责。

4.1.2党政联席会出席人员为总经理、党总支书记及班子成员。

根据工作需要，经总经理或党总支书记批准，其他人员可以列席会议。

列席人员具有发言权，但无表决权。

4.1.3党政联席会议主要议题：

A讨论通过呈报上级单位的重要请示、报告；

B审议批准公司的发展战略、中长期发展规划并对其实施进行监控；

C审议批准公司的年度经营目标、经营计划和投资万案、重大项目安排、大额度资金使用方案；

D审议批准公司的年度财务预算方案、决算方案，审核分公司、各项目财务管理情况；

E组织制定公司发展规划及战略性机构调整方案；

F在上级单位授权的范围内，决定公司的融资、借款及担保事项和公司资金的调度及预算外支出；

G决定公司内部管理机构的设置，决定公司分支机构的设立或者撤销；

H决定公司所属分公司、项目部经理（经理助理）以上、总部部门负责人的任免事项；

I向上级单位呈报公司属分公司、各项目部主要管理人员的人选以及员工薪酬等事项；

J依照国家及上级单位有关规定，审议批准公司行政、人事、财务、经营管理、品质督察等各项基本管理制度；

K组织拟定公司可持续发展的人力资源平台；

L审议批准公司员工（领导班子人员除外）的工资、福利、奖惩政策和方法；

M在上级单位授权的范围内，决定公司对外捐赠或赞助；

N决定公司的风险管理体系，包括风险评估、财务控制、内部审计、法律风险控制，并对其实施有效监控；

O在上级单位授权的范围内决定公司的重大事项；

P贯彻落实法律、行政法规或公司规定，以及授予的其他职权；

Q听取并研究党组织关于公司改革发展的重大问题的建议和意见；

R党政共管方面的重要规章制度的建立、修改、废除；

S研究制定公司人才工作规划，审定用人标准、评价体系、监督管理和后备干部管理等重要事项。

4.1.4会议议题及会议通知由总经理、党总支书记共同商定并签发。

4.1.5根据会议议题侧重点，分别由总经理或党总支书记主持。

4.1.6党政联席会应有三分之二以上的领导班子成员出席方可举行。

A在对会议议题进行讨论时，会议主持人首先发言，向会议表达实业公司对相关会议议题的意见，会议应认真贯彻公司意见。

B出席会议的领导人员应明确表明自己的意见。

C在充分发表意见和听取意见的基础上，会议主持人根据多数人的意见作出决定

并形成会议决议

D在意见出现较大分歧时，应暂缓研究，待条件成熟后再议。

E在特殊情况下，也可将争议情况上报上级单位，请求裁决。

4.1.7遵照上级单位关于国有资产管理责任追究制度的规定，出席党政联席会的领导人员对其参与决策的行为负责，承担相应责任，但在决定（决议）时曾表明异议并

记载于会议记录的，该成员可以免除责任。

4.2总经理办公会议

4.2.1总经理办公会议由总经理主持召开。

总经理因故不能主持总经理办公会议又确有必要召开时，可由总经理委托一名副总经理主持。

4.2.2总经理办公会议出席人员为公司总经理、党总支书记、领导班子其他成员及公司总部部门主任出席。

4.2.3根据会议内容，经总经理同意，与会议内容相关的其他有关人员可列席会议。

4.2.4总经理办公会议主要议题包括：

A审议通过提交公司党政联席会和上级主管部门审批决定的重要文件；

B审议贯彻落实党政联席会议重大决定的组织实施方案；

C审议决定公司经营管理重要事项；

D研究拟定公司年度财务预算方案、决算方案；拟订公司年度计划和投资方案；

E研究拟定公司内部管理机构设置方案；

F研究拟定公司人事、财务、审计、企业法律顾问等各项基本管理制度，审议决

定公司具体规章；

G研究拟定公司风险管理体系，包括风险评估、财务控制、内部审计、法律风险控制；

H审议决定聘任或解聘公司除应由公司党政联席会议决定任免的其他经营管理

人员；

I拟订公司员工的工资、福利、奖惩及收入分配方案，决定公司员工的聘用和解

聘（此项不包括应当由公司党政联