[流程再造]现有业务流程报告(制药业范例).doc

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药业现有业务流程报告

组织结构

供应部组织结构：

储运部组织结构：

管理综述

l供应部

供应部共有人员四名，其中：

经理一名，主管一名，业务员二名。

岗位职责如下：

供应部经理：

在生产副总的领导下，负责整个部门的采购业务、部门日常工作及供应商评估工作。

采购主管：

在供应部经理的领导下，协助经理负责生产所用原辅包材的具体采购以及向两名业务员分配共用物品的采购业务，供应商评估过程中数据的收集整理。

业务员：

负责共用物品的采购及部门临时工作。

l储运部

储运部共有五十三名人员，其中：

经理一名，主管三名，报关员一名，仓管员（含记帐员）八名，统计员一名，员工三十九名。

岗位职责如下：

储运部经理：

在生产总监的领导下，负责整个部门的日常工作。

储运部主管：

在供应部经理的领导下，主要负责安排原辅、包装材料以及成品的接收、储存、发放工作。

报关员：

主要负责公司进出口业务。

仓管员：

负责原辅包装材料以及成品的接收和发放，并且填写相应的记录和做月末报表。

统计员：

负责成品当日出库和入库的统计，共用物品收发的记录工作。

员工：

负责仓库所有物料和成品的转运和装卸。

l其它业务相关部门

设备部、财务部及生产部

主数据描述

l物料主数据

目前XXXX股份所使用的物料共分为五种类型：

1.包装材料（21个品种）

2.原辅材料（其中中药材有板有眼6个品种，化学原料有20个品种）

3.宣传品及促销品（指即可用于生产或用于促销宣传的材料，现有100个品种）

4.成品（21个品种）

5.共用物品（含低值易耗品、劳保品、化玻品、机物耗及五金配件）

l物料的编码范围：

物料类型

编码范围

成品

10000～19999

半成品

20000～29999

原料、辅料

30000～39999

包装材料

40000～79999

宣传品及促销品

80000～89999

共用物品

低值易耗品

10000000～19999999

劳保品

20000000～29999999

化玻品

30000000～39999999

机物耗

40000000～49999999

五金配件

由设备部自行编制及管理

l供应商主数据

i.目前XXXX股份的供应商分以下四大类：

1.中药材（1家）

2.辅料（15家）

3.包材（26家以上）

4.共用物品（3家较为固定，其余经常变动）

ii.XXXX股份现无任何供应商的编码管理系统。

l货源清单主数据

目前XXXX股份所使用的物料根据类型不同，货源也不相同：

1.包装材料以及宣传品及促销品

一种物料有两家供应商供货

2.原辅材料

中药材：

一种物料只有一家供应商供货

3.共用物品

货源不固定

l价格主数据

1.每年供应部对每种物料进行一次招标，以制定全年的指导价格。

年中根据市场的价格变动对物料进行相应的价格调整。

同一物料具有一家或多家供应商，但价格完全相同。

2.所有物料的采购价格均为到厂价格。

其价格由两部分组成：

材料价及材料的进项税。

3.付款方式有两种：

月结（共用物品）及60天（其余物品）。

l供应商评估

目前XXXX股份已制定了完善的供应商评估制度，涉及供应商准入及信誉度两个方面。

1.供应商准入机制

主要指标为：

报价及上一年供应商的信誉度分数及硬件设施情况。

2.供应商信誉度机制

每月对供应商的交货期、物料质量及物料使用情况进行评比并打分，实行末位淘汰制。

主要问题/需求

1.部分库存物料的库存信息反映不及时。

2.对供应商实际交易的评估不及时（如供应商的交货期、质量情况、生产使用情况等），只有在月末时对供应商进行评估。

3.各种物料采购订单执行情况的跟踪查询繁琐，导致各部门无法准确的了解订单的执行情况。

4.各种物料采购价格的历史记录查询繁琐。

5.储运部与业务相关部门之间信息交流不及时：

如库房未根据采购订单收货，库房不能及时了解各部门申领的数量与报批数量是否相符。

6.无法及时对库存物料进行有效的控制，如库存金额、有效期及其它分析指标（ABC分析）等。

7.各种原辅包材的安全库存量目前尚未完全定义。

相关岗位职责分工

l质保部：

提供化验用品需求计划，由部门经理审核，储运部复核，主管副总审批。

l储运部：

提供月劳动保护用品及低值易耗品需求计划由部门经理审核，报主管副总审批。

l设备部：

提供月五金配件需求计划，由部门经理审核。

报主管副总审批。

l供应部：

根据相关需求计划进行采购。

l储运部：

负责收货。

单据/报表

l需求计划

l入库单

问题分析

此流程不能及时反映采购员物品采购到位情况，全部要人工去查询才能了解采购任务完成情况，各部门投诉较多，物品价格不能长期稳定。

流程详述

流程名称：

共用物品采购（AI-MM-020）

备注

1、质保部、储运部、设备部根据当月生产计划制订各种共用物品需求计划，需求计划包括：

物品名称、规格、数量、品牌等，需求计划由部门经理审核、储运部复核。

主管副总审批，需求计划一式四联，第一联由需求部门存档，第二联交储运部，第三、四联交供应部。

2、供应部对所有需求计划进行量的分配，将各部门不同的需求计划第三联交二名业务员，第四联供应部存档，并在存档的需求计划上填写采购员的姓名以便追踪。

材料退货

本流程主要描述了生产使用过程中出现不合格材料的退货过程。

相关岗位职责分工

l生产部：

填写偏差处理单。

l质保部QA：

进行质量确认。

l供应部：

提出处理意见。

l质保部经理：

对处理意见进行确认。

l储运部：

根据结果作退货处理。

l财务部：

进行冲帐。

单据/报表

●偏差处理单

●不合格品反馈单

●原辅包装材料接收单

问题分析

●流程处理时间长，发现问题要层层审批。

●单据过多。

流程详述

流程名称：

材料退货（AI-MM-030）

备注

1、生产部在使用材料时发现材料出现质量问题，由生产部操作工填写偏差处理单，并由班长、主管、经理进行确认。

2、质保部QA人员对此批材料质量问题进行确认，供应部、质保部经理也同时对质量问题进行确认。

3、偏差处理单填写完毕后由生产部将此批不合格材料退至储运部，并开退货单。

4、储运部材料主管收到退货单后填写不合格品处理反馈单交供应部。

5、供应部填写不合格材料的处理的意见，并将反馈单交储运部材料主管。

6、储运部填写红色材料接收单，注明材料品名、数量批号交供应部。

7、供应部在红色材料接收单注明材料单价、金额交财务部。

8、储运部根据红色材料接收单退货供应商并记帐。

外加工采购

本流程主要描述了外加工物品的采购过程

相关岗位职责分工

l生产部计划员：

负责制定生产计划，分发供应部。

l供应部计划员：

根据生产计划制定采购计划。

l供应部经理：

负责对采购计划的批准。

l质保部：

制定相关技术要求及加工工艺。

l供应部经理及计划员：

下达加工订单。

l法律事务部：

审核加工订单。

l财务部主管：

对加工订单复核。

l生产副总对：

加工订单进行审批。

单据/报表

l生产计划表

l采购计划表

l加工订单

l订单审批表

l订单台帐

l供应商档案

流程详述

流程名称：

外加工采购（AI-MM-040）

备注

1、供应部计划员根据月生产计划、供应商的应标价，结合产品需要的物品需要量及损耗率制定采购计划。

2、批准后的采购计划由采购部经理或计划员结合储运部提供的材料日报表扣减库存材料及未完成的采购订单量进行筌订月外加工订单。

同时质保部确定外加工订单的技术要求和加工工艺。

3、外加工订单及技术要求、加工工艺由法律事务部进行条款的审核。

4、财务部主管对外加工订单金额、付款方式进行复审。

审批合格的订单交供应商，由供应商按订单要求组织生产，并由质保部QA人员进行全过程监控。

采购发票校验

本流程主要描述了对供应商发票进行处理的过程。

相关岗位职责分工

n供应部：

负责对发票和材料接收单进行复核

n财务部：

负责对供应部提供的付款申请书以及供应商发票进行复核

单据/报表

●材料接收单

●付款申请书

问题分析

流程详述

流程名称：

采购发票校验（AI-MM-050）

备注

9、供应部根据储运部提供并经过质保部确认合格的材料接收单对发票进行复核。

固定资产的采购

本流程主要描述了固定资产的采购以及货物的接收过程.

相关岗位职责分工

l需求部门：

填写购买设备申请报告。

l需求部经理：

负责购买设备申请报告的审核。

l设备部经理：

负责购买设备申请报告的复核，对招标申请审批表的审核，对超过5万元的不招标设备申请报告的审核。

l生产总监：

负责对购买设备申请报告的审批。

l生产副总：

负责对购买设备申请报告的审批，对招标申请审批表及标书评审记录的审批，对超过5万元的不招标设备申请报告的审核。

l供应部：

负责对能在商场购买的成型设备的采购。

l设备部：

负责对不能在商场购买的成型设备的采购。

l法律事务部：

负责对采购订单条款的审批。

l财务部：

负责对采购订单付款方式及采购金额的审批，入固定资产台帐，给出固定资产财务编号并进行折旧。

l需求部门、设备部、供应部：

共同负责对设备进行验收。

l招标委员会：

对招标申请表及标书评审记录的审批，对超过5万元的不招标设备申请报告的审核。

——————————————

l招标审批表

l标书标审记录

l采购合同

l开箱验收单

l安装验收报告

l固定资产移动单

问题分析

由于财务部与设备部在固定资产的确定时间不统一，常发生财务对设备（固定资产）的确定时间远远迟于设备实际使用时间。

流程详述

流程名称：

固定资产的采购（AI-MM-060）

备注

1、各部门需求人员根据批准的年度固定资产申购计划及相应的财务计划填写购买设备申请单，交部门经理进行审批。

如无年度计划，必须经生产副总审批通过。

2、购买设备申请报告需经设备部经理、生产总监、生产副总审批。

3、如在商场能购买的设备交供应部处理；其余专用设备或较大设备由设备部处理。

4、对金额小于五万的设备，不需要进行招标；金额大于五万而不需要进行招标的设备，则必须通过审批；其余情况则必须进行招标。

5、所有固定资产的采购合同在经过律师事务部审批通过后，交财务部及生产副总进行审批。

6、设备部及供应部经理审核后，生产副总审批;财务审核月资金预算，经财务副总审批后，财务付款。

7、不合格设备直接返回供应商；安装验收或验证后，验收人员填写开箱验收单、固定资产验收报告，交设备部或供应部。

设备部填写固定资产移动单。

8、财务部校验发票并入帐，同时返给设备部固定资产的财务编码

原辅、包装材料及宣传、促销物料的收货

介绍原辅料、包装材料接收的整个过程，包括接收条件、接收方法、接收过程及其过程中所应有的单据、表格等。

相关岗位职责分工

l供应部主管负责提供到货的相关信息

l储运部包管员负责分类对来货的初检、请验、标识；搬运工负责搬运；

l记帐员负责记总帐和分类帐

l质保部负责对来货的检验判断

l原辅包装材料外观检查记录

l原辅、包装材料接收单（五联）

l收货单（二联）

l原辅包装材料货位卡

l物料台板卡

l原辅包装材料总帐

l原辅包装材料分类帐

l合格证

l不合格证

l原辅包装材料综合报表

l药品购进记录

l宣传品、促销品检验记录

l宣传品、促销品综合报表

问题分析

l物料到货不及时

l仓库物料库存没办法控制

流程名称：

原辅包材及宣传、促销物料的收货（AI-MM-070）

备注

1、供应部、市场部主管通知储运部仓管员将要到货的明细；

2、储运部仓管员对到货物料的外观、数量等进行实步检验并填写相应记录；

3、此单为原辅馐材料接收单一式五联，一联仓库留底，另外四联交质保部请验；

4、储运部仓管员填写《原辅、包装材料库存货位卡》、《库存物料台板卡》（待检）

5、质保部将《原辅、包装材料接收单》、储运部联系仓库并发相应《合格证》或《不合格证》

6、此反馈单为《不合格品反馈处理单》由储运部填写，副总做最后审批

成品的收货

储运部接收车间成品入库流程.

相关岗位职责分工

l生产部组长开入库单。

l储运部仓管员负责接收、标识。

l拉料工负责成品入库。

l质保部负责成品检验、

l记帐员负责成品记帐。

l储运部统计员负责成品库存报告。

单据/报表

l入库单（三联）

l成品入库单（三联）

l成品总帐

l不合格成品台帐

l成品库存货位卡

l成品台板卡

l合格证

l不合格证

l成品库存报告

l成品月生产统计表

l成品平衡表

问题分析

流程详述

流程名称：

成品的收货（AI-MM-080）

备注

1、仓管员填写成品台板卡和成品货位卡（待检）并挂在待检成品台板卡上

2、整批次生产完毕后，填写成品入库单一式三联其中一联生产部留底，另二联收储运部交质保部请验

共用物品的收货

介绍低值易耗品、劳保用品、化学试剂、玻璃器皿、机物耗等共用物品的接收

相关岗位职责分工

l共用物品需求部门主管每月提供下月的耗用量。

l供应部主管提供采购信息。

l储运部仓管员负责接收检验来货。

l搬运工负责搬运。

l统计员负责记帐。

单据/报表

l共用物品月计划申请表

l辅助材料入库单

l辅助材料库存表

l请购单

问题分析

l经常出现所来货物，不知为何部门需求。

l在控制货物单价方面比较困难。

流程详述

流程名称：

共用物品的收货（AI-MM-090）

成品的发货（对分部库房及客户）

介绍储运部成品的发货流程

相关岗位职责分工

l客帐部主管开《发货通知单》。

l储运部主管开《配货通知单》、《产品调拨单》、《送货单》并通知承运商。

l仓管员、搬运工负责配货装车。

l记帐员负责记《成品总帐》、《月出库统计表》、《月平衡表》。

l统计员负责填写《当日成品库存报告》。

单据/报表

l发货通知单

l配货通知单

l产品调拨单

l送货单

l成品总帐

l月出库统计表

l月平衡表

l当日成品库存报告

l发运跟踪表

问题分析

l到货不及时较难控制

l当成品还处于待检状态时，出库应加强控制

l如何更进一步保证《发货通知单》、《配货通知单》与实际装车数量严格一致

l成品委托第三方保存时，其发放流程不明确

流程详述

流程名称：

成品的发货—对分部库房及客户（AI-MM-100）

备注

1.成品主管开配货单交成品仓管员和搬运工并依此单进行配货

2.调拨单一式六联,其中分部和总部各二联,仓库留一联,回单一联;送货单一式四联,其中仓库一联,分部一联,回单一联,结算一联

原辅、包装材料及宣传品、促销品的发货

介绍储运部原辅、包装材料、宣传品、促销品发放流程

相关岗位职责分工

l生产部计划主管负责批生产记录，批包装记录。

l市场部主管负责宣传品分配表。

l储运部仓管员负责填写《原辅、包装材料库存货位卡》、《库存物料台板卡》、《限额领料单》。

l备料工负责备料并填写《物料卡》、《称量记录》。

l拉料工负责拉料。

l记帐员负责记《原辅、包装材料分类帐》，《宣传品、促销品分类帐》。

单据/报表

l批生产记录

l批包装记录

l原辅、包装材料库存货位卡

l库存物料台板卡

l限额领料单

l批料卡

l称量记录

l原辅、包装材料分类帐

l宣传品、促销品分类帐

l原辅、包装材料综合报表

l宣传品、促销品综合报表

问题分析

l《批馐记录》经常更换。

l仓库出现短料现象。

l备好的材料车间不生产。

流程详述

流程名称：

原辅包材的发货—对生产需求

备注

1.原辅料按称量操作规程进行称量,并填写称量记录

2.原辅料发给车间时仓管员填写限额领料单,车间确认;记帐员依限额领料单作帐

共用物品的领用

介绍各需求部门对共用物品的领用过程。

相关岗位职责分工

l各需求部门主管及经理负责对辅助材料领料单进行审核

l辅助材料领料单

l经常出现需求部门领用数量比当月申请数量多的情况

1.各需求部门人员填写辅助材料领料单,经批准后交储运部处理.

2.仓管员将共用物品交领用人员.

车间退货（合格品/不合格品）

介绍生产车间向储运部库房退合格品及不合格品的过程。

相关岗位职责分工

l生产部车间生产人员负责填写偏差处理单（不合格品）或退料申请单（合格品）。

l生产部车间班组长负责对退料申请单（合格品）及偏差处理单（不合格品）的复核。

l生产部车间主管负责对偏差处理单（不合格品）的复核。

lQA主管负责对偏差处理单（不合格品）进行审核。

l供应部主管负责对偏差处理单（不合格品）进行审核。

l质保部经理负责对偏差处理单（不合格品）进行审核。

l退料申请单

l偏差处理单

l红色领料单

l红色材料接收单

流程详述

流程名称：

车间退货—合格品/不合格品（AI-MM-130）

备注

1．车间生产人员对需退回库房的合格品开退料申请单，不合格品则开偏差处理单。

2．退料申请单只由车间班组长进行复核，同意后物料直接退回库房。

偏差处理单需经过车间班组长及主管的复核，同意后将处理单交质保部及供应部进行审核。

3．QA及供应部主管审核同意后，质保部经理

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