机电设备服务项目实施方案.docx

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机电设备服务项目实施方案

一现场建设1

1工程概况1

2场地总平面布置原则1

3办公区布置1

4办公区装修1

5临时设施房屋分配一览表1

6办公设备一览表2

二提供信息化平台管理3

1指导思想3

2网络、设备组建3

3做好制度建设3

4人员和队伍组建3

三人员构架和管理4

1项目人员构架4

2主要岗位职责4

四人员培训5

1、培训目标5

2、培训地点5

3培训计划6

五项目实施管理方案7

1、行政办事费用申请流程图7

2项目维护服务实施方案7

3设备维护方案7

4项目沟通实施方案7

5项目风险分析及应对措施9

6行政工作流程12

7具体实施办法21

8行政费用报销及管理制度23

一现场建设

1工程概况

项目名称：

中车南京浦镇车辆有限公司机电总包项目

项目地点：

安徽省芜湖市、广西省柳州市

2场地总平面布置原则

2.1场地合理有效利用。

2.2临时设施布置必须满足相关规定及业主要求。

2.3避免频繁搬迁还应充分考虑现场场地分布的实际情况。

2.4场地配备的二级配电箱可以满足相应的功率要求。

2.5消防设施的布置满足防火要求。

3办公区布置

3.1办公区：

办公区位于****小区,办公室、管理人员宿舍共用一栋板房。

办公区设置2层（1层8间、2层7间），一层包括办公室、会议室、洗漱室等，二层包括办公室、宿舍。

室外设置停车位。

为保证办公区美观整洁。

3.2项目管理人员生活区域：

项目管理人员生活区同办公区在一院内，值班住宿设置在办公室二层，生活配套设施在办公区南侧，采用活动式集装箱,包括活动室、医务室、食堂。

3.3库房区：

库房区位于厂内****位置,设置1层（每层3间），包括库房及1间办公室。

4办公区装修

4.1办公室地面采用800*800方形瓷砖。

4.2窗户采用白色塑钢窗，门采用防盗门。

4.3吊顶采用不易腐蚀的石膏板。

4.4墙壁和顶棚采用白色乳胶漆喷涂。

5临时设施房屋分配一览表

1管理人员办公区及库房

序号

用途

数量

房型

备注

业主办公室

1间

3.6m*6m

2层

项目经理办公室

1间

3.6m*6m

2层

财务办公室

1间

3.6m*6m

2层

商务办公室

1间

3.6m*6m

2层

宿舍

3间

3.6m*6m

2层

会议室

1大间

3.6m*18m

1层

预留房间

2间

3.6m*6m

1层

洗漱及浴室

1间

3.6m*6m

1层

活动室及医务室

1间

3m*6m

1层

食堂

1间

3m*6m

1层

卫生间

2间

3m*9m

1层

库房

4件

3m*9m

1层

共计19间

6办公设备一览表

序号

名称

数量

品牌

备注

电脑

10台

戴尔

打印机

3台

爱普生

办公桌椅

10套

投影仪

1台

爱普生

固定电话

3部

华为

二提供信息化平台管理

1指导思想

公司要做好网络信息化平台的整体规划和精心设计，运用现代化技术和思路管理施工企业，办公区和工地施工现场要使用统一的应用软件和信息管理平台，以保证施工数据统一采集、数据处理、交换和管理。

2网络、设备组建

1、安装前，要做到做好现场勘查，根据现场施工环境、平面布局及作业状况，全面、有效的设置控制点、监控室、协调指挥中心的设计搭建和施工；

2、做好工地网络布线、终端设备、机房安装调试和日常维护，建立完善、科学的工地监控系统；

3、通过终端视频设备，及时发现施工质量、安全事故、文明环境、偷工减料、消极怠工行为，用技术手段保证工作效率。

3做好制度建设

制定信息化管理平台和监控作业的制度、规范，尤其是做好值班、休假管理措施，全天候实时、无死角、随时、随地保证查看、反馈各个关键作业环节的动态状况和安全隐患部位；

4人员和队伍组建

1、成立专门的监控和安全管理小组，专人专管，责任到人，制定标准和考核细则；

2、做好职工培训教育和工作纠正，主管的安全考核稽查要到位；

总之，运用ERP系统和办公自动化，有效解决各个部门的指令传达和工作沟通，实现工程施工全过程数据信息的无缝对接和实时反馈，提供现代办公水平和工作效率；提高工地各级人员的自动化办公水平和业务技能，实现传统施工企业的现代化、信息化管理。

三人员构架和管理

1项目人员构架

2主要岗位职责

1、项目经理：

在公司领导下，负责整个分公司管理区域内所有管理相关事项。

工作职责

1.对公司业务负责，并承担区域年度目标；

2.对项目方案设计全程负责，包括方案规划、方案设计、方案应用等指导等；

3.负责对技术负责人、财务总监、计划负责人、后勤负责人及行政总监培训和指导工作；

4.承担与业主单位的沟通及协调工作，促进项目顺利进行。

2、技术经理：

配合公司项目经理制定并落实区域技术服务计划以及制定并落实技术培训计划。

组建技术团队，对员工成长负责。

承担工程部施工全部工作。

工作职责

1.制定、执行、考核技术培训计划；

2.对技术团队组建、考核负责；

3.对接总部技术部反馈服务质量信息以及对接公司产品服务方案更新；

4.负责区域工程服务包管理工作负责，对工程部服务人员进行考核；

5.对所辖区域服务人员技术支持、技术培训、服务管理负责。

财务总监：

工作职责

1.全面负责项目会计核算工作，贯彻国家财经政策、法令、制度，落实公司财务管理办法，制订项目部年度财务工作计划，及具体的会计处理方式，并负责实施；

2.协同材料、预算等部门制订切实可行的材料管理办法，参加材料采购合同的评审工作，负责预付、应付帐款的清理，参加材料清查盘点以及库存材料的分析；

3.协助项目经理控制业务招待费支出；

4.定期监督出纳员进行库存现金盘点，保证账账相符，账实相符。

计划负责人

工作职责

1.全面负责设计部各项工作，负有计划、组织、协调、督办的职责；

2.负责部门的任务下达，制定任务目标、执行原则及部门考核制度；

3.负责设计部的工作计划、资金计划、合同管理工作；

4.组织运作项目前期调研，参与工程项目的规划定位，完成工程项目总体规划；

5.负责监督本部门工作实施的过程，负责与其它相关部门总的协调工作。

行政总监

工作职责

1.负责协助项目经理做好项目日常管理工作；

2.做好项目部与公司管理部的对接；

3.负责配合财务部编制及实施项目费用申请流程

4.负责配合计划部周计划、月计划、年度计划的顺利实施

四人员培训

1、培训目标

为项目管理人员、系统技术人员和系统操作人员提供所需要的操作类、技术类、管理类、操作类的培训。

一方面，让各级操作人员能够熟练的应用本项目支撑环境顺利的完成各项日常工作，另一方面，让业务管理人员可以根据业务需要，灵活运用系统，并能为业务管理人员提供相应的业务指导他们熟悉该系统的操作，同时，系统管理人员和系统技术人员能够熟练掌握本项目支撑环境的日常管理、运行维护等。

2、培训地点

项目部会议室

3培训计划

根据公司发展规划和经营目标及公司领导的指示精神，结合目前本部门的实际情况，特制定人员的培训培养方案，通过有针对性的进行培训培养，能够使一小部分人脱颖而出，成为公司的核心骨干力量和本部门带头人，其大部分人在技术方面得到全面的提升，具体措施如下：

1.采取传，帮，带的方法，老员工和年龄大的同志，把自己多年积累的好的工作经验及教训和心德体会传给他们，培养他们的责任心，上进心，和事业心及对企业的忠诚度。

2.在本部门创造一个和谐的工作学习环境，提倡上下级之间，员工之间，互帮互助，相互关心，相互团结，相互包容，相互交流，相互学习。

3.现有人员培训将进行如下业务内容。

培训方法：

拟采用理论培训和现场培训相结合的方法。

培训目标：

安全技能意识和维护保养技能得到进一步提升。

培训资料：

主要是培训主讲根据设备技术资料及设备结构自编。

并结合新的法规。

考核办法：

笔试与实际操作，

培训主讲：

技术部经理

培训内容如下：

1、防爆电器的使用与维护：

懂得防爆电器的防爆的结构要点和防爆工作原理，达到会检查，会保养会管理防爆电器。

2、电气使用安全培训，内容包括车间一般用电设备的安全使用常识和热工设备的重点管理，电气变配电设备安全检查与维护，电气设备检修的安全组织措施与技术管理措施。

3、设备维护管理：

配合新版GMP对设备进行重点培训，经过培训管理人员、维修人员懂的设备管理的一般知识即设备管理的全过程，什么是设备的前期管理，设备运行维修管理，设备故障管理和设备事故管理的主要内容。

经过以上有针对性的培训培养，能使大部分人员具有独立思考问答题和解决问答题的能力。

了解设备和设备管理在现代企业中的作用，了解设备管理的内容，对自已分管的设备必须做到“四懂”“三会”四懂：

懂结构、懂原理、懂性能、懂用途。

三会：

会使用、会维护保养、会排除故障。

五项目实施管理方案

1、行政办事费用申请流程图

2项目维护服务实施方案

1.年度维护的目的：

年度维护是根据机电设备使用周期的特性，结合设备使用环境的差异，对日常维护质量的一次全面检验和对设备使用状态的评估，根据维护的结果，形成机电系统运行情况的年度总结，为下一年度机电维护和技改提供依据。

2.年度维护的程序

（1）根据专业进行工作分组，指定专业组负责人。

（2）各组根据维护内容，确定维护日程安排。

（3）各专业组开展维护工作，并分别形成维护书面材料。

（4）汇总维护书面材料，结合月度和季度维护情况，形成年度维护总结。

3设备维护方案

4项目沟通实施方案

1、树立全员沟通意识

在单位内部加强教育，使每个员工认识到工程管理是以业主为服务主体，以项目为服务目标，多方参与的一项全方位的综合管理工作，使全员树立沟通协调意识，并明确每个员工在项目中的作用与地位。

每位员工的工作以业主的要求和目标为出发点和最终目的，最终实现双赢多赢。

2、与业主单位的沟通与协调

与业主建立畅通的信息交流渠道，领会业主的目标及要求，使业主要求能够迅速贯彻到工程实施中；将工程实施中遇到的问题及工程进展情况迅速反馈给业主，使业主适时掌握项目信息，及时作出决策和必要调整；根据进度计划及时编制、调整材料采购、实际进度等工作；协助业主解决工程中遇到的重大问题，协助业主对大型设备材料选购，规避和防范实施过程中的风险；项目竣工验收阶段，及时搜集整理好资料移交归档，提供保修服务，主动处理工程所出现的质量缺陷。

3、与设计单位的沟通与协调

主动沟通了解设计的进展及计划情况，保证设计的合理性；协调解决设计与各专业分包商之间的矛盾并及时反馈相互之间的要求，兼顾业主及各参建方的利益，避免双方的矛盾带来的经济损失；积极配合设计人员进行详图、节点的绘制等工作以完善和细化设计。

4、建立会议制度进行沟通

建立技术交底会议制度、与业主建立工程月简报制度、建立月、周、日报告制度、定期与不定期例会、专题讨论会制度等相关制度来保证多方之间能够实施有效的沟通与协调。

5、利用信息技术

尽量利用计算机网络技术建立资源共享的信息平台，能够实现对项目实行动态综合协调管理，并通过网络技术实现网上信息查询、交流办公，提高工作效率。

6、与材料供应商关系的协调

项目经理部与材料供应商应该依据供应合同，充分利用价格招标、竞争一机制和供求机制搞好协作配合。

项目经理部认真做好材料需求计划，并认真调查巾场，在确保材料质量和供应的前提下选择供应人。

为保证双方的顺利合作，项目经理部与材料供应商签定供应合同，使供应合同具体、明确。

为了减少资源采购风险，提高资源利用效率，供应合同应就数量、规格、质量、时间和配套服务等事项进行明确。

项目经理部有效利用价格机制和竞争机制与材料供应人建立可靠的供求关系，确保材料质量和使用服务。

减少材料供应对施工造成的影响。

5项目风险分析及应对措施

程垫资是指项目承包方在合同签订后承包人利用自有资金为发包人垫资进行项目，直至项目实施至约定条件或全部项目维护完毕后，再由发包人按照约定支付工程价款的承包方式。

由于市场上的不规范行为，随着国内外市场竞争日趋加剧，带资承包已成为企业能否取得项目的重要砝码。

拥有雄厚的资金和很强的融资能力，已成为能否赢得项目的重要因素。

所以我们有必要正视服务企业在维护服务项目中的垫资现象，并且提出防范垫资风险的策略。

垫资的法律风险

垫资的实际运作风险和防范

虽然项目中服务企业的垫资行为的法律风险已经解决了，但是在实践中，企业的具体垫资行为是各不相同的，这些不同的行为可能会引发其它的风险：

1.关于“硬垫”的风险

所谓建筑工程中服务企业的“硬垫”行为是指，服务企业通过企业间资金借贷的方式，直接把资金借给发包方，这其实是一种企业间的资金拆借行为。

按照我国有关的金融法规之规定，单位之间的资金拆借属于国家特许经营的项目，只有特定的金融机构才能对企业借款。

所以，在“硬垫”中，这种企业间的借贷行为是违反国家金融法规的，即使借贷双方签订了资金借贷合同，也是不受法律的保护的。

而且因这种借贷行为产生的利息会被依法没收，对借贷双方还要从企业行政管理体系进行处罚。

如果对方的偿还力不足的话，甚至连本金的回收都没有保证。

2.“软垫”的风险

与上述“硬垫”的行为相对应的就是“软垫”的行为，所谓“软垫”就是指发包人要求承包人实际先行支付工程项目的材料费、劳务费等资金，从而改变习惯上的工程预付、中间结算或竣工结算的比例和时间，最终达到由服务企业垫资的目的。

此种情况目前最为普遍。

　采取软垫的方式对于发包方是没有风险的，但是对于承包方而言，却存在着多重风险：

1）承包商为垫资而融资带来的风险。

2）因赊欠材料设备款带来的风险。

3）因发包人经营不善带来的风险。

4）因发包人故意拖欠工程款带来的风险。

5）因人工费纠纷所带来的风险。

6）因市场变化带来的风险（如材料、设备、人工费大幅上涨）。

7）因业主单位转让项目带来的风险。

8）因不可拍卖物招致的风险。

如承接的学校、医院及军事设施等工程项目，在缺乏担保的情况下垫资便会面临无法拍卖标的物，无法行使优先受偿权的风险。

9）因承包方垫资过多而无力继续服务带来的违约风险及违规风险等等。

3.作为服务企业应充分识别垫资的各种风险，并在制度上加以防范：

1）重视前期评审，夯实签约基础。

要认真搞好业主单位的资信调查要对业主单位特别是首度合作的业主单位进行严格的资信调查，包括开发项目的真实性和业主单位的注册情况（注册资金的额度是对外承担责任能力的基础）、项目资金铁来源以及到位情况、既往经营业绩、履约能力以及社会信誉等各方面情况的调查。

特别是对发包方的净资产、负债率和资信能力进行考察。

净资产涉及发包方独立的债务偿还能力，负债率涉及服务企业在追偿债权时能否全额收回，资信能力涉及该企业的综合信用水平，这几点都是关于发包方能否有效偿还债务的关键。

对资金未落实，业绩不佳、信誉不好的单位要谨慎投标甚至放弃。

2）要严格标前评审管理

深入分析招标文件

要对工程范围、质量标准、付款条件等直接关系承包人经济利益的条款仔细推敲，对投标报价、项目成本、资金回收等作可行性分析论证。

如果对投标文件分析不透，盲目投标，很可能因垫资服务带来巨大的风险。

完成该项目的技术能力评审、可行性评审、风险因素评审及社会效益评审、功率评审等。

3）严格签约管理，把好签约质量关。

签约权的行使要有规范化的操作规程和步骤，按照谈判人员、审查人员、决策人员相分离的原则进行审核把关。

合同要逐条评审，审查应包犄经济的合理性、技术的可行性、法律的合法性等方面。

特别是涉及项目的承包范围、工期、质量以及价款的确定方式、付款期限、延期交付和延迟付款的法律责任等重要条款要重点评审，对合同的禁止行为要有违约责任的一一对应。

争取在合同条款中约定业主单位工程款支付保证，这个条款虽然在目前条件下还比较难以争取，但是并非不可能，而一旦争取到该条款对服务企业垫资的回收是极其有利的。

4）重视履约管理，塑造诚信品牌。

除工程的进度、质量、技术、安全、成本管理等这些传统的履约管理内容外，还应包括行使辩权的管理和签证与索赔的管理。

三方面共同构成现代工程中服务单位的履约管理，搞好履约管理是服务企业维护自身合法权益的基础和前提。

5）适时行使抗辩权，促进合同全面履行。

项目服务合同是双务合同合同，当事人均享有三种抗辩权：

同时履行抗辩权、后履行抗辩权、不安抗辩权。

行使好抗辩权，不仅有利于维护自身的合法权益，而且有助于督促、监督对方及时、适当地履行义务。

促进合同的全面履行和双方当事人合同目的的实现。

6）强化签证与索赔管理。

6）建筑产品的结算周期长，造价的争议经常导致承包人工程债权不落实，使服务企业诉讼无据，所以要强化签证，做到事事签证，及时签证和妥善管理签证资料；国际承发包工程中素有“中标先靠低价，赢利靠索赔”之说。

因此服务企业应对此予以高度重视。

7）严格竣工程序，按时提出竣工结算。

对竣工结算的办理条件、程序、时限要在合同中加以明确约定，服务企业要确保按时完工，及时办理竣工验收，收集并整理好原始凭据，为竣工结算创造条件。

竣工结算资料要按时提交并注意完善对方的签收手续。

8）用好优先受偿权，把握优先受偿权的行使期限。

优先受偿权即非担保物权之优先受偿权，是法律规定的特定债权人优先于其他债权人甚至优先于其他物权人受偿的权利。

它是一种不表现为抵押权、质权、留置权等物权权能的优先受偿权，故称“狭义的优先受偿权”。

这是法律赋予承包人的一柄锋利的尚方宝剑。

要依法行使该项权利。

承包方不应该在合同中明确放弃优先受偿权。

如果不得不考虑放弃优先受偿权，那么就必须要求对方提供有效的担保，比如抵押、质押、第三方保证、银行保函等，二者不可同时放弃。

最高人民法院关于项目价款优先受偿权问题的批复第四条“项目承包人行使优先权的期限为六个月，自项目竣工之日或者项目合同约定的竣工之日起计算”。

对建筑企业而言，如在约定期限内不能完成结算给付工程价款或建设方有意拖延时日的话，一定要及时采取诉讼等法律措施，避免因超过时限而丧失优先受偿权。

9）及时主张权利，把握诉讼时效。

按《民法通则》规定，项目服务合同的诉讼时效为权利人知道或应当知道其权利被侵害之日起两年。

保存诉讼时效的方法很多：

可以通过发律师函、发挂号信、续签债权文书、公证送达催讨函，提起诉讼或仲裁等方式。

总之，工程垫资既可以作为服务企业承揽工程的一种手段，也会给服务企业带来较大的风险。

基于对工程垫资的理解、态度和应对措施不同，不同企业的前景就会出现截然相反的不同：

或因实力不济，无力垫资处于竞争的劣势地位；或因对垫资风险管理不善，而每况愈下，难以为继。

只有建立了一套有效抵御垫资风险的运行机制的企业，才敢于垫资、肯于垫资、有能力垫资，从而在残酷的市场竞争中把握先机，赢得优势。

6行政工作流程

6.1会议管理流程

1.步骤表

程序

详细步骤

备注

步骤1

相关部门内勤填写会议申请单并草拟会议通知，上报行政部审核