资产组管理制度.docx
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资产组管理制度
固定资产与低值易耗品管理制度
第一章资产管理制度
1.目的
为加强公司资产购置、使用、借用及保管等管理制度，管好用好资产设备，使其发挥最大效益，特制定本制度。
物业管理公司有权对本单位的资产随时进行检查、监督和向上级有关部门反映问题。
2.固定资产的标准
2.1固定资产管理是企业管理中的一个重要组成部分，固定资产具有价值高，使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点，其使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、工具、器具等.
2.2不属于生产经营主要设备的电子产品、监控设备、电器、器具、工具、以及家具等，单位价值在2000元以上，并且使用年限在一年以上，也作为固定资产。
3.范围
资产领取及办理资产出、入库手续的为分公司直管科室（费用支出归分公司）：
综合办、人力资源部、资产部（财务资产部、资金管理中心、公路铁路结算）、调度中心、物业公司、信息网络中心、物资供应公司、工会综合管理部、党工部、审计稽查部、纪委监察部、发展规划部、安全监察部、机电设备部、生产技术部、环保质量部、基建部、一通三防部、地质防治水、公路公司、多经公司、长平高速筹建处、长平槐树坪煤焦管理站、物流园区筹建处.
4.要求
为加强公司资产的管理，对出库领取的资产实行科室一站式负责制，另外各部室应有专人负责资产的领取、管理及年底的核对。
5.固定资产核算部门
5.1财务部为公司固定资产的核算部门。
5.2财务部门设置固定资产总账及明细分类账。
5.3财务部门对资产的增减变动及时账务处理。
5.4企业每年应由财务部、资产管理部及相关部门根据本部固定资产总账对本部资产进行一次实物清查，做到账实相符，保持账、物一致。
6.固定资产的购置、验收、入库、领用的流程
6.1各部室需增置固定资产时，应首先打报告申请购买，写明用途、名称、数量、规格、单价、总金额，由部门领导及分管领导批准后，交给物业公司，物业公司根据申请方能购买。
6.2购入商品后，由库管员及相关单位开箱检查、验收，并通知使用部门领取。
6.3非物业部门购置的商品，购买部门要填写商品出、入库审批明细表。
具体填写商品名称、规格型号、单位、单价、数量、金额、购置人、购置部门、领用日期、领用部门、放置位置等详细资料（购置请示或会议纪要）并由物业领导批准方可办理相关手续。
见附表：
山西煤炭运销集团长治有限公司固定资产商品入库审批表
填表日期：
供货商：
单位：
元
序号
商品名称
生产日期
规格及型号
单位
单价
数量
金额
购置部门
购置人
领用日期
领用部门
放置位置
领用人
备注
1
2
3
4
5
6
7
合计
物业负责人：
购置部门负责人：
经办人：
6.4使用部门经办人在领取实物后，要在出库单上签字确认，注明资产的放置位置。
7.固定资产的调拨与转移
7.1各部门的固定资产未经公司主管领导和总经理批准，任何部门不得擅自调拔、转移、借出和出售。
7.2公司内部资产的调拨与转移，必须通过主管部门办理资产转移手续，同时由调出、调入单位的双方领导及经办人签字后，由财务部门办理相关手续。
7.3未经主管部门同意，各使用部门无权办理设备转移及处理，一经发现，将追究部门及经办人的责任。
7.4因特殊原因需资产调动的，经申请必须填写下列资产转入、转出登记表：
山西煤炭运销集团长治有限公司资内部转入、转出登记表
填表日期
单位：
元
序号
商品名称
规格及型号
单位
单价
数量
金额
转出部门
原放置位置
转出经办人
转入部门
转入经办人
现放置位置
备注
1
2
3
4
5
合计
经办人：
负责人：
8.固定资产的盘点及清查
8.1根据上级部门的要求，为了保护公司资产的安全与完整，各部门每年必须按照物业上提供的资产盘点明细表，认真清查、盘点，以掌握固定资产的实有数量，查明有无丢失、毁损或未列入帐的固定资产，保证账实相符。
8.2各部室负责人及资产专管员要对各部室的资产盘点结果确认、签字，如有丢失现象，应负责查明原因，提出报废申请。
8.3遇有下列情况，应当对有关固定资产进行全部或部分的临时清查：
（一）因机构、业务变动，办理财产交接；
（二）固定资产发生非常损失事故；
（三）单位负责人根据工作需要决定进行的临时抽查。
8.4在固定资产进行清查以前，财务部门必须检查有关财产增减变动的凭证是否齐全，如有尚未入账的会计事项，应当及时入账，主动与固定资产管理、仓库以及其他有关部门核对各项固定资产的收、付记录，做到清查前的账目相符。
8.5经管固定资产的人员，在清查以前，应当将所经管的固定资产进行整理，对尚未点验入库和应当调拨出库的固定资产，尽可能做好入库和出库手续，避免发生错点、漏点等差错。
8.6各部门固定资产清查应当逐一清点实物，包括查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修、报废和转让等情况是否正常等等。
发现没有入账的固定资产，应当查明原因，及时入账。
在清查中发现毁损情况，应当查明毁损的程度、原因和责任以后，在清查表内加以注明，并提出处理意见。
8.7主管部门根据各部门上交的清查表单再逐一核对财务上的资产盘点，确认无误后，核对人员及部门领导签字盖章，表由资产管理部门留存一份，送交财务部门一份。
8.8财务部门根据清查表格与固定资产账簿记录进行核对。
如发现盘存数与账存数不一致的时候，应该及时查明原因，必要时进行复查或由经管财产的人员做出书面报告。
8.9对清查出的固定资产短缺和溢余，经查明核实以后，经资产清查小组审核，报公司领导集体审批。
财务部门根据审查核实后的清查表和审批意见，按照会计制度的规定，做账务的调整，使账簿记录与实际盘存的资料一致。
8.10资产盘点明细表：
年长治分公司部室添置固定资产明细表
填报日期：
部室：
序号
启用日期
生产日期
资产编号
商品名称
规格
单位
单价
数量
金额
经办人
放置位置
原使用人
状态
现使用人
备注
1
2
3
5
部门负责人：
经办人：
联系电话：
8.11公司应成立资产专职盘点小组对资产进行实物盘点，对因年久、老化或特殊原因造成的不能使用的资产进行清点处理。
9.信息设备维护及维修
9.1对故障设备及网络系统的管理和维护由信息网络部统一负责。
9.2各部室设备如出现故障应及时告知信息网络部报修，不得擅自处理，由信息网络部安排专业技术人员进行检查、维修。
10.固定资产的报废
10.1公司的固定资产报废处理时，须使用部门提出申请，填写设备报废单，由部门领导及分管领导签字，同时办理报废相关手续。
10.2凡符合下列条件可申请报废：
10.2.1超过使用年限，主要结构陈旧，精度低劣生产率低，耗能高，而且不能改造利用的。
10.2.2不能动迁的设备，因工房改造或工艺布置改变必须拆除的。
10.2.3腐蚀严重无法修复或继续使用要发生危险的。
10.2.4绝缘老化，磁路失效，性能低劣无修复价值的。
10.2.5因事故或其他自然灾害，使设备遭受损坏无修复价值的。
10.3报废程序
为了保护公司资产的安全，规范资产报废流程，避免资产的流失，保证帐实相符：
A、电子产品报废→使用科室填写申请报废单（报废的商品名称、规格型号、数量、经办人、报废的原因）→部室部长签字→分管领导签字→信息网络部鉴定意见→纪委意见→物业管理公司意见→财务资产部意见→财务、纪委、物业等相关部门共同处理清理商品并签字（废旧回收资金上交财务部）→财务下账→物业公司给使用科室下账。
B、其他资产报废→使用科室填写申请报废单（报废的商品名称、规格型号、数量、经办人、报废的原因）→部室部长签字→分管领导签字→物业管理公司鉴定意见→纪委意见→物业管理公司意见→财务资产部意见→财务、纪委、物业等相关部门共同处理清理商品并签字（废旧回收资金上交财务部）→财务下账→物业公司给使用科室下账。
10.4凡经批准报废的固定资产不能继续再使用，主管部门与使用部门要及时作价处理。
处理后的固定资产由主管部门和使用部门一起办理固定资产的注销手续，
对外处理报废固定资产时由主管部门提出处理意见，总经理批准，变价收入上交财务部。
11.主管部门的职责
11.1随时掌握固定资产的使用状况。
11.2负责监督配合使用单位做好设备的使用和维护，确保设备完好提高利用率，并定期组织设备的清点，保证帐、物相符。
11.3负责固定资产的管理，搞好固定资产的分类，建立固定资产部门档案，登记账卡，负责审批并办理验收、调拨、报废、等事项。
11.4严肃财经纪律，对违反固定资产管理制度，擅自赠送、变卖、拆除固定资产的行为和破坏固定资产的现象，要严格追查责任，视情节给予处罚。
12.使用部门的职责
12.1各固定资产使用部门负责本部门的资产管理工作，应设置专职或兼职的资产管理员，要明确每个资产使用、保管、维护的责任者。
12.2严格执行技术操作规程和维护保养制度，确保设备的完好、清洁、润滑和安全使用。
12.3建立固定资产明细帐，固定资产的领用、调出、报废必须经主管部门及总经理批准，未经批准，不得擅自调动、报废，更不能自行外借和变卖。
12.4使用部门每月25日前，将本部门资产增、减、变动情况提供明细表，并上交资产管理部。
12.5根据主管部门的要求定期组织固定资产的盘点，做到帐、物相符。
12.6固定资产保管人、使用人玩忽职守，违反有关固定资产管理规定及操作规程，造成固定资产损失者，应予赔偿。
赔偿数额依据损失大小和责任大小确定，同时追究其相关领导的责任。
12.7如部门职工有离职或调离的，需办理资产设备移交手续，有接受人或部门资产管理员签字，并附有部门领导签字认可，物业核对后方可在员工调离手续办理表上签字。
13.说明：
在实际工作有不妥之处，可修正、补充和完善。
第二章物业办公用品管理制度
一、目的
为加强我公司办公用品管理，节约成本、提高效率、规范流程、明确责任、倡导勤俭节约的现代化办公方式，特制定本制度。
二、办公用品的分类
办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
1.消耗品：
铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、橡皮、夹子等。
2.管理消耗品：
签字笔、圆珠笔、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。
3.管理品：
剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、印台等。
三.范围
办公用品的领取及办理出、入库手续的为分公司的直属科室：
综合办、人力资源部、资产部（财务资产部、资金管理中心、公路铁路结算）、调度、物业公司、信息网络部、物资供应、工会、党工部、审计稽查部、机电设备部、生产技术部、环保质量部、基建部、一通三防部、地质防治水、公路公司、多元产业经营等，不包括在财务上进行单独核算的部门及公司。
四、管理和发放
1.各部室应确定专职或兼职的办公用品领用人。
2各部室应按照公司规定的办公用品领取标准领取当月的部室所需办公用品。
3、物业管理公司每月根据各部室办公用品领用明细汇总出《办公用品使用情况汇总表》，报公司工会并公布
4、各部门办公用品费用核定及有关规定：
①、办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。
②、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。
不得超标发放办公用品。
③、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其人数由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。
④、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。
⑤、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。
⑥、
交旧领新制度：
非消耗品采用交旧领新制。
更换非消耗品（如订书器、计算器等）需提供原有破损物品。
五、办公用品采购
办公用品的采购采用集中采购、定量供应的办法。
1、集中采购由物业管理部负责并管理。
2、实行定期计划批量采购供应。
即：
每月29日前各部室向物业管理部提报下月所需用品计划，由物业管理部统一采购。
3、特殊办公用品可以经物业管理部门同意授权各部门自行采购。
4、各部门若临时急需采购办公用品，由部门专人填写《办公用品请购单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人审定同意后，交物业管理部审批同意后，实施采购任务。
5、必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。
六、办公用品的入库
1.库管员要根据送货单，当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点。
2.库管员要检查商品质量、确认无误后方可入库。
并要取供货商的回执联，（包括商品名称、规格型号、单位、单价、数量、金额等相关明细）。
3.保管员要将收到的商品分类放置，不得混放。
七、办公用品入库、出库流程图及入库审批表
附表样：
山西煤炭运销集团长治有限公司办公用品商品入库审批表
填表日期：
供货商：
单位：
元
序号
商品名称
生产日期
规格及型号
单位
单价
数量
金额
购置部门
购置人
领用日期
领用部门
放置位置
领用人
备注
1
2
3
4
5
6
7
合计
物业负责人：
购置部门负责人：
经办人：
第三章维修用品管理制度及流程
一.目的
为进一步规范、加强维修用品的出入库管理，库房的日常维护，以保障公司日常维修工作的及时有效进行，同时，减少呆滞物品的积压，特制定本制度。
二.适用范围
所有在本公司办理维修用品出、入库手续的分公司直属科室。
三.维修用品购置、入库和出库
（一）.购置
1.每月底库管员对库存货物进行盘点，并根据日常耗用规律，对于短缺和低于安全库存之常用物品作出登记并及时提出申请进行购置；
2.对于不属日常维修所备用之特殊物品，根据使用部门的请示卡，物业公司领导复核签字后，由购置部门进行购买；
3.其他部室自用自购的商品，需在物业公司办理出、入库手续的，要填写维修用品出、入库审批表，由购置部门负责人、物业公司负责人、经办人签字，方可办理。
附表样：
山西煤炭运销集团长治有限公司维修用品出、入库审批表
品名
单位
规格型号
数量
单价
金额
购置部门
购置人
领用日期
领用部门
领用人
备注
物业负责人：
购置部门负责人：
经办人：
审核人
未经相关负责人签字，无权办理出、入库手续，一经发现，将追究部门及经办人的责任。
（二）.入库
1.严格按照送货清单核实物品数量、规格型号、金额，查验货品无明显质量异常和外观残缺后，方可确认签收；
2.货物签收后，及时归放到相应陈列区域，不得随手丢置。
具有外包装的物品，应在包装上注明入库日期，为物品出库顺序之先后提供有利参数；
3.凭送货签收清单，将数据及时录入ERP系统，保障相关信息更新、准确；
4.凭供货正式发票，对应送货签收单，方可开具入库单，一式三联，一联存根，一联记帐，一联交购置经办人作费用报销凭证；
5.所开具入库单，在确定已完成经财务科费用核销流程后，方可视为正式入库，并在当月《维修用品进销月报表》中体现。
（三）出库
1.物品出库时，严格遵照物品申请领用流程执行。
领用人填制《维修用品领取申请表》，经公司维修工签字确认所需，物业负责人审核、确认签字后，填制出库单，由经办人签字，持出库单找库管员领取。
否则，不得擅自放行任何一个物品，如遇特殊急需情况，必须由物业负责人授权，方可将商品先予发放，事后必须及时补充完整流程；
2.出库单一式三联，一联存根，一联库管员记帐，一联随同月报表交财务科。
3.遵循“先进先出”的准则，避免物品存放时间过长造成产品质量下降或过期变废所带来的损失。
附表样：
山西煤销集团长治有限公司办公用品领取申请表
申领部门：
日期：
物品
名称
单位
规格
型号
数量
单价
金额
部门
人数
备注
分管领
导意见
物业公司意见
部门负责人签字
领取人签字
四、库房日常管理
1.所有物品按属性、用途、规格型号分类分区域整齐有序陈列于货架上，并作标示；体现出有效的“目视管理”，以便快捷、准确取到出库物品；
2.不定期对库存物品进行抽查盘点，以检验日常管理之有效性、准确性，确保“账物相符”；
3.库房管理遵循一库专人的原则，不得随意让无关人员进出、逗留；
4.做好库房的防火、防盗工作，检查库房灭火器材的有效期限并及时反馈；严禁任何人员在库房内吸烟、动火；离开库房时，关闭一切用电设施，并关门落锁；
5.切实做好库房的5S管理，维护好库房地面、货架、物品等的整洁、有序，保持一个清爽、规范的库房环境。
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