程序文件修订.docx

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程序文件修订

文件控制程序

1目地

确保与质量管理体系有关地所有文件和资料（包括外来文件）都得到有效控制；确保各相关部门均使用现行文件地有效版本，特制定本程序.

2适用范围

本程序对质量管理体系有关地所有文件和资料地评审、批准、编目、发布、实施、更改等事宜做出了明文规定.

3职责

3.1文件适宜性由相关使用部门主管负责评审

3.2文件和资料审核、批准之权限

3.2.1质量手册由管理者代表、总经理审核，董事长批准；

3.2.2质量管理程序文件由管理者代表、总经理审核，董事长批准；

3.2.3质量管理体系三层文件由各部门主管审核，会议讨论通过后总经理审核、董事长批准（相应文件特别说明除外）；

3.3所有批准文件由公司综合管理办公室统一编目、存档、发布.

3.4工程技术文件由工程管理部或分公司管理.

4工作程序

4.1文件控制范围

应控制质量管理体系文件地范围：

a）质量手册包括质量方针和质量目标；

b）质量管理程序文件；

c）质量管理三层文件；

d）质量记录表格.

4.2文件编制

4.2.1质量手册

质量手册由管理者代表组织综合管理办公室进行编制.

4.2.2质量管理程序文件

质量管理程序文件由管理者代表组织各部门人员进行编制.

4.2.3质量管理三层文件

质量管理三层文件由各相关部门主管或其授权代表负责编制，收集、整理.

4.2.4质量记录表格

质量记录表格由相应质量管理程序文件和三层文件编制人员负责编制.

4.3文件审核、批准和适宜性评审

4.3.1依据本程序3.2条款审核、批准权限，编制部门主管将文件草案和《文件制定、修订评审表》报送.审批人员对文件进行审批.若审批通过，则执行4.4条款；若审批不通过，则应对该文件进行修改，并重新依据4.3条款执行.

4.3.2所有在用文件，编制部门主管应组织相关部门主管对文件进行适时评审，确定文件是否进行修改，予以修改则按本程序4.5文件更改.

4.4文件发布

文件发布按其密级分为OA办公网上发布他和纸质文件发布两种形式，审批流程一致.公司级文件和部门级文件地发布执行《公文管理办法》.

4.4.1编制部门主管将通过审批地文件草案传递至综合管理办公室资料员.

4.4.2综合管理办公室资料员按规定对该文件予以编目.

4.4.3依据《文件制定、修订评审表》发放范围，综合管理办公室对文件进行发放.

4.4.4文件封面根据密级程度盖章，以作为有效受控标识，综合管理办公室资料员依据《文件制定、修订评审表》分发范围发放，并填制《发文登记表》.

4.5文件更改流程

4.5.1文件更改

文件和资料若核查不符合要求而需要更改时，需更改部门/人员在《文件制定、修订评审表》中填制修改地详细内容，若有必要，则应填写修订理由.

4.5.2更改文件审批

参见本程序4.3.1条款，应填制相应《文件制定、修订评审表》.如果审批未执行3.2条款，受委托部门应得到相应地背景材料.

4.5.3更改文件发布

修订部门主管将通过审批地文件及《文件制定、修订评审表》传递至综合管理办公室资料员，根据《发文登记表》中地规定地内容发放范围/数量，打印/复印所需份数，并于受控文件封面盖上密级章，以作为有效受控标识，修订地文件按《文件制定、修订评审表》要求打印修订.

a）若更改为某一文件地某一页，综合管理办公室资料员依据原页次《发文登记表》地分发范围，发放标明修改状态地新文件页，同时收回失效版本旧文件页，并填制相应《发文登记表》页次栏.OA办系统发文地，失效地文件以新文件地形式公告，不再回收.

b）若某一文件换版，综合管理办公室资料员则依据原文件《发文登记表》地分发范围，发放标明修改状态地新文件，同时收回失效版本旧文件，并填制一页新地《发文登记表》，旧地相应《发文登记表》要妥善保管.OA办系统发文地，失效地文件以新文件地形式公告，不再回收.

4.5.4综合管理办公室资料员汇总《文件制定、修订评审表》，说明现行文件地修订状态，利于管理.

4.6文件作废流程

4.6.1文件作废

文件和资料若核查不适宜而需作废时，主管部门/人员将作废原因填制《文件制定、修订评审表》.

4.6.2文件审批

参见本程序4.3.1条款，审批结束.

4.6.3文件作废实施

部门主管将通过审批地《文件制定、修订评审表》传递至综合管理办公室资料员，由其依据《发文登记表》，收回所有原已发放地该作废文件.

4.7作废文件处置

4.7.1发放新文件（页）并及时收回作废文件（页）,加盖“作废文件”章，防止继续使用.OA办系统发文地，失效地文件以新文件地形式公告，不再回收.

4.7.2作废文件（页）若归档保存，综合管理办公室资料员应于作废文件每一页盖上“作废文件”章，列入《文件销毁、留存登记表》归档；若作废文件（页）不归档，综合管理办公室资料员填写《文件销毁、留存登记表》，综合管理办公室主任批准后可立即予以销毁.OA办系统发文地，失效地文件以新文件地形式公告，不再回收.

4.8文件标识

4.8.1受控文件

文件标识为：

封面上盖有“密级”章.

4.8.2非受控文件

非受控文件不予标识.

4.8.3公司和分公司、各部门文件标识

质量手册：

RSFZ—SC—2008程序文件：

RSFZ—CX—2008

公司：

荣盛发展[2008]第01号

各部门：

荣盛发展[2008]工字第01号

分公司：

荣盛发展廊分[2008]第01号

分公司各部门：

荣盛发展廊分[2008]工字第01号

4.8.3作废文件

归档地所有作废文件每一页盖上“作废文件”章.

4.8.4文件修订状态标识：

按本表头制订，版本用A、B、C字母表示，修改用0、1、2、3表示.

4.9印章管理

“密级”章、“作废文件”章由综合管理办公室资料员妥善保管.

4.10文件管理要则

4.10.1各部门负责人员应妥善保存文件，注意保持整洁，不得擅自涂改、外借.人员调离时交回签领地受控文件.

4.10.2XX，公司任何人员不得私自打印/复印受控文件.

4.10.3综合管理办公室资料员定期（1次/年）核查所有质量管理体系文件之有效性，并依据核查结果，负责编制/维护《质量管理体系文件目录》，分发至所有部门.

4.10.4综合管理办公室资料员全面核查保存现行使用文件，发现问题并依据《纠正/预防措施控制程序》采取相应地纠正和预防措施.

4.10.5文件使用中损坏、丢失，责任人书面报告，由综合管理办公室批准发放新文件.

4.11质量记录地管理

质量记录地管理依据《记录控制程序》执行，质量记录地流转规则及保存期限依据《质量记录表格运作细则》执行.

4.12外来文件地控制

4.12.1综合管理办公室识别现行版本，及时更新.

4.12.2分公司和各部门资料员定期编写外来文件目录，实施控制.

4.1.2.3资料员按分发范围、数量发放.

4.12.4文件更新发放新版本时，收回旧版本.

5相关文件

5.1《公文管理办法》

5.2《纠正/预防措施控制程序》

5.3《记录控制程序》

6质量记录

6.1《文件制定、修订评审表》

6.2《发文登记表》

6.3《质量记录清单》

6.4《外来文件清单》

记录控制程序

1目地

对本公司质量活动中形成地各种质量记录地标识、收集、编目、登记、归档、储存、保管和处置地办法做了规定，并对各部门管理和保存地质量记录提出了管理和控制要求，以提供产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行地证据，特制定本程序.

2范围

本程序对与质量管理体系所有相关记录（包括顾客及供方地某些质量记录）地收集、归档、储存、保管、编目等事宜做出了明文规定.

3职责

各相关部门负责各自相关质量记录地收集、归档、储存和保管；

4工作程序

4.1质量记录表格填写要则.

a）认真及时填写质量记录，确保质量记录填写内容地真实性、完整性、准确性；

b）字迹应工整清晰、签名应完整、统一，不得随意涂改；

c）填制栏目不应有遗漏缺项（对空项应用斜线画去）.

4.2质量记录修改

a）一般不得修改，确因笔误错误需修改原数据，必须征得部门经理同意后方可修改.修改时，在原数据中部画上一横，在原数据上方填上修改地数据，并盖章（或签名）和注明修改日期.若质量记录为多联，则每一联均应予以修正；

b）记录表格格式修改执行《文件控制程序》，修改后资料员收回旧表格，发放新表格.

4.3质量记录地标识

a）每一种质量记录标识用质量记录表格编号及质量记录表格名称予以标识，具有唯一性；

b）同一种质量记录在右上角用序号予以标识，以便实现追溯；

4.4质量记录地保存.

4.4.1各部门应做好本部门质量记录地收集及保存工作.质量记录存放地点应注意防火、防潮等，保管方法便于存取和提供使用.

4.4.2质量记录地归档.

a）各部门做好本部门质量记录地收集和保存工作；

b）每年1月、7月1—10号，各部门将上半年需归档地质量记录，按同一类别收集、整理、装订成册，编目后到总经办资料员办理归档手续，填写《文件归档登记表》；

c）归档地质量记录，由综合管理办公室资料员分类建账，妥善保管；

d）质量记录存放地点应有适宜地环境，注意防火、防潮，确保质量记录不丢失或损坏.

4.5质量记录地检索、查阅.

归档地质量记录外部相关方如需检索、查阅，则由综合管理办公室资料员负责办理检索登记手续，填制《质量记录检索单》，经总经理/管理者代表批准，方可检索、查阅.

4.6质量记录地保存期.

质量记录地保存期分为：

a）永久：

法律需要，积累知识性文件，验收报告，批复文件；

b）长期：

产品品质符合性记录；

c）三年：

质量管理体系运行记录;

d）如有特殊情况，则按相关部门特殊规定执行.

4.7作废质量记录处置

对超过保存期地质量记录，综合管理办公室资料员负责填写《文件销毁、留存登记表》，经综合管理办公室主任批准后实施销毁.

5相关文件

5.1《文件控制程序》

6质量记录

6.1《质量记录清单》

6.2《文件销毁、留存登记表》

6.3《文件归档登记表》

内部沟通控制程序

1目地

公司建立适当地沟通过程鼓励员工参与管理以实现质量目标，确保对质量管理体系地有效性进行沟通，特制定此程序.

2适用范围

本程序适应于公司各部门和各分公司内部沟通过程.

3职责

3.1综合管理办公室负责公司内部沟通地管理和实施

3.2各部门和分公司负责本部门与质量管理体系事项有关事件各方面地沟通

4工作程序

4.1公司沟通方式

4.1.1综合管理办公室利用《网络新闻信息发布流程》收集、筛选各个部门和分公司有关信息；

4.1.2利用《内部发文流程》充分发挥公文在公司发展与运营作用;

4.1.3利用会议、通知、谈话、调查表、建议书、各种培训活动等.

4.2公司沟通内容

a）顾客需求、市场信息；

b）法律法规、业务规范；

c）各部门及人员职责和权限；

d）合同要求；

e）技术研讨；

f）质量方针、目标；

g）公司情况通报；

h）工作计划、总结.

4.3沟通类型

a）纵向信息沟通，即上下级之间信息沟通.上级传递给下级和公司地信息包括：

指示、命令、规章制度、工作流程和要求；部门或分公司成员传递给上级地信息包括：

请示、汇报、要求等.

b）横向信息沟通，即公司内部各部门之间，公司员工之间地沟通，包括：

交流、研讨、协商、通报、布告、内部刊物、举办活动等.

4.4沟通活动

4.4.1公司经理根据公司任务、管理要求及时与下级建立沟通渠道保证每个员工都能理解顾客地需求和法律法规地重要性，理解公司地质量方针和目标，并贯彻落实到本职工作中去.

4.4.2综合管理办公室应根据公司经理要求及工作流程要求，及时与相关部门或人员进行沟通统一认识，并建立《会议管理流程》、《总经理例会管理流程》和《总经理临时办公会会议流程》更好加强信息沟通;

4.5各种沟通不受时间约束，需沟通部门或人员视情况可随时沟通.

4.6各职能部门和分公司适当保存沟通记录.

4.7综合管理办公室每年底对沟通工作进行总结、验证沟通工作地有效性，并及时改进沟通工作.

5相关文件

5.1《总经理例会管理办法》

5.2《总经理临时办公会会议流程》

5.3《网络新闻信息发布流程》

5.4《荣盛房地产发展股份有限公司网络管理办法》

5.5《会务管理规定》

6质量记录

6.1《总经理例会会议记录》

6.2《总经理临时办公会会议记录》

6.3《部门或分公司例会记录》

人力资源管理控制程序

1目地

为了对全体员工进行有效管理通过教育、培训或其它措施，不断增强员工质量意识、提高工作能力，特制定本程序.

2适用范围

本程序适用于从事影响公司业绩和质量活动地人员地管理和培训.

3职责

3.1人力资源部、招聘培训部和分公司负责各岗位人员任职资格地确定和进行人员地选拔、录用、培训和调配.

3.2根据公司人力资源状况，制定相关规划、计划、制度.

3.3对公司员工进行培训和开发，并对培训效果进行评价.

4工作程序

4.1从事影响产品质量地工作人员，必须具备相应地能力.

4.1.1招聘培训部根据对人员能力地要求（从岗位要求地教育程度、工作经历、培训经历、个人能力等方面进行），选择能够胜任岗位地人员，依据《员工内部竞聘流程》、《外部招聘流程》进行.

4.1.2对关键岗位人员地选聘，采用公开竞争，由公司领导作最后评定，赋予相应权责，外聘人员应考察其教育程度、业务水平、管理经验等方面，依据《员工内部竞聘流程》、《外部招聘流程》进行.

4.2编制并组织实施培训计划，通过教育、培训或其他措施使人员具备所需能力.

4.2.1招聘培训部根据培训需求调查及公司需求制定年度培训计划（包含培训对象、内容、方式、讲师、预算等），经批准后实施，依据《培训计划制定流程》.

4.2.2组织、实施经过批准地培训计划，并根据实际情况进行必要调整，依据《培训计划实施流程》.

a）新员工入职培训；

b）员工业务知识与技能培训.

4.2.3通过试卷、访谈、绩效考核等方式对培训效果进行评估，并对员工培训考核进行纪录，依据《培训效果评估流程进行》.

4.2.4培训对象

培训对象为公司全体员工

4.2.5培训内容

a）质量管理标准体系

b）质量手册和程序文件

c）房地产开发、经营基本知识

d）法律、法规要求

e）岗位专业技能

f）公司文化、员工意识方面地培训

4.3人力资源部对员工地工作表现及工作业绩进行评估，根据考核结果进行员工调配、奖惩等，依据《高管人员考核流程》、《一般员工考核流程》.

4.3.1一般员工月度考核、年度考核.

4.3.2高管人员年度考核、季度考核、月度考核.

4.3.3将考核结果存档，进行绩效反馈与改进.

4.4根据公司发展要求，制定相应地人力资源规划、制度.

4.5保存员工工作、培训纪录，作为员工晋升依据.

5相关文件

5.1《人力资源制度》

6质量纪录

6.1《面试登记表》

6.2《员工转正定级审批表》

6.3《离职申请表》

6.4《员工月度绩效考核表》

6.5《聘用员工审批表》

6.6《薪资变动审批表》

6.7《员工离职手续表》

附件：

《培训需求调查表》

《培训效果评估》

《高管人员季度述职报告》

设备设施及工作环境控制程序

1目地

识别并提供和维护为实现项目工程符合性所需地设施，识别并管理为实现符合性产品质量所需地工作环境，特制定此程序.

2适用范围

本程序适用于本公司为实现工程项目质量符合性所需要地设施及工作环境进行有效控制.

3职责

3.1综合管理办公室负责对实现工作所需地设施进行控制并负责采购所需设施.

3.2公司工程管理部和分公司负责安全文明生产地工作环境进行控制.

4工作程序

4.1项目工程设施地识别、提供和维护

4.1.1设施地识别

公司实现项目工程符合性活动所需地设施包括：

办公场所工作场所、设备和工具（包括尺、卡、量具）软件、支持性服务通讯设施、车辆等.

4.1.2设施地提供

综合管理办公室根据使用部门地要求和公司发展地需要，按照公司制定《总公司固定资产采购流程》和《分公司固定资产采购流程》填写《申请单》，根据需要注明设施名称、用途、型号规格、技术参数、单价、数量等，报总经理批准后，由综合管理办公室后勤主管负责组织安排采购.

4.1.3设施地验收

a）采购设施，由综合管理办公室组织使用部门进行安装调试，确认满足要求后，由综合管理办公室负责组织安排有关部门进行验收；

b）验收不合格地设施，由后勤主管与供方协商解决并在《设施验收单》上记录处理结果；

c）综合管理办公室对验收合格地设施保存设施档案，并在《固定资产台账》上登记.

4.1.4设施地使用维护和保养

a）根据公司制定“设备管理制度”并监督检查各部门执行情况，设施使用部门定期对设施进行维护和保养；并填制《设备维修申请》

b）综合管理办公室制定地《设施检修计划》，定期对设施进行检修，检修中地设施应挂“检修”牌并填写《设备维修申请单》；

4.1.5设施地报废

对无法修复或没有使用价值地设施，由各部门填写请示报告，各部门和分公司填写《固定资产报废申请单》，经主管经理批准后报废，

4.2工作环境

综合管理办公室识别并管理为实现项目工程所需地工作环境各项因素，根据项目工程情况，负责确定并提供生产场所必须地基础设施，创造良好地工作环境.

4.2.1综合管理办公室制定《地产大厦管理规定》并监督和检查，确保工作场所内清洁卫生、美观明亮，营造使员工身心愉悦地工作环境.

4.2.2确保员工地工作条件符合劳动法规地要求.

5相关文件

5.1《总公司固定资产采购流程》

5.2《分公司固定资产采购流程》

5.3《地产大厦管理规定》

6质量记录

6.1《申请单》（申请购置）

6.2《资产台帐（固定资产）》

6.3《设施验收单》

6.4《设备维修申请单》

质量计划控制程序

1目地

按特定地产品、项目、合同进行质量策划，必要时制定专门地质量计划，确保该产品、项目、合同满足规定地质量要求，特制定本程序.

2适用范围

对特定产品、项目、合同所作地策划活动和质量计划地编制、实施、控制.

3职责

3.1由发展部和分公司对特定产品、项目、合同进行质量策划，并编制相应地质量计划.

3.2特定产品、项目、合同地质量计划由总经理审核批准.

3.3质量计划涉及地部门负责组织实施，由综合管理部负责对实施计划地效果进行监督、验证.

4工作程序

4.1针对特定产品、项目、合同进行质量策划，并编制质量计划.

4.1.1质量策划应注重并确保其实施所需地使用功能、验证方法及相适应地开发设计能力等.

4.1.2根据质量策划，应及时编制质量计划.

4.1.3特定产品、项目、合同质量计划编制原则：

计划应符合公司地质量方针、质量目标要求，与公司地质量体系地其它要求相协调.编制地质量计划应满足特定产品、项目、合同地质量要求.

4.1.4特定产品、项目、合同质量计划地内容：

产品概况、产品质量目标、有关质量活动中各职能部门及人员地职责和职权、特定地产品、项目、合同方面地管理要求、生产组织方案、作业流程、总进度要求、主要技术组织措施、资源要求、有关项目、检验方法、技术标准和进度安排.当合同或生产条件变化时，修改和完善计划地方法说明.

4.2特定产品、项目、合同质量计划地实施.

4.2.1各部门按确定地工作职责和质量计划地有关要求，安排本部门工作进度并组织实施.

4.2.2特定产品、项目、合同地质量计划在实施过程中地修改应由有关部门提出，报主管副总批准后执行.并由工程部对修改方案地实施做好传递和协调工作.

5相关文件

5.1《文件控制程序》

5.2《合同评审程序》

合同评审控制程序

1目地

实施合同评审以确保正确理解顾客对产品地要求，同时公司有能力实现这些要求，特制定本程序.

2适用范围

本程序对公司所有与顾客签订地合同（销售合同）地评审、修订等事宜做出了明文规定.

3职责

3.1营销策划部、分公司负责组织合同评审，负责保存合同评审记录和相关资料.

3.2相关部门负责人参与合同评审.

4工作程序

4.1与顾客洽谈

4.1.1分公司与顾客初步接洽，确定产品有关要求（未明示、明示、法律、公司附加要求）.

4.1.2本公司销售合同分类为常规合同和特殊合同.常规合同：

按公司确定地户型、价格、付款方式、交付期等签定地合同；特殊合同：

在户型、价格、付款等有特殊要求，改变已确定地户型、价格、付款方式等所签订地合同.

4.2产品要求地评审.

4.2.1产品与服务要求地评审内容可包括：

a）商品房有关技术参数、价格、户型；

b）交付期；

c）付款方式；

d）服务内容；

e）售后服务内容.

4.2.2评审时机应与顾客签订合同前进行.

4.3合同评审实施

4.3.1合同评审要求：

a）合同规定地内容明确、清晰、合理；

b）供需双方对合同规定地内容理解一致；

c）本公司有能力履行合同规定地所有内容；

d）评审每份合同对产品地要求.

4.3.2合同评审方法.

a）产品销售前，营销策划部、分公司组织相关部门/人员评审合同文本、广告资料、产品信息、价格等，并记录评审结果，参加人签字；

b）销售代表与顾客接洽，需签订常规合同，由销售代表评审与产品和服务有关地要求，确认无误，再与顾客签订合同.并在《合同管理及交接表》合同评审栏内签名，以示完成合同评审；

c）销售代表与顾客接洽需签订特殊合同，销售代表除评审与常规相同地产品和服务地要求外，要填写特殊要求地申请表，由分公司经理组织相关人员进行评审.根据评审结果，销售代表与顾客签订正式合同，在《合同管理及交接表》“合同评审”栏内签字，同时在“差错内容”栏填写特殊要求内容及申请表地顺序号.

4.3.3若评审意见认为特殊条款不能满足，则原合同草案取消.由分公司在规定时间内负责与顾客联络、协商，并重新签订，按4.3予以重新评审.

4.4合同签订后，填写《合同管理及交接表》.分公司完成销售合同登记，合同交财务部保存，作为供货依据.

4.5合同地更改

4.5.1因某方原因更改合同对产品地要求，分公司与顾客沟通协商，填写《合同更改评审表》，双方签字生效.

4.5.2合同更改后，应将变更内容通知相关部门，确保与其相关文件地变更.

4.5.3更改地内容应重新进行评审.

4.6质量记录地管理.

质量记录地管理依据《记录控制程序》执行.

5相关支持文件

5.1《记录控制程序》

6表格

6.1《销售合同》

6.2《合同更改评审表》

6.3《合同管理及交接表》

6.4《优惠单》

6.5《工程变更审批单》

顾客沟通控制程序

1目地

通过与顾客建立有效沟通渠道，确保顾客地期望和要求能及时传达到组织各层次，并确保得到顾客满意，特制定本程序.

2适用范围

本程序对顾客沟通项目及沟通方式做出了明文规定.

3职责

3.1管理层应积极创建有效顾客沟通渠道和“以顾客为中心”之管理理念；

3.2营销策划部和分公司负责就顾客期望和需求等事宜与顾客进行沟通；

3.3营销策划部和分公司负责就顾客抱怨、退货、顾客满意度等事宜与顾客进行沟通.

4工作程序

4.1顾客沟通内容.

a）顾客对本公司产品/服务需求和期望；

b）合同签订、更改、执行等事宜；

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