物资管理手册文档格式.docx

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第二节财务部职责

财务部是指导、监督酒店公司各部门物资管理与使用情况的职能部门、是物资使用效率的牵引部门。

1．负责按照集团规定并结合公司的经营情况，与物资管理及使用部门共同制定并完善各类制度、流程。

2.负责组织编制、汇总、审核酒店公司年度预算；

根据年度预算对月度采购计划进行审核。

3.负责审核物资的采购计划、发票、出入库等相关单据的合理、合法性进行相应的账务处理，保证帐帐相符

4.负责指导物资管理及使用部门按照公司规定建立帐薄、台帐、报表，规范其日常的基础管理。

5.牵头负责对物资的价格进行管理，制定统一的管理办法；

负责审核销售物资的价格，并对执行情况进行检查。

6.负责对物资的管理情况进行检查，确保帐帐、帐实相符；

对超储积压或过期物资提出处理意见，盘活资金，减少积压。

7．负责对物资的使用或管理情况进行专项分析，上报总经理及相关部门，发挥参谋作用，提高物资的使用效率。

第三节物资使用部门职责

物资使用部门是所管辖区域所有类型物资的日常管理、使用、销售等过程的直接责任部门，最大限度的提高物资的使用效率和使用价值。

事业部总经理为物资管理的第一责任人，各物资使用终端单位负责人为物资管理的直接责任人。

物资使用部门有义务配合物资供应部门完成物资的采购与供应，具体职责是：

1.负责明确所申请采购物资的用途、质量、功能、规格、到货时间及库存等指标；

负责履行应有的物资申请审批程序。

2.配合物资供应部对采购过程中物资的成本（价格）进行控制；

配合物资供应部草拟合同，提供专业技术支持；

具有紧急物资实施采购的权力。

3.负责物资出库手续的办理，以及领出物资的日常管理，最大限度的发挥物资的使用价值，严禁出现遗失、责任损坏、浪费等现象的发生。

4.负责对本部门库房的日常管理，确保物资安全、帐实相符；

负责对代销商品建立台帐，定时进行销售统计；

提出对库房积压物资和过期物资处置意见。

5.负责部门实物资产的日常管理、台帐维护及报表管理。

6.接受公司物资管理部门的监督和检查。

第三章物资采购操作细则

物资采购实行预算管理，财务部是区分预算内、外的决定部门。

预算内物资的采购由事业部总经理审批后，物资供应部实施采购；

预算外（超预算）物资由使用部门向酒店公司总经理申请预算后，物资供应部实施采购。

年度预算内物资：

是指年初通过酒店公司批准的年度预算内包含的各类物资。

年度预算外物资：

是指年度预算内不包含的物资和超出预算的各类物资

月度计划内采购：

是指物资使用部门根据下月物资使用计划，于本月25日之前将所需采购的物资明细上报酒店公司物资供应部实施审核并执行的采购。

月度计划外采购：

是指物资使用部门在月度计划内未包含的物资需求，需要经过相关部门领导审核批准后执行的采购。

特殊物资采购：

是指金额较小，使用频繁、固定消耗的物资，并且已经得到公司采购审批（例如赠送物资需要业务招待费审批），采购员可按月核对的采购。

（例如各部门用鲜花、水果、桶装水、各类活动条幅、背景板、易拉宝等物资；

各部门可直接向物资供应部指定供应商联系供货，由固定验收人签字确认，凭各部门签字的验收单，物资供应部采购员按月与供应商核实结算）

紧急采购：

是指月度计划外需求，并且情况紧急，必须立刻执行物资采购以保证公司的正常经营，同时，确保物资的采购金额不超过500元，种类不属于资产和员工福利劳保类物资的采购。

第一节物资采购管理办法

1总则

1.1目的

为了明确新奥集团艾力枫社酒店有限公司（以下简称酒店公司）的采购管理体制，规范采购程序，使酒店公司的采购管理达到透明化、可控化、数据化，并最大程度的控制成本、提高效率、提升服务，特制定本办法。

1.2原则

集中采购原则、计划采购原则、采购创收原则、成本控制原则、服务优先原则

1.3执行方针

酒店公司采购工作执行以下“五适”方针：

以适当的价位，在适当的时间，从最适合的地点，购置适当品质及适当数量的物资。

1.4适用范围

本办法适用于符合酒店公司所有非工程性物资的采购行为。

2管理体系及组织权责

2.1酒店公司物资采购的归口管理部门为物资供应部。

2.2酒店公司的物资采购管理主要集中在采购行为及过程管理、采购信息管理、采购资料管理及供应商关系管理四个方面。

2.3采购管理执行根据物资专业分类相对集中的原则，打破部门物资分类的局限，真正实施集中、规模、专业化的采购。

2.4各业务部门以及物资供应部的组织权责如下表：

部门

权责

业务部门

1.明确（质量、功能、时间等）需求;

2.配合物资供应部对采购过程中物资的成本（价格）进行控制；

3.配合物资供应部草拟合同，提供专业技术支持;

4.负责有采购权限部分的物资采购（紧急采购）;

6.接受采购监督（紧急采购）；

物资供应部

1.负责导入先进采购管理思想,制订、修订采购管理制度;

2.负责月度采购计划的汇总、申请的审批及采购合同的草拟；

3.负责酒店公司所有物资采购的执行及费用支出的成本控制;

4.负责供应商管理、价格信息管理和采购资料管理;

5.负责库房管理;

6.负责监督所有采购行为；

说明：

上表中由各业务部门直接执行的紧急采购是指月计划外500元以下日常消耗及维修配件（资产类物资除外）的采购行为，这类物资的审批在一定程度上进行下放，并符合紧急采购的状况要求。

3职业要求及罚则

3.1业务部门不得以化整为零的方式规避紧急采购的金额限制（500元）自行采购，否则采购行为无效，相关负责人承担责任。

3.2持续降低采购成本是采购行为的首要职责，酒店公司领导及物资供应部主任应积极应用采购创收原则激励采购人员、提升其绩效。

3.3所有专职采购员不得以权利之便谋取任何私利，不得有任何导致采购成本上升、采购质量不佳的懈怠职责行为。

3.4严禁任何无权采购人员自行接洽供应商，收取或使用非规定渠道采购的物资。

3.5严禁所有面客人员私自与供应商互通、向客人推销而谋取私利。

3.6凡违反职业要求的,当事人及其主管领导承担损失，并处以通报批评、开除直至移交司法机关之责任。

4采购程序及规定

4.1月度计划内物资采购的申请及审批程序

4.1.1采购严格执行计划采购原则。

以月度计划申请为主，填报《月度计划内采购申请单》。

原则上不发生计划外申购，遇到特殊情况，做特殊申请，财务部、物资供应部对计划外采购有考核权，考核权重视具体工作情况和管理情况而定。

4.1.2每月25日（不包括25日）之前（如遇到国家法定假日，则提前进行），各部门应将部门负责人审批后月度采购计划报物资供应部，其月度采购计划包括各部门所有的物资需求。

以上各部门月度采购计划经物资供应部汇总后，按照职能要求履行审批手续如下：

部分物资

属于新奥集团资产管理办法中规定的资产类物资，各部门更应提前作好月度计划，直接填写到“月度计划内采购申请表”，物资供应部代各需求部门完成资产申购程序，各部门不需要再直接填写资产申购单。

4.2月度计划外物资采购的申请及审批程序

4.2.1各部门所发生月度计划外的物资采购，由于具有突发性和重要性，物资供应部不代为各部门完成审批手续，需求部门自行填写《月度计划外采购申请单》，正常情况下的月度计划外物资采购的申请工作程序如下：

以上工作程序中的阴影部分如不需要，可以省略直接进入下一工作程序。

未列入月度采购计划的资产类物资，物资供应部视为计划外采购项目，由需求部门自行完成审批手续，财务部、物资供应部对其进行考核。

4.2.2各部门出现月度计划外的紧急采购任务，且采购金额小于500元时，各部门可直接实施采购，执行紧急采购的审批流程，具体如下：

4.3特殊物资的采购程序

4.3.1特殊物资采购是指金额较小，使用频繁、固定消耗的物资，并且已经得到公司采购审批（例如赠送物资需要业务招待费审批），采购员可按月核对的采购。

（例如各部门用鲜花、水果、桶装水、各类活动条幅、背景板、易拉宝等物资）。

4.3.2特殊物资的采购可由各部门直接向物资供应部指定供应商联系供货，由物资供应部确认的固定验收人签字确认，凭各部门签字的验收单，物资供应部采购员按月与供应商核实结算。

4.4采购资料的管理

4.4.1采购资料主要包括各部门《月度计划内采购申请单》、物资供应部《酒店公司月度采购计划汇总表》、物资供应部《酒店公司月度采购计划任务分解表》、各部门《月度计划外采购申请单》、《固定、低值资产申购单》。

4.4.2物资供应部重点对《固定、低值资产申购单》实施编号管理，具体编号办法如下：

XAJD-WZ-GDZC/DZZC-2006-01-001

顺序编号

月份

年份

固定/低值资产

部门编号

新奥酒店

酒店公司各部门编号如下：

高球公司运营部—GQYY高球公司球场部—GQQC物业公司—WY

酒店公司—JD人力资源部—RL文化行政部—XZ

市场部—SC公关接待部—GG经营管理部—JG

物资供应部—WZ财务部—CW

4.5采购信息的管理及分析

物资供应部各专职采购员须对根据库房管理中的物资入库资料，集中公司物资采购的原始信息，得到酒店公司月采购总金额、各部门采购发生金额、各部门采购资金使用效率（物资使用金额/采购总金额）、各部门采购计划率（计划内采购金额/采购发生总金额）、库存物资盘点食堂原材料采购成本的监督与控制（纳入供应商管理）表、库存金额增减情况、采购创收评估、球场保养成本分析、高球经营项目的物资成本分析，形成酒店公司“月度物资供应分析报告”。

4.6采购的执行管理

4.6.1采购员须严格依据申购单采购，杜绝无申购程序的采购行为。

4.6.2采购员要做到货比三家，选择性价比最优的方案实施采购，对供应商的管理按《艾力枫社酒店有限公司供应商管理办法》（制度编号JD/ZD1303A-2005）执行。

4.6.3采用长期供应商供货的物资，采购员必须定期对价格进行对比考察，形成档案资料存档，作为对长期供应商考核的主要依据，便于长期供应商管理。

4.6.4采购员负责按申请部门的质量、功能、时间等要求确保准确到货。

4.6.5采购合同的签订严格按照公司合同管理程序审批，使用部门负责明确技术、功能、规格、型号等要求。

4.6.6凡属大宗采购项目，由经营管理部组织招标，必须严格按照《新奥置业集团招标管理办法》（制度编号：

ZY/ZD0701B-2005）中规定的程序实施。

第二节物资采购操作细则

1.月度计划内采购申请流程

活动名称

活动编号

活动负责人

活动程序及工作标准