秘书学与秘书实务.pptx

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秘书学与秘书实务,第一章绪论,第一节秘书学的基本概念秘书一、我国秘书概念的流变

（一）我国秘书概念的古今异同,今天，“秘书”一词是对在领导者身边工作，为领导者处理信息、协理事务的服务人员的统称。

古代“秘书”一词最初却不是指人或者职务，而是指具有秘密性质或神秘色彩的文献。

这些文献主要有三类：

一类是指封建帝王宫禁内收藏的经籍；另一类是指朝廷中的机要文书；还有一类是指以隐语、咒语预决吉凶，占卦未来，推算气数，带有浓厚的迷信色彩的谶纬图箓。

由于“秘书”一词原义是指文献，故后来便将以掌典图书，著书立说为职责的官职称之为“秘书监”、“秘书丞”、“秘书郎”、“秘书令”。

秘书寺和秘书省均属国家机构，内设秘书监、秘书郎等职，负责收集、校阅、编修、保管图书。

由此可见，我国古代以“秘书”一词命名的官职或官署，并不真正从事现代意义上的秘书工作，故不能同现代秘书人员和秘书机构相提并论。

结论：

一是古今“秘书”一词所代表的概念具有明显的区别，古代“秘书”一词指物，现代“秘书”一词则指人，即为领导者提供特定服务的人员；二是古今“秘书”概念之间存在内在的联系。

“秘书”一词由“秘”和“书”二字组成。

“秘”即秘密、神秘的意思。

我国古代“书”一字指一般图书外，还包括版图、律令、户籍、族谱等文书和档案，这同现代意义上的秘书职能具有一定的相通之处。

（二）我国现代秘书概念的确立,源头1907年，安徽巡抚冯煦率先设立“秘书”、“助理秘书”的官职。

标志：

1912年，孙中山领导的中华民国临时政府设秘书处，内有秘书长一人，秘书若干人。

现代“秘书”一词的含义发生了以下变化：

首先，它彻底摆脱了与“图书”这一含义的联系，从指物转变为专指某种特定的职务；第二，秘书作为一种特定的职务，不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责，而真正具有了现代意义的秘书职能。

二、国外对秘书概念的解释,Secretary最早是指英王身边的辅臣今天，一切辅助主管人员从事行政和业务管理的人员都可以称为secretary,国际职业秘书协会的秘书概念,秘书应是主管人员一位特殊的助手，他掌握办公室工作技巧，能在没有上级过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示其主动性和正确判断能力，并在所给予的权力范围内作出决定。

美国职称辞典对秘书的要求,1全面处理机关、公司的行政工作；2能用速记记录口述；3将口述或复制的记录信息译成文字；4处理首长约会及提醒约会；5接见办公室来访人员；6接打电话；7处理首长重要邮件，拟写日常函件；8对办公室其他工作人员进行工作监督；9整理人事档案。

三、秘书的定义,秘书是以综合处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。

（一）秘书活动的根本对象是领导者,秘书活动的对象分解成两个相互联系的层次：

第一个层次是外围的、直接的对象，即秘书人员每一次具体的实务操作所直接作用的信息和事务；第二个层次是内核的，也是最根本的，对于秘书活动具有本源意义的对象领导活动。

离开了领导活动，秘书活动就失去了核心和方向，因而也就丧失了其存在的必要性和可能性。

结论：

没有领导活动，就没有秘书活动。

正确处理三对关系,为本级领导服务与为上级领导服务为本级领导服务与为下级领导服务为本级领导服务与为群众服务,

（二）秘书活动的根本职能是辅助管理,领导者职责是对自己所辖的系统进行正确有效的决策、计划、组织、指挥和协调，概言之，就是对所辖系统实施有效的管理和控制。

领导管理过程是个动态控制系统，是由研究、决策、执行、监督、反馈五个相互关联的子系统构成的。

现代领导管理控制系统的健康运行，是建立在信息的有效环流基础之上的。

没有秘书人员收发文件、组织会议、接打电话、处理传真、操作电脑，领导管理控制系统的信息一刻也无法运行。

结论：

没有现代秘书活动，就没有现代科学领导与管理。

（三）秘书活动的根本方式是处理信息和事务,秘书活动的过程，本质上就是处理信息的过程。

秘书处理信息的过程必然表现为处理事务的过程。

秘书办理事务与处理信息相互交融、相互依存。

离开了秘书实务，信息处理便无从着手；离开了处理信息，秘书事物就失去了方向，显得毫无意义。

（四）秘书活动的根本性质是辅助性,辅助性包含“辅”和“助”这两个互相联系的方面。

“辅”相对“主”而言，也就是说，秘书活动相对领导活动而言，本质上是从属的、被动的。

作为秘书活动根本对象的领导者，同时又主导和制约着秘书活动的本身，是秘书活动区别于其他职业活动的又一显著特性。

这一特性衍生出秘书活动的一对基本矛盾：

一方面秘书活动既要被动服从领导活动，另一方面，又要主动服务于领导活动，用通俗的话来概括，就是“既不越权，又不失职”，其他矛盾都由此派生。

第二节秘书活动的起源,一、代表性观点

（一）国家说观点：

秘书活动起源于国家。

依据：

斯大林马克思主义与语言学问题：

“生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书”,“国家说”的不足之处,“有条理的文书”在国家产生之前就已出现。

6千多年的西安半坡仰韶文化已有文字雏形。

5千年前的山东大汶口文化和上海良渚文化，已出现整齐规则的刻画符号。

黄帝时的苍颉和诅诵收集分散的刻画符号并加以整理和改造，创造出了系统划一的文字。

三皇五帝的文书有“三坟”、“五典”、“八索”、“九丘”，简称“坟典”。

（二）文字说,秘书活动的起源不依赖于国家的出现秘书活动的起源必须以文书的出现为先决条件，因为文书工作是秘书活动的核心，而文书必须用文字符号来书写和表达，没有文字便没有文书，因而也就不可能有秘书活动。

“文字说”的不足之处,文书工作是秘书处理信息和事务的手段之一。

作为秘书活动直接对象之一的信息，除了以文字符号表达的书面形态外，还具有口头的言语形态和实物形态。

尚书尧典记载：

“帝日：

龙！

朕堲谗说殄行，震惊朕师，命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允。

”孔子注曰：

“纳言，喉舌之官，听下言纳于上，受上言宣于下。

”,二、秘书活动起源的前提,

（一）随着社会的发展，从社会管理活动中分化出辅助管理活动；

（二）这种辅助管理活动必须以综合处理信息和日常事务为基本特征。

根据这一假说，可以推断人类秘书活动的起源，早于国家和文字的出现。

第三节秘书学的学科对象、研究领域和理论体系,一、秘书学的学科对象秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。

秘书活动是指秘书主体在辅助领导者实施管理的过程中的全部行为表现的总和，是秘书活动的主体与客体、职能与环境、内容与形式、目的与手段、心理与行为、个体与群体、历史与现实的辩证统一。

二、秘书学的学科领域,

（一）秘书活动主体研究研究秘书活动主体的目的在于阐释秘书人员的社会地位和特征、思想意识修养、知识能力结构、个性心理素质、职业道德和行为规范，尤其是要深刻阐释国际化背景下秘书人员全面提升素质修养的原则、方法和途径，为培养国际化秘书人才提供指导。

（二）秘书活动职能研究,秘书系统的职能是指秘书系统围绕辅助管理的根本职能所发挥的作用和效能。

秘书活动要实现辅助管理的根本职能还必须通过履行具体的职能发挥作用和效能。

研究秘书活动职能的目的在于从理论上弄清秘书活动的根本职能应当通过哪些具体的职能来实现，这些职能各自具有哪些特点和基本原则，从而为秘书活动指明方向。

（三）秘书活动方法研究,秘书活动的职能最终必须通过秘书活动具体方法来实现。

研究秘书活动方法，就是要解决秘书工作具体做什么和怎么做的问题，包括秘书工作的具体职责以及履行职责的手段、形式、途径、步骤、程序、技能等。

（四）秘书活动环境研究,内部环境是指秘书所在组织的领导方式、工作制度、人际关系、物质条件等等；外部环境是指与秘书活动相关的法律法规和规章制度，以及社会的政治、经济文化环境等等。

研究秘书活动环境，有利于协调秘书活动主体与环境的关系，使秘书主体更好地适应和改造环境，同时也使秘书活动的环境更能激发秘书主体的积极性和创造性。

（五）秘书活动源流研究,既包括中国秘书活动历史的研究，也包括外国秘书活动历史的研究。

而中国秘书活动历史的研究，又包括中国古代秘书活动历史、中国近代秘书活动历史和中国现当代秘书活动历史的研究。

研究中外秘书活动历史的目的是“古为今用”、“洋为中用”，继承和发扬秘书活动的优秀传统，借鉴历史的经验教训，开创秘书工作的新局面。

（六）秘书教育研究,现代秘书教育促进了秘书活动的现代化与科学化，而现代秘书活动又迫切要求不断加强和改革秘书教育。

秘书教育研究的内容包括秘书教育的方向、目标、层次、规格、秘书教育的基本特点、方式、途径、手段、秘书专业的课程设置、教材建设、教学方法等方面。

三、秘书学的理论体系,

（一）理论秘书学是秘书学理论体系中，具有抽象性和普遍指导意义的基础理论体系，在整个秘书学科的理论体系中起着主导作用。

它的成熟程度决定着秘书学各分支学科的发展。

反过来，各分支学科的发展，又会促进理论秘书学的成熟。

（二）行业秘书学,将理论秘书学的基本原理运用于某一特定的行业，探索特定行业中秘书活动的特殊规律，因而具有一定的针对性和适用性。

如机关秘书学、企业秘书学、金融秘书学、科技秘书学、教育秘书学、司法秘书学、军事秘书学、公安秘书学、涉外秘书学、私人秘书学等等。

（三）历史秘书学,历史秘书学的任务是研究秘书活动的起源、沿革及其发展规律，为今天的秘书活动提供历史借鉴。

中国秘书史又可按部门分成若干分支，如行政机关秘书史、企业秘书史等等。

亦可按年代分成秘书发展断代史，如中国古代秘书史，中国现代秘书史等。

外国秘书史可分成若干国家或地区分别研究。

（四）技术秘书学,技术秘书学的任务是研究秘书工作的手段、形式、途径、步骤、程序和技能，具有较强的工具性和实践性。

技术秘书学可以采取综合阐述法，如秘书实务，也可以采取专题阐述法，如秘书接待、秘书文档处理等，或者专门介绍特定行业的秘书实务，如企业秘书实务。

（五）比较秘书学,比较秘书学是运用比较的方法研究不同国度、不同社会、不同民族、不同历史时期秘书活动的相互联系与区别，批判地继承古代秘书活动的遗产，吸收、借鉴外国秘书活动有益的经验。

比较秘书学作为一种研究方法，已开始在我国秘书学研究中广为运用。

（六）秘书学边缘学科,这类学科是秘书学与其他学科相交叉而产生的新兴学科，如秘书人才学、秘书心理学、秘书礼仪学、秘书美学、秘书教育学等等。

这类学科的发展，极大地拓展了秘书学科的研究领域。

第四节秘书学的学科性质和研究方法,一、秘书学的学科特点

（一）应用性秘书学本质上属于应用学科。

秘书学的理论抽象和概括，必须以生动的秘书活动实践以及由此产生的秘书活动经验为基础，为解决秘书活动的问题提供理论指导和对策方案。

另一方面，秘书学所提出的理论原则和对策方案必须在秘书活动的实践中接受检验，辨别正误或修正和完善。

（二）综合性,首先是由秘书活动的综合性特征决定的。

其次是由秘书学科的发展趋势决定的。

再次，是由现代思维科学和方法论对秘书学研究的影响决定的。

二、秘书学的研究方法,

（一）事实调查法

（二）经验总结法（三）案例分析法（四）抽象具体法（五）纵横比较法（六）移植借鉴法,第二章秘书系统及其组织形态,第一节秘书系统的基本要素组成秘书系统的基本要素有三项：

一是主体要素，即从事秘书活动的秘书人员；二是手段要素，即秘书活动的方法、技术、程序和以物化工具为主的物质手段；三是对象要素，即秘书主体通过一定的手段所作用的信息和事务。

秘书系统示意图,主体要素,对象要素,手段要素,领导系统,一、主体要素,秘书主体是指具有秘书资格和秘书行为能力的人。

只有当秘书资格和秘书行为能力相互统一时，才能构成秘书系统的主体要素。

秘书资格秘书主体行为能力,法定程序行政任命签订合同,身体素质知识素养能力结构行为倾向,主体要素的作用,主体要素起着主导性和决定性的作用秘书主体是秘书活动的具体实践者秘书主体本身的素质直接制约着秘书活动的质量和效率,主体要素受制因素,秘书主体不断提高自己的智力因素，以适应秘书活动手段的现代化。

对象要素的复杂性，要求秘书主体从对象的具体实际出发，采取正确的手段进行处理。

认识主体要素作用和地位的意义,有利于增强秘书人员的主体意识有利于加强秘书人员的自身修养有利于克服领导者对秘书工作的偏见。

二、手段要素,是指秘书主体用以影响和改变对象要素的方法、技术、程序以及物化工具的总和，是主体要素与对象要素之间的中介要素。

由“软件”手段要素和“硬件”手段要素组成。

软件手段要素,是指观念形态的手段，如秘书活动的方法、技术、程序等。

反映了秘书主体对秘书活动规律的认识和把握，是实践经验的结晶。

既要坚持，又要发展。

硬件手段要素,指秘书系统物质形态的工具（包括器具和装备），主要有两大类：

一类是用于信息记录、储存和传递的工具；另一类是为改善办公条件、提高工作效率而使用的工具。

三、对象要素,即秘书主体通过自己的行为，运用某种手段直接作用的信息和事务。

信息流通过搜集、分析、筛选、加工、传递信息，为领导系统的管理控制过程提供信息支持；事务流一方面通过不断地输入、输出和储存信息保障信息的有效循环，另一方面直接为领导系统的活动提供全面服务，支持其正常运行。

第二节秘书系统运动的过程、特征和原则,一、秘书系统运动的过程秘书系统是个信息流和事务流相互交织、连续运动的系统。

（一）信息收集反馈系统,负责收集和反馈来自各种渠道的、与本级领导系统职责相关的信息。

主要渠道有电话、传真、电子邮件、信函、公文、简报、报刊、书籍、广播、电视、网站、会议、展览、接待、现场调查和值班等。

（二）信息研究加工系统,承担对所收集反馈的原始信息进行筛选、整理、加工的重任，为领导系统和其他相关系统的制定决策和实施管理提供依据或参考。

主要工作包括及时向领导系统和相关系统编发简报、要闻、动态，根据领导系统和其他相关系统的需要选编文件集，根据收集反馈的信息撰写调研报告，根据领导系统的要求起草工作计划和决策方案等。

（三）事务保障支持系统,处理同领导系统本身活动有关的事务，为领导系统的活动提供事务性服务，确保领导系统的高效运行。

工作主要包括安排和协调领导的各项活动，做好各种会议记录以及领导视察、考察时的讲话记录，为领导起草讲话稿，完成领导交办的各项事务，向领导系统提供后勤保障和安保服务等。

（四）信息内反馈系统,但在某些情况下，领导系统发出的决策信息难免存在一些偏差，在对外传递之前，被秘书系统检测出来，并由秘书系统回输到领导系统重新加以调整。

这种回输由于是在信息输出之前进行的，我们把它称为内反馈。

（五）信息传递系统,上图中的信息传递系统专指秘书系统向特定的受控系统传递本级领导系统确认后信息的工作环节。

主要工作包括代领导系统拟写、修改文件并通过文书、电信、传媒、网站等渠道传递或发布，安排组织各种传达性、布置性、发布性会议，以电话和当面约谈的方式传达领导系统的信息等等。

（六）抗干扰系统,抗干扰系统的任务一方面是提高领导决策信息输出的强度，增大信噪比，另一方面是找出干扰源并加以克服，保证领导决策系统的决策信息得到全面、准确、及时传递到受控系统。

主要工作包括文书的催办、查办，领导系统决策事项以及领导者批示的督促检查，协调决策执行过程中的各种关系等等。

（七）信息储存开发系统,任务是把具备保存价值的信息按照一定的规律、运用一定的方法和技术保存起来，以便随时向领导系统和其他有关系统提供咨询服务和参考利用。

主要工作包括通过录音、摄影、摄像以及手工记录等方式搜集和积累资料，做好文件的平时归卷、保管以及立卷归档工作，管理档案并为领导系统和有关方面查考利用提供方便，编写领导活动的大事记和本组织的年鉴，办好反映本组织历史的展览等。

二、秘书系统的基本特征,领导活动的辅助系统包括：

秘书系统、职能系统、内设信息咨询系统、社会化的信息咨询系统。

与其他系统相比较，秘书系统的辅助管理活动有以下几方面的特征：

（一）中介性,首先，从管理控制过程来看，秘书系统在领导与被领导、管理与被管理、联系与被联系、决策与执行、施控与受控的相互关系中，属于中介层次。

其次，秘书系统处于信息的输入与输出、传递与反馈的中介地位。

信息输入输出,秘书系统,领导系统,直线系统,职能系统,中介性的意义,决定了秘书系统本身是一个非独立的辅助管理系统。

决定了秘书系统在整个管理系统的活动过程中，必须扮演承上启下，协调内外，沟通左右的特殊角色，发挥“纽带”和“桥梁”的特殊作用。

（二）直接性,在岗位设置上，秘书系统直接隶属于领导领导系统，贴近并对应领导系统开展工作；在工作过程中，秘书系统直接听命于领导系统，直接对领导系统负责，直接向领导系统传递和反馈信息，直接处理领导系统交办的事项。

相比较而言，其他系统的辅助活动，由于往往需要经过秘书系统这一中介才能完成，故表现为一定的间接性。

（三）全面性,辅助职能的全面性辅助过程的全面性辅助事务的全面性,（四）潜隐性,活动名义的假借性活动过程的幕后性劳动成果的潜在性,（五）机要性,秘书系统活动的中介性、直接性、全面性和潜隐性特征，决定了秘书系统在其辅助领导系统实施管理的过程中必然要接触各种秘密。

与其他辅助管理系统相比，秘书系统知密多、知密早、知密广、知密深，因而其活动过程具有突出的机要性特征。

三、秘书系统运动的基本原则,

（一）整体性原则

（二）有机关联性原则（三）动态性原则（四）目的性原则,第三节秘书机构含义、称谓和类型,一、秘书机构的含义秘书机构是指在一个组织系统中，根据领导系统的工作需要设计并配置的，由两个及以上的秘书人员组成的，具有共同目的和明确工作规范的综合性辅助部门，又称秘书部门。

构成秘书机构的条件,

（一）复合的主体

（二）共同的目标（三）制度化的组织结构（四）完整的工作制度和行为规范,二、秘书与秘书机构的称谓,

（一）秘书人员的称谓1秘书2文员3文书4文秘5.助理6.行政7.内勤,

（二）秘书机构的称谓,1办公厅（室）2以“秘书”定冠，后缀“局”、“处”、“科”、“股”等机构级别名称3根据业务分工的性质确定名称4行政部,划清两条界线,在以“办公室”称谓的机构中划清秘书机构和非秘书机构。

“办公室”有三类：

秘书机构；非秘书性质的职能机构；综理型机构。

判断秘书机构的方法,看其活动的性质领导机关名称后直接写上“办公室”市人民政府办公室市人民政府侨务办公室,在秘书机构内部区分秘书性质部门和非秘书性质部门,秘书机构是专门为领导活动提供全面服务而设计的功能齐全的机构，故需配备一些专门化、技术性强的部门；秘书活动具有全面性，领导常将暂时难以划归职能机构管辖或暂时难以独立建制的部门附设于秘书机构之中。

三、秘书和秘书机构的类型,

（一）按工作时间分1常设性秘书和秘书机构2临时性秘书和秘书机构,

（二）按社会性质分,1国家公务秘书和秘书机构2社会公务秘书和秘书机构3私人秘书和秘书机构,（三）按服务对象分,1为领导集体服务的秘书和秘书机构2为个人服务的秘书和秘书机构,具有领导职务的个人非领导职务个人,第四节秘书机构的设置,一、秘书机构设置的原则

（一）适应性原则同秘书机构的目标相适应与领导活动的特点相适应和社会和时代环境相适应,

（二）适度性原则,纵向层次要适度横向数量（即管理跨度）要适度,（三）分工协调原则,把秘书机构的目标和任务分解到每一个部门及成员加强协调机制，使协调制度化、程序化,（四）优化性原则,根据每项要素、每个成员的不同特点，确定合理的结构比例和方式，以求最佳的组合效应。

二、秘书机构的隶属关系,秘书机构隶属于同级领导机关。

与上一级机关中的秘书机构不存在垂直领导关系，也无双重领导关系。

它们之间的关系是工作上的指导与被指导关系。

三、秘书机构的结构,

（一）业务结构

（二）群体知识结构（三）群体智能结构（四）年龄结构,第三章秘书系统的职能,第一节决策辅助一、决策辅助概述

（一）决策辅助的含义和作用1.决策的含义：

狭义决策决断广义决策过程,2.决策辅助的含义和作用,所谓决策辅助，就是在决策的全过程中，给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

（二）决策辅助的特征,1经常性秘书系统的决策辅助活动，不仅体现在程序性决策的过程中，而且贯穿于所有的非程序性决策之中。

2多功能性,决策本身也是一个大系统，它由决策系统、智囊系统、执行系统、监督系统、信息系统等子系统组成。

秘书系统的决策辅助活动不仅具有综合处理信息、推动信息环流的信息系统功能，而且还具有智囊系统、执行系统和监督系统的某些功能。

3综合性,综合性是指秘书系统决策辅助活动范围十分广泛。

决策程序中的每一个环节，存在着大量的事务工作和协调工作，需要秘书系统协助领导系统去处理、去实施。

4全过程性,秘书系统的决策辅助活动贯穿于领导系统决策过程的始终准备阶段决断阶段实施阶段反馈阶段,（三）决策辅助的原则,1定位原则只能发挥参谋、智囊和助手作用，做到只“谋”不“断”。

2超前原则,决策本身存在的问题决策滞后性决策执行的不确定性,秘书系统要做好三方面的工作,认真做好信息的预测工作；积极向领导系统提供超前性、防范性决策课题和预案；提前做好领导系统决策活动的各项事务性准备工作。

3信息原则,在领导决策的每个阶段、各道环节中，及时、准确地提供有效、适用的信息，起到领导系统的“耳目”和“喉舌”的作用。

4协调原则,秘书系统在决策辅助活动中的协调主要包括决策程序安排、决策过程中的事务处理以及决策目标所涉及的各种工作关系、组织关系、利益关系的协调，其目的是整合各种力量、调节各种关系、理顺各项程序，为领导系统的决策提供保障。

5谏诤原则,任何一项决策总会受到对象、环境、体制和程序的制约，加上决策主体在知识、能力、经验等方面或多或少总会存在某些不足，因此，决策中的偏差乃至失误在所难免。

秘书系统要善于及时发现领导系统决策中的偏差或失误，实事求是地反馈、谏诤，积极提出调节或修正原来决策的意见和建议，供领导系统参考。

二、决策辅助的主要环节,

（一）发现问题，提供决策课题，协助领导系统确定决策对象和目标秘书系统在决策辅助的过程中，首要任务便是发现、分析问题和机遇，主动地向领导系统提供决策课题，帮助领导系统解决“决策什么”和“为什么决策”的问题。

1秘书系统平时应当注意发现和分析的问题,

（1）外部环境的变化对组织发展构成的潜在影响。

（2）本组织在发展过程中所暴露问题与不足。

（3）领导系统的既定决策目标以及执行过程中存在的问题。

（4）内部氛围和组织效率问题。

2提供决策课题要掌握的时机,问题和机遇可能出现但尚未出现，或者刚刚出现，但领导系统尚未认识把握。

问题已经出现并迫切需要解决，或者机遇已经到来，领导系统尚未顾及。

情况发生了变化，或出现了新的问题，需要调整和修正原来的决策目标。

（二）搜集并提供信息，为领导系统的决策提供科学依据,1知识性信息2法律政策性信息3事实性信息4经验性信息,（三）拟写和预审备择方案,1拟审决策方案备择方案应当满足以下几个基本条件：

（1）目的性

（2）可选性（3）差异性,2拟审公文,

（1）拟写公文

（2）审核公文,（四）组织专家进行咨询、评估、论证、听证,1组织专家进行咨询、评估、论证

（1）掌握有关智囊机构或有关专家的情况,

（2）选择适当的论证形式和方法,头脑风暴法反向头脑风暴法“德尔菲”法名义群体法,2组织决策听证,对一些重大问题的决策，除组织专家咨询和论证外，还应当举行听证会，广泛听取各方面的意见。

（五）反馈信息，检出偏差，提高决策的正确性,1外反馈与内反馈外反馈是指将某一系统输出的结果，再通过系统外的渠道返回该系统；内反馈则是指信息在尚未输出系统之前、或在传输过程中，由内部子系统先行检测、反馈、调节，然后再输出。

秘书系统信息内反馈的主要工作,

（1）决策执行预测即在决策指令的传递过程中，考察决策指令与已知的受控系统的信息之间的相互关系，预测受控系统在指令的作用下，可能产生的行为和结果。

（2）决策信息比较,将同级领导系统的指令信息与上级领导系统的指令信息相比较将现时态决策指令与历时态决策指令相比较比较横向系统之间的指令信息将决策指令同受控系统的实际情况作比较,（3）谏诤,秘书系统的信息内反馈的性质和作用，决定了秘书系统在决策辅助过程中扮演同领导系统“唱反调”的角色。

所谓“反调”，就是通过预测