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秘书实务

第一章秘书工作的历史发展

第一节秘书的产生与发展

第二节秘书工作的产生与发展

第一节秘书的产生与发展

一、秘书的产生

秘书最早产生于夏商周时期，是位于首领身边参谋议事制作公文的人，与今天的文书人员有些相似。

秘书与文书的区别与联系？

第一节秘书的产生与发展

二、“秘书”的溯源

密藏之书——“秘书”一词最早出现在汉代，是指宫禁中的密藏之书。

《汉书·刘向传》：

“诏向领校中五经秘书”。

班固曾任兰台史令，负责典校秘书。

神秘之书——古代神秘之书指“谶纬图箓”等书

古代官署——秘书省（东汉至晋）

古代官职——秘书监（南北朝至宋）、秘书郎。

到东汉桓帝时，设秘书监，是负责管理图书密籍的官职，相当于国家图书馆馆长或档案馆馆长。

二、“秘书”的溯源

在西方，“秘书”一词源于拉丁文，其意是“可靠的职员”。

在西方国家，秘书一般指政府、各社会组织和个人聘用的从事公务服务、处理文字及办公事务的工作人员。

“国际秘书联合会”给“秘书”下的定义是：

“秘书应是主管人员的一位特殊的助手，他（她）掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。

”

三、秘书的定义

是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。

他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

秘书服务的根本对象是领导者；　　

秘书活动基本方式是处理信息和事务；

秘书活动的根本性质是辅助性；　　

四、秘书的类别

按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类；

以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：

行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书；

以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、金融秘书、军事秘书等

五、现代社会对秘书人员的要求

秘书外貌的要求；

秘书要是杂家；

秘书要有专长；

秘书要有发展潜能；

秘书的专业化和职业化。

六、秘书职业资格鉴定考试介绍

国家秘书职业资格证书由国家劳动和社会保障部推出。

秘书资格认证考试时间一般为每年的6月和11月，提前两个月报名。

考试内容分秘书（涉外）、秘书（普通）两个种类，每个种类分国家职业资格五级、四级、三级和二级共四个级别。

其中，秘书（涉外）专业外语考核设英语、日语、俄语3个语种。

（一）国家对秘书职业资格的鉴定

1．1997年国家职业技能鉴定专家委员会增设了秘书专业委员会。

98年5月，国家劳动和社会保障部颁布了国家秘书职业技能鉴定等级标准，并在五城市设秘书等级考试中心。

2．1999年9月国家劳动和社会保障部组织修订了《国家职业技能标准——秘书（试行）》和《国家职业技能鉴定规范（秘书）》，随之重新推出了《秘书职业技能培训鉴定教材》。

2003、2006年又对秘书职业鉴定的培训教材进行修改。

3．考试形式分为理论知识和实际技能两部分，但至今举办的考试实际技能操作还未能从书面笔答变为实际操作。

考试有全国统一的考试指定教材。

考试借鉴了国际上英国、美国等国家的秘书等级考试方法。

目前在秘书行业还没有执证上岗的要求。

4．目前秘书职业技能培训鉴定在北京市的通过率占参加培训测试秘书的70％以上。

（二）国家对秘书职业资格鉴定的内容

1．国家对秘书职业资格鉴定的对象和层次划分

在《国家职业标准——秘书》中将秘书职业等级分为五级。

对不同等级的秘书归纳了共同的职业能力特征：

“要求具备较强的文字与语言表达能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。

”

2．国家对秘书职业资格鉴定的内容：

（1）鉴定内容基本上是以秘书工作的基本要求和不同等级秘书的具体工作内容来划定的。

基本要求包括：

文书基础、办公自动化、速记、法律与法规、企业管理基础五方面。

基本内容部分主要采取书面考试的形式。

对各级秘书的工作要求也规定了相应的考试内容。

（三）我国引进的两种秘书职业考试

1．英国的剑桥秘书证书考试

英国剑桥大学考试委员会的剑桥秘书证书所遵循的标准是为世界各国所推崇的。

证书考试的程序和评估设计被认为能适用于不同的地点、体系和文化。

英国剑桥秘书证书主要从8个方面考察秘书的能力：

（1）文字处理方面的能力；

（2）交流和任务管理方面的能力；（3）办公室管理能力；（4）速记能力，

（5）对客户服务的能力：

（6）沟通技能，（7）组织会议和事件的处理能力，

（8）信息和沟通技术（重点在计算机应用）。

2．英国的NVQS秘书考试

NVQS（NationalVocationalQualificationSystem）即国家职业资格证书制度，是英国的以国家职业标准为导向，以实际工作表现为考评依据的一种新型的职业资格证书制度。

NVQS的秘书考试英文原文是Administration，是英国NVQS行政管理及文秘标准委员会制定的，它的职业概念涵盖了行政或事务管理所包含的全部内容。

它的标准体系的基础部分所描述的职责主要是执行性的事务工作，包括来访接待、安全保卫、文件收发、信息处理、文档保管、文件准备和办公设备使用等等。

与我国所说的秘书职业相比，它强调了管理和行政事务。

秘书职业资格鉴定考试

秘书考试分成2门，即理论考试和实务操作考试。

理论考试全部为客观题，内容涵盖：

职业道德、基础业务，考试时间为1.5个小时。

实操考试全部为主观题，内容包括工作要求，案例分析，考试时间为2个小时。

案例分析部分播放录像；

涉外秘书考生加考外语，包括选择、填空、翻译、写作等题型（包括听力）。

第二节秘书工作的产生与发展

一、我国古代秘书性工作的发展

原始社会后期：

皇帝设“六相”，以仓颉为史官；

尧舜设百揆、秩宗、纳言等官职兼秘书工作　　

特点：

工作范围不广，一人负责多事，分工不明，但已脱离萌芽状态，有一定雏形。

夏商周：

我国秘书工作正式确立　　

夏朝建立，制度完善，秘书产生，太史令、左右史、秩宗。

殷商：

巫史合一，称为“史巫”，负责占卜、传达王命、保管文书。

西周：

史巫分家，史官任秘书工作。

春秋战国：

社会大变革，对内参与国王决策、起草文书、宣布命令；对外接访、信件　　特点：

分工明确、职责重大、地位上升、可以参政　　

秦汉：

秦：

御史大夫相当于现在的秘书长　　

汉：

尚书台掌管奏章、参与决策；主薄、书佐为中下层秘书，保管文书、写公文

特点：

地位空前上升，身兼多职

汉魏：

曹操改秘书为秘书令　　

两晋：

设秘书寺，下设秘书卿，秘书少卿，秘书丞，主簿官，形成完整秘书机构　　

特点：

汉魏统治阶级内部争权激烈，低级秘书提拔为高级秘书

隋唐：

隋：

避讳“忠”，中书省改为内史省，中书监改为内史监，门下省改为纳言　　

唐：

中书省出令，门下省审议，尚书执行　　

唐玄宗：

翰林学士，内相，学士型秘书

军队：

秘书官，参军地方：

参事，主簿，书吏　　

特点：

要求高，科举，书法，文理判事，口才，外貌。

宋元：

宋：

中央集权空前集中，只有中书省参与机密，设枢密院　　

元：

曾设行中书省，行枢密院　　

特点：

a机构更繁杂，分工细密　　

b军政分立，秘书工作分为枢密院，中书省

c严格考选制度

明清：

明：

内阁，六科，通政司，六书房，后期有司礼监　　

清：

内阁，南书房，军机处

地方：

师爷　　

特点：

已形成系统完备严密的秘书工作体制，皇权统治，行政管理的重要组成部分

甲骨金石文字——龟甲文字

甲骨金石文字——兽骨文字

二、我国近现代秘书工作的发展

1．清末：

纯粹以“秘书”二字命名秘书工作　　

2．辛亥：

承政厅、秘书长、政府文秘　　

3．国民政府：

从中央到地方建立健全秘书工作，明文规定职责，加强文书工作　　

4．新中国：

适合社会主义的工作组织组织制度，秘书长、办公厅主任　　

5．当代：

公务秘书，私人秘书

三、外国古代秘书工作

英：

处理国王通信，处理机密的高官　　日：

秘书是官职，中央政府一级的部长助理　　

俄、法：

秘密的文字材料

四、外国近现代秘书工作

美国：

1．政府秘书、行政、法律、公司、经理、专业、技术、医学、教育、财经、通信、首席文字处理员、文字处理员　　

2．秘书机构：

白宫办公厅、国务院、对外秘书服务处、联合国秘书处　　

3．秘书教育与考试，特许职业秘书考试　　

4．社会、专业、智能化

英国：

1．秘书机构：

内阁办公厅，内阁秘书处，内阁常务秘书，下院事物处、下议院长办事处　　

2．职级种类：

（政府、私人、公司）行政-执行-文书、办事员-助理

五、秘书工作的新变化

1．社会经济发展促进秘书工作体制的变化，由官职化向社会化和职业化发展；　　

2．社会政治的变化促进秘书辅助和服务对象的变化；

3．社会文化的发展对秘书工作的辅助和服务提出更高的要求；

4．科学技术的发展促进秘书工作工具和手段的发展；

5．社会管理的发展促进秘书工作范畴的拓宽。

六、国际行政管理者协会和秘书节

INTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFDSSIONALS缩写为IAAP，即“国际行政管理者协会”，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心平台。

前身为“国际职业秘书协会”，成立于1942年，原名美国全国秘书协会，总部在美国密苏里州堪萨斯城。

自1952年起，“国际行政管理者协会”还将每年4月最后一个工作周定为“秘书周”，该周的星期三定为秘书节，并举行相关的庆祝活动。

2000年，“国际行政管理者协会”宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。

第二章秘书工作的内容与特性

第一节秘书——办公事务辅助

一、办文二、办会三、办事

一、办文

（一）文稿撰拟

1．要明确自己代笔者的地位。

2．要准确使用规范的文种。

3．要选用准确而庄重的语言表达。

4．要反复进行认真修改。

5．要依据可靠。

6．要有精益求精、认真负责的态度

（二）文书运行

文书运行包括收文和发文两个程序化运行过程。

收文程序的主要环节有：

签收登记分办传阅拟办批办承办催办注办等。

发文程序的主要环节有：

授意拟稿审核签发复核缮印校对用印登记封发等。

安排公文运行程序，都必须注重以下方面：

（1）程序的有序衔接性。

（2）程序运作的规范性。

特别要强调严格按保密规定办理。

（3）文书运行中智能辅助的渗透性。

（4）文书运行的反馈性。

（三）文书整理

文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理，主要包括文书立卷和案卷归档。

文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、特征和一定的规律组成案卷。

文书立卷六特征

问题特征文种特征时间特征地区特征通讯者特征作者特征

（四）文献材料的保管和利用

秘书保管和利用的文献资料，除了在一定期限内的有关文书档案材料外，主要是与领导工作相关的、秘书业务中要经常使用的参考书、工具书、工作手册、年鉴、事典、百科全书，往来单位和人物的电话号码、邮编、住址及相关背景资料，办事指南、业务最新动态、相关报道和秘书的要事记录、剪报等。

二、办会

（一）会务工作的原则和任务

1．要强调与领导者主辅配合。

2．要强调周密安排，有序运作。

3．要强调热情服务，提高效率。

4．要强调涉密会议的安全、保密。

5．要注重发挥参谋建议作用。

6．要注重规范性与灵活性的结合。

（二）会务工作的任务

秘书筹备会议、操办会务和为会议服务的工作十分繁重，归纳起来，主要有会前筹备、会议接待、组织联络、会场管理、会议文件工作、会议选举、会议保密、会议后勤服务、会间事务、会后总结工作等。

（三）常见会议

1．日常工作会议；2．信息发布会；3．展销会与展览会；4．座谈会与报告会；

5．总结与表彰会议6．现代化会议。

三、办事

办事包括办理日常事务、随机性事务和受权理事等，具体可分为以下几个方面。

（一）办公室事务；

（二）秘书接待工作；（三）秘书商务旅行工作；

（四）秘书商务活动；（五）秘书商务谈判活动；（六）突发性事务。

随机事务指难以预测的、不经常发生的或在职能分工边界上难以确定由谁处理的事务。

如突发性冲突、灾变、事故，冲击正常办公秩序的来访，干扰领导工作的无原则纠纷及其他随机出现的影响组织和领导工作正常秩序的现象和问题。

秘书受权理事，指的是领导者根据工作的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘书代表自己去处理，秘书根据领导的意图和委授的权力及要求，代表领导去处理交办的事务。

由于工作内容和领导需要不同，授权方式也不同。

如领导信箱。

第二节秘书——参谋智能辅助

一、秘书的修养与能力

秘书人员的自身修养与工作能力直接影响参谋智能辅助的发挥。

秘书人员的智力因素与非智力因素，也就是智商与情商。

二、秘书信息工作

（一）信息的收集与获取

（二）信息的筛选与分类（三）信息的存储与保密

（四）信息的传递与适当（五）信息的挖掘与利用

三、秘书调查研究工作

（一）调查研究的目的与主题

（二）调查研究的形式（三）调查研究的分工

（四）调查结果的分析与利用（五）调查报告的写作

四、秘书辅助决策工作

（一）决策准备阶段

（1）作出此项决策是否应该。

（2）此项决策是否必须作出。

（3）此项决策应何时作出。

（4）此项决策依据信息是否全面、真实、充分。

（5）此项决策的目的、意义和影响是什么。

（6）对此项决策应提出什么建议。

秘书可根据掌握的信息和有关依据，按领导的决策目的拟制供决策者选择的多套建议方案，

（二）决策形成阶段

（1）可设计新方案供决策者选择。

（2）可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。

（3）开展专家咨询活动，并将其意见和建议吸纳到有关决策方案中去。

（4）对各套初选方案征求意见，并根据各方面的意见进行修改。

（5）对重大决策的初定方案，由点到面进行推广。

（6）对各种供选择的方案进行对比分析。

（三）决策实施阶段

（1）对谋求认同的辅助。

（2）对纠正偏差的辅助。

（3）对行为失范的辅助。

（4）对克服重大失误的辅助。

（5）对克服运行失调的辅助。

6）弥补决策疏漏的辅助。

（7）对适应环境变化的辅助。

（8）对发现机遇的辅助。

第三节秘书——管理协调辅助

一、秘书人际关系

（一）秘书与领导的关系

（二）秘书与同事的关系（三）秘书在单位外的人际关系

二、秘书的商务沟通

（一）横向沟通

（二）纵向沟通（三）团队沟通（四）网络沟通

三、秘书的督查工作

1．要抓住领导工作的重点、难点和热点。

2．要正确理解和贯彻领导意图。

3．要及时反馈信息。

4．要坚持原则。

5．要讲究效率。

6．要谋求协调有序。

第四节秘书工作的特性

一、秘书工作的特性

1．领导近身综合辅助性2．角色意识多重性3．公共事务操办性4．职能活动中介性

5．作息边界模糊性6．主辅运作协同性7．工作绩效隐透性

二、秘书工作的作用

1．助手作用；2．参谋作用；3．桥梁作用；4．窗口作用；5．耳目作用；6．前期性和突出性

第三章秘书的修养和能力

第一节秘书的修养

一、政治修养二、道德修养三、工作作风修养四、文化修养五、心理修养

一、政治修养

熟悉党和国家的各项方针政策，熟悉单位有关的规章制度，遵守各项法律法规。

二、道德修养

传统道德与职业道德。

三、工作作风修养

1．踏实、细致、一丝不苟；2．敏捷、干练、勤快、主动；

3．联系群众、深入实际、求真务实；4．文明礼貌、谦虚谨慎、不卑不亢。

四、文化修养

基础知识+专业知识+相关辅助知识中华传统道德文化和现代文化的融合

五、心理修养

树立谦虚意识；树立自信意识；修炼宽广胸怀；培养稳健性格；培养坚韧性格；培养自控能力。

第二节秘书的知识结构

一、T型知识结构二、“图钉”型知识结构三、X型知识结构

一、T”型知识结构

其中“T”字的“横”代表基础知识，“T”字的“竖”代表秘书学知识、某一专业或学科知识。

这是我国以前长时间培养的秘书人员的知识结构。

二、“图钉”型知识结构

知识面：

基础知识知识干：

秘书专业知识知识核：

秘书专业知识中的核心能力

这是目前我们专业培养的秘书人员的知识结构。

三、X”型知识结构

“X”的两划分别为秘书学知识与将来从事行业的专门知识。

这是最为合理的秘书人员的知识结构，但在学校阶段没法形成，只能形成秘书的专业知识，至于将来从事行业的行业知识必须在工作中形成。

第三节秘书人员的能力——任职标准

一、以秘书工作任务确定的任职标准二、以秘书知识能力确定的任职标准

三、以理想要求确定的任职标准四、本专业秘书能力的细化与支撑课程

一、以秘书工作任务确定的任职标准

这类制定秘书任职标准的模式，是将秘书主要业务内容归纳出若干条标准，以此作为选任秘书的尺度。

如西方有的提出了这样的任职标准：

（1）准备经理与外联系的通信稿；

（2）阅读、签署和寄发一些行政函件；

（3）撰写讲话稿、备忘录和报告，代经理审阅；（4）撰写供发表的文章；

（5）校订其他人员准备和打印好的文稿副本；（6）查找参考资料中经理希望得到的情报；

（7）从各种资料中摘取情报供经理参考；

（8）筹办协商会谈和会议，并提醒经理们记住在这些场合他们应尽的职责；

（9）主动参加会议，做好服务，有时甚至主持会议；（10）负责管理和培训一名以上的其他雇员；

（11）为公司选择和推荐需要购置的办公设备和器材；（12）从容优雅地接待、会见宾客；

（13）整理和维护经理的办公环境和秩序；（14）能熟练地打字和速记，会使用电脑和各种办公设备；

（15）至少能使用一门外国语。

二、以秘书知识能力确定的任职标准

（一）对知识结构的要求

基础知识+专业知识+行业知识

（二）对智力方面的要求

观察力；注意力；记忆力；思维力；想象力。

（三）对能力方面的要求

1．阅读能力2．倾听能力3．口头表达能力4．书面表达能力5．协调能力6．管理能力7．信息处理能力8．公关交际能力

（四）对基本操作技能方面的要求

1．电脑应用2．语言运用技能3．速记和笔记技能4．现代化办公设备使用技能5．财务辅助技能6．快捷沟通技能

（五）对非智力因素方面的要求

1．广泛的兴趣爱好2．内外兼顾的双重性格3．优雅的气质风度

4．坚强的意志5．健康的体魄6．秘书的心理素质和身体素质

三、以理想要求确定的任职标准

美国“全美秘书协会”章程提出的秘书条件：

1．像心理学家一样善于观察和理解他人；

2．像政治家一样有灵敏的头脑；

3．像外交家一样有潇洒的风度；

4．有调查各种棘手问题的丰富经验；

5．有良好的速记能力以及文字功夫；

6．熟读各种商业往来中的法律关系；

7．能熟练地使用各种办公自动化机器；

8．具备相当的金融和税务方面的知识；

9．能熟练地对各种文件资料进行整理归类。

（一）在政治品德方面的理想标准

1．有远大理想，爱国爱党，清正廉洁２．提高政策和法治水平

　３．树立高度的责任感４．树立正确的世界观

　５．要客观、全面、发展、多角度看问题

　６．要有实事求是良好的作风，艰苦奋斗，密切联系群众，主动负责，严谨细致，讲究效率

（二）在职业道德方面的理想标准

1．忠诚守信，严守机密，诚恳待人。

2．不计名利，埋头苦干，甘居幕后，乐于奉献。

3．服从指挥，当好助手，参谋建议、拾遗补漏，做好领导近身的参谋助手。

4．谦虚谨慎，善于合作，平等待人，文明礼貌，廉洁奉公。

5．周密精细，谨言慎行。

第四章秘书的人际关系

第一节处理人际关系的原则和技巧

一、良好人际关系在秘书工作中的重要性二、处理人际关系的原则

三、处理人际关系的技巧四、正确认知自我五、准确认知他人

一、良好的人际关系在秘书工作中的重要性

（一）提高秘书人员的工作效率；

（二）营造和谐的团队工作氛围；（三）建立良好的人际环境。

二、处理人际关系的原则

处理人际关系的目的在于提高自己的人际吸引度。

（一）社会认知

指个人对他人的心理状态、行为动机和意向作出推测和判断的过程。

社会认识的范围：

表情范围、性格范围、关系范围等。

（二）处理人际关系的原则

规范性；平等性；目标性；诚实守信；相容性

三、处理人际关系的技巧

（一）善于观察别人

１．提高自己的观察能力2．观察别人的动作和表情

（二）展现自身魅力

１．加强心理修养2．扩展性格爱好3．提高社交能力4．重视第一印象

（三）创造交往机会

没有明显目的的交往让大家都感觉轻松。

（四）主动与人交往

交往中的主动性与积极性很关键，热情与尺度的把握是一门学问。

（五）加强情感联系

1．诚以待人

（1）关注对方的兴趣；

（2）倾听对方的谈话；（3）称赞对方的长处；

（4）了解对方的观点，并谈论其感兴趣的；（5）对别人表现出诚挚的关心；（6）记住别人的名字。

　2．严于律己

（1）不要轻易指责别人；

（2）不要隐瞒过失（自己的错误要及时承认，间接提醒他人注意自己的错误）；

　（3）不要以己度人；（4）不要人云亦云。

四、正确认知自我

（一）理性分析自我的性格

（二）认知自我的区域

自知自不知

人知开放区域盲目区域

人不知秘密区域未知区域

五、准确认知他人

（一）认知他人的途径

表情；动作；语言；服饰；社会关系等。

（二）认知他人的误区

1.首因效应2.刻板效应（定势效应）3.近因效应4.晕轮效庆（光环效应）

第二节秘书与领导的关系

一、领导需要怎样的秘书

（一）需要忠于职守、安于本分的秘书

（二）需要敏于观察、勤于思考的秘书

（三）需要提供信息、敢说真话的秘书（四）需要任劳任怨、能够分忧代劳的秘书

（五）需要能够联系群众、善于协调的秘书

二、秘书工作需要怎样的领导

（一）把握任职标准，选任称职秘书

（二）加强引导，培养不断进取的秘书

（三）加强理解，培养任劳任怨的秘书（四）加强沟通，培养配合默契的秘书

（五）加强磨炼，培养忠诚干练的秘书

三、秘书与异性上级的关系

（一）领导要正确对待异性秘书

（二）秘书要正确对待异性上级

　人格平等；以礼相待；公私分明。

四、领导班子与秘书群体的关系

（一）领导班子要有专人负责指导秘书工作

（二）领导班子的更替与秘书班子的相对稳定

（三）领导人与专职秘书的关系

五、秘书为领导班子服务中几种关系的把握

（一）为主要领导人服务与为领导班子服务

（二）为中心工作服务与为日常工作服务

（三）正确处理多头指示，避免酿成矛盾（四）加强沟通，促进领导班子的密切合作

（五）对口请示，避免交叉请示（六）逐级请示，避免越级请示

　　（七）加强沟通，避免产生误会（八）筛选信息，避免说是道非

第三节秘书与同事的关系

一、秘书与同事关系的特征

（一）秘书与同事是一种平等的工作合作关系¡ª¡ª向心力

（二）秘书在领导与同事之间传达指示，形成同事视秘书为领导的替身，领导视秘书为同事的代言人的情况¡ª¡ª离心力

二、秘书处理与同事关系的原则

1．真