秘书实务3.pptx

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第八章信息工作,一、秘书信息工作综述,

（一）“信息”的概念1.信息内容：

特定的事实、事件或主题等；形式（载体或媒体）：

如声音、图像、文字等；内容和形式的统一体。

2.信息的特性

（1）普遍性。

（2）时限性。

（3）开发性。

（4）非消耗性。

（5）可塑性。

（6）共享性。

（7）无限性。

3信息管理收集、整理、分类、保管、提取。

4信息分类字母、地区、主题、数字、时间。

PS：

分类应讲究科学性、系统性、逻辑性、实用性。

（二）秘书的信息工作,我们认识信息的目的，是为了开展秘书工作范围内的信息工作。

1秘书的信息工作2秘书信息工作的特点

（1）普遍性。

（2）紧迫性。

（3）开拓性。

3秘书信息工作的要求

（1）准确

（2）及时（3）全面（4）适用（5）安全,（三）秘书信息工作的基本程序,1信息收集2加工分析3载体转换4信息利用5信息反馈以上五个环节，周而复始地运动，是秘书信息工作的基本程序。

（四）常见秘书信息工作,资料剪贴1资料剪贴的方法2剪贴复制的过程

（1）将认定要留存的内容用较粗的笔划出边框。

（2）在划定内容的空白处标明内容出处，包括所载报刊杂志名、期刊号、登载具体时间、页码或版号等。

（3）将内容复印在A4纸上。

（4）利用放大和缩小复印功能；使复制内容字号大体一致。

3资料保存

（1）根据剪贴资料的量，选择页码薄厚适宜的剪贴簿。

（2）剪贴簿的第一页要做目录，以备查找方便。

（3）在剪贴簿的封页和背部做好必要的标签，标签要分类。

（4）按顺序插入要留存的资料并一一编注页码。

摘要卡,1一些需要摘录后留存的资料，可以采用摘要卡的形式。

2摘要卡是事先印制好的，一般是不小于64开大小。

3摘要卡也称“文献摘要卡”或“文件摘要卡”。

4摘要卡的优点是方便灵活。

5在摘要卡中，主要包括以下六项内容：

（1）所摘文献的出处，包括报刊、杂志、文献等名称；

（2）所摘文献出处的出版社、期刊号；（3）页码，指原书、原刊总页码；（4）分类和编号，指所摘内容在秘书摘要卡中的分类和编号；（5）摘要内容，这是摘要卡的核心部分；（6）摘录人和备注。

6摘要卡一般用卡片盒（箱）保存。

（1）卡片和卡片盒可以在办公用品商店买到或定制。

卡片盒有的有上盖，称为封闭的，有的没有，称为开放的。

秘书可以根据需要配置。

（2）一般一盒保存200张卡片，也有的保存量比较大。

（3）卡片盒前端有插放索引标签的地方，秘书要根据盒内摘要卡的内容，做好便于查找的标签。

秘书案头的“信息库”,1中、英文字典；2飞机、火车、轮船、班车的最新时刻表；3邮政编码簿；4电话号码簿；5国际国内地图册；6工商名录或同业名录；7应用文体式大全、秘书手册；8常用业务及管理工作范围的最新电话一览表；9办公室所有设备的说明书、维护保养手册及维修厂家、商家联系电话。

课堂讨论：

名片信息处理,二、调查研究工作,

（一）调查研究方法和秘书的调查研究工作了解情况，考察分析，调查研究是秘书获得信息、加工信息的常见形式。

毛主席曾经说过：

没有调查就没有发言权。

“没有调查研究就没有发言权。

”,

（二）秘书做调查研究工作的意义调查研究工作有着重要的意义，它是秘书人员参与辅助领导决策的重要依据。

在决策出台之前，秘书人员要对实际情况做周密深入的调查研究，掌握第一手资料，筛选，呈现给领导看。

以提高决策的准确性、可行性等。

（三）秘书调查研究的内容1政治性调研2政策性调研3市场调研4专业性调研5舆论热点调研,（四）秘书调查研究的主要形式,1调查的一般方法

（1）个别访问。

（2）召开座谈会。

（3）现场观察。

（4）发放书面问卷或表格。

（5）实际参与。

（6）查阅档案资料信息。

2研究的方法,秘书在研究中常用的主要方法。

（1）度量研究方法。

（2）系统研究方法。

（3）动态研究方法。

（4）比较研究方法。

（六）秘书调查研究的过程和要求,1准备阶段

（1）明确调研题目。

（2）选择调研对象。

（3）选配调研人员。

（4）准备相关信息资料。

（5）编制确认调研计划。

（6）设计必要的调查问卷和表格。

问卷和表格，是调研工作最大限度取得具有普遍意义,（5）编制确认调研计划,调研的目的和要求；调研的对象；调研的项目；调研所采取的方法；调研的组织分工；具体实施步骤（一般按时间顺序安排）；必要的表格与问卷；调研的要求与注意事项。

2调查实施阶段调查实施阶段主要有三大步：

（1）联系确认调查对象。

（2）实施调查（3）阶段性小结并复查验证调查结果。

3研究分析阶段4结论报告阶段PS:

调研报告写法,三、简报工作,

（一）简报及简报工作简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种。

（二）简报的作用传播信息。

简报本身即是一种信息载体，可以使各级机关及从事行政工作的人互相了解情况，吸收经验、学习先进、改进工作。

（1）使上级领导及时了解发文单位学习、工作、生产情况和问题，以便取得上级机关的指导与帮助。

（2）与同级单位沟通情况，促进相互了解。

（3）向自己所属单位传达有关方面的指示精神、部署工作、介绍经验，因而便于下属机关及时了解上级意图，以此及时调整步伐，推动各项工作。

（五）简报的格式（六）秘书做“简报”工作的要求快速、新颖、简短、保密。

大部分简报需连续分期印发，具有连续性，且有强烈的时间性。