印章管理办法95036.docx
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印章管理办法95036
印章管理办法
一、目的
为加强公司印章的管理，保护印章安全，规范印章使用，防范风险，特制订本办法。
二、适应范围
凡冠有“”字样的公章、各部门印章和业务专用章，以及公司领导签名章的管理均适用本方法。
三、术语和定义
1.公章：
指在经营管理工作和社会活动中使用的公章：
“”公章
2.签名章：
指公司法人代表章及总经理、执行副总经理签名章；
3.部门章：
冠以“”的各部门印章，如“采购部”、“销售部”等；
4.业务专用章：
冠以“”的适用于各部门开展专门业务使用的印章，如“产品合格章”、“报关专用章”、“财务专用章”及合同专用章等。
四、职责
总经办：
公司印章的归口管理；公司公章“”；
采购部：
负责刻制经总经办审核后的印章；
各部门：
负责本部门章及相关业务专用章的日常管理。
领导签名章：
由总经办或者公司领导指定的人员管理。
五、工作程序
1.印章的刻制
印章的刻制由使用部门填写《印章刻制申请表》提出申请，报总经办审批，由采购部统一安排有印章刻制资质的专业单位制作印章。
未经批准，任何部门和个人不得私自刻制、更换、注销印章。
2.印章的启用
总经办对采购部刻制的印章进行登记备案并移交申请部门后方可正式启用印章。
3.印章的审批权限
（1）公章的使用：
申请使用““公章，填写《用印审批表》，必须经申请部门主管副总经理批准或授权人员批准方可用印。
（2）申请使用公司领导个人签名章：
①当业务中需要领导本人签字而领导不方便亲自签字时，填写《公司领导个人签名章用印申请表》审批，同时事后请领导本人补签。
②当文件资料较多，签字比较繁琐并占用领导较多时间时，可申请使用公司领导个人签名章，填写《公司领导个人签名章用印申请表》，并经领导本人批准。
③申请部门章的使用：
须填写《用印审批表》经部门部长或授权代表同意后方可用。
④申请使用业务专用章：
须填写《用印审批表》经主管副总经理或授权代表同意后方可用。
4.印章的使用规范
（1）严禁在空白凭信、纸张上用印。
（2）外文函件用印，必须附中文翻译。
（3）原则上，禁止携带公章外出用印。
确因工作需要携带公章外出用印，公章借用部门应事先填写《借用印章申请表》，经借用部门主管领导和总经办主管领导、总经理或执行副总经理批准后由至少两人共同携带使用。
（4）携公章外出用印，监印员必须封装后交给带章人。
用印时，公章借用部门必须有两人同时在场当众拆封。
用印完毕后应现场封装，在场的两名用印人必须在封口处签名确认。
归还公章时，监印员必须检查是否封装、签名，印章是否完好无损。
借用印章超出申请归还的时间，则应注明延迟归还的原因.
（5）监印人必须亲自用印，用印前必须查验同意用印的审批文件，审查用印文件的内容、格式，确认无误后方可用印；对不宜用印的应向签发的领导说明情况，不符合手续的要责成补办手续后方可用印；盖印时要求图章清晰、端正，位置适当，盖印后要保存好用印依据材料。
（6）未经用印审批的文件，监印员有权拒绝用印。
需要紧急用印的文件，必须由监印员和用印申请人两人同时在场电话请示具有审批权的领导，经领导口头同意后方可用印，但用印申请人必须在10个工作日内补办用印审批手续。
（7）凡合同用印，必须经法务部门审核；已经签署完毕又需要修改的合同，必须经法务部门重新审核备案后方可用印，作废合同要在新合同用印时交回监印员处销毁。
（8）同一内容的用印文件内容有修改的，或者同一批用印文件资料不齐需要重新补充的，都必须再次履行用印审批手续。
（9）监印人必须对所有用印情况进行登记，登记使用《用印登记表》。
六.印章的管理
1.日常管理部门：
公章日常管理部门由总经办负责，各部门印章和相关业务专用章由各部门指定专人保管，签名章原则上由公司领导秘书或者公司领导指定的人员保管。
各保管人担当监印人。
各部门须将部门印章及业务专用章的保管人报总经办备案。
印章必须指定专人妥善保管，放置在可以上锁的柜子里，不使用时必须上锁。
2.印章的交接
（1）印章管理人员调整或者调岗、离职时，须办理印章交接手续，交接印章及相关资料。
（2）公章、领导签名章、部门章、业务专用章的交接，由部长监交，交接时须填写《印章交接表》。
3.印章的更换、废止
（1）印章因受损无法使用，重新更换印章时，需上交旧印章，同时提交新的印章刻制申请。
（2）印章丢失需重新刻制时，应提交相关的证明材料后才能重新办理刻制相关手续。
（3）如遇公司变更，原旧印章由总经办统一回收、存档管理，同时统一负责新印章的更换。
原旧印章封存五年以上方可申请销毁。
（4）公司所有废、旧印章的回收及处理统一由总经办负责。
4.印章的丢失
（1）印章如果丢失，需第一时间向部门部长及总经办报告并说明丢失经过。
（2）印章丢失部门及总经办应立即向当地派出所报案并领取报案证明，同时到相关报纸刊登遗失声明，遗失声明内容须经法务部门审核后由总经办统一刊发。
七.印章的奖惩处理
1.公司各级领导在用印审批过程中把关不严，或监印人不按规定用印、严重越权用印给公司造成重大损失的，按严重失职和重大责任事故处理，并追究当事人的行政和经济责任。
2.因保管不善，导致印章丢失，应对保管人进行批评处分。
3.总经办不定期派人去各部门检查部门印章和业务专用章的使用情况，对不规范用印的部门将进行通报批评，对用印规范的部门进行表扬。
八.附则
本办法由公司总经办负责解释。
借用印章申请表
借用部门
借用时间
借用何用
借印事由
申请人
接收人
归还人
归还时间
审批意见
总经理意见
主管副总意见
部长意见
备注：
1、请严格审批流程；2、审批完毕后交由总经办文字秘书备案；3、请将在外用印文件复印交由文字秘书存档。
借用印章申请表
借用部门
借用时间
借用何用
借印事由
申请人
接收人
归还人
归还时间
审批意见
总经理意见
主管副总意见
部长意见
备注：
1、请严格审批流程；2、审批完毕后交由总经办文字秘书备案；3、请将在外用印文件复印交由文字秘书存档。
公司领导个人签名章用印申请表
申请部门
经办人
日期
何位领导
签名章
申请部门
申请部门主管
副总经理
总经理
领导本人/
授权代表签字
备注：
使用领导签名章必须领导本人或者授权代表同意。
公司领导个人签名章用印申请表
申请部门
经办人
日期
何位领导
签名章
申请部门
申请部门主管
副总经理
总经理
领导本人/
授权代表签字
备注：
使用领导签名章必须领导本人或者授权代表同意。
印章刻制申请表
申请部门
申请时间
申请理由
刻制印章名称
申请审批
总经理
主管副总经理
部长
班组长
审核
总经办意见
制作
采购部意见
印章样式备案
接收印章人签名
时间
1、刻制董事长或执行副总经理印章必须经领导本人审批同意。
2、一般印章的刻制不需要执行副总经理及董事长签署。
印章交接表
印章名称
印章样式
移交人
时间
接收人
时间
监交人
时间
备注
印章交接表
印章名称
印章样式
移交人
时间
接收人
时间
监交人
时间
备注
印章用印登记表
监印人：
序号
时间
用印内容
用印部门
用何印章
用印人
批准人
备注
总经办备案印章（暂）
序号
名称
使用部门
备注
1
公章
总经办
2
人事部
人事部
部门章
3
财务部
财务部
部门章
4
办公室
综合部
部门章
5
合同专用章
销售部
业务章
6
财务专用章
财务部
业务章
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