第二篇 建账篇三.docx

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第二篇建账篇三

第二篇建账篇（三）

怎样设置会计报表？

 会计报表是根据帐簿记录对日常会计核算资料的归集、加工、汇总，并按照一定的格式和内容要求编制的报告文书，是提供会计信息的一种文件。

   对外公布的三张主要会计报表，即资产负债表、损益表、现金流量表是由国家财政部门统一制定的。

因此会计报表的设置主要指的是企业内部会计报表的设置。

会计报表的内容通常应该包括如下各项：

①报表名称；②报表的编制时间；③货币单位；④编制单位；⑤栏目；⑥填表人；⑦审核人；⑧财务主管。

向外报出的会计报表应依次编定页数，加具封面，装订成册，加盖公章。

报表的封面上应注明：

企业名称、地址、开业年份、报表所属年度、月份、送出日期等，并由企业领导、总会计师（或代行总会计师职权的人员）和会计主管人员签章或盖章。

会计凭证装订前怎样排序、粘贴和折叠？

凭证记帐后，应及时装订。

装订的范围：

原始凭证、记帐凭证、科目汇总表、银行对帐单等等。

科目汇总表的工作底稿也可以装订在内，作为科目汇总表的附件。

使用计算机的企业，还应将转帐凭证清单等装订在内。

装订前首先应将凭证进行整理。

会计凭证的整理工作，主要是对凭证进行排序、粘贴和折叠。

   对于纸张面积大于记帐凭证的原始凭证，可按记帐凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。

注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。

   对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。

小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。

如果是板状票证（如火车票），可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。

   对于纸张面积略小于记帐凭证的原始凭证，可以用回形针或大头针别在记帐凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。

   有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单，耗料单。

但在记帐凭证上应注明保管地点。

   原始凭证附在记帐凭证后的顺序应与记帐凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。

   经过整理后的会计凭证，为汇总装订打好了基础。

   所有汇总装订好会计凭证都要加具封面。

会计凭证装订前，要先设计和选择会计凭证的封面。

封面应用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸等。

一般的封面格式如下：

　　　　　　  　　东　风　商　场

　　　　　　　　　　　××凭证                               

　　年　月　日　　共　册　　　　本册为第　　册 

　　本册起止号码：

　自　号至　号             

　　会计主管：

　　　　　　　　　　　 　装订人：

　　怎样装订会计凭证？

   装订就是将一札一札的会计凭证装订成册，从而方便保管和利用。

装订之前，要设计一下，看一个月的记帐凭证究竟订成几册为好。

每册的厚薄应基本保持一致，不能把几张应属一份记帐凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中，要做到既美观大方又便于翻阅。

   一本凭证，厚度一般以1.5一2.0厘米为宜。

过薄，不利于戳立放置；过厚，不便于翻阅核查。

凭证装订的各册，一般以月份为单位，每月订成一册或若于册。

凭证少的单位，可以将若干个月份的凭证合并订成一册，在封皮注明本册所含的凭证月份。

   由于原始凭证往往大于记账凭证，从而折叠过多，这样一本凭证就显得中间厚，装订线的位置薄，订出的一本凭证象条鱼一样。

这时可以用一些纸折成许多三角形，均匀地垫在装订线的位置。

这样的装订出来的凭证就显得整齐了。

   装订前，要以会计凭证的左上侧为准，放齐，准备好铁锥、装订机或小手电钻，还有线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。

   下面介绍一种角订法：

（1）将凭证封皮和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封皮上角，做护角线。

（2）在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。

   （3）用大针引线绳穿过两个眼儿，如果没有针，可以将回形别针顺直，然后两端折向同一个方向，折向时将线绳夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。

   （4）在凭证的背面打结。

线绳最好把凭证两端也系上。

   （5）将护角向左上侧面折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。

   （6）向上折叠，将侧面和背面的线绳扣粘死。

以上参见下图。

   （7）待晾干后，在凭证本的侧脊上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。

装订人在装订线封签处签名或者盖章。

现金凭证、银行凭证和转帐凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。

目前，有的帐簿商店有一种传票盒，将装订好的凭证装入盒中码放保管，显得整齐。

怎样装订会计帐簿？

   帐簿在使用过程中，应妥善保管。

帐簿的封面颜色，同一年度内力求统一，逐年更换颜色，便于区别年度。

这样，在找帐查帐时就会比较方便。

帐簿内部，应编好目录，建立索引。

注意贴上相应数额的印花税票。

   活页帐本时可以用线绳系起来。

下面介绍活页摇夹使用方法：

（1）用摇手插入帐簿测面的孔中，向右旋转，开启摇夹。

（2）旋去螺帽，取去簿盖。

   （3）将账簿活页装入，可随意装用，最多可装300页。

   （4）复上簿盖，旋上螺帽，再用摇手向左旋转，锁紧摇夹。

以上方法的使用可见图１－２。

活页摇夹的络链条长50毫米，帐页在装入取出过程中，摇手旋转链条时要注意帐页轧住链条节头，当帐页被轧住时，摇手旋转不动，千万不要强旋，请用手轻轻摇动链条节头，不使帐页轧住，然后开启或锁紧摇夹。

这样可保持长期使用。

   摇夹使用的特点是比较安全，因为帐簿摇紧后，其他人员如果没有专门工具，不容易随意抽取、更换帐页，从而使得帐页不易散失；其缺点是成本相对高。

   账簿在过次年后，应将账簿装订整齐，活页帐要编好科目目录、页码，用线绳系死，然后贴上封皮，在封皮上写明帐簿的种类、单位、时间，在帐簿的脊背上，也要写明账簿种类、时间。

会计业务量小的公司，账簿可以不贴口取纸；会计业务量大的公司，帐簿上应该贴口取纸，可以按一级科目或材料大类，按帐页顺序由前往后，自上而下地粘贴，当合起账簿时，全部口取纸应该整齐，均匀，并能够显露出科目名称，不要在帐簿上下两侧贴口取纸，而应在右侧粘贴，这样，可保证整齐，存档时可以戳立放置，以便抽取。

   什么是会计电算化?

   会计电算化是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。

它主要是应用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐，以及代替部分由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。

会计电算化已发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术。

   会计电算化是会计发展史上的一次革命，对会计工作的各个方面都将产生深刻的影响。

发展会计电算化，有利于促进会计工作的规范化，提高会计工作质量；减轻会计人员的劳动强度，提高会计工作的效率，更好地发挥会计的职能作用，为实现会计工作现代化奠定良好的基础。

会计电算化帐务处理有什么特点？

   核算使用计算机处理与传统手工方式相比有以下特点：

（1）数据处理一体化。

在手工方式下，从编制原始凭证、记帐凭证到登帐、结帐、编制会计报表，要经过很多人的手工才能完成，增加了数据处理差错的可能性；而计算机则不同，数据一旦进入系统，记帐、对帐、汇总编制会计报表等，都是在一个一体化处理过程中。

（2）信息存放磁盘化。

在手工方式下，一切信息都记录在会计凭证、帐簿、报表等媒介上；而计算机方式下，除原始凭证，其他所有信息都能存放在计算机的磁性介质（硬盘、软盘）中，同时，随时可以根据需要，将信息打印到纸介质上。

磁盘可以进行拷贝，使会计数据的保存更加安全。

   （3）查询高速自动化。

在手工方式下，要查询一个数据，特别是收集某一汇总或加总数据时速度很慢，而用计算机查询，可以设定查询的条件，很快地查到所需要的数据；另外，在查阅时，还可以归类，打印查询结果。

　　常用的会计软件有哪些功能模块？

   会计核算软件是专门用于会计核算工作的电子计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序，从而替代人工，实现会计核算任务。

   会计核算系统是以帐务处理功能为核心，包括多种功能的有机组合体。

大部分的会计核算软件将会计核算系统按功能划分为若干个相对独立的子系统，于系统每一部分的功能简单明了并相对独立，各子系统的会计信息相互传递与交流。

形成完整的会计核算系统。

会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分，称之为会计核算软件的功能模块。

   会计核算软件的功能模块包括以下部分：

（1）帐务处理模块。

帐务处理模块主要是以会计凭证为原始数据，按会计科目，统计指标体系对记帐凭证所载的经济内容，进行记录、分类、计算、加工、汇总，输出总分类帐、明细分类帐、日记帐及其他辅助帐簿、凭证和报表。

   帐务处理模块主要包括：

①帐务初始（建帐）；②凭证处理（输入、审核、汇总）；③查询；④对帐；⑤结帐；⑧打印输出；⑦其他辅助功能。

   帐务初始是根据程序要求和内部管理需要自定义会计科目体系、记帐凭证格式、帐簿体系的过程。

相当于手工状态下设立一套新的帐务核算体系，是用计算机建帐的过程。

   凭证处理包括凭证的输入、修改、审核、汇总、打印等内容。

   查询是设定查询条件标志，灵活迅速查询某会计期间的会计凭证及有关明细分类帐、总帐的有关内容。

例如：

寻找特定内容的会计凭证，查找会计科目的发生额或余额等。

   对帐功能一部分是由会计核算软件在设计时由程序自动检查核对，如总帐、明细帐、日记帐之间的帐帐核对；另一部分则提供给用户进行核对，如与银行对帐单核对，与往来帐核对，与其他辅助帐核对等，并能做出调节表等相关资料。

   结帐功能由程序完成，按国家会计制度规定，按会计科目分级进行计算、汇总，结出借贷发生额和余额，结束当期核算，开始下一个会计核算循环。

结帐还包括会计信息跨年度结转，开始一个新的会计年度的特殊内容。

   打印输出功能是打印记帐凭证、帐簿等会计信息资料，以便用户使用和归档保管。

（2）报表处理模块。

报表处理模块是按国家统一的会计制度规定，根据会计资料而编制会计报表，向公司管理者和政府部门提供财务报告。

会计报表按其汇编范围可分为个别报表、汇总报表以及合并报表。

   报表处理模块包括：

①报表定义；②报表计算；③报表汇总；④报表查询；⑤报表输出。

   报表定义是依据会计软件，建立一个新的报表体系所做的工作。

主要包括：

定义报表名称，描述空白表格的格式，定义报表项目填写内容的数据来源和报表项目及运算关系，确定表格项目审核校验及报表间项目的勾稽关系，检查公式以及汇总报表的汇总范围等步骤。

   经过报表定义之后，就可以按规定计算或汇总产生所需要的会计报表，通过审核校验确认后，可以打印、复制、查询，输出会计报表。

   （3）固定资产核算模块。

固定资产核算模块主要是用于固定资产明细核算及管理。

   固定资产核算模块包括：

①建立固定资产卡片；②建立固定资产账簿；③录入固定资产变动情况；④计提固定资产折旧；⑤汇总计算；⑥查询及打印输出；⑦编制转帐凭证。

   此模块主要是根据财务制度的规定，建立固定资产卡片，确定固定资产计提折旧的系数、方法，录入固定资产增减变动情况，汇总计算固定资产原值、累计折旧及净值。

按预先设计自动编制转帐分录，完成转帐的记录，打印输出固定资产明细帐和资料卡片，详细反映固定资产价值状况。

   （4）工资核算模块。

工资核算模块以计提发放职工个人工资的原始数据为基础，计算职工工资，处理工资核算。

   工资核算模块包括：

①设计工资项目及项目计算公式；②录入职工工资基础资料；③增减变动及修改；④计算汇总；⑤查询；⑥打印输出。

   工资核算模块，首先设计工资的项目及项目计算公式，按项目录入职工应发、扣减、实发金额，按使用者的要求计算配发不同面值的零、整钱数。

   该模块应具备自行定义工资的项目，选择分类方式，灵活修订工资项目，调整职工个人基础资料，定义工资计算公式（如代扣个人所得税计算公式）进行汇总计算。

自动制作转帐凭证，填制分录，进行工资分配，计算工资福利费。

   （5）其他模块。

其他模块主要包括：

存货核算，成本核算系统，应收应付款核算、销售核算和财务分析等等。

根据行业的特点，又有：

零售业进销存核算系统、批发业进销存核算系统等。

根据管理的需要，又有：

劳资人事管理系统、国有资产管理系统等。

　　会计电算化核算的一般要求是什么？

依据《会计法》第十三条第二款规定：

“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定。

”这是《会计法》对会计电算化的基本要求。

即包括两个方面：

   第一，使用的会计软件应当符合财政部关于会计软件应达到的标准并经过相应机关的评审。

因为会计软件是会计电算化的重要手段和工具，会计软件是否符合国家会计制度规定的会计核算要求和会计人员的习惯，是保证会计数据质量和会计核算工作正常秩序的前提，所以，法律上要求实行会计电算化的单位，所使用的会计软件必须符合国家的有关规定。

   第二，用电子计算机生成的会计资料应当符合国家统一的会计制度的要求。

因为尽管一个质量可靠的会计软件可以为生成合法、真实、准确、完整的会计数据提供前提条件，但由于技术上、设备上、操作人员水平上的原因，生成的会计数据仍有可能不符合国家统一会计制度的要求，尤其在目前我国会计人员素质较低、对电子计算机方面的知识掌握不多的情况下，很容易因人为因素导致会计数据的失真、失准。

所以，法律上要求实行会计电算化的单位，电子计算机生成的会计凭证、会计帐簿和其他会计资料，在格式、内容以及数据的合法、真实、准确、完整等方面必须符合国家统一会计制度的规定。

   企业实行会计电算化前需要做那些准备工作？

   企业在决定使用电子计算机来建立会计核算系统前，需要做以下准备：

（1）人员方面。

建立计算机会计信息系统，首先要考虑人员的组织。

会计电算化的组织成员，主要由本企业的计算机专业人员和会计人员共同组成。

建立电算化会计信息系统，常采用几种方式：

   第一，定点开发（包括本单位自行开发、委托其他单位开发和联合开发三种形式）；

   第二，选择通用商品会计软件；

   第三，通用和定点开发相结合。

   一般企业，以外购通用会计软件为主。

应选择对计算机有兴趣的会计人员作为骨干，配备计算机专业人员。

财务主管在这一过程中，主要职责是确认电算化信息的需求，监督会计软件和计算机硬件的选配是否满足会计业务要求，并确定会计人员在会计电算化工作中的岗位分工。

（2）硬件方面。

硬件方面应考虑工作方式和硬件配制。

   工作方式包括单机式、多机式和网络式。

单机式是指每一时刻计算机只能接受一个人的指令，即只能供一个人使用，每次只能完成一项任务的工作方式。

单机式主要配制一台主机、键盘、显示器等外部设备。

多机式是指在一台主机上通过特定硬件，连接若干台终端设备，支持多个用户同时使用的多用户多任务的工作方式。

网络式是按一定方式，通过通讯设备，将不同区域的不同计算机联结起来的一种工作方式。

网络式最显著的特点是会计信息资料共享，即将一个计算机系统的信息通过网络联结提供给同一网络的不同计算机用户。

   硬件配制主要是指主机，主机决定了机器的性能，即决定了机器的运行速度和处理能力。

由于会计软件复杂，处理的信息量大，企业通常应选择PII以上机型,才能满足需要。

购买计算机，应关注以下指标：

   ①内存。

内存一般以KB、MB为单位。

一般PC档次的机器，其内存大多为64MK。

内存的大小决定存储数据的能力。

存储容量越大，运算速度越快；运算速度越快，处理数据的范围也越大。

   ②硬盘。

硬盘固定在主机箱上，以提供大容量的存储能力。

PC机中每一扇区的容量一般为512个宇节。

   ③软盘驱动器。

软盘驱动器是对软盘上存放的信息进行读写操作的机械装置。

   ④显示器。

显示器是计算机的输出设备，用来显示程序的执行过程和结果。

显示器分单显和彩显两大类，彩显又按其适配器不同分为CGA、EGA和VGA等不同类型，大部分会计软件是在VGA显示器上开发的，用户最好选择这样的显示器。

   ⑤打印机。

打印机是计算机的输出设备之一。

由于打印机的输出规格不同，在选择时要考虑是否能满足需要。

   （3）软件方面。

在选择通用会计软件时，应考虑本单位的行业核算特点和业务规模。

由于各企业所处的行业不同（例如：

工业与商业，运输业与旅游业），尽管会计核算的基本理论是一致的，但是各行业的会计核算对象和方法有较大的区别，即使同一行业的不同企业之间也会有许多差异，例如：

流通企业中的批发与零售，施工企业中的工程施工与工程总承包。

不同的企业，业务规模也有很大的区别，例如：

大、中、小型企业，单一生产和兼营，一步骤生产和多步骤生产，产品流水和人员流水等。

通用会计软件的开发者，在产品的通用性方面做了大量的技术处理工作，即通过增加软件功能和允许用户自定义会计核算方法和核算项目，尽可能地满足大多数用户的要求。

通用会计软件的通用性和适用性是一对矛盾。

通用性强的软件，针对某一企业核算的适用性就可能差一些；反之，非常适合某一行业的软件在通用性上就可能差一些。

因此，软件制造商就要考虑其开发成本了。

制造商为了提高会计软件的通用性，通常采取自定义方式，自定义的内容少，简单易学，操作者很快就能熟悉操作过程，但适用性差；自定义的内容多，且较难理解和掌握，但通用性强，容易满足不同用户的需要。

如何选择适用的会计软件？

   目前，随着会计电算化的发展，会计软件市场迅速扩大，其种类繁多，如何选择适合本企业的会计核算要求的通用会计软件呢?

在选择会计软件时，应注意软件的合法性、安全性、正确性、可扩充性和满足审计要求等方面的问题，以及软件服务的便利，软件的功能应满足本单位当前的实际需要，并考虑到今后工作发展的要求。

   （l）合法性。

合法性是指会计软件提供的功能，必须符合会计核算的规定。

例如：

软件中采用的总分类会计科目名称，编号方法，输入的记帐凭证的格式等应符合国家统一的会计制度的规定；软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择；软件应当提供机内记帐凭证打印输出功能，可以提供原始凭证的打印输出功能，必须提供会计帐簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。

另外应当考虑版本的合法性。

盗版软件没有可靠的技术保障，还可能出现数据丢失现象，对会计核算工作的正常进行，会带来难以找回的损失。

所以，用户应取得合法的会计软件，保障会计核算工作有条不紊地进行。

（2）安全性。

安全性是指会计软件提供的功能，能防止误操作和作弊行为。

例如：

对于程序文件和数据文件，软件应当有必要的加密或者其他保护措施，以防被非法篡改；软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据尽量恢复到破坏前状态的功能。

   （3）正确性。

正确性是指计算正确和防止输入错误。

例如：

当输入的记帐凭证重号，输入的记帐凭证金额借贷方不相等，软件应提示或者拒绝执行；软件应当提供自动进行银行对帐的功能，根据机内银行存款日记帐与输入的银行对帐单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表；机内数据进行总分类帐、明细分类帐汇总的计算结果，应正确无误；软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结帐的功能等。

   （4）查询性。

查询性功能是指能查询机内总分类会计科目的名称、科目代号、年初余额、期初余额、累计发生额和余额，能查询记帐凭证。

另外，设计复合条件查询，模糊查询，为使用会计信息人员提供方便。

灵活的界面切换功能，可以使会计信息人员很灵活地寻找凭证、明细分类帐、总帐的信息资料。

  （5）售后服务。

售后服务包括：

会计软件的日常维护、用户培训、二次开发、相关技术支持和软件版本的升级换代。

目前，会计人员的计算机使用水平还不高，靠自身的能力，无法排除会计软件运行中出现的全部故障，所以，还需要销售单位派出人员加以解决。

如果拖延，会计核算工作就会被迫停止。

所以要了解培训的内容、方式是否可行；维修服务人员是否充足；二次开发的方式是否具体；版本升级是否及时。

   （6）价格。

会计软件售价中，一般包括软件价格、售后服务与培训价格。

销售报价时，有时按软件价格报价，有时按两部分总计全额报价。

所以，要注意报价含义。

   怎样建立会计电算化内部管理制度？

   开展会计电算化的单位应当根据工作需要，建立健全以下管理制度：

   （l）岗位责任制。

会计电算化岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

工作岗位包括电算主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查和数据分析等。

（2）操作管理制度。

操作管理制度主要内容包括：

①明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝XX人员操作会计软件；②预防已输入计算机的会计凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿；③操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；④由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

   （3）硬件、软件和数据管理制度。

硬件、软件和数据管理制度主要内容包括：

①保证机房设备安全和计算机正常运行，对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；②确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；③对正使用的会计软件进行修改、升级等要有审批手续；④健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施；⑤健全必要的防治计算机病毒的措施。

   （4）电算化会计档案管理制度。

电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以 及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的以书面形式保存的会计数据。

建立电算化会计档案管理制度的主要内容包括：

①由专人负责；②防磁、防火、防潮和防尘，重要的会计档案应有备份，存放在两个不同的地点；③采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制；④会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

　　什么是帐务初始化？

从目前会计电算化的发展水平来看，计算机帐务处理与手工帐务处理基本一致，因为计算机的帐务处理是模仿手工帐务处理而形成的。

手工帐务处理系统主要内容包括：

根据会计科目设置帐户；填制和审核记张凭证；录入凭证；试算平衡；错帐修改；对帐；结帐。

   相应地，计算机帐务处理系统包括以下内容：

凭证处理；记帐；结帐；查询；对帐；系统管理（包括帐务初始）；打印输出。

   与手工建帐相类似，计算机帐务初始化主要包括会计科目和帐户的设置及自动转帐设置。

（1）设置会计科目和帐户。

主要设置以下项目：

   ①会计科目的级别。

一般应设到三级，多的可以设到五级。

②会计科目代码。

会计科目的代码是指会计科目统一规定的代码。

目前，行业会计制度将一