科研经费各项业务报销所需材料等有关事项.docx
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科研经费各项业务报销所需材料等有关事项
科研经费各项业务报销所需材料等有关事项
1科研经费各项业务报销所需材料及注意事项
1.1设备费
（1）报销需要的哪些材料？
（按业务流程先后次序，借款时只需要提供1-6项）：
①采购申请表
采购金额达到5万元（含）以上，需登录信息门户“采购系统”，进行采购申请；
②仪器设备申购单
购买通用设备（如台式机、笔记本电脑、传真机、一体机、打印机、照相机等），需登录信息门户“网上竞价”系统，进行采购申请；
③外转拨经费审批表
转出金额达到1万元（含）以上，登录信息门户“科研审核”，进行填报；
④购销合同
国内单次购置1万（含）以上需要（购置进口仪器设备时商务合同和代理进口合同）；
⑤大额资金审批表
一次性报销支付金额达到10万（含）以上时，登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写；
⑥网上预约单（借款单或报销单）
登录信息门户“财务平台”填写；
⑦发票
按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据；若采购国产设备建议取得增值税专用发票。
⑧代理手续费发票
购置进口仪器设备时需要；
⑨固定资产报增单
登录信息门户中的“资产管理”进行填报。
（2）哪些购置属于设备费购置并需要填写固定资产报增单？
需同时满足以下三个条件
①单位价值1000元以上（其中：
专用设备单位价值在1500元以上）。
②使用期限超过1年。
③在使用过程中保持原有实物形态的资产。
不能同时满足以上三个条件的配品配件，若与专用设备同时购置并与之配套，应纳入设备费报销，单独购置的配品配件，在材料费报销。
（3）使用设备费有那些注意事项？
①电脑、打印机等通用设备被认为是承担课题必须具备的基础条件，要按批准的预算数量购买；
②设备费中设备购置费不能超预算，其他科目可在设备费总额以内调剂使用；
③设备租赁费只能租用外单位和本单位独立核算单位的设备；
④不能以外包的形式转出设备租赁费；
⑤外转拨经费审批表和大额资金审批表只在经费转出时需要，冲销借款时不需要再次提供；
⑥使用科研经费研制组装的产品，如科研项目合同有约定须将相关仪器、设备移交给委托方的，报销时必须先入学校固定资产账，移交时再按照项目合同和设备实际移交清单办理固定资产报废手续。
1.2材料费
（1）报销材料需要的材料有哪些？
（按业务流程先后次序，借款只需要1-5项）
①采购申请表
采购金额达到5万（含）以上时，需登录信息门户“采购系统”，进行填报；
②外转拨经费审批表
转出金额达到1万元（含）以上，登录信息门户“科研审核”，进行填报；
③购销合同
单次购买金额达到1万（含）以上；
④大额资金审批表
一次性报销支付金额达到10万（含）以上时，登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写；
⑤网上预约单（借款单或报销单）
登录信息门户“财务平台”填写；
⑥发票和清单
按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据；清单加盖购销单位发票专用章（办公耗材清单需通过开票系统打印并加盖购销单位发票专用章）；
⑦材料验收单
在财务部国资办领取。
（2）使用材料费有那些注意事项？
①发票、合同及验收单齐全，验收单相关人员审批手续完备；
②办公耗材只有在预算明确列示的情况下才可报销；
③外转拨经费审批表和大额资金审批表只在经费转出时需要，冲销借款时不需要再次提供。
1.3测试化验加工费
（1）报销测试化验加工费销需要的材料有哪些？
（按业务流程先后次序，借款只需要1-6项）
①采购申请表
采购金额达到5万（含）以上时，需登录信息门户“采购系统”，进行填报；
②外转拨经费审批表
转出金额达到1万元（含）以上，登录信息门户“科研审核”，进行填报；
③测试合同
单次金额达到1万（含）以上时；
④大额资金审批表
一次性报销支付金额达到10万（含）以上时，登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写；
⑤网上预约单（借款单或报销单）
登录信息门户“财务平台”填写；
⑥情况说明
测试单位在国外时需填写情况说明，并由学院负责审核（情况说明书可登录财务部网站“下载中心”下载）
⑦发票
按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据；
⑧测试清单
测试清单需加盖销售单位发票专用章，（1000元以上需要）或测试报告（结果）。
（2）使用测试化验加工费有那些注意事项？
①合同、发票、测试报告的单位与收款单位一致；
②必须在校外或校内独立核算且具有测试资质的单位测试；
③外转拨经费审批表和大额资金审批表只在经费转出时需要，冲销借款时不需要再次提供。
1.4燃料动力费
（1）报销所需提供的材料与报销材料费相同。
（2）使用燃料动力费有那些注意事项？
①科研项目使用的水、电、汽和油等作为燃料动力费时，需填写材料验收单，报销内容写明燃料动力费用油等，先在“材料费”中报销，结题填写决算报表时将所报燃料动力费用填入“燃料动力费”科目；
②以分摊方式提取的水、电、气等使用费计入“燃料动力费”，以比例方式提取的水、电、气等使用费计入“间接费用”；
③出差自驾车用油计入“差旅费”。
1.5差旅/会议/国际合作交流费
（1）报销外埠出差费需要哪些材料？
①差旅费预约单
登录信息门户中“财务平台”填写；
②乘坐各类交通工具的发票
汽车票、火车票和出租车票及自带车产生的过路过桥费、加油费等小票据需用1/2大小A4纸按来回路线粘贴好、住宿费、会务费等发票；
③有特殊情况需要出具的各类情况说明书
登录财务部网站“下载中心”下载“合肥工业大学报销情况说明书”进行填写。
如：
以下情况需要说明：
Ø因健康原因及其他突发事项等情况，科研经费经项目负责人审批同意，可按上一级别人员选择乘坐交通工具的说明；因特殊情况需超标准住宿，事先向单位负责人申请，事后由单位负责人审批的书面说明。
Ø关于出差票据不完整的说明
♦来回交通票据不完整的，需本人出具情况说明并承诺真实性，由部门（项目）负责人审批认可后，财务部门凭有效票据据实报销交通费；
♦节假日免过路过桥费时自带车进行科研出差的，提供的住宿发票上需标明住宿时间，出差人说明情况并承诺真实性，由项目负责人审批认可后，才能领取差旅费补助（其他时间只有住宿费发票无出差时间证明，不得领取出差补助）；
Ø因特殊原因未使用公务卡，需由出差人说明情况，项目负责人签字。
（2）合肥市内交通费和汽油费报销需要哪些材料？
①预约报销单
登录信息门户“财务平台”填写；
②合肥市区市内调研、参会等差旅性质产生的燃油费和合肥市区市内交通费等发票（燃油费单位名称须写“合肥工业大学”；机打有困难的，手写“合肥工业大学”后加盖单位公章或发票专用章
③相关情况说明
登录财务部网站“下载中心”下载“合肥工业大学报销情况说明书”进行填写：
一次性报销合肥市区市内燃油费3000元（含）以上、合肥市区市内交通费1000元（含）以上，需出具用车时间、地点、人数和事由的详细清单。
（3）报销差旅费有那些注意事项？
①预算批准的出差地点可以变化，城市间交通费和住宿费标准原则上不能超标，最好来回票据齐全；
②只能报销与科研实际活动相关的费用，不得报销购买加油卡、公交卡等预交款项的发票；
③出差产生的外地汽油费需要和过路过桥费及住宿费一起填写差旅费报销单报销；汽油费发票的客户名称应填写“合肥工业大学”。
④出差要求使用公务卡，且不予借款；
⑤用于科研项目研究的大型仪器等设备运转产生的油费需填材料验收单在材料费报销，报销摘要写能源动力用油。
（4）报销会议费需要哪些材料？
（按业务流程先后次序，借款只需提供1-6项）
会议审批备案表（含会议费预算表）
登录信息门户“办公系统”，选择“会议审批申请”进行填报；
②集中采购申请审批表
采购金额达到5万（含）以上时，需登录信息门户“采购系统”，进行填报；
③外转拨经费审批表
转出金额达到1万元（含）以上，登录信息门户“科研审核”，进行填报；
④大额资金审批表
一次性报销支付金额达到10万（含）以上时，登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写；
⑤会议通知；
⑥与承办单位签订的委托举办合同；
⑦网上预约单（借款单或报销单）
登录信息门户“财务平台”进行填报；
⑧参会人员签到表（包含姓名、工作单位、签名）；
⑨发票；
按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据；
⑩会议开支清单
清单需加盖购销单位发票专用章。
（5）报销会议费有那些注意事项？
①注意区分举办会议和外出参加会议的概念，外出参加会议在差旅费中报销；
②不能在风景区特别是国务院规定禁止的风景区举办会议，根据《关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知》规定，党政机关一律不得到八达岭－十三陵、承德避暑山庄外八庙、五台山、太湖、普陀山、黄山、九华山、武夷山、庐山、泰山、嵩山、武当山、武陵源（张家界）、白云山、桂林漓江、三亚热带海滨、峨眉山－乐山大佛、九寨沟－黄龙、黄果树、西双版纳、华山21个风景名胜区召开会议，禁止召开会议的区域范围以风景名胜区总体规划确定的核心景区地域范围为准。
（6）报销国际合作与交流费需要哪些材料？
1）教职工使用因公护照出国（在三个月及以下）时，报销时需提供如下材料（借款只需提供①-④项）：
①邀请函；
②安徽省外事办批件（或确认件）、学校批准出国的文件；
③因公出国申请表
在国际事务部办理；
④出国旅费预约报销单或借款单
登录信息门户“财务平台”进行填报；
⑤因公护照交回审批表
在国际事务部办理；
⑥因公护照每页的复印件；
⑦出国期间某日的外币汇率和出访国家的汇率—在中国银行网页下载；
⑧所有开支的刷卡证明等；
⑨用中文注明开支内容、日期、数量、金额等并由经办人签字的各种报销单据；
⑩相应的科研活动证明材料
因公出国超过三个月，报销在出国期间参加国际会议、进行国际学术交流等科研活动时需提供相应的科研活动证明材料。
2）报销国际合作交流费有那些注意事项？
①若受聘到国外参加研究等，并由对方提供住宿费用，则只报往返路费；
②出国（境）费用建议只报销课题组成员发生的；
③出国购买机票原则上采取政府采购方式；
④学生因公出国审批手续按照学校相关规定办理。
1.6出版费/文献/信息传播/知识产权事务费
（1）报销出版费/文献/信息传播/知识产权事务费需要哪些材料？
（按业务流程先后次序，借款只需提供1-6项）
1采购申请表
采购金额达到5万（含）以上时，需登录信息门户“采购系统”，进行填报；
②外转拨经费审批表
转出金额达到1万元（含）以上，登录信息门户“科研审核”，进行填报；
③合同
出版专著金额达到1万元（含）以上时；
④大额资金审批表
一次性报销支付金额达到10万（含）以上时，登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写；
⑤收费通知
报销专利申请费或代理费时；
⑥预约报销单或借款单
登录信息门户“财务平台”进行填写；
⑦论文录用通知或论文缴费通知或公开发表的论文目录复印件等
报销论文版面费时；
⑧发票
按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据；
清单需加盖购销单位发票专用章；
⑨资料验单
报销报刊、杂志等资料时；
⑩固定资产报增单和明细清单
报销图书时需登录信息门户中的“资产管理”进行填报，同时需提供开票系统打印的清单并加盖发票专用章。
（2）报销出版费/文献/信息传播/知识产权事务费需要注意哪些事项？
①不能开支日常手机和电话费；
②不得报销专利维护费，只能报销开展本项目研究产生的专利申请费、代理费、论文版面费和专著出版费等；
③专用软件的购置和报销手续与专用设备的购置和报销手续一致；
④国家社科基金项目资金和教育部人文社科项目资金不得支出论文版面费；除国家社科基金项目后期资助项目、中华学术外译项目外，国家社科基金其他类别项目的最终成果出版费也不得列支印刷出版费。
1.7劳务费和专家咨询费
（1）报销劳务费和专家咨询费需要哪些材料？
①酬金申报预约单
登录信息门户“财务平台”进行填写；
②领取人员承担的工作时间及工作内容等情况说明
（根据中办发〔2016〕50号文件，项目聘用人员的劳务费开支标准，参照当地科学研究和技术服务业从业人员平均工资水平，根据其在项目研究中承担的工作任务确定，为简化手续，暂时个人发放金额达到2000元需要此说明）—在财务部网页下载“合肥工业大学报销情况说明书”填写。
（2）报销劳务费和专家咨询费需要注意哪些事项？
①各类人员经费的发放原则上通过银行卡发放，预约单上需填写领取人员姓名、身份证号（校内可填工号或学号）、银行卡号、开户行、工作单位和发放金额等；野外调研和实验等临时需要聘请农户无法打卡的，提供对方的身份证复印、收条、联系方式等材料；
②项目组聘用人员，需先经人事管理部门批准或备案后，方可支付相关人员工资并按工薪税计税；
③本单位在职在编人员不得领取劳务费，课题组成员和管理人员不得领取专家咨询费；
④劳务费和专家咨询费原则上只发给个人，不转给单位；
⑤填写的专家咨询时间要符合报销的专家来回交通票时间；
⑥不得以劳务费发放专家咨询费；
⑦不能超标准发放专家咨询费，目前，国家制定的科研经费的专家咨询费的开支标准见下表（如国家有新文件下达，请按新文件执行）：
咨询专家
咨询方式
标准（元）
具有或相当于高级专业技术职称的人员
会议咨询
500-800（人/天）（第1、2天）
300-400（人/天）（第3天及以后）
通讯咨询
60-100（人/个项目）
其他人员
会议咨询
300-500（人/天）（第1、2天）
200-300（人/天）（第3天及以后）
通讯咨询
40-80（人/个项目）
1.8外协费（含合作研究和委托业务费）
（1）报销外协费需要哪些材料？
（按业务流程先后次序，借款只需1-6项）
①采购申请表
采购金额达到5万（含）以上时，需登录信息门户“采购系统”，进行填报；
②外转拨经费审批表
转出金额达到1万元（含）以上，登录信息门户“科研审核”，进行填报；
③合作（外协）项目合同；
④大额资金审批表
一次性报销支付金额达到10万（含）以上时，登录财务部网站“下载中心”下载“大额资金审批单”进行填写；
⑤预约报销单或借款单
登录信息门户“财务平台”进行填报；
⑥发票
按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据。
（2）开支外协费需要注意什么？
①外协费是财务检查的重点，注意手续的完备性、业务的真实性，避免关联交易；
②外转拨经费审批表和大额资金审批表只在经费转出时需要，冲销借款时不需要再次提供。
1.9绩效支出
报销绩效支出需要哪些材料？
①绩效支出审批表
登录信息门户“科研审核”进行填报；
②酬金申报预约单
登录信息门户“财务平台”进行填报。
1.10电话费网络费
（1）报销电话费网络费需要哪些材料？
①预约报销单
登录信息门户“财务平台”进行填报；
②发票。
按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据；
（2）报销电话费网络费有哪些注意事项？
①纵向项目只能在间接费用报销与项目研究相关的电话费网络费；
2仅报销实际发生的费用，各类预存话费一律不予报销。
1.11业务接待费
（1）报销业务接待费需要哪些材料？
①预约报销单
登录信息门户“财务平台”进行填报；
②发票；
按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据；
③公务接待清单
登录党政办网址下载；
④对方公函或本单位（学院）邀请函。
（2）报销业务接待费费需要注意什么？
②学院或项目组应保管好台账和审批单，以备学校和上级部门检查；
③一般只安排一次工作餐或宴请。
工作餐标准为人均90元以内/天，宴请标准为人均150元以内/次；
④公务接待应严格控制陪餐人数，接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的不得超过接待对象人数的三分之一；
1.12加班工作餐。
（1）报销加班工作餐需要哪些材料？
①预约报销单
登录信息门户“财务平台”填写；
②发票；
按照《合肥工业大学经费使用及报销管理细则》第三十二条“报销票据的规定”取得合法、合规票据；
③相关情况说明
在财务部网页下载“合肥工业大学报销情况说明书”，需说明时间、事由和人数，并经项目负责人签字确认。
（2）报销加班工作餐需要注意什么？
①工作餐针对课题组成员，因科研工作需要不能回家吃饭的情况；
②要本着节约的原则工作餐费40元/餐（早餐10元/餐）；
③出差已领取伙食补助不得重复报销工作餐费。
2科研经费报销注意事项
2.1预算管理原则
各类科研项目，必须按签订的合同或批准的预算进行开支，因研究需要变动的，需及时按规定履行预算调整程序。
2.2项目负责人负责制原则
科研项目负责人是科研经费使用的直接责任人，对财务报销事项的真实性和相关性承担法律责任。
2.3经费审批原则
（1）项目负责人如需授权给其他人审批，需将“授权签字委托书”送科研院审核后，到财务部科研经费管理办公室（行政楼2号楼213）办理并备案手续。
（2）项目负责人使用项目经费时（指报销的票据或发放人员费表格中含项目负责人的名字），由项目负责人所在部门领导审批。
2.4非现金结算原则
资金结算实行非现金结算原则。
属于公务卡结算范围的，按照公务卡管理相关规定执行；购买商品或服务金额达到一万元（含）以上需签订合同。
2.5关于借款管理有什么规定？
（1）借款人必须为学校正式在编职工；
（2）借款实行“一事一借，一事一清”原则，即必须事先填明用途，并按借款时填写的用途报账。
（3）所有借款必须及时办理报销手续，借款人应在完成借款事由一个月内办理借款冲销手续。
2.6关于发票报销期限是多久？
（1）发票应在开具之日起一年内报销；
（2）因特殊情况超过报销期限的，经办人需写出情况说明，经项目负责人审核同意后方可报销。
2.7丢失票据怎么报销？
（1）飞机票和车船票丢失后怎么办？
①采用网上订票，当事人写出详细说明，经部门（项目）负责人审批确认，以网上订单作为丢失票据原始票据附件，依据订单金额予以报销；
②未采用网上订票，有同行人员的，当事人写出详细说明，经同行人员签字证明后，经部门（项目）负责人审批确认，按同行人员票价予以报销；无同行人员的，当事人写出详细说明并提供票价信息依据，经部门（项目）负责人审批确认后据实报销。
（2）以银行转账支付方式取得的其他票据丢失怎么办？
必须由当事人提交书面申请报告说明情况，并提供原票据存根复印件，复印件必须由开票单位加盖单位财务专用章或发票专用章，经项目负责人审核同意后，确实没有报销，方可报销。
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