内部控制手册-14.8 应付款管理.doc
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14.8应付款管理
1.1概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关涉及集团采购款项的申请、审批、付款、账务记录、对账、账龄分析的工作流程，旨在确保集团按时支付供应商款项，确保应付账款财务信息真实性以及确保集团资金安全等。
1.2适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
1.3相关制度
应付账款管理制度。
1.4职责分工
商务管理部（或各公司履行此职责的部门）：
负责与供应商对账，接收和审核采购发票，管理和回签采购订单，编制付款计划，提交付款申请。
财务部：
负责应付账款核算，发票匹配与管理，并根据商务管理部付款申请和银行结算制度办理应付账款的结算，确保应付账款、预付账款的准确性。
1.5流程图
10
1.6控制目标
序号
《内控手册》唯一具体控制目标编号
控制目标
目标类别
1
14.8-CT1
确保应付款管理权限明确
经营效率目标
2
14.8-CT2
确保应付款流程中不相容职务分离
资产保全目标
3
14.8-CT3
确保集团应付账款数据真实准确
财务信息真实性目标
4
14.8-CT4
确保款项支付经过适当授权审批
资产保全目标
5
14.8-CT5
确保按时支付应付账款
经营效率目标
6
14.8-CT6
确保退款得到适当审批
经营效率目标
7
14.8-CT7
确保集团预付账款经过适当审批
经营效率目标
1.7控制矩阵
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露
1
2
3
4
5
14.8-R1
应付账款管理权责不清，导致应付账款支付管理混乱，影响集团资金支付安全
14.8-CT1
14.8-CA1
物流部负责收料及入库事宜
预防型
应付账款管理制度
应付账款管理制度
14.8-CT1
14.8-CA2
商务管理部负责与供应商对账，接收和审核采购发票，管理和回签采购订单，编制付款计划，提交付款申请
预防型
应付账款管理制度
应付账款管理制度、部门职责
14.8-CT1
14.8-CA3
财务部负责应付账款核算，发票匹配与管理，并根据商务管理部付账款的结算，确保应付账款、预付账款的准确性
预防型
应付账款管理制度
应付账款管理制度、部门职责
14.8-R2
货款支付业务全程由一人负责办理，无他人监督检查，导致资金截留风险
14.8-CT2
14.8-CA4
所有材料付款必须按权限审批：
每月15号前，由商务管理部根据供应商的付款条件按付款方式、付款币别、付款类型拟制当月度付款计划。
急单付款由商务管理部根据采购需求或供应商请款在符合要求下提出支付申请
申请/审核/录入/付款
预防型
应付账款管理制度
付款计划、付款申请单、付款记账凭证
14.8-R3
各职能部门之间无法定期有效地进行应付账款核对，造成应付款管理混乱
14.8-CT3
14.8-CA5
应付账款对账由商务管理部发起，定期反馈对账信息给财务部，并分析对账差异原因、提出解决方案和跟进差异处理情况
预防型
应付账款管理制度
应付账款对账单
14.8-R4
款项支付未经过审批，导致集团资金流失，影响资产保全目标
14.8-CT4
14.8-CA4
所有材料付款必须按权限审批：
每月15号前，由由商务管理部根据供应商的付款条件按付款方式、付款币别、付款类型拟制当下月度付款计划。
急单付款由商务管理部根据采购需求或供应商请款在符合要求下提出支付申请
申请/审核/录入/付款
预防型
应付账款管理制度
付款计划、付款申请单、付款记账凭证
14.8-R5
款项支付前未核对相关表单票据，导致支付的金额与相关单据不匹配，影响集团资产保全目标
14.8-CT4
14.8-CA6
财务部对批准后的付款申请进行核对，核对付款申请的批准程序是否合规、手续及相关单证是否齐备、金额计算是否准确、支付方式是否妥当、是否填写约定的结算方式、发票是否已立账，对于信用证付款，审核发票与货物收据是否一致
申请/审批
预防型
应付账款管理制度
付款申请单、原始单据
√
√
应付账款
14.8-R6
款项紧急支付无领导书面审批单据且事后未补办审批程序，导致财务人员重复支付款项，造成集团资金损失
14.8-CT4
14.8-CA7
未获得授权审批人员的审批不支付账款
预防型
应付账款管理制度
√
应付账款
14.8-R7
货款支付不及时，导致供货方扣押货物，影响企业正常生产经营以及供应商合作关系
14.8-CT5
14.8-CA8
商务管理部根据供应商的付款条件按付款方式、付款币别、付款类型拟制当月度付款计划及时付款。
发现型
应付账款管理制度第九条
付款计划
14.8-R8
发生采购退货时，采购部门未及时与财务部沟通，导致财务部多支付款项，造成集团资金损失
14.8-CT6
14.8-CA9
因所购物资产生质量问题等原因发生退货时，由使用部门通知SQE进行复判，确定是有质量问题的直接退回仓库的不良品仓，然后仓库通知采购人员办理退货
申请/审批
预防型
应付账款管理制度
检验单、不良品出入库记录
14.8-CT6
14.8-CA10
采购部应当及时在信息系统上更新退货信息
预防型
应付账款管理制度
信息系统退货记录
14.8-CT6
14.8-CA11
财务部应当及时根据信息系统中的退货信息进行相应退货处理
预防型
应付账款管理制度
退货记账凭证
√
√
应付账款
14.8-R9
应付账款核算不准确、不及时，导致集团财务信息不真实、不完整
14.8-CT3
14.8-CA12
采购部在收到供应商发票后应当及时提交给财务部并申请付款
预防型
应付账款管理制度
采购发票
√
应付账款
14.8-CT3
14.8-CA13
财务部须保证订单、收货单据、发票等匹配，系统中的采购订单号、采购单价、数量必须与供应商回签的对账单及供应商开出的增值税发票中单价、数量、总金额保持一致
经办/审核
预防型
应付账款管理制度
订单、收货单据、发票
√
应付账款
14.8-CT3
14.8-CA14
匹配相符的发票经过审核，形成供应商的应付账款，同时冲销暂估应付款
预防型
应付账款管理制度
相应会计凭证
√
应付账款
14.8-R10
会计人员未定期与采购人员核对应付款发生额及余额，导致应付账款账账不符，应付款管理混乱
14.8-CT3
14.8-CA5
应付账款对账由商务管理部发起，定期反馈对账信息给财务部，并分析对账差异原因、提出解决方案和跟进差异处理情况
预防型
应付账款管理制度
应付账款对账单
√
√
√
应付账款
14.8-R11
财务部未定期与供应商核对应付款余额，导致应付账款账实不符，应付款管理混乱
14.8-CT3
14.8-CA15
关联方对账：
财务部每月6日前向关联方发出对账单核对数据，要求关联方于3个工作日内反馈。
经确认的对账单由对方财务经理以上领导签字并加盖财务章。
发现型
应付账款管理制度
应付账款对账单
√
√
√
应付账款
14.8-CT3
14.8-CA16
与供应商对账：
由商务管理部发起，定期反馈对账信息给财务部，并分析对账差异原因、提出解决方案和跟进差异处理情况
发现型
应付账款管理制度
应付账款对账单
√
√
√
应付账款
14.8-R12
预付账款没有经过审批，导致集团资金流失，影响资产保全目标
14.8-CT7
14.8-CA17
集团一般应当采用货到后付款方式进行支付结算，对于合同和招标文件有预付款条款规定的除外。
授权人员根据审批通过的采购订单审批银行付款通知单，确保预付账款支付的合理性，降低资金风险。
经办/审批
预防型
应付账款管理
预付账款申请单
√
√
预付账款
14.8-R13
对于长期挂账的应付账款未进行调查，导致无法发现可能存在的问题，影响财务报表准确性
14.8-CT3
14.8-CA18
财务部每月进行应付账款账龄分析，对于账龄较长的应付账款应当同商务管理部一起分析原因。
如果是供应商不需集团付款，则应当作核销账务处理
发现型
应付账款管理制度
应付账款账龄分析
√
应付账款
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