售后服务人员语言规范.doc
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售后服务人员语言规范2010-05-1023:
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主要包括办公室日常用语、电话咨询用语、上门服务用语及服务禁用语言等。
1、办公室日常用语规范
①见面互致“您好”并点头示意。
②请别人帮忙,用“请”字。
③对别人的帮助应致谢“谢谢”。
④给别人造成不方便,用“对不起”“请原谅”“很抱歉”。
⑤征求别人意见,态度诚恳。
⑥对同事的询问切忌“明天再论”“不关我事”“找别人吧”“不”“没法子”等
2、电话咨询服务语言规范
要求:
用普通话,语气要和蔼客气,声音明朗清晰。
①电话铃响……“您好!
经纬公司”或”经纬公司,请问有什么能帮到您的”
②客户要求服务要详细记录客户地址、姓名、电话、行车路线、机器型号及要求服务的内容,并与客户约定上门服务的时间。
“麻烦您告诉我您的具体地址吗?
”
“请问您贵姓?
”
“怎么称呼您?
”
“您的电话号码是……”
“好的,我们××时间上门”
如果客户要求的上门时间不能得到满足,应向客户道歉,“真抱歉××时间我们工作已经排满了,请问您我们**时间上门可以吗?
或者我们××时间为您上门,您看行吗?
”最后与客户电话道别。
③客户对我们的服务不满意时应以温和、歉意的语气为客户解释:
“您消消气(别着急,别生气)有什么事您慢慢告诉我,我们会为您解决的”根据客户所说的情况安排服务人员上门道歉,解释,重新服务。
④因产品质量问题引起客户不满,应非常抱歉的对客户说“真是非常抱歉,给您添麻烦了,请您说明一下具体情况好吗?
”根据客户介绍的情况判断是否机器故障及原因?
若是软件问题,应向客户解释原因,并告之客户解决方法(联系软件商等),并告知客户“若仍然解决不了,您可以再打电话······再见”若是确认是机器问题,应再一次向客户道歉、解释这种问题原因,并告知客户这是小问题,不要紧,我们马上安排人员上门解决,然后与客户约定上门时间。
⑤如果客户语言粗鲁,应以平和的口气说“您刚才的问题我已明白,请您不要冲动,我理解您的心情,希望我们能心平气和地交流,以便使问题尽快解决。
”客户抱怨时,中途不要插嘴,不要反驳,应仔细听下去。
⑥客户来电表扬时应谦虚的说:
“谢谢您的鼓励,这是我们应该做的,非常感谢您对我们的信任,我们将更加努力。
”“谢谢您购买经纬公司的产品,我们将继续努力,您若有什么需要,请打电话××,我们将及时为您服务。
”
⑦客户来电询问为何还不上门时,应耐心地对客户说:
“我们已经安排了,可能在路上有些耽搁,请您再耐心地等待一下”
3、上门服务礼貌用语
①按客户工厂规则进行入厂登记,告之门卫你需要找谁、有什么事、并询问具体方位,如门卫不让进入的,应及时联系客户方面负责人以便进入厂区。
要求:
态度大方和蔼,语言清晰温和,精神饱满。
②若移动该客户的物品时应该说:
对不起,可不可以移动一下×××东西?
要绝对避免粗俗的语言,
③如果确实需要借用客户的东西应说:
“对不起,可以借用一下×××东西好吗”
④维修服务时要对客户表示歉意“对不起,给您添麻烦了,请原谅”
⑤服务中给客户带来诸多不便时,应多说“对不起”“抱歉”等致歉语言。
⑥服务中对客户的友好行为如递水、递烟等应说谢谢,我们不喝(不抽)请谅解,这是我们的规定”。
⑦在整个服务过程中,注意说话音调,温和谦恭,表情要诚恳,不说有损企业形象的话。
⑧服务结束后应仔细向客户讲解使用及保养常识,并征求客户意见“您还有不明白的地方或有什么需求吗?
”
⑨服务完成后,应将工作场地给客户彻底清理干净,并协助客户将移位的物品归位,同时,向客户致歉,“服务不周请多原谅”“给您添麻烦了”,请对我的工作进行鉴定,您有什么意见,请提出,我们会虚心接受并改正。
”
⑩告别时应说,谢谢您使用经纬公司的产品,服务不周,请多提意见,有事情拨打我们的电话×××,再见。
4、售后服务禁语
售后服务人员在服务过程中的每一句话都应该亲切、和蔼,体现对服务对象的尊重。
但并非所有的语言都能在服务场所使用。
有些语言说出来,虽能表达意思,却引起听话人的反感,甚至引起矛盾,造成伤害。
这些语言,通常称之为“禁语”。
在优质服务工作中,一定要杜绝禁语。
1)“不行”、“我不知道”、“这不是我的事”、“不清楚”、“没法子”“你找别人吧”“你自己去问吧”等用语是绝对禁止的
2)面对客户提问时禁东张西望,回答客户模棱两可,“可能·······”
3)推卸责任,“这是××的事,你找××去吧”或“我们太忙,你自己先处理着·······”,“我们现在太忙,改天吧”。
4)在不了解具体问题时,说“你使用不当,我们不负责任”。
“你投诉好了······”,或遇到问题,不积极解决“有什么问题,找我们领导”,等等。
5)“有说明书,自己看”“你问我,我问谁”“我不懂(或我不会)”。
6)我的态度就这样,你能怎么的,有意见您投诉去。
以上是作为一个服务人员起码的语言规范.在我们日常的工作、生活、学习中都有可能用到的。
希望大家有时间看一看。
让我们经纬的服务更上一层楼!
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