采购控制 程序.docx
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采购控制程序
采购控制程序
1目的
对采购过程及供应商进行控制，确保采购物资满足规定的采购要求。
2适用范围
本程序文件适用于生产用物资的采购及相应供应商的评价、选择和管理。
3职责
3.1采购中心总监
3.1.1负责公司生产物料的采购战略的策划、组织、实施、管理，确保需求物料及时到位。
3.1.2负责对采购工作的标准化管理流程、考核规定等的组织建立及监控。
3.1.3负责采购成本的控制。
3.2供应链管理部负责集团战略物资的一体化采购，负责供应链管理与商务条件的管理，包括供应商合作谈判、引入评审、合同签订、货款核对结算、配额建议、供方名录维护、采购计划的编制等。
3.3物控部负责实施采购和仓储管理等。
3.4采购中心办公室负责集团招标管理、供应商综合评价管理和供应商（单列供方除外）供应延误考核。
3.5配额管理部负责采购配额管理的监督与批准。
3.6计划管理部：
负责计划单列供方的导入、评估、日常业务运作管理、供货及时性、供货配合度跟进、供货异常跟进及延误考核。
3.7研发部门负责全新开发物料相应采购技术要求信息和资料的提供，并参与对相应供应商的评价和选择。
3.8检验部门
3.8.1负责对供应商引入阶段的质量环境评价，及供货过程对供应商的质量环境评价与考核；
3.8.2负责的供方送样确认和采购物资验证。
3.9检验部门办公室：
负责对物料进行认证报备。
3.10配套厂管理部
3.10.1负责对配套厂绩效评价和管理机制进行统筹管理
3.11常务副总裁或总裁负责《合格供应商名录》的最终批准及采购工作需用资源的必要支持和指导。
4工作程序
4.1采购物料分类
对公司生产物料的采购控制分为常规物料和战略物资（包括压缩机、制冷剂类）的采购控制，常规物料采购控制见下述条款的控制，战略物资的采购控制见《大宗物料采购管理规定》。
常规物料按照质量影响程度分为A、B、C三类物料，具体的分类见《新物料小批试
用管理规定》。
4.2常规物料新供应商的引入选择
新供应商引入一般经过以下主要步骤：
供应商调查、零部件送样确认、小批试用、审厂、引入评估；评估合格后才能进入《合格供应商名录》。
4.2.1供应商调查为供应商信息的初步收集分析，包括报价、《供应商调查评分表》的填写等，具体见《供应商引入选择管理规定》。
4.2.2零部件样品的确认具体见《零部件确认管理规定》。
零部件样品的确认包括新供应商零部件确认和新物料的零部件确认，原则上只有零部件确认合格后才能小批试用或者正常供货。
4.2.3零部件的小批试用具体见《新物料小批试用管理规定》。
经零部件确认合格后，A类材料的供应商一般需进行小批物料试用，B类物料需由评议后确定，对于C类供应商物料一般不做物料的小批试用确认，若不需要新物料小批试用，零部件确认合格后，检验部门
解除QM模块数量限制。
4.2.4供应商现场审厂包括新供应商引入时的审查，供货异常时的审厂验证和定期性的审厂，具体操作见《供应商审厂管理规定》。
由供应链管理部组织采购、品质、技术等部门参加，另外品质部门可根据对产品质量影响需要适时提出审厂需求，由供应链管理部负责安排。
4.2.5供应商的质量管理由检验部门负责，包括签订《质量保证协议书》等，具体见《供应商质量管理规定》。
4.2.6审厂完成后，由供应链管理部根据《合格供应商评估表》对供应商进行评估，评估合格后进入《合格供应商名录》。
4.3常规物料采购订单控制
4.3.1采购技术要求及质量信息传达
4.3.1.1采购实施前，应由研发部门负责提供和确认必要的产品零部件的基本资料，包括：
产品名称、物料编码、类别、型号规格、所适用机型、图纸、技术协议、BOM表、技术规范或样品及其它技术资料的名称和适用版本等。
4.3.1.2检验部门应新物料采购提供所需的产品零部件采购的检验要求和检验规范的适用版本，以及其他与采购物料标准相关的要求。
4.3.1.3供应链管理部资料员负责将与供应商相关的信息及时发放至供应商，并与供应商确认相关信息是否收到。
4.3.2采购合同的控制
4.3.2.1供应链管理部商务员要求供应商按照我司《报价单》和《材料明细报价单》格式报价，核价员对物料进行成本分析后，提出参考价格，经采购中心相关领导审核确认后将供需双方确认的价格回复给供应商。
4.3.2.2供应链管理部商务员启动合同评审电子流程，签订《供货协议》、《价格协议书》（原则上要求所有供应商必须签订《供货协议》，由于特殊情况签不了《供货协议》的，经部门领导、中心总监批准后，可改签《采购协议书》），经核价结算科科长和采购中心相关领导审核确认后，将电子文档发给供应商，供应商签字盖章后交给相关的商务人员。
4.3.2.3供应链管理部商务员填写《采购合同评审表》，《供货协议》或《采购协议书》、《价格协议书》经公司领导审批并签字盖章后，将合同交给供应商和转相关人员存档。
4.3.3采购订单的下达实施
4.3.3.1物控部物料供应科将SAP系统根据生产订单所生成的采购申请转成《采购订单》，通过供应商网站发往供应商，有必要时电话或传真知会供应商领取《采购订单》,具体管理规定见《常规物料采购订单管理规定》。
4.3.3.2根据公司生产需要，针对需提前采购的物料，采购中心计划组制订采购计划，并按采购计划下单。
4.3.3.3供应商通过每天登录供应商网站，从网站上获取采购订单信息。
4.3.3.4若物料未能按正常流程走完评估，又有采购需求的,则由需求部门启动风险采购/零部件质量风险评审流程,经相关部门评审后采购。
4.3.4采购订单的跟进
4.3.4.1物控部物料供应科负责对供应商收到采购订单的确认（包含网络回执确认或电话、传真确认），以及物料的及时交付进行跟进，并将该过程供方发生交货异常信息及时向部门的领导反馈。
4.3.4.2在采购订单下单或供应商接单出现异常时，物控部应将影响公司正常生产的异常信息反馈给生产、计划部门，必要时组织讨论制订应急处理方案，供应链管理部协助处理。
4.3.5计划单列是通过公司SAP系统实现产品信息共享，从而使一些供应商获得相关物料需求采购信息,并按照产品型号规格、数量、质量、交期等信息要求组织产品的生产、质量控制和送货。
具体的采购需求信息的获得、技术信息的获得、物料需求计划执行、供货异常反馈及处理等见《计划单列管理规定》，并由计划管理部跟进执行。
4.4常规物料的采购验证
4.4.1检验部门按照《产品的监视和测量控制程序》对进货物资进行检验，并将结果反馈给仓管员，仓管员根据检验结果，按《产品标识和可追溯性控制程序》对物料进行标识。
4.4.2需到供应商处对采购物料进行验证时，由供应链管理部与供应商协商确定验证安排以及交付方法。
4.4.3当合同规定有顾客要求对供应商进行验证时，供应链管理部负责按合同要求组织实施。
本公司仍按《产品的监视和测量控制程序》对供应商的供货质量进行控制。
4.4.4经验证不合格的产品的处置按《不合格品控制程序》执行；质量考核由检验部门按《质量保证协议书》的有关条款执行。
物料需要进行退、换料处理时，由仓管员及时反馈至物控部物料供应科的采购员，由物控部物料供应科采购员联系相应的供应商进行物料的退换处理。
计划单列的来料验证,由检验人员在供货厂家或设在总装厂附近的供方仓库进行检验，经验证不合格的来料按照《不合格品控制程序》进行，物料需要进行退换料的，由计划单列厂的仓管人员进行及时处理。
4.5对常规物料供应商的监控和评价
4.5.1采购中心办公室每季度组织相关部门对供应商进行一次评价，并填写《年季度供应商综合评价表》，由采购中心办公室审核，采购中心总监批准执行，具体按《供应商综合评价管理规定》执行。
各部门负责工作如下：
a）原材料检验部对来料质量进行评价，并编制《年第季度供应商质量评价》，具体按《供应商质量管理规定》执行；
b）采购中心办公室对物料供方的执行合同情况（数量、交货期、价格和服务等）进行评价，并维护《合格供应商名录》，季度综合评价达到60分以上的供应商才能成为季度合格供应商，具体标准见《供应商综合评价管理规定》。
c）采购中心供应链管理部将综合评价情况反馈给有关供应商，对评价不合格的责成其限期采取纠正措施，并组织相关部门对其纠正措施效果进行评价和验证，若验证不合格取消其供货资格，具体见《供应商综合评价管理规定》。
4.5.2供应商供货若出现批量质量事故，则相应的纠正措施按《纠正和预防措施控制程序》执行，连续存在批量性的物料不合格的供应商管理见《供应商质量管理规定》。
4.6合格供应商名录的维护
4.6.1原则上只有《合格供应商名录》中的供应商才具有向我司正常批量供货的资格，供应链管理部根据日常供应商监控与定期供应商评价，对供应商进行定期或不定期管理，其中包括调整供货配额、限期整改及淘汰等。
4.6.2新供应商所需过程经确认及评审合格后列入《合格供应商名录》，由数据维护专员维护
SAP供应商代码与货源。
4.6.3原有供应商在季度综合评价后根据评价结果对《合格供应商名录》进行刷新，并在SAP系统中刷新合格供应商。
4.6.4停用、整改、风险采购的供应商恢复正常供货资格时，数据维护专员维护SAP供应商代码与货源，并对《合格供应商名录》进行刷新。
4.6.5在季度综合评价中评为不合格的供应商，并经供应商管理会议评定为停用的，由数据维护专员冻结SAP供应商货源；风险采购的在《合格供应商名录》中特别备注。
4.6.6因质量等原因需紧急停止供应商供货行为的，数据维护专员依据评审结果冻结SAP供应商货源；并对《合格供应商名录》进行刷新。
4.6.7若有需要由《合格供应商名录》名单之外的供应商供货的，由需求部门启动《风险采购/零部件质量风险评审表》。
4.6.8《合格供应商名录》由采购中心办公室提出并负责修订，经采购中心总监评审，由常务副总裁或总裁批准后生效。
4.7档案记录的管理
4.7.1供应链管理部负责保存采购合同的纸介版、《零部件确认表》电子流程版、《零部件小批试用报告》的电子版、《供应商调查评分表》、《报价单》等文件的纸介版与电子版，具体文件档案管理目录见PDM系统的供应链管理部文件夹。
另外对供应商的评价结果及评价引起的任何必要措施，由供应链管理部记录并保存。
4.7.2采购中心办公室负责保存《年季度供应商综合评价表》、《合格供应商名录》等文件的纸介版与电子版，具体文件档案管理目录见PDM系统的采购中心办公室文件夹。
4.7.3原材料检验部负责有关供应商材料检验报告及第三方检验报告、《年第季度供应商质量评价》、《质量保证协议书》的存档，并发放电子版或复印版至供应链管理部。
4.7.3检验部门办公室负责零部件认证证书的管理。
4.8RoHS物料及供方的管理
RoHS与非RoHS物料（包括常规物料和战略物资）的采购及供应商的管理流程相同，不同的是具体对RoHS物料检测报告、绿色产品承诺书、质保协议及检验要求等不同，具体对有害物质物料及供方的管理见《RoHS供应商质量管理规定》。
4.9其他
一次性采购物料原则上采取风险采购，具体操作见《供应商质量管理规定》，并通过加强进货检验确保产品质量；生产性辅料（对产品性能、质量不产生影响的物料）的厂家一般不作评估及评价要求，仅以试用合格报告为正常批量供货前提。
当生产辅料疑含有环境危
害物质并有可能污染到环保产品时应提报原材料检验部门来组织检测确认。
4.10集团下属配套企业的管理
对集团下属配套企业的管理，原则上是按供应商进行管控。
其物料采购前确认按《零部件确认管理规定》《新物料小批试用管理规定》执行；对其的评价依据《供应商综合评价管理规定》执行；配套厂管理部负责对配套厂绩效评价和管理机制进行统筹管理。
5引用文件
5.1ZG/CX13.1《产品的监视和测量控制程序》
5.2ZG/CX14.1《不合格品控制程序》
5.3ZG/QGC024《零部件确认管理规定》
5.4ZG/CX08.1《产品标识和可追溯性控制程序》
5.5ZG/QGC023《供应商质量管理规定》
5.6ZG/QGVC002《供应商综合评价管理规定》
5.7ZG/QGV004《新物料小批试用管理规定》
5.8ZG/QGVC004《供应商引入选择管理规定》
5.9ZG/QGVC007《大宗物料采购管理规定》
5.10ZG/QGVC003《供应商审厂管理规定》
5.11ZG/QGC039《RoHS供应商质量管理规定》
5.12ZG/QGS008《计划单列管理规定》
5.13ZG/QGH018《物料采购计划管理规定》
5.14ZG/QGH019《常规物料采购订单管理规定》
5.15ZG/CX16.1《纠正和预防措施控制程序》
6相关记录
6.1ZG/JL06-20《报价单》
6.2ZG/JL06-21《材料明细报价单》
6.3ZG/JLP003-01《合同评审表》
6.4ZG/JL06-01《质量保证协议书》
6.5ZG/JL06-04《合格供应商名录》
6.6ZG/JL06-05《供应商质量评价报告》
6.7ZG/JL06-07《零部件确认表》
6.8ZG/JL06-08《零部件小批试用报告》
6.9ZG/JL06-09-01《供货协议》
6.10ZG/JL06-09-02《采购协议书》
6.11ZG/JL06-09-03《价格协议书》
6.12ZG/JL06-13《采购订单》
6.13ZG/JL06-03《年季度供应商综合评价表》
6.14ZG/JLC023-01《风险采购/零部件质量风险评审表》
6.15ZG/JLC023-03《供应商调查评分表》
6.16ZG/JLVC004-01《合格供应商评估表》
7工作流程图：
收集供应商相关信息
供应商提供相关信息
供应商评估与选择
Y
N
签订相关协议、合同
采购实施
采购产品验证
Y
N
投入使用
供应商监控和评价
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