采购管理控制程序.docx
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采购管理控制程序
采购管理控制程序
1目的
为确保公司所选择的分包方和物资供应方有能力达到合同规定和顾客满意的目标，提供满足要求的产品和服务。
2适用范围
适用于公司所承建的工程对劳务、专业分包方的评价和选择及公司所使用物资采购的管理。
3术语
3.1专业分包：
是指施工总承包企业（或称专业工程发包人）将其所承包的工程中的专业工程发包给具有相应资质的其他建筑企业（或称专业分包工程承包人）完成的活动。
3.2劳务分包：
是指施工总承包企业（或称劳务作业发包人）将其承包的工程中的劳务作业发包给劳务分包企业（或称劳务作业承包人）完成的活动。
3.3物资：
工程所需的材料、设备、设施等。
3.4物资管理部门：
根据公司（分支机构）授权的具有物资采购资格的部门。
4职责
4.1总经济师
审批公司合格分包方名册和合格物资供应方名册。
4.2其他领导
参与分包方、供应商的考察、选用。
4.3主责部门
合约部门：
负责制定专业分包方管理的有关规定，监督实施。
监督对专业分包方的评价与选择，建立并审核《合格专业分包方名册》。
人事部门：
负责制定劳务分包方管理的有关规定，监督实施。
监督对劳务分包方的评价与选择，建立《合格劳务分包方名册》。
物资管理部门：
负责制定物资采购管理的有关规定，监督实施。
监督对物资供应方的评价与选择，建立《合格物资供应方名册》。
4.4相关部门
参与本程序的监督与控制，参与对分包方、供应方的考核与评价。
4.5分支机构
主管生产的领导组织相关部门对分包方、供应方进行评价与选择。
合约部门负责专业分包方的考核、评价与选择，建立分支机构合格专业分包方名册，并上报公司。
人事部门负责劳务分包方的考核、评价与选择，建立分支机构合格劳务分包方名册，并上报公司。
物资部门负责物资的采购与管理，对物资供应方进行考察，组织相关部门对物资供应方进行评价和选择，建立分支机构合格物资供应方名册，并上报公司。
财务部门负责分包方、供应方的资金支付管理。
相关部门参与对分包方及供应方的评价与选择。
4.6项目经理部
负责对项目使用的分包方、分供方进行管理与考核，并上报分支机构主责部门。
负责编制项目的物资需用计划和进场物资的验证、发放、保管。
5分包管理工作程序
5.1工作流程图
5.2分包原则
5.2.1专业分包供方必须是具有专业施工能力和相应资质的合法经营的专业施工单位。
5.2.2由公司总承包的工程，必须在满足自有施工力量的前提下方可对外进行分包，主体工程不得分包。
5.2.3所有分包工程必须在施工前签订分包合同。
5.3考察、评价和选择
5.3.1考察和评价的依据
a）需持有有效的营业执照、资质证书、安全生产许可证、所在地政府主管部门的注册资料和满足其他特殊要求（管理体系方面的要求、安全、环保的要求等）；
b）能满足本公司对相关方的承诺；
c）有满足工程要求的管理人员，提供主要负责人、项目经理、安全员安全考核证书；
d）具有足够的生产能力；
e）专业分包要求分包方承担过类似工程且工程质量达到合格；
f）有良好的社会信誉；
g）服从公司的管理；
h）其它必要的资料。
合约部门负责对提供资料的真实性、有效性和符合性进行验证，并保存相应的记录。
5.3.2重要工程必要时合约部或分管领导可到分包方驻所或分包方施工过的项目进行实地考察，重点考察其信誉、履约能力、施工质量等。
5.3.3评价和选择
通过对分包方的资格审查和实地考察，对分包方做出评价和选择，并将评价结果进行记录，对满足要求的分包方列为合格分包方。
5.4对分包方考核和评价
5.4.1考核和评价内容及准则：
a）考核和评价分为；合格、不合格。
b）工程质量和进度情况：
当质量和进度达不到合同或协议的某项要求时，经整改仍达不到要求的，确定为不合格；
c）安全和环境情况：
违反总包方对安全和环境的有关规定时，经整改仍达不到规定要求的，确定为不合格；
d）服务和信誉情况：
服务质量和信誉极差的，确定为不合格。
e）总包管理情况：
不服从总包管理的确定为不合格。
5.4.2考核、评价
5.4.2.1分支机构主责部门和各项目部在每年10月上旬或工程完工时对供方进行考核、评价，对考核不合格的，经审批后，更换分包方。
5.4.2.2考核、评价应形成考核、评价记录，分支机构相关部门应保存有关记录。
5.5建立《合格专业分包方名册》和《合格劳务分包方名册》
5.5.1按照上述规定
人事部门对劳务分包方进行考察或考核，组织相关部门对其进行评价，评价“合格”的分包方，建立分支机构《合格劳务分包方名册》,每年10月中旬上报公司；
合约部门对专业分包方进行考察或考核，组织相关部门对其进行评价，评价“合格”的专业分包方，建立分支机构《合格专业分包方名册》，每年10月中旬上报公司。
5.5.2经考察或考核、评价“不合格”的分包方建立《不合格分包方名册》，每年10月中旬上报公司。
5.5.3公司合约部门、人事部门负责编制、更新公司《合格专业分包方名册》、《合格劳务分包方名册》和《不合格分包方名册》，经审批后及时传递。
5.6分包方的选择
分包方的选择由分支机构按以下原则执行：
5.6.1分包方应从《合格专业分包方名册》和《合格劳务分包方名册》中优先录用。
5.6.2当《合格专业分包方名册》和《合格劳务分包方名册》中没有符合需要的分包方时：
对有合作意向的分包方按照要求进行评价，将评价合格的分包方列入《合格专业分包方名册》和《合格劳务分包方名册》后选用。
5.6.3根据承包方式的不同，选择分包方时应有记录。
5.6.4签订协议或合同
所选择的分包方必须签订有关协议或合同，其协议或合同内容应包括：
工作范围、工作内容、工期、质量、安全、环保、技术和经济指标要求，必须服从和执行公司的管理要求。
合同或协议中应明确写入公司的管理方针的内容及主要释义，并写清与其相关的环境因素、危险源和公司管理体系的具体要求。
分包合同签订前必须按规定对分包合同进行评审。
5.7分包方的使用和管理
5.7.1经确定的分包方在进入现场施工前，要先到当地建筑主管部门办理相关准入手续，填写《分包单位资格预审表》报相关部门或监理公司审核批准。
5.7.2分包方的进场验证
a）分包方进场后五日内项目经理组织项目技术、质监、安全、劳资、预算等人员对分包方进场的人员素质、技术装备等情况进行验证，确定其是否满足分包合同和实际施工的要求和能力，并如实填写《分包方进场验证记录》。
b）对验证不符合要求时，应要求其限期整改，不能达到要求时项目经理部不得使用该分包方，应重新选择其他分包方。
5.7.3所有使用的分包方在施工过程中，必须遵守公司的规章制度，接受公司、顾客、监理和政府相关部门的管理和监督。
项目经理部必须按公司的统一要求实施对分包方的管理和监控。
5.7.3.1分包方进场施工前项目经理部必须组织对分包方进行企业规章制度、施工项目的技术、质量、职业健康安全、环境管理等的教育和交底，并将作业活动和服务中可能存在的重要环境因素或重大危险源和有关控制要求通报分包方。
5.7.3.2施工过程项目部和相关部门均应按照合同约定和公司规定对分包方进行管理和监控：
a）专业分包方在物资采购时，其物资供应商的选择可参照本程序中关于物资采购的规定进行，也可按分包方自己的管理体系进行，但其采购物资进场验证及其后的管理和使用必须符合公司采购管理程序的规定。
b）分包方的其他生产要素和施工过程的管理和控制必须执行公司三体系文件规定。
5.7.3.3分包方在施工过程中有违背国家法律、法规、技术标准、地方政府规定和公司规章制度及质量管理体系文件要求的，使用单位应按有关规定督促其立即整改，并视情况给予适当处罚。
5.8分包资金管理与结算
分包工程款拨付除按分包合同的约定外，还必须遵循下列原则：
5.8.1分包工程款相对应的工程质量必须符合国家规范和业主合同约定，必须有质量部门签认。
5.8.2在拨付分包工程款前应由分包方填写用款申请，并经相关人员签字后，办理付款手续。
5.9业主分包的工程
对于业主签订合同或协议的分包工程，经营部门在与业主洽商合同时，应明确公司的责任和权利，以不影响公司对工程的质量、环境、职业健康安全管理为原则。
项目部负责施工过程中的协调工作并对业主分包工程从质量、环境、职业健康安全几方面进行检查，将检查结果及时报告业主。
分包工程完工后，应由分包方将整理好的相关工程竣工资料移交项目部，项目部组织审核验收和保存。
6物资采购管理工作程序
6.1工作流程图及过程表
工作流程图
过程表
过程
名称
责任
部门
过程输入
（工作依据）
工作内容
过程输出
产品活动
需要的记录
采购策划
物资管理部门
合同条款、工程特点、分包方案
确定物资采购的范围
采购方案
物资需用计划
项目经理部
图纸、设计说明、采购方案
提出所需物资的名称、规格型号、单位数量、技术要求、进场时间等
物资需用计划
物资采购计划
物资管理部门
物资需用计划、合格供应方名册、顾客推荐的供应方
确定采购方式、候选供应方名单、采购时间等
物资采购计划
供应方资格预审（包括顾客指定的）
物资管理部门
供应方资质文件、企业简介、产品介绍、技术资料和技术文件（含质量、环保、安全）等资料
对供应方的资质
进行审查评价
资审合格的供应方
考察记录
采购价格的调查与确定
物资管理部门
采购信息（含规格型号、供货期、质量等方面的要求）
与候选供应方沟通
采购信息，邀请报价
采购询价记录，供应方报价文件，最终定价
供应方评价与选择
物资管理部门
采购要求、供应方报价文件
对产品的性能、价格和供应方能力进行评价，根据评价结果确定最终供应方
确定的供应方
评价记录
签订采购合同
物资管理部门
顾客合同、物资采购计划、采购要求、供应方报价文件
与供应方洽谈，签订采购合同、订单，或发出供货通知
采购合同、订单
进货验证
项目经理部
物资采购计划、采购合同、订单、材料标准、规范
对物资进行数量核对、合格证查验、外观检查、复试等
进货验证记录
搬运/贮存/发放/使用
物资管理部门
合格物资、领料单、物资搬运、贮存、领用等规定
将合格物资入库保管，根据规定发放使用
物资出入库台帐，领料单
供应方年度评价
物资管理部门
供应方提供产品的性能、价格、供货期、供应方的工作表现
对供应方进行评价，将合格供应方纳入合格供应方名单，不合格的淘汰
供应方年度评价记录、合格供应方名册
6.2工作要点：
6.2.1采购策划
物资管理部门组织有关部门，需对工程物资采购进行策划，确定采购方案。
6.2.2物资需用计划
项目经理部负责编制物资需用计划，经项目负责人审批后，提供给物资管理部门。
6.2.3物资采购计划
物资管理部门根据物资需用计划编制物资采购计划，审批后实施。
6.2.4物资采购价的确定
物资管理部门按照分支机构制定的物资采购定价管理办法的要求确定物资采购价。
6.3物资供应方的考察、评价与选择
6.3.1根据物资对工程重要性影响程度的不同，对于不同种类的物资的供应方采取不同的考察与评价要求。
A类：
工程所需的重要结构材料、构件、设备、计量器具以及对环境影响较大的材料和劳动安全保护用品。
B类：
工程所需的一般结构材料、构件、设备。
C类：
工程所需的次要材料、构件、工器具。
必须对A、B类产品进行评价，根据合同约定和需要选用。
6.3.2资格审查的内容
对有合作意向的物资供应方,物资管理部门负责对其资格进行审查，审查的物资供应方应提供以下资料：
a）企业及产品简介
b）营业执照原件（应经过年检在有效期内）
c）产品生产许可证、准用证（应经过年检在有效期内）
d）技术资料和技术文件（含质量、环保、安全）、产品合格证
e）使用该产品的代表工程项目
f）其它必要的资料。
物资管理部门负责对提供资料的真实性、有效性和符合性进行验证，并保存相应的记录。
6.3.3材料采购人员查证物资供方提供资料的真实性，或对其样品进行评价或检验，或考察其产品在本企业或外单位的使用效果和供货业绩。
必要时，可对某些涉及到工程最终质量的重要物资的物资供方进行实地考察，对物资经销商应重点考察其信誉、供应能力，如对生产厂家则应重点考察其生产规模和质量、安全、环保能力。
6.3.4综合评价
通过对物资供应方的资格审查、供应价格与工程要求的比较及必要的考察、样品检验，应对供应方做出以下的评价。
a）供应方和厂家的资质是否符合规定要求。
b）产品质量、环保、安全等方面是否符合要求。
c）价格是否合理。
d）供应能力是否保证工期要求。
物资管理部门负责将评价结果进行记录，满足以上要求的供应方列为合格供应方。
6.4供应方年度考核、重新评价
6.4.1重新评价频率：
A、B类材料物资供方每年10月上旬重新进行一次评价，当供货出现不合格品时应对其追加进行一次评价。
6.4.2分支机构物资管理部门每年10月上旬对物资供应方的供货能力、履约情况、产品质量表现、服务质量、价格合理性以及供货期产品出现不合格品记录情况进行综合性的考核与评价，并保存考核、评价记录资料。
6.4.3对所供产品多次出现不合格品、信誉度差的物资供方视为考核不合格，应及时从合格物资供方名册中除名，列入《不合格物资供应方名册》。
。
6.5建立《合格物资供应方名册》
6.5.1分支机构物资物资管理部门负责按6.3、6.4条规定对物资供应方进行考察或考核、评价，将评价“合格”的物资供应方列入《合格物资供应方名册》，评价“不合格”的物资供应方列入《不合格物资供应方名册》，并于每年10月中旬上报公司。
6.5.2公司物资管理部门负责编制、更新公司《合格物资供应方名册》和《不合格物资供应方名册》，经审批后及时传递。
6.6物资进场验证
材料进场时，应由项目经理部材料员组织进行资料和实物的验证。
为了保证物资供方和运输人员的安全和可能带来的环境影响，项目部材料员应将现场已识别出的职业健康安全风险和环境保护注意事项通报物资供应方。
6.6.1对供应方提供物资的验证，采购大批量的物资时、当需要在供应应方的货源处进行验证时，应在采购合同（订单）中明确规定验证的安排和物资的放行方法。
物资管理部门组织相关部门和人员到供应方处对所采购物资进行验证，做好验证记录。
6.6.2顾客对供应方提供物资的验证
当顾客提出在收货地点或发货地点验证供应方的物资时，物资管理部门负责配合顾客的验证，做好验证记录。
顾客的验证不能免除公司提供合格物资的责任。
6.7不合格物资处理
6.7.1验证过程中发现的不合格物资应进行不合格原因分析（可考虑如下方面，但不仅限于此）
a）供货厂家的制造加工问题；
b）物资运输造成的损坏；
c）物资在现场贮存、保护不当；
d）物资需用计划或采购计划的错误；
e）设计错误未被发现；
f）未执行采购管理程序等。
6.7.2不合格物资按以下程序进行处理。
不合格物资处理流程图
6.7.3不合格物资处理过程
不合格物资处理过程表
类别
标识和隔离
评审和处置
记录
A类不合格物资
物资管理部门
分支机构生产经理组织相关部门进行评审，决定拒收、让步接收、降级使用或改作他用
不合格物资处置记录、让步申请、顾客批复
B类不合格物资
物资管理部门
项目经理组织项目相关部门和人员进行评审，决定拒收、让步接收、降级使用
C类不合格物资
物资管理部门
项目经理组织项目相关部门和人员进行评审，决定拒收、让步接收、降级使用
顾客提供的不合格物资
项目物资管理部门
同上
不合格物资处置记录、让步申请、顾客批复
说明：
对于判定为可让步接收的不合格物资，可向相关方提出申请，只有在相关方同意后，才能作为让步接收物资发放使用，物资管理部门应保存让步申请及批复的记录。
6.7.4不合格物资处置方式。
a）拒收，适用于物资不能满足要求的；
b）改作他用，适用于物资质量虽不能满足原规定使用要求，但能满足其他使用要求的；
c）让步接收，适用于物资本身能满足使用要求但供应方提供的证明资料不齐全的。
d）降级使用，适用于产品规格、性能不能满足原先计划使用的部位、场合的要求，但能满足另一些使用规格、性能级别较低的部位、场合。
6.7.5不合格物资处置前在现场存放期间，物资管理部门在其存放位置放置有“不合格”字样的标识牌。
6.8搬运、贮存
6.8.1搬运
为实施环境和职业健康安全的目标要求、对危险性大的物资搬运和使用必须有专项的方案。
物资管理部门和使用单位应对其搬运的物资进行保护，保证物资在搬运过程中不被损坏，产品标识和包装的完好。
易损、易燃、易爆、易变质和有毒的物资，以及顾客有特殊要求的物资，物资管理部门和使用单位应制订专门的搬运措施和应急措施，明确搬运人员的职责。
6.8.2贮存
6.8.2.1为实施环境和职业健康安全的目标要求，对危险性大的物资贮存要符合国家的有关法规要求。
6.8.2.2现场内的库房及材料堆场由项目经理部负责管理，物资的接收与领取应办理出入库手续。
6.8.2.3物资的贮存应符合以下要求：
a）贮存物资应有明显标识，做到帐、卡、物相符。
b）对有追溯要求的物资（如钢材、水泥），应做到批号、试验单、使用部位等有据可查。
c）对有毒、有害的物资应与其它物资分开存放。
d）对易燃、易爆的物资与助燃物资（如乙炔和氧气）应分开存放，保持规定的距离。
e）对有保质期要求（如水泥），应有明显的保质期标识，做到先进先出。
f）必要时（如安全、承压、搬运方便等）应规定堆放高度。
6.9顾客提供的物资
在同顾客签订合同时，应明确其提供物资的清单，项目经理部应对顾客提供的物资进行验收，保存物资的全部质量文件和资料，防止贮存保管不当而造成的变质、损坏、丢失和混用。
6.10采购过程的监测
物资管理部门应对物资采购的过程进行监测，对违反规定的行为要进行纠正，做好有关的记录。
7分包方、供应方管理过程中形成的记录
按《记录控制程序》进行管理。
8相关文件/支持性文件
《记录控制程序》
《生产和服务过程控制程序》
9记录
分包方管理检查记录M05-01
分包方评价和选择记录M05-02
合格专业分包方名册M05-03
合格劳务分包方名册M05-04
不合格分包方名册M05-05
分包方考核和重新评价记录M05-06
分包方进场验证记录M05-07
供应方考察评价表M05-08
供应方年度考核评价表M05-09
合格物资供应方名册M05-10
不合格物资供应方名册M05-11
现场材料进场记录M05-12
材料检验申请单M05-13
不合格材料通知单M05-14
不合格物资处置记录M05-15
分包方管理检查记录
填报单位：
M05-01
分包方名称
地址
负责人
电话
评价方法：
1、资料检查（）2、现场检查（）3、函调（）
检
查
内
容
相关规定或管理体系建立情况：
资料情况：
实施情况：
检查结论：
检查负责人：
日期：
年月日
分包方评价和选择记录
填报单位：
M05-02
分包方名称
地址
负责人
电话
评价方法：
1、资料检查（）2、现场检查（）3、函调（）
检
查
内
容
资料情况：
施工质量情况：
组织机构及组织管理情况：
满足合同要求及承诺情况：
评价结论：
评价负责人：
日期：
年月日
合格专业分包方名册
填报单位：
M05-03
序号
分包方名称
法定代表人
资质等级
联系地址
联系电话
分包形式
专业特长
与本企业合作时间
合作效果
备注
单位负责人（签字）：
部门负责人（签字）：
填报人（签字）：
填报日期：
注：
1、分包形式：
填专业分包/单项分包
2、专业特长：
填报主营业务，
3、资质等级：
有资质的填级别，无资质的要说明分包能力。
4、合作效果：
A：
好；B：
一般；C：
差
合格劳务分包方名册
填报单位：
M05-04
序号
分包方名称
法定代表人
资质等级
联系地址
联系电话
分包形式
专业特长
与本企业合作时间
合作效果
备注
单位负责人（签字）：
部门负责人（签字）：
填报人（签字）：
填报日期：
注：
1、分包形式：
填专业分包/单项分包
2、专业特长：
填报分项特长，如劳务/钢结构/防水…
3、资质等级：
有资质的填级别，无资质的要说明分包能力。
4、合作效果：
A：
好；B：
一般；C：
差
不合格分包方名册
填报单位：
M05-05
序号
分包方名称
所在区域
出现的项目名称
主要不合格原因
备注
单位负责人（签字）：
部门负责人（签字）：
填报人（签字）：
填报日期：
分包方考核和重新评价记录
填报单位：
M05-06
分包方名称
地址
负责人
电话
考核种类：
1、不定期考核（）2、年度考核（）3、分包项完成考核（）4、再次考核（）
考核内容
产品质量
进度
总包单位指令执行情况
安全文明生产
管理、服务和信誉情况
轻微不合格累计次数
项目考核意见
主管意见
分包方进场验证记录
填报单位：
M05-07
工程名称
分包工程名称
进场分包方名称
分包合同编号
分包方进场日期
验
证
内
容
分包方资质、营业执照及相关施工许可手续
进场主要管理人员及相应证件
升级会员 