8.接待规范及制度AD-008.docx
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深圳天创息壤网络科技有限公司行政管理制度文件编码：
TCXR-AD-008（00）
客人来访接待规范
一.目的
为规范接待人员及来访人员的行为规范，提高接待水平，树立公司良好形象，特制定本制度。
二.适用范围
适用于公司所有接待人员及来访人员。
三．权责
3.1行政部门为接待的管理部门，负责前台接待工作的协调、安排、监督和管理。
3.2各部门：
负责本部门访客的接待工作，告知访客“来访须知”，督促访客行为。
3.3来访人员：
仔细阅读“来访须知”，规范自身行为。
四.接待流程
依公司来访客人之目的、性质及其对象，将公司到访人员分为五类。
4.1政府人员
4.1.1有预约：
热情问好，礼貌接待，注意确认相关证件，并及时通知相关部门进行接待工作。
4.1.2无预约：
①热情问好，礼貌询问来意，指引进行来访登记，明确对接部门后让座于休息区。
②及时通报接待部门，并提前告知政府人员来意。
如不知接待部门及时通知人力行政部负责人，由其安排指定人员接待。
③做好一般性公司业务介绍，未经授权不得回答对方工作问题，提供必要的茶水、水果等方式接待。
4.2代理商/会员客户
4.2.1有预约：
①热情问好，礼貌询问来意，指引来访人员进行来访登记并发放“临时通行证”。
②通知受访部门通行证发放情况，接待人员告知来访者“来访须知”并规范其行为。
③会客结束，接待人员负责回收来访人员的“临时通行证”，前台做好送客工作。
④部门接待人员完成会客后在《来访登记表》上进行签字确认。
如来访者未归还“临时通行证”或违反“来访须知”部门接待人员须至财务部缴纳成长基金20元。
4.2.2无预约：
①热情问好，礼貌询问来意，明确业务对接部门后，要求填写《来访登记表》，安排临时休息区。
②告知相关部门负责人来访者来意，询问是否接待。
③接待的来访者由行政人员通知接待部门到前台，发放“临时通行证”，并带至接待区域；对不接待人员礼貌告知其接待人员目前不在公司或正在忙等并礼貌送客。
4.3洽谈业务人员
4.3.1有预约：
①热情问好，礼貌询问来意，指引来访人员进行来访登记并发放“临时通行证”。
②通知相关部门人员通行证发放情况，由部门接待人员告知其“来访须知”要求。
③会客结束，部门接待人员负责回收来访人员的“临时通行证，”前台人员协助《来访登记表》上进行签字确认做好送客工作。
4.3.2无预约.对于无预约的来访者告知本公司不接受其他业务及推销项目，礼貌劝其马上离开。
4.4面试人员
4.4.1热情问好，礼貌询问应聘岗位、联系人，指引应聘者进行来访登记并
发放“临时通行证”，收取应聘者简历，让座于面试室，给其送上茶水并告知“求职登记表”等填写注意事项。
4.4.2由前台负责告知应聘者“来访须知”。
通知人力资源部进行面试准备。
4.4.3面试结束后，人力资源部负责将应聘者带回至前台，由前台回收应聘者的“临时通行证”，前台人员协助做好送客工作。
4.4.4人力资源部人员在《来访登记表》上进行签字确认。
4.5日常来访人员（快递、物业等）
4.5.1热情问好，确认快递单等单据是否正确，对于有误单据不予签收，并告知自行联系相关人员。
4.5.2通知接待人员到前台，如需逗留或进入公司内部区域需询问事由，检查是否着正式工作服或佩戴正式工作证，并要求填写《来访登记表》，发放临时通行证，无着工作服、无正式工作证人员告知不准进入公司。
4.5.3对需要到公司其它业务区进行作业的，通知对接人到前台接待。
由接待人员告知来访者“来访须知”并规范其行为。
4.6所有接访部门均有义务向来访者说明“来方须知”，有责任协助来访者及时将“临时通行证”归还到前台，并在前台确认访客离开时间。
如来访者未归还“临时通行证”或违反“来访须知”相关内容规范，由接待部门承担责任，责任部门按“临时通行证”遗失张数和访客违规次数向财务部缴纳成长基金，缴纳标准为20元（每张或每次）。
五.前台接待基本礼仪要求
态度：
礼貌热情
仪容：
面容整洁
仪表：
衣着得体
举止：
自信端庄
言语：
规范文明
服务：
周到细致
六.来访须知
6.1来访者须配合前台人员做好来访登记工作；
6.2“临时通行证”是公司为方便客人进出我司时使用，离开公司须退回；
6.3来访人员需了解我司管理规范，遵守来访须知要求；
6.4来访人员应在公司许可的范围内活动，自觉接受公司人员指引；
6.5进入公司不得大声喧哗、嬉戏打闹、聚众滋事等不文明行为；
6.6不得在工作区域坦胸、睡觉等不文明行为，严禁在非吸烟区域吸烟；
6.7进入公司办公区域须经所在部门允许且全程有公司人员陪同；
6.8未经许可谢绝拍照、录影；
6.9公司所提供给到访客人的资源，包括：
工作餐、桌椅、水电等，均须合理节约使用。
6.10洁身自好，不得私自动用公司或他人物品；
6.11离开时不得带走我司物品，包括：
公司标志牌、证件、资料等；
6.12来访结束后，须及时离开，不得借故逗留。
七．修订与解释
此规范由人力行政部负责编制、修订及解释，自总经理签名之日生效。
八．附表
8.1来访登记表（表格编号：
TCXR—AD—009（00））
总经理：
日期：
来访登记表
序号
日期
姓名
联系方式
来访事由
通行证编号
发放人
接待人
备注
1
2
3
4
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6
7
8
9
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表格编号：
TCXR—AD—009（00）
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