第八章 会议管理Word下载.docx
《第八章 会议管理Word下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第八章 会议管理Word下载.docx（19页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
（6）客户咨询会：
公司为了方便客户了解产品和服务专门召开的会议。
（7）新产品发布及市场推广会：
公司为了推广新产品而召开的一系列会议。
4.会议组成
一个完整的会议由三个部分组成（知识考核）：
会前准备工作＋会中服务＋会议善后工作。
（二）会前准备工作
1.拟订会议议题（知识考核）
会议议题指会议的主要内容或一次会议所要解决的问题。
2.确定会议名称（知识考核）
会议名称的组成：
会议主办单位名称、会议的主题、会议的类型，如×
×
集团公司商品交易洽谈会。
3.确定会议的规模与规格（知识考核）
会议规模：
大型（千人以上）、中型（100人～1000人）、小型（3人～100人）。
会议规格有高档次、中档次和低档次三种。
4.确定会期与会址、提名与会人员、明确会议组织机构、提出会议召开时间（知识考核）
5.选择会址要考虑的几个因素（技能考核）
（1）交通便利
（2）会场大小要与会议的规模、主题相符
（3）场地要有良好的设备配置
（4）应尽量避开闹区，场地不受外界干扰
（5）应考虑到有无停车场
（6）场地租借费用是否合理
6.拟订会议议程和日程
（1）会议议程（知识、技能考核）
会议议程指一次会议活动的总的安排。
编写会议议程遵循以下几个原则：
①按照会议的轻重缓急编排处理先后顺序。
②应预估并标明每个议案所需的处理时间。
会议议程包括以下几个部分：
A.标题
会议名称＋议程组成，例如，全国政协十届三次会议议程。
B.题注
法定性会议应当在标题下方说明会议通过的日期、会议名称，例如，全国政协十届三次会议议程2005年3月3日政协第十届全国委员会第三次会议通过。
C.正文
简要说明每项议题和活动的顺序，并冠以序号，将其清晰地表达出来，句末一般不用标点符号。
D.落款
由会议组织机构确定的议程应当标明制定机构的名称，如“秘书处”。
由会议通过的议程不用标写落款。
E.制定日期
无须大会通过的议程要标明制定的具体日期。
会议议程样式如下：
华荣公司2008年度客户联谊会暨2009年产品订货会议程
华荣公司2008年度客户联谊会暨2009年产品订货会将于2008年12月13日—15日在南京钟山宾馆举行。
会议议程如下：
1.主持人宣布会议议程
2.公司吴宝华总经理致辞
3.特邀嘉宾——市环保局牛天利副局长讲话
4.客户代表发言
5.×
做《华荣公司环保产品生产报告》
6.×
做《2009年国内外环保产品形势分析报告》
7.2009年环保产品洽谈、预订
8.参观与考察
华荣公司总经理办公室
2008年10月12日
（2）会议日程的内容和设计（知识、技能考核）
会议日程指把会议活动落实到单位时间，可用会议日程安排表表示。
（3）会议议程、日程的作用（知识考核）
通过了解会议议程和日程安排，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议的顺序和计划，获得有效的信息。
7.制发会议通知（知识、技能考核）
（1）会议通知的主要内容（知识考核）
会议通知的主要内容包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及相关要求、会议相关材料、回复需要的信封邮票、有关票证、会议地点、交通工具路线等。
（2）制发带回执的会议通知
一般有以下五大部分（技能考核）：
①标题的两种写法
一是：
主办机关名称＋会议名称＋通知（一般用于重要会议）
二是：
只写“会议通知”或者“通知”（一般用于事务性或行政性会议）
②通知对象
可以是单位也可以是个人。
③正文
会议的目的和主题；
会议时间（报到时间、结束时间）；
会议地点（写明地名、路名、门牌号等，必要时可以附简要交通示意图）；
参加对象（如发给单位，要写明参加人员的具体职务、级别，参加会议的人数）；
其他事项（费用、联系方式、报名方式等）。
④落款和日期
⑤回执
（3）发送会议通知的方法（知识考核）
头通知与书面通知、正式通知与非正式通知。
（4）发送会议通知的注意事项（知识、技能考核）
①明确会议通知的发送对象；
②对书面通知的地址、邮编等要填写正确；
③落实发送的回复确认环节（如发现发送对象没有及时收到通知，可以通过电话、口头询问、电子邮件等方式检查通知发送是否落实）；
④装信封和邮寄的时候要注意，不要错装、漏装，通知封套要写明“会议通知”字样；
⑤对经常参加会议的部分人员应用计算机打印出标签或多个邮寄标签。
8.安排会议食宿
（1）安排会议餐饮的八项要点（知识、技能考核）
决定餐饮的标准、就餐方式，确定时间和地点，事先设定就餐凭证，确定菜单，备好饮食餐具，为误餐人员预留饭菜，作好饮水饮料供应。
（2）安排会议住宿的三项要点（知识、技能考核）
安排方式的选择、预订会议住宿的程序、确定会议住宿的程序。
9.准备会议资料、会议用品
此部分内容在情景录像题中多有出现。
10.制订会议经费预算方案
（1）制订会议经费预算的原则（知识考核）
①严格遵循节俭办会的宗旨，根据实际需要科学合理地安排各项开支，并保证资金专项使用，真正用之于会。
②严格控制经费总量，每一次会议的经费都有一定的限度，所有开支都必须控制在适度范围之内，不能无限制地增加，会议成本总量不能超过会议预期收益，否则开会就没有任何必要了。
③在经费数量限定的情况下或当经费不足时，要保证重点，确保有限的经费花在刀刃上。
④对会议的每一项开支都应严格审核，力求达到预算经费与实际开支的平衡。
能省则省，能减就减。
⑤要充分考虑会议期间可能出现的不可预测的费用开支，预算时要适当留有余地。
（2）会议预算经费的构成（技能考核）
①场地费，即租借会场的费用，包括会场内基本设施的费用。
②设备费，包括购买或租借会议所需的各种视听设备、通信设备、印刷设备等费用。
③会场装饰费，包括制作会标、会徽、标语，购买或租借花卉、彩旗等的费用。
④文具、资料费，包括公关宣传、制作会议文件资料和证件的费用以及相应的文具费。
⑤交通费，包括与会人员往返的差旅费、接送费和会议期间各种接待、参观等所需的交通费。
如果与会人员的差旅费由自己负担，则不必列入预算，但要注明。
⑥茶水食宿费，时间较长的会议要考虑茶水、饮料、果点的费用，需要住宿的会议还要预算餐饮费和住宿费。
如食宿费由与会者自理，则不计算在内。
⑦人工费，包括支付给与会人员和工作人员的补贴或报酬，如支付给报告人、演讲者、专家、临时借用人员的酬金。
与会人员和工作人员的工资一般不计算在其中。
⑧娱乐休闲费用，如果会议安排了参观游览、文娱晚会等休闲活动，还要预算参观游览门票、演出或包场费用等。
⑨邀请会议嘉宾
⑩布置会场
会场检查
检查会议常用视听设备是否正常，此部分内容在情景录像题中多有出现。
（三）会中服务
1.会议接待的基本程序（知识考核）
迎接→会议签到和引导→安排合影→引领会议嘉宾进入会场或登上主席台→会议结束后送别。
2.作好会议记录
会议记录的格式、内容。
（知识、技能考核）
会议记录由标题、正文、尾部组成。
会议记录的要求：
速度要求，真实性要求（准确、清楚、突出重点），资料性要求。
（知识考核）
会议记录样式如下：
×
公司会议记录
会议时间：
年×
月×
日×
时
会议地点：
出席人（数）：
（主持人）、×
、×
、
（记录人）……
缺席（数）人：
……
会议主持人：
（职务）
记录人：
会议内容记录：
：
。
………………
散会（会议于×
时×
分结束）。
主持人：
（签名）
记录人：
3.编制会议简报
（1）会议简报的特点（知识、技能考核）
会议简报有些近似于新闻报道，特点主要体现在简、快、新、实四个方面。
（2）会议简报的要求
真实准确、短小精悍、生动活泼。
（3）会议简报的格式、内容（知识、技能考核）
会议简报通常由报头、报身（正文）、报尾三部分构成。
会议简报简易结构图见图8—1。
密级
会议简报
（第期）
编×
日
按语：
（标题）
导语：
主体：
结尾：
送：
共印×
份
图8—1会议简报简易结构图
4.收集会议信息
（1）收集会议信息的基本要求
齐全、及时、准确、有效（知识考核）。
（2）收集信息的程序（知识、技能考核）
会议信息收集，会议信息筛选，会议信息加工（简报），会议信息报送与审核，会议信息发布。
（3）会议信息收集的渠道（知识、技能考核）
向全体与会人员、领导人等收集文件，收集各种会议记录。
（4）会议信息的反馈方式（知识考核）
口头反馈、书面反馈、会议反馈。
5.做好会期值班保卫工作
（1）值班工作的内容（知识考核）
作好值班电话记录、值班接待记录、值班日志、信息传递。
（2）值班的意义（知识考核）
沟通上下，联系内外，协调左右，保证上级指示、会议精神及时传达，为会议作好充分的准备，保证会议的顺利进行。
（3）制定值班安排表（技能考核）（略）
6.联系和接待新闻媒体
（1）接待新闻媒体的原则（知识考核）
实事求是，内外有别，观点内容领导审定，准备周到全面，内容选择综合考虑，收集舆论和报道，提供资料。
（2）接待新闻媒体的工作内容（知识考核）
撰写稿件，发布信息，召开记者报告会。
（3）接待新闻媒体的工作程序（技能考核）
媒体人员登记，为媒体人员提供会议资料，安排拍照和新闻发布会、记者招待会。
（4）妥善处理新闻媒体的负面报道（技能考核）
快速反应，联合公关公司处理危机，负责人出面，对未知事实不要猜测、不要隐瞒事实，为媒体采访提供方便，统一口径，频繁沟通。
（四）会后落实
1.引导与会人员离会、返程
（1）安排与会人员离会
会议一结束，就要与会务人员一道引导与会者有秩序地离开会场。
在通常情况下，都是主席台上的领导离场后，与会人员再离场。
如果会场有多条离场通道，领导者和与会者可以各行其道。
大型会议还要注意散会后引导车辆迅速、有序地离场，必要时可派专人指挥。
（2）送别与会人员
会议结束后，与会者要返程，秘书人员要提前了解情况，谁什么时候走，怎么走。
一般情况下有以下四项工作要做：
进行会议费用结算；
对于参加会议的外埠（或外国）人员，应事先登记，并为其提前购买返程机（船、车）票；
组织送别与会人员；
对于个别需要暂留的与会者，要妥善安排好他们的食宿。
2.清理会场和文件
关闭会议现场的视听设备，按照会议计划中的物品使用清单，逐一核查，保证物归原位；
收回在会议现场的一些布置物品，如横幅、会徽等；
退还现场一些租借的物品和材料，妥善安排处理；
如有设备、器材在会议使用中出现故障，应及时修理，保证下次需要时的正常使用；
对会场发送文件和会议期间产生的文件（由其是保密性质的），要及时清点收回。
3.撰写会议纪要
（1）会议纪要撰写的注意事项（知识考核）
纪实，扼要，符合特定的行文规范和程序。
（2）会议纪要的工作程序（技能考核）
完善会议记录，起草编写会议纪要，确定印发范围，接受者确认，领导签字，打印成文，印制分发或者归档保管。
会议纪要由标题和正文组成。
在结构格式上不用写主送单位和落款，成文时间多写在标题下方，也可写在文章最后。
4.做好会议文件的收集整理、立卷工作
（1）收集会议文件资料的要求（知识、技能考核）
确定收集范围，及时收集会议文件资料，选择收集渠道，选择收集方式方法，严格履行登记手续，收集整理中注意保密。
（2）会议文件资料立卷工作的基本原则（知识考核）
一会一卷。
（3）会议文件资料立卷归档的基本程序（技能考核）
将收集的文件资料进行登记，向领导汇报情况，甄别整理，分类归档，卷内文件排列，卷内文件编号编目，填写卷内文件备考表，拟制案卷标题，填写案卷封面，移交档案部门，清理销毁废弃的纸张。
5.会议经费的结算
（1）收款的方法和时机（知识考核）
会议经费开支主要有两种方式：
一种是由会议主办方直接承担全部会议费用，与会人员不需要支付任何费用；
一种是要与会人员向主办方支付一些必要的费用，如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等。
对于要向与会人员收取相关费用的会议应注意以下事项：
①应在会议通知或预订表格中，详细注明收费的标准和方法。
②应注明与会人员可采用的支付方式（如现金、支票、信用卡等）。
③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。
④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。
另外，如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。
（2）付款的方法和时间（知识考核）
会议结束后，应对会议期间发生的费用进行统计，将应该由公司支付的费用根据公司相关规定，及时支付给对方，会中一般需要支付的费用有场地租借费、设备租借费、场地布置费、专家咨询费、餐饮费等。
（3）会议结算的程序（技能考核）
通知与会人员结算的时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单、将发票粘贴于报销单背面→请领导签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结算费用。
6.做好会后催办工作，跟踪会议精神落实情况
（1）会议决策传达的基本要求、方式（知识考核）
要求：
准确、及时、到位。
传达方式：
口头传达、录音录像传达、印发文件传达。
（2）会议决定事项的催办、登记制度（知识考核）
催办方式：
发文催办、电话催办、派员催办、请承办部门汇报。
催办要求：
明确催办人员，建立等级制度，建立汇报制度。
（3）会议决定事项落实情况的反馈（知识、技能考核）
反馈的原则：
迅速及时、真实准确、渠道畅通。
反馈的基本程序：
传达会议决定事项，根据催办与登记制度进行催办，进行反馈。
第二节仿真训练
（一）单项选择题
1.选择会议地点的步骤不包括（）。
A.确定会议形态B.考虑与会者的期望
C.选择何种会议地点与设备D.确定邀请的嘉宾
2.制定会议的议程首先要明确（）。
A.会议的时间B.会议的规模
C.会议的目标D.上级的精神
3.会场的整体布局要做到庄重、美观、舒适，一般不用考虑会议的（）。
A.性质B.规格C.规模D.时间
4.传达会议决定事项必须（）。
A.遵循实用原则B.体现本位要求
C.建立承办制度D.及时到位
5.会议纪要的拟写要求是（）。
A.经领导签字确认B.确定印发范围
C.针对内容发表议论D.纪实扼要
6.会议纪要的主体部分是（）。
A.会议精神B.会议规模
C.与会人员D.会议成果
7.举办会议既要确保会议质量，又应遵循（）的原则。
A.扩大企业影响力B.勤俭节约
C.服务社会D.提高企业竞争力
8.公司决定邀请部分专家开会商定对策，这种沟通形式属于（）。
A.通知性会议B.决策性会议
C.倡导性会议D.咨询性会议
9.会议信息从内容方面划分可分为（）。
A.保密性信息B.公开性信息
C.指导性、宣传性信息D.内部性信息
10.会议简报是单位内部编发的（）文书。
A.商务性B.事务性C.章程性D.决策性
11.会议沟通的显著特点是（）。
A.沟通对象具有群体性B.沟通信息具有单向性
C.无沟通环境要求D.只能使用语言沟通
12.在进行会议值班时，为了应对突发事件，值班秘书要特别注意（）。
A.为领导作好食宿服务
B.安排好接站的车辆
C.控制与会议无关的人进入会场
D.掌握所有领导的联络方式
13.度假型酒店与商务型酒店相比具有（）。
A.较强的服务能力B.地方和季节特色
C.高效、快捷的服务D.提供先进的通讯工具
14.会后不需要立卷归档的会议文件资料有（）。
A.会议决议B.会议记录
C.临时性文件D.闭幕词
15.会议决定事项的反馈原则是（）。
A.重点反馈B.真实准确C.澄清误解D.尊重领导
16.秘书准备会议沟通方案时（）。
A.应该提供多种建议方案
B.应该提出一个确定性方案
C.应该有不少于两套的方案备选
D.应该等候上司的指示
17.收集会议文件的基本要求是（）。
A.及时收集，严格履行登记手续
B.不断改进收集方式
C.文件归档时注意保密
D.跟踪会议精神的落实
18.会议记录中漏记的内容可以根据（）在会后进行补充修正。
A.记录员的记忆B.录音
C.与会者的笔记D.主持人的意图
（二）多项选择题
19.选择恰当的会议地点要综合考虑的因素有（）。
A.交通便利
B.会场的大小应与会议规模相符
C.良好的设备
D.场地租借成本合理
20.秘书在编制会议议程时应考虑的因素有（）。
A.公司章程对会议议程的规定
B.将保密性议题放在前面讨论
C.将难以解决的问题放在后面
D.将大家感兴趣的问题放在前面
21.进行会议信息沟通要注意（）。
A.加强保密审查B.内外有别
C.营造声势D.统一宣传口径
22.会议记录的写作要求是（）。
A.准确完整
B.应反映会议的全部过程
C.对会议的内容应作适当的提炼和概括
D.记录时必须及时迅速
23.会场的附属性声像设备包括（）。
A.耳机B.电脑控制的多镜头幻灯
C.同声传译D.立体电视
24.会议开始前，秘书应在会议主席的桌位上放置（）。
A.会议会标B.会议日程
C.会议文件D.上次会议的记录
25.反馈会议的信息要注意（）。
A.点面结合B.正、负反馈结合
C.前馈与后馈结合D.与会者和列席者结合
26.秘书应掌握的手工文字记录方法有（）。
A.要点记录法B.详细记录法
C.常用的速记法D.笔记与录音并用法
27.会议催办的方式主要有（）。
A.发文催办B.领导催办C.派员催办D.电话催办
28.会场的主席台和场内座次一般根据（）安排。
A.职务的高低B.代表的性别
C.选举的结果D.代表资格的正式与否
29.收集会议文件的要求是（）。
A.自行处理缺损文件B.及时补救毁损文件
C.选择收集渠道D.确定收集范围
30.处理会议信息的程序包括（）。
A.确定会议信息服务的对象
B.确定会议信息收集的内容
C.确定会议信息收集的范围
D.确定会议信息收集的量
31.秘书在编制会议议程表时，应综合考虑的因素有（）。
A.把重要、亟需解决的问题安排在前面
B.将同类问题集中排列
C.将保密性强的议题安排在前面
D.各部门的要求
32.在确定会议住宿地点之前，应随机抽查（）的设备。
A.一个商务间B.一个双人房间
C.一个单人房间D.一个套房
（三）工作实务题
背景说明：
你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理×
需要你完成的几项工作任务：
1.
便条
钟秘书：
定于下周一上午9：
00召开2月份总经理办公会，目前决定上会的事项有：
研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题、春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展2007年第一次春季商品促销活动。
请你将拟写的会议议程于明天一早交给我。
（注：
请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因）另外，我正在修订公司的会议管理规定，请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法。
行政经理×
2.
公司对于文件的收集和整理有规范的要求，请你将会议文件收集的内容和要求、会议文件立卷归档的意义以备忘录的形式提供给我。
谢谢。
3.
为了让公司新招聘的几位秘书尽快地胜任工作，公司决定下星期对他们进行业务培训。
在培训中，请你重点讲解“作好会议记录应进行的准备”，“并介绍会议记录应包括的内容”。
请事先将讲稿提纲送我过目。
谢谢！
升级会员 