公文管理规定定稿.docx

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公文管理规定定稿

恒商建设集团公司

管理中心文件

文件名称：

公文管理规定

文件类别：

管理类

文件编号：

HS/M-EM-001/A0

归属单位：

企管部

发放号：

等级：

□绝密□■普通

文件签章有效/受控状态：

编制：

肖丹

审核：

查芳毅

审批：

镇耀

会签部门

会签人

会签日期

会签部门

会签人

会签日期

管理中心

经营中心

财务中心

工程公司

技术中心

电力市政事业部

开发中心

园林公司

2014年3月1日编制2014年4月10日实施

编制修改记录单

版本

时间

简述

编制

审核

批准

2014-3-1

新发行

肖丹

1总则

1.1为规公司公文处理程序，提高公文质量和办事效率，结合本公司实际，制定本规定。

1.2公文：

指公司在各项管理工作中为行使职权而制作和使用的具有法定效力和规格式的文书，是公司进行各项公务活动的重要工具之一。

1.3企管部为本公司的公文管理部门，负责以本公司名义公文的处理和上级机关、有关部门发往本公司公文的处理工作，并对公司各部门的公文处理工作进行指导。

各部门应指定专人负责本部门的公文处理。

1.4公司各类公文的制定必须符合法律、法规，符合公司的有关要求。

1.5公司的各种公文在处理过程中必须格执行法规和公司有关规定，确保公司。

2适用围

本规定适用于恒商建设集团公司及所属分子公司、事业部，包括恒商电力市政工程有限责任公司、恒商园林工程、恒商建筑工程有限工程等。

3公司公文种类

3.1通知

　　适用于发布规章、制度；传达要求；任免和聘用干部；转发上级公文等需要知和共同执行的事项等。

3.2通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况等。

3.3报告

适用于向上级有关部门报告工作、反映情况、提出意见和建议等不需上级答复的事项。

3.4请示

适用于向上级及有关部门请示工作、请求批示和批准等事项。

3.5函

适用于公司与无隶属关系的机关、企业之间相互商洽工作、询问

和答复问题、沟通情况等事项。

业务往来事项可采用图文传真形式（见附件4）。

3.6会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

（见附件5）。

4公文格式

4.1公司公文格式包括：

恒商标识、秘密等级、紧急程度、公司或部门名称、文件字号、标题、主送部门、正文、附件说明、发文部门落款、成文日期、印章、抄送（报）部门、签发人和页码等部分。

公司各种公文必须格按照本制度规定的标准版式排版（附件1）。

4.2涉及公司的公文应当按照秘密等级由高到低分别标注“绝密”、“”、“普通”；紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”、“急件”。

无密级和非急件可不标注。

4.3以公司名义发文一律采用“恒商建设集团公司”名称；以部门名义发文时，应采用公司+部门全称，如“恒商建设集团公司财务部”。

使用文件字号按以下规定规：

序号

文件种类

行文代号

通知

恒商·通知[××××]第×号

通报

恒商·通报[××××]第×号

报告

恒商·报告[××××]第×号

请示

恒商·请示[××××]第×号

函

恒商·函[××××]第×号

公司会议纪要

恒商·纪字[××××]第×号

4.4发文字号，应包括公司简称（恒商）、（部门/子公司/事业部）、文种、年份、发文顺序号。

以公司公文为例，发文字号为：

恒商通知[2014]第***号

公司简称文种年份发文顺序号

4.5公文标题应当准确简要地概括公文的主要容并标明公文的种类。

公文标题中除规章、制度名称和转发的文件加书名号外，一般不用标点符号。

4.6主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或者规化简称、统称，除传真件外，主送部门禁用个人人名。

4.7公文如有附件，应当在正文之后、发文部门落款之前注明附件顺序和名称。

序号为附件：

1、2……。

4.8发文部门落款必须使用部门全称；联合行文的，应将主办部门排列在前。

4.9成文日期，以公司领导的签发日期为准，联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。

4.10公文落款处，应加盖印章。

公文落款名称、印章应与文头相符。

印章应盖在成文日期年、月、日的中上，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。

位置摆正，盖印清晰。

4.11抄送或抄报指除主送部门外，需要执行或知晓公文的其他部门及人员，应当使用全称或者规化简称、统称。

4.12公文文字一律从左至右横写、横排，公文主页上必须印有恒商固定标识，用A4纸打印。

主页、次页和附件左侧竖向预留2.5cm装订线。

5收文处理

5.1公司收文处理过程包括签收、登记、分办、批办、承办、催办等程序。

公司及各部门、市区政府及政府部门、行业主管部门及行业协会及业务往来单位等发往本公司的邮寄、送达、传真、电子（需下载）均属收文围。

并做到每文一收，不得多文合并。

5.2企管部负责对接收的公文统一签收登记，填写《收文登记表》（见附件6），按公文容、性质进行分类处理；容重要的急件，应及时呈送领导阅批。

5.3凡需办理和传阅的公文，填写《收文呈办单》（附件2），先送总经理签署批办意见。

总经理在签署批办意见时，可根据公文容和性质直接提出阅批意见。

5.4企管部根据总经理批办意见，安排办理或传阅，传阅人在《收文呈办单》签名及批（留）注意见后应交回企管部处理，公文在传阅人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。

5.5有领导批示或交有关部门办理的公文，经办人要认真督促、催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

并由经办人在“领导批示办理结果”栏注明办理情况。

6发文处理

6.1企管部负责公文的发布。

6.2公司公文的发文处理一般包括拟稿、审稿、签发、打印、校对、用印、网上分布、存档等程序。

6.3草拟公文的要求：

6.3.1要符合的有关针、政策、法律、法规和公司的有关规定，要与已发布过的公文相衔接。

6.3.2情况要属实，观点要明确，文字要精炼，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。

6.3.3公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。

6.3.4公文中的数字，除部分章节序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

6.3.5章节序数的写法。

一般应按下列顺序排列：

第一层为：

“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

如公文中段落简单可按“一”、“1”、“

（1）”或“1”、“

（1）”顺序排列。

6.3.6不要滥用简称。

年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不用简称。

6.4拟制公文时，对涉及其他部门职权围的事项，发文的主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报公司领导协调或裁定。

6.5公文在呈送签发前，应由起草公文部门的负责人进行审核。

审核的重点是：

是否确需行文，提出的要求和措施是否明确具体、切实可行，行文关系是否妥当，处理程序是否完备，公文格式是否符合本细则的规定等。

审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的、原则性的问题，应退回起草部门重新起草。

6.6公文签发：

公司各种公文的签发应执行格的审批程序，公司公文应由总经理签发，部门公文应由部门经理审核报公司分管副总签发。

6.6.1公司公文：

由公司企管部或公司高管指定的人员负责起草初稿，再填写《发文审批单》（附件3），连同公文初稿交企管部经理审稿后，由总经理签发。

6.6.2部门公文：

由各部门负责起草，再填写《发文审批单》，连同公文初稿交部门经理审稿送公司总经理签发。

6.7签发后的公文不得再作任修改。

若确需修改，必须重新送签。

6.8公文签发后，由企管部负责打印、盖章、登记、分发。

打印公文要美观大，两页以上公文要在左上角斜向装订，并要整齐牢固，不漏页、错页。

6.9公文校对以签发的原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。

原文未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。

6.10公文办理完毕后，要由企管主管立卷保存年终归档，其他个人不得私自保存应存档的公文。

公司各部门发出公文及需加盖公司印章的，要留一份正本在公司企管部存档备案。

7公司规章制度类文件颁发规定

7.1编号规则

规章制度是一种特殊的发文，其编号由公司代码、文件级别代码、一级部门、二级部门代码、文件流水/文件版本号（两位数字/A0—Z0表示）组成，

公司一级二级流水号/版本号

格式为：

□□/□-□□-□□/□□，各项编号要素见下表：

举例：

HS/M–AD–001/A0（安全卫生管理制度）

7.1.1代码规则

公司代码

一级部门

代码

二级部门

代码

管理中心

人力资源部

行政部

企管部

财务中心

财务部

技术中心

工程技术部

开发中心

市场部

经营中心

经营部

电力市政事业部

园林公司

工程公司

7.1.2文件流水号/版本号

文件流水号按01、02…依次排号；

文件的首版，其起始版本号为A0；对文件进行非实质性更改，每更改一次，该文件版本号应顺次提升数字位，如由A0改为A1，由A1改为A2…等；对文件进行重大更改时，应更换版本号整数位，数

字归零，如A2改为B0。

7.1.3企管部负责公司级管理文件的编号，其他文件由各编制部门根据此编号法进行编号。

7.2格式模板

7.2.1正文格式

a）页眉：

使用已设定好的模板，在页眉右端添加制度名称，宋体、小五号字。

b）页码：

页面底端居中，采用“第页共页”的格式，宋体，小五号字。

c）文件正文的排序采用“一”、“

（一）”、“1”、“

（1）”、“A”、“a”或项目符号的式。

d）正文：

采用宋体，四号字，行距20磅

7.2.2封面格式

制度首页为封面，其格式如图所示：

8流程图

9附则

9.1本制度由公司企管部负责解释。

9.2本制度自发布之日起执行，此前发布的公文处理有关办法、规定等与本制度不一致的，以本制度为准。

附件：

1、《公司发文固定格式》

2、《收文呈办单》

3、《收文登记表》

4、《发文申请表》

5、《传真标准格式》

6、《会议纪要标准格式》

7、《部请示》

8、《工作联络单》

恒商建设集团公司

恒商·通知[XXXX]第X号

关于******的通知

公司各部门：

正文

附件：

1、******

2、******

恒商建设集团公司

XXXX年XX月XX日

主送：

公司主要领导签发人：

抄送：

恒商电力市政工程有限责任公司

收文呈办单

收文时间：

收文序号：

来文单位：

文号：

文件标题：

文件来源：

□传真□邮寄□送达□电子

领导批示：

传阅：

领导批示办理结果：

经办人：

年月日

恒商建设集团公司

收文登记表

收文序号

收文

时间

来文单位

文号

文件标题

备注

送达邮寄传真电子

恒商建设集团公司

发文申请单

日期：

年月日编号：

公文标题

附件

共份

拟稿部门

会签部门

发文字号

文件编号

主送部门

抄送部门

是否在OA上公布

□是□否

总页数

拟发份数

密急程度

□绝密□□普通

□特急□急件

审稿意见

总经理

签发

拟稿人

打印人

校对人

备注

存档人：

存档日期：

年月日

恒商建设集团公司传真

BEIJINGHengshangConstructionCorporation

地址:

中国区通惠路20号（TEL）：

-67609016传真（FAX）：

-67609016

收文单位：

发件人：

××部×××

收件人：

发件人：

收件人传真：

总页数：

关于******的事宜

公司：

正文

恒商建设集团公司××××部

××××年××月××日

抄送：

公司

恒商建设集团公司

会议记要

编号：

日期：

年月日

会议名称

会议时间

年月日:

～:

会议地点

参加人员

主持人

记录员

主要议题

讨论事项及结论:

存档人：

存档日期：

年月日

恒商建设集团

部请示

编号：

拟稿单位

送稿日期

主送单位

会签单位

事由

密急程度

□绝密□□秘密

□特急□急件

附件

共份页

请示容

主管：

经办人：

会签单位意见

审核意见

审批意见

备注

存档人：

存档日期：

年月日

恒商建设集团公司

工作联络单

发文单位：

日期：

年月日编号：

收文单位

抄送单位

事由

发文意图

□请求批复□业务联络□通知事项□征集意见□其他

具体事项：

主管：

经办人：

回复□要□不要希望回复日期：

签收

单位

日期

回复意见：

主管：

经办人：

备注

存档人：

存档日期：

年月日

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