1、慧和日常借支及费用报销管理制度.docx

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慧和新能源控股有限公司

文件编号:

版本：

V1

日常借支及费用报销管理制度

实施日期:

2012.2.1

页码：

共12页

慧和新能源控股有限公司

日常借支及费用报销管理制度

二○一二年二月版

日常借支及费用报销管理制度

第一章总则

第一条日常费用是指公司为日常管理需要而发生的工资、房租水电费、差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、办公费等。

第二条公司本着合理、节约、有效的原则，对各项费用实行预算管理。

第三条每年末，由公司财务部汇总本公司下年度上半年预算上报总公司审批，每年五月末，由公司财务部汇总本公司下半年预算上报总公司审批，总公司财务部将经批准的预算下达给本公司。

第二章日常借支制度

第四条员工借款须履行严格的申报审批手续，借支须填写【借款单】，注明借款事由、预计用款额度按规定程序报批。

第五条借款必须遵循“谁借款，谁归还”的原则，不准无故拖欠公款，不准替他人借款，更不得以他人名义借款自用。

第六条日常借款必须在借款实际支出五个工作日内办理报销还款手续，因公出差的应在回到公司后七个工作日内办理，确因特殊原因需要延迟的，须报总经理特批。

否则，扣发当事人工资，直到销清全部借款。

第七条暂借款现金借用标准：

付给出差人员随身携带的现金一般控制在3000元/人以内，最多不超过5000元/人。

超出以上限额，原则上不支出现金。

尽量用个人信用卡，偏远地方不超过3000元，

第八条单位之间的往来，一般使用银行转帐支票，支付办法参照《对外付款管理办法》，确需支付现金的，其结算起点为2000元，超过起点的原则上一律使用非现金结算。

第九条经办人应妥善保管好所借现金、支票及各种作为报销凭证的单据，如需使用支票，必须填写【支票使用申请单】，对丢失支票、汇票等给公司造成直接经济损失的，由责任人负责赔偿；对丢失的费用性单据，经办人要详细列明原因，取得有关证明后方可报销。

第十条经办人须凭国家税法认可的正式发票报账，确实无法取得正式发票的，需做书面说明，经证明人和部门领导签字后凭合法的抵账发票报销。

一定不行，财务部入账只认票

第十一条严禁伪造、涂改票据、假冒领导签字等侵吞公款的行为，一经发现，严肃处理。

第三章费用预算管理

第十二条费用预算管理实行“年度预算、月度分解、财务监控”的原则，各部门的年度费用预算原则上不得超过总部下达的年度预算目标。

第十三条计划财务部门负责组织实施总部费用预算编制工作。

第十四条各部门应严格执行月度费用预算，月度费用各明细项目必须专项专用，不得混用。

当月超支预算部分可以占用下月预算指标，但最多在一个季度内占用。

第十五条计划财务部门对各部门月度费用预算执行情况进行实时监控，定期进行预算执行情况的分析和报告工作。

第十六条主要费用项目预算标准及管理要求

第三章费用报销制度

第十七条差旅费

一、出差办理程序

1、出差人员出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金、经部门负责人签署意见、总经理批准后方可出差。

2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“借支单”，填写借支单写清借款人、部门、用途、金额等事项，由部门负责人和总经理同意，经财务负责人审核后方可借款。

出差时借款，以“前账不清，后账不借”为原则，特殊情况需说明情况并经总经理审批。

3、出差返回后应在七个工作日内报账，超过期限报销财务部不予受理，特殊情况需书面说明情况并总经理批准。

二、差旅费报销标准。

1、差旅费是指公司员工经公司领导批准因公出差所支出的交通费、住宿费、餐饮费等与出差相关的费用。

2、、因公出差，乘坐交通工具一般不得超出如下标准：

火车 轮船 飞机

副总以上 软席 二等舱 普通舱

其他人员 硬卧 三等舱 普通舱

乘坐交通工具费用超出上述标准且未按上述规定办理审批手续的，超出部分由相关个人承担。

3、因公出差住宿规定：

1.住宿费必须凭宾馆、酒店、招待所等出具的正式发票报销，并提供住宿费清单。

2.出差住宿标准：

原则上住公司签约连锁酒店：

锦江之星。

锦江之星客户名：

慧和新能源控股有限公司，客户号码为：

000018662（预订电话：

400-820-9999）如当地无签约酒店，请选择同级别标准酒店。

3.出差凡有同性同行者，原则上两人住一间，一个人出差或与异性同行可住单间。

4、员工在出差地的市内交通费，原则上首选公共交通，如需乘坐出租车，须提前经分管领导或者总经理批准。

5、因公出差，根据实际出差时间按职级标准享受出差补贴。

地区

标准

地级市地区（含）以下

省会、直辖市、沿海地区

全体员工

40

50

6、出差时间。

出差时间以车票、飞机票、船票记载的出发时间和到达时间为依据。

中午12点以前的出发、中午12点以后返回的，算一天。

中午12点以后出发、中午12点以前返回的，算半天。

7、出差补贴己包含通讯补贴和伙食补贴，个人出差期间发生的伙食费不再报销。

出差确实需要开支业务招待费的，必须事前报经分管领导或者总经理批准，金额应严格控制在批准范围内。

8、报销差旅费时，遵循一次一报的原则，即一次出差填写一份差旅费报销单，不能分开填写。

9、差旅费报销时，差旅费报销单应附“出差申请单”及“出差报告”。

10、因公出差，途中不得无故绕道，绕道者多开支的部分由个人自理。

绕道期间按事假处理，不发绕道期间的出差补助，不报销绕道期间的住宿费。

第十八条业务招待费

一、鉴于业务招待费控制难度较大，实行“预算控制、事前申报”的管理办法。

（附招待费申请单）

二、除总监级（副总）以上员工可根据实际预算需要开支外，其他员工招待客人前，应事前报分管领导及总经理批准后方可实施。

三、本着“少花钱、多办事、办好事”的原则，如宴请不同部门办理同一件事时，尽可能一并宴请。

报销时需注明宴请单位及主要参加人、人员数。

四、部门经理级以下员工原则上无宴请权，确因工作需要开支的，需事先经分管领导及总经理批准。

第十九条交通费

一、私车公用时，按照实际发生的公里数，每月报销相关费用：

汽油，停车费，高速费，凭发票报销。

二、公司未配备车辆，员工办理市内公务，可乘坐出租车，但必须事先报经部门领导批准，报销时需列明起止地点及事由。

（累计金额超过100时，附交通费明细表）

第二十条通讯费

一、通讯费是指因工作原因而发生的员工手机话费。

二、通讯费按级别享受相应的额度。

（单位：

元）

总监级以上300

经理级200

主管150

普通员工100

第二十一条办公费

一、办公费用包括物业、水电、文印、快递、办公用品等方面的费用。

二、一般性办公用物品由行政部统一采购、统一管理。

（填制采购申请单，并附采购明细表）

三、办公设备及房屋等的维护修理,由行政部申报预算，报经领导审批后，由行政部执行。

四、对于超过万元以上的大宗物品采购，必须采用“招标”方式，同时至少联系三家以上供货商，从中挑选价廉物美者。

一经敲定，应与对方签订经济合同、协议。

五、行政部门应对消耗性材料和办公用品建立健全验收、记录、清点制度，加强实物管理。

第四章费用审批权限及审批流程

一、费用支出审批权限实行分级授权限额审批的原则。

具体标准如下：

性质

标准

最终审批人

预算内日常费用

单笔及一次累计报销1000元（含）以下

部门负责人

单笔及一次累计报销1000元至2000元（不含）

总监、副总

单笔及一次累计报销2000元至5000元（不含）

总经理

单笔及一次累计报销5000元以上

总部总经理

预算外费用

单笔及一次累计报销2000元以下（含）

总经理

单笔及一次累计报销2000元以上

总部总经理

二、预算外费用审批流程

1、事前申请审批流程

经办人提出申请→部门负责人签署意见→分管总监或副总审核→总经理核准

2、事后报销审批流程

2000元以内（含）：

报销人（经办人）→部门负责人→财务审核→分管总监或副总审批→总经理核准→出纳报销

2000元以上：

报销人（经办人）→部门负责人→财务审核→分管总监或副总审批→总经理审批→总公司总经理核准→→出纳报销

三、审批流程各环节职责

1、业务经办（报销人）：

具体经办人员或报销人收集整理完整的费用凭据作为附件。

（1）费用报销需填写相关费用报销单，粘贴真实、合法、完整的原始凭证。

（2）粘贴单上票据从左至右粘贴紧凑、平整、牢固，注明附件数量；【支出凭单】填写报账日期、费用类别、所属项目及金额、经办人姓名；费用报销说明单填写费用发生日期、发生原因、实际类别及金额，

（3）所有单据必须使用黑色签字笔填写，不得有涂改。

2、根据审批权限逐级办理审批手续。

3、财务报销付款。

（1）现金报销的，由出纳查看是否有借支，依据《借款单》扣除借支金额后付款或收回剩余现金。

（2）鼓励使用转账支票，除差旅费可以借支现金，其他金额在2000元以上支出，应尽量使用转账支票或网银支付，特殊情况需用现金时，应经分管领导同意。

大额支出报销需附合同复印件。

四、审批的其他事项

1、各级费用审批人因故不能履行审批手续时，则由其指定代理人审批并及时通知财务部门备案；或审批人采取电话和短信方式通知计划财务部门办理，但审批人事后须补办相关审批手续。

指定代理人在代理期间的审批责任由委托人承担。

2、所有费用支付的审批手续必须完备。

凡没有审批手续、越级越权操作和审批、超出预算范围或不按流程办理的费用报销申请，财务部门均不予受理。

第五章财务报销付款流程

一、鉴于漯河慧和新能源有限公司处于成立之初，出纳暂时由总公司出纳兼任。

二、各项付款，均需在当月预算内发生。

预算以外的付款，须经总经理批准后方可支付。

三、报销时由经办人填写相关的借款单、支出凭单、差旅费报销单，准确填写各项内容及金额后，先经过本部门分管领导签字确认后，交由财务负责人审核票据的真实合法性。

四、财务负责人审核无误签字后，交由总经理签字。

五、经办人将经过审核签字的单据扫描至总部出纳。

六、出纳根据报销付款的金额将款项根据实际情况汇款，个人报销汇款到个人的银行卡，对公付款汇款到指定的银行账号。

七、出纳汇款后须及时通知经办人查询，并于当日及时登记现金日记账及银行存款日记账。

八、北京慧和报销费用时间为每月20号集中办理。

漯河慧和报销费用时间为每月12号和25号集中办理。

涉及到其他业务付款，需提前三天通知到出纳。

九、由于出纳不在当地办公，可由财务负责人保管备用金3000元，用于日常紧急开支。

经财务负责人确认付款事项在预算范围内，履行相关审批手续后可直接支付。

支付后及时将单据扫描或传真至出纳登记现金日记账及银行存款日记账。

第六章财务报送要求

一、日报：

当发生变动时，当日之内向总部财务负责人发送资金日报表。

（参考报表中《资金日报表》）

二、每月8日前，向总部财务负责人发送上月的月资金流量表（参考报表中《资金流量月报表》），上月财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表）纳税申报表及相关报表。

三、每月25日，向总部财务负责人申报下月最后一天

资金预算表，经总部负责人批准后执行。

（参考报表中《资金预算表》）