关于规范HR操作流程的备忘录-.doc
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MOME
致：
分公司HR成员、商务总监
日期：
2015-08-14
主题：
关于规范分公司HR操作流程的备忘录
DearAll，
为了规范人事操作流程，请大家严格按照以下流程开展人事工作：
一、人员申请
人员申请的提交首先必须选择申请原因。
1、离职补缺。
需说明离职人员，简要说明离职原因及离职前的薪资。
提交时请附上该岗位的岗位说明书及部门最新的组织架构。
2、新增岗位。
需分公司总监向分管副总以邮件的形式申请，在分管副总邮件答复后方可提交OA，并将沟通邮件以附件形式上传，其他严格按照OA中的要求完成填写。
二、招聘
1、需总部复试岗位的接口人：
（1）分公司的设计人员需推荐到总部设计分中心总监――xxx安排复试；
（2）分公司的人事、行政、财务人员需推荐到总部人力资源部副经理――xxx排复试；
2、推荐复试时需准备的材料：
（1）应聘者word版简历；
（2）应聘者身份证及毕业证书复印件各一份，有扫描仪的分公司需提供扫描件，
若没有扫描仪的分公司需在第一次面试时核对证件或者将复印件传真回总部；
（3）应聘者1寸电子版证件照，应聘前台岗位需提供近期电子版生活照；
（4）分公司招聘同事及总监的面试评价。
3、需经过总部复试，综合考量定薪，确认录用后才能提交OA中的录用审批。
三、录用
1、录用时需提交的材料：
个人word版简历、面试评价表、背景调查表（若是应届生，可不必）、身份证扫描件、毕业证书扫描件。
2、录用审批一般需要2-3个工作日，因此在提交时，入职时间可酌情往后推迟2-3天（如8月8日提交录用审批，可安排8月10日或11日入职）。
必须等录用审批通过后才能通知人员入职。
四、入职
1、办理入职手续时，员工必须严格按照聘书要求提交所有入职所需材料，材料不齐全不得签订劳动合同及办理入职手续。
2、劳动合同必须在员工入职后30天内签订完毕，如因资料不齐全暂无法签订劳动合同的情况出现时，HR专员需第一时间将情况报告HR人事主管及HR总监。
3、部门主管需在员工入职后一周内为员工制定“试用期岗位培训计划”并提交HR人事专员存档。
五、入职培训
1、培训课程安排，一般入职脱产培训为2天（周一、周二），主要课程设置如下：
（1）周一：
公司介绍、职业生涯规划、商务礼仪、人事制度以及云办公产品介绍；
（2）周二：
产品介绍、专业化销售流程之如何查找客户资料、专业化销售流程之开场白演练）以及新老员工座谈会。
2、班主任主要工作如下：
（1）训前：
讲师邀约、发送培训通知、收集学员名单、打印签到表、课程表及培训评估表；
（2）训中：
开训（培训简介、自我介绍、团队建设、纪律宣导等）、结训（填写培训评估表、培训回顾、评选优秀团队等）、早会和午会（点名、课程回顾、互动游戏、课间协调；
（3）训后：
流失学员电话回访、制作部门报到情况表（参训学员信息、考勤表、指标分析及分区情况等）。
六、试用期到期
1、部门主管在员工试用期到期前一个月应确认员工是否转正，同时HR应在试用期到期前一个月发起员工试用期考核流程，流程中应附上人员简历及《试用期岗位培训计划表》。
2、员工本人应附上试用期工作总结并确认是否原因转正。
3、试用期到期前两周部门应完成相关的评估工作并将结果报人力资源部，人力资
源部根据员工《试用期工作目标》评定结果及《试用期岗位培训计划》完成情况以确认员工是否通过试用期。
4、员工将在试用期到期前一周收到由人力资源部发出的《员工转正通知书》或者《合同解除通知》。
5、如因任何环节造成员工试用期转正流程没有按时完成，后果及责任将由该环节负责人承担。
七、调岗/晋升申报流程
1、员工需调岗或晋升时，由拟任部门主管发起OA流程《调岗、晋升申报表》，流程中应根据表格要求完整填写现任岗位及拟任岗位相关工作内容及新岗位培训计划。
2、未能在规定的时间完成此新岗位培训计划及未通过“调动试用评估”的将被延长“调动试用期”或取消调动。
3、流程中需附上人员简历及HR面试评价。
八、调岗/晋升考核流程
1、员工调岗或晋升考核期到期前半个月，由HR发起OA流程《调岗、晋升考核期评估表》。
2、员工本人需填写评估表中附上考核期工作总结。
3、顺利通过“调岗/晋升试用期”评估的员工将收到“调岗/晋升确认信”，同时正式的经理级别以上人员的任命通知将向全体员工发布。
九、劳动合同续签
1、员工劳动合同到期的前两~三个月（普通员工到期前两个月，经理级以上员工到期前三个月），HR应启动合同续签确认流程。
2、HR发起《续签合同审批表》，部门主管应对员工进行考核，提出主要问题和改善建议，同时如果确认员工劳动合同续签，还需提出下阶段主要工作计划及目标。
3、待《续签合同审批表》完成后，人力资源部提供《劳动合同续签通知》给
员工本人；员工本人在《劳动合同续签通知》上签字确认，确认单应在收到后一周内返回到人力资源部。
4、人力资源部接到确认单后，准备员工的劳动合同并在合同到期前一个月完成所有合同续签工作及相关事宜。
对任何一方不愿续签合同的，人力资源部将安排合同终止的有关事宜。
5、如因任何环节造成员工劳动合同续签没有按时完成，后果及责任将由该环节负责人承担。
十、离职
1、正式员工的离职须提前30日以书面形式向公司提出，并填写【离职申请表】；未提前30日申请的离职，公司可以延迟30日给予办理离职手续，期间给公司造成损失的需做出赔偿。
公司试用期员工的员工离职申请应提前3个工作日向公司提出。
2、离职员工在完成工作交接后填写【工作交接单】，并经工作接手人及上级主管签字确认后方视为完成。
3、部门主管应监督离职人员应在离开公司前3天通过OA发起【工作交接单】，如果遇到特殊原因本人无法发起的，应由其直接主管发起相应的流程。
业务人员应发起【工作交接单-直销部门用】。
4、员工未正常办理手续就离岗超过三个工作日时，直属主管应及时通知人力资源部，由人力资源部核查后视实际情况将员工姓名发邮件至，要求协助确认或关闭CP账号；同时发邮件要求信息管理部协助关闭邮箱账号等。
5、在员工离职后，被发现工作交接出现重大疏漏或有亏空、舞弊或业务上不法行为，除应承担赔偿责任外；情节严重者，将追究其法律责任。
若部门主管知情不报或故意疏失，需受连带处罚。
以上未尽事宜，后续逐步补充及完善。
本通知发出之日起，请各位人事工作负责人及部门主管严格遵守并执行，共同维护规范的工作流程。
今后工作中如发现违反以上规定者，第一次口头警告，第二次写书面检查，第三次将下岗。
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人力资源部
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