化工企业采购文档格式.doc

化工企业采购文档格式.doc

《化工企业采购文档格式.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《化工企业采购文档格式.doc（17页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

物资采购的相关法律法规有《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国增值税法》、《中华人民共和国企业所得税法》、《中华人民共和国企业所得税法实施条例》、《消费者税法》及《中华人民共和国刑法》的相应条款等。

采购程序及规章制度必须保证在法律法规的框架内制定和执行。

二、参与人员的管理

化工企业采购中，参与采购人员特别是采购业务员的管理至关重要，参与人员的管理包括人员的选拨、培训、放权、控制及考核。

采购人员的素质要求较高，在选择和培训中特别注重思想素质、业务素质、技术技能素质等，详见《供应部长职责》、《采购人员的素质与技能》；

放权、控制及考核同样重要，参与人员的职务、责任、薪水、权力（权限）应该协调。

如责任与权力，当责任大于权力时，开展工作将会十分困难，只能依赖游说和运气，当权力大于责任时，就可能会出现专制者，这样的人会利用权力（权限）去做一些不重要的事或不应该做的事剩致违反制度及犯罪。

因此在人员管理中建议：

责权平衡并“以文化（企业文化）引导思想、用制度规范行为、用激励挖掘潜力、适时培训、引导需求”；

“责任明确、权力分割、考核连锁”；

“在采购中打破惯性思维、取消心智模式”。

三、化工企业物资需求分类

化工企业采购的原材物料按用途需求分类分为：

生产化工物资、生产设备物资、建筑（工程）物资、后勤物资（详见《化工企业物资需求分类表》）；

按财务做账分类为：

生产物资、工程物资、办公物资；

按申报及需求计划分为：

急件物资、月度计划物资、季度计划物资、半年（或一年）计划物资；

也可按采购金额大小、占成本的比较、采购数量等分类，现代化工企业中有许多已经上了ERP办公软件，在分类编号时应该统一，以便管理。

四、采购述语

零采——指价格较低，数量较少，一般指安全防护用品、办公用品、福利物资、常用工具、分析试剂、小五金、小型电器仪表、小型焊割设备及材料、玻璃陶瓷仪器等物资，就近（靠近化工企业的城市）能够直接采购的零星物资，供货期一般较短（一周内）。

月计划——每月一次的物资申购计划，每月只能申报一次下月物资，申报时间一般为每月的25日，采购部门办理时间为申报日期的下月，供货期根据实际情况而定。

急件——为满足生产需要的无预测无计划性物资需求申报，申报时间不定，供货时间尽可能短，业务办理必须在申报后24小时内办理结束；

申报单除按月计划需要相关人员及领导签字外，还必须有企业第一执行管理者签字（或由第一执行人委托代表签字）。

合同办理——以合同方式为法律依据办理订单，办理合同需经部门领导、部门分管副总、技术副总、法律顾问、财务副总、企业法人（总经理、常务副总或法人委托人）审核审批的商务合同办理。

零采办理——指订单办理过程中为减少办理程序，缩短采购时间的商务办理，一般指价格较低（整单金额在贰万元以内）或需求及时的物资采购办理，商务办理不分月计划和急件，采用零采协议作为法律依据办理订单，内容必须与合同相同，法律效力与合同相同，一般只需经部门领导、分管副总（分管副总不在企业时，电话请示办理）、企业法人（总经理、常务副总或法人委托人）审核审批的商务合同办理即可。

化工主要原料——在化工生产过程中经化学或物理变化直接生成成品的原料，它占生产成本的比例较高，一般占70～90%以上。

化工辅助原料—在主要原料生成成品的过程中起冷凝、润滑、净化、正负催化作用的原料，在正常情况下的用量较少，并与成品产量或开车时间成正比。

五、供应商的开发与选择

供应商的选择开发及审查包括供应商的资质资料、财务状况、技术力量、质量管理、服务水平及信誉等。

详见《供应商的选择与开发》。

六、物资采购流程

化工企业传统采购常用如下流程的运作：

物资计划——物资采购——物资运送——检验——入库——付款

1、计划部门根据销售计划、库存情况、生产计划及设备运行情况等计算出所需采购量。

2、采购员接到计划后，根据供应商档案选择合适的供应商，协商价格、价格条款、付款条件、运输方式、交货期、品质要求、包装、售后服务等相关交易内容，准备采购合同，交上级审核确认。

3、订单经内部审核无误，请供应商确认后按订单约定执行。

4、供应商根据订单要求发货后，采购人员通知各相关部门准备验收货物，如需短途运输的物资则安排具体的运输方式和运输时间，以确保生产的连续性。

5、使用部门收到货后，如验收货物资质和数量无误，采购员按入库情况通知供应商开具发票。

6、采购收到供应商发票后，与入库单、计划单、审批表（合同或订单）、验收单（验收单含货物及除发票外的单证验收）一起交企业财务部审核入账结算。

7、发票等资料经财务部审核无误后，采购员向财务结算中心申请，及时给供应商付款。

8、根据物资相关资料，采购员随时跟踪材料具体生产使用情况并及时向供应商反馈，使物资品质达到生产需要的水平。

上述流程是从采购流程工作角度出发，而在具体执行每一项工作时，它又被分割由不同的职能部门共同完成。

其中，物资计划由使用部门和主管部门完成，物资采购由供应部门完成，检验、入库分别由质检部门和仓储部门完成，而最终付款要经过企业财务部门完成。

采购数量根据“以销定产（或以产定销），以产定购”的思想确定，全部流程的实施情况是由采购部门来负责跟踪并向相关部门反馈。

这种原有流程在实际运作中存在一些积弊：

1、采购审批环节多带来的低效

为了加强企业内部管理，企业建立了许多采购制度及审批手续，从最初的下单到最后的付款，大量的时间都是在传递文件、审核签字的等待中消耗。

而这些环节事实上并没有实现增值，基本上都是用来监督内部职工的，但大大降低了采购运行的效率，也是内部员工推卸责任的最好方式。

如采购没有按时供货，是因为领导没有及时对订单审核签字；

而延误供应商付款时间以致延误物资发货时间，是因为财务审核处理太慢等。

2、各部门的本位主义与信息流动的低效使内耗增加，内部组织成本上升

采购流程一项业务由多个职能部门共同监督制约完成，正如上面所分析的，部门间工作存在相互制约的功能，企业也正是因此而使其最终的采购行为趋向合理化。

但在企业中，各部门不可避免地会产生本位主义，形成一个个利益中心。

部门间边界也极为明显，而在一个部门内部的各工作组之间也会产生类似的利益中心。

各部门都专注于完成自己的本职工作，努力使自身工作达到最优，如此使部门间的矛盾激化了，若发生利益冲突，各部门都会不自觉地维护自身利益，使企业为协调内部矛盾耗去了大量的精力，企业整个采购流程处于低效状态。

部门间及部门内部信息不对称且信息流动速度较慢，使重复劳动和无效劳动产生。

从流程中可看出，企业采购流程的高效运行很大程度上信赖于信息快速而正确的流动，而工作的专业化分工要求采购在跟踪时，必须和相关部门协调完成并及时反馈，实现事前监督控制。

但很多企业信息共享程度不高，使其信息的快速流动取决于员工个人的工作效率。

3、为加强部门间的沟通，书面主义和重复劳动产生

为加强部门信息在部门间快速而正确流动，便于及时沟通，类似的部门间圆桌会议、书面主义出现，大量的人力将时间无止境地投放于开会、作书面报告及发放文件中。

采购总是在与其他部门开会协商具体事宜，如材料能否按计划要求及时发运、能否及时入库、入库数量是否有偏差及考究原因、材质是否适合生产所需要等等，而事实上占用了大家宝贵时间的会议只是暂时缓和了部门间工作的矛盾，协调会议并不能从本质上解决其矛盾的根源。

类似的问题会重复产生。

于是，采购开始作书面报告期待能解决问题，而一份书面报告从拟定到发放到各部门并签字确认，又将耗去采购人员大量时间精力。

重复劳动就这样产生了。

重复劳动产生的后果表现于采购整日忙于信息跟踪及反馈中，中级领导被陷于大量的随机性大的紧急事务的处理中。

采购因工作量加大使其对工作及合作人员产生了抱怨心理，这又会直接影响到其他部门的合作，而使部门间的信息流动变慢。

4、采购的工作重心发生了偏差

采购的工作职能和重心应该是如何有效地管理供应商和原材物料来满足生产的需要，因为如果企业市场化，那么采购的最终顾客是生产。

这要求采购须对现有供应商建立完整的档案，进行及时考核，与供应商一起开发和合作，为生产及时提供质高价低的材料；

同时，在市场寻找新的合作伙伴，开发新材料，充分了解市场信息，掌握市场动态，从材料开始，保证企业对市场的强应变能力。

而在原有的流程中，采购为实现信息在企业内的正确面快速的流动耗费了大量的时间和精力，其工作职能发生偏差。

5、采购周期的延长影响了企业整体的运作效率

上述原因使企业的采购周期被人为地延长。

采购周期长，必然会以高采购数量为代价来保证生产的连续性，企业存货成本增加，资金流动性减弱，财务工作难度加大。

同样，销售计划的预测性减弱，销售部门有时不得不以消化库存为前提来接订单，生产、研发等部门也受到相应影响，而这种“连锁负效应”更会影响企业的市场竞争能力最终影响企业效益。

现代许多化工企业在人员管理上充分培训企业文化，在采购流程及制度上不断更新和完善使其更加具有科学化和适用性，在办公工具上逐步电脑化，信息上逐步多样化（包括网络信息等），在沟通上逐步程序化，这些措施大大提高了采购效率；

采购流程的每一步精细化和科学化，这样大大降低了库存及资金积压又能更好地保证生产的正常进行。

现代化工企业科学采购流程可参照图1

（一）需求计划

化工企业物资申购计划分年度、半年、季度、月度、每询物资需求申购计划和急需物资需求申购计划，一般只有月度计划申购和急件需求申购，月度物资申购由各使用部门统一报到对应主管部门，由主管部门统一校正审核进行审批申报：

应付结算

需求计划

评估供应商

售后服务

合格供应商

到货结算

洽谈优选

索赔

清算票据

签定定单

检验入库

支付订款

交货

跟踪定单

图1物资采购流程图

1、生产部：

生产化工物资月计划：

2、设备动力部：

生产设备物资月计划；

3、办公室：

办公用品、福利用品等后勤物资月计划；

4、工程技术部：

技改工程物资、建材物资；



5、安环部：

安全防护用品、消防器材等计划：

6、急需物资申购计划由使用部门申报，并按程序报批。

申购计划程序包括：

申报、校核、审批、签收确定与业务分配；

1、申购以表格的形式填报（详见《物资申购计划表》），申购计划必须严谨性和计划性，必须经过严谨的需求分析确定需求物资及需要数量和需要时间（详见《化工企业物资申购计划》）；

（1）申报名称必须统一、齐全和规范。

申报人员不能根据它的形状、用途等胡乱想像命名，必须与实物的书面名称相符；

物资名称是英文时，申报人员可以翻译成正确的中文，也可以把英文名称写全；

按实物购买的物资尽可能绘制清晰图纸；

是买主体设备或配件，在名称上必须清楚；

（2）物资型号规格必须规范，申报人员必须清楚型号规格中各数字或字母各代表什么意思，不能想当然的增加或减少数字；

当需求物资技术参数改变时，不能照抄名牌，需对应调整型号规格里的数字或字母；

如型号规格不能说明相关技术要求的必须加注说明，但不能造成说明与型号规格相互矛盾；

（3）用途必须落实到具体设备或工艺点，不能大略地写分厂、车间或工段了事；

（4）申报物资的单位必须根据需求物资实情填写，不能有多义或错解，如台、套、只、支、棵、颗、件必须清楚；

（5）仓库应存、完好数量根据库存要求和实情填写，本次申购、本次批购数量不能脱离实情申报和审批；

（6）需要时间必须根据生产情况严谨填写，特殊急需物资必须注明急需原因，以便供应人员按时采购或及时反馈；

（7）新物资或新设备申购计划时必须同时提供详细的技术要求和技术参数；

2、校核是对申购计划进一步复查，由使用单位主管领导进行校核，校核的内容包括申购单上的每一项内容；

3、审核审批是主管部门领导和公司项目主管领导对申报表进行全面分析、审议和批示；

4、签收确认与任务分配。

签收确定是采购部门对申购单上的各项申购内容和校核审批程序进行确认，发现错误及时纠正，确认无误的给予签收；

采购工作分配是采购部门收到申购表后将各项采购物资对应采购业务员职能进行工作分配，并要求业务员按供应商档案记录在案的合格供应商进行发函或发标。

具体如下：

（1）申购单各栏填写是否清楚；

（2）按分配原则分派采购任务；

（3）急件优先分派办理；

（4）无法于需用日期办妥及时联系申购部门；

（5）撤销申购单应先送办理。

（二）订单生存

订单生存的采购模式有网络采购、及时采购、联合采购、集中采购、买断采购、比较采购、招标采购、固定厂商长期采购及外包采购等，每种采购的程序都需要经过询（招）、回（投）、议（洽谈）、审（审核、审批）、定的过程。

询议内容主要包括质量、价格、交期及服务等（详见《采购订单成生事项》）。

（三）订单跟催

订单跟催是采购人员的重要职责。

订单跟催的目的有三个方面：

促进合同正常执行、满足企业的物料需求、保持合理的库存水平。

在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生相互矛盾，突出的表现为：

因各种原因合同难以执行、需求不能满足导致缺料、库存难以控制。

恰当地处理供应、需求、缓冲余量之间的关系是衡量采购能力的关键指标。

1、订单跟催过程

（1）合同执行前跟踪

当一个订单合同制订之后，供应商是否接受订单，是否及时签订等都是采购部长要及时了解的情况。

在采购环境里，同一物料有几家供应商可供选择是十分正常的情况，独家供应的情况是很个别的。

虽然每个供应商都有分配比例，但是在具体操作时还可能会遇到供应商因为各种原因拒绝订单的情况。

由于时间的变化，供应商可能要提出改变“认证合同条款”，包括价格、质量、期货等，作为采购部长应该充分与供应商进行沟通，确认可选择的供应商。

如果供应商按时签返订单合同，则说明供应商的选择正确；

如果供应商确实难以接受订单，千万不可勉强，可以在采购环境里另外选择其他供应商，必要时要求技术人员协助办理。

与供应商正式签订过的合同要及时存档，为以后查阅作好准备。

（2）合同执行过程跟踪

与供应商签订的合同具有法律效力，采购部长应该全力跟踪，合同确实需要变更时要征得供应商的同意，不可一意孤行。

订单跟催要把握以下事项：

（1）严密跟踪

严密跟踪供应商准备物料的详细过程，保证订单正常进行。

如果发现问题要及时反馈，需要中途变更的要立即解决，不能够在这方面耽误时间。

不同种类的物料，其准备过程也不同，总体上可以分为两类：

一类是供应商需要按照样品或图纸定制的物料，存在加工过程的周期比较长，出现问题几率大的情况；

另一类是供应商有库存，不存在加工过程，周期相对比较短，不容易出现问题。

在这种情况下，前者跟踪的过程就比较复杂，后者相对比较简单。

（2）紧密响应生产要求形式

如果因生产需要紧急，要求本批物资立即到货，采购员就应该马上与供应商进行协调，必要时还应该帮助供应商解决疑难问题，保证需求物料的准时供应。

我们现在常把供应商视为战略伙伴，这时正是“伙伴”表现友情的时候。

有时市场需求出现滞销，企业经过研究决定延缓或取消本次订单物料供应，采购部长也应该立即与供应商进行沟通，确认可以承受的延缓时间，或者终止本次订单操作，同时应该给供应商相应的赔款。

（3）慎重处理库存控制

库存水平在某种程度上体现了采购部长的水平。

既不能让生产缺料，又要保持最低的库存水平，这确实是一项非常具有挑战性的问题。

采购部长表现如何，从这一问题就可以看出高低。

当然，库存问题还与采购环境的柔性有关，这方面也会反映出计划人员的水平，另外库存问题也与计划管理人员有关。

（4）控制好物料验收环节

物料到达订单规定的交货地点，对国内供应商一般是指到达企业物资库房，地理位置偏避的化工企业，交货还可能在就近的物流中心、火车站、汽车站或码头、港口；

对境外供应商交货一般是指到达企业的国际物流中转中心或企业就近码头、港口。

在境外交货的情况下，供应商在交货之前会将到货情况表单传真给采购部门，订单操作者必须按照原先所下的订单对到货的物料、批量、单价及总金额等进行确认，并进行录入归档，开始办理付款手续。

在这方面的常识是：

境外物料的付款条件可能是预付或即期付款，一般不采用延期付款。

由于与供应商进行一手交钱一手交货的方式，因此要求采购部长必须在交货前把付款手续办妥。

（7）合同执行后跟踪

在按照合同规定的支付条款对供应商进行付款后需要进行订单跟催。

订单执行完毕的条件之一是供应商收到本次订单的货款，如果供应商未收到货款，采购部长有责任督促付款人员按照流程规定加快操作，否则会影响企业的信誉。

另一方面，物料在运输或者检验过程中，可能会出现一些问题，偶发性的小问题可由采购部长或者现场检验人员与供应商进行联系解决。

2、补充说明

订单跟催还有几点需要进行以下补充说明：

（1）在订单跟催过程中，要注意供应商的质量、货期等的变化情况。

需要对合同的条款进行修改的，要及时提醒相关人员，以利于订单操作。

（2）注意把合同、各类经验数据的分类保存工作做好。

有条件的，可以采用计算机软件管理系统进行管理，将合同进展情况录入计算机中，借助计算机自动处理跟踪合同。

（3）供应商的历史表现数据对订单下达以及订单跟催具有重要的参考价值，因此应当注意利用供应商的历史情况来决定对其实施的过程办法。

掌握采购环境中供应商表现数据的多寡，是衡量采购部长水平的一个重要指标。

企业要生存、要发展，离不开采购成本的降低，而物料采购合同在签订过程中的监督和管理，将直接影响采购成本的降低空间与企业效益最大化的创造。

因此，合同管理在物料供应工作中占有不可替代的重要地位和作用。

一些企业的具体做法是：

（1）加强合同的立项审批。

合同立项是合同管理的起点，合同立项的主要依据是企业内部的各项专业管理计划。

超过计划数量购置的不能对外签合同。

（2）认真开展资信调查。

签约对方主体是否合格、是否有履约能力，是合同签约前要搞清楚的一个重要问题。

（3）实施物料招标采购。

化工企业把实行招标作为降低采购成本的一条主要途径，扩展到物料采购的全方位、全过程。

（4）加强合同审查。

（5）抓好合同的签证。

通过鉴证，一方面可保证合同履约率达到100%；

另一方面可对合同文本、对方证件再进行一次全面的审查，能有力地保证合同的合法性和签约质量。

（6）合同的履行。

合同的履行是合同签约的落点。

对签订的所有合同，要求在合同履行完毕后必须写出履行报告书，经业务、仓管、质量、合同等部室审核、签字后，方可到财务部门办理结算付款手续。

通过加强合同履行管理，减少了重复付款、无合同付款现象，堵塞了漏洞，维护企业利益。

（四）物资质量控制与收货检验

只有适合的原材物料才能产出合适的产品，才能保证企业的经济效益，物资采购过程质量控制一般在供应商选择时进行调查评审、物资生产的标准或式样、生产环境及技术要求等（详见《物资采购质量控制与收货检验》）。

物资验收流程可参考图2。

生产商

化工企业

让步申请

返修

返工

报废

合格品

不合格品

生产商自检

产品或零配件生产

质检部室

设计部门

使用部门

技术部门

质量管理部门

总工程师

总质量师

专职检验

让步使用

返修使用

返工换货

废品退货

签批

批准

入库

图2物资验收入库流程图

（五）付款、结算与资金控制

采购资金的支付、结算是以财务部门为中心和监控的主要采购流程，它需要企业内部相关部门之间的配合，以供应商在互利互惠的基础上，共同降低化工企业采购成本的过程，在支付时间和支付方式进行协商（详见《付款、结算与资金控制》）。

（六）售后服务

售后服务指采购物资的安装、调试，使用或操作培训、维护培训，质量故障处理等。

售后服务一般在订单中明确约定，不但明确售后服务的内容，而且还包括售后违约赔偿，有些只用质保金延期支付，如果售后服务不能达到订单约定，就扣押质保金，也可能在合同中明确约定售后服务每项违约后的赔偿细节，一但其中一方违约，另一方将约定向其索赔或用前期款项抵扣。

（七）供应商评估

供应商评估是针对