餐饮企业采购的原则流程方式方法Word下载.docx

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二、采购索证索票规范

第九节采购设备安全操作规范

一、采购设备基本要求

二、采购车辆管理规定：

第十节采购工作的12点漏洞

第十一节采购工序安全事故案例

一、农药残留超标引起的食物中毒

二、采购无证经营单位食品引起的食物中毒

餐饮采购技能培训

采购是一项重要工作,从公司盈利的主体。

采购从根本上影响者服务的质量与餐饮的安全,是餐饮公司全力把好的第一道关。

采购需要进行系统的学习及先进的管理模式的借鉴。

第一节采购的基础知识

一、采购概念:

所谓采购，就是指商品的选择与进货，是企业向供应商购买物资和服务的全过程,由采购部门具体执、完成采购活动。

（一）原材料价格影响餐厅饭菜价格:

——-—--—-处理好一个矛盾：

公司盈利：

这是一支自主经营、独立核算、自负盈亏的餐饮服务实体，要将后勤管理系统直接转变为企业管理,盈利就成为了团膳经营的目标之一

服务为本：

为了服务甲方，促进甲方事业顺利发展。

采购负责人一定要重视原材料价格问题，在确保原材料质量符合标准规格的前提下，尽量争取最低的价格。

要想对成本进行控制，可以从标准成本出发，进行采购价格控制.

（二）原材料的质量影响服务的质量与餐饮安全--——---把握好一个原则

服务质量:

我是服务第一关。

餐饮安全：

食品安全大于天，源头做起我最勤。

火眼金睛采购忙,质量第一刻心上。

因此,作为采购人员一定要处理好一个矛盾-把握好一个原则达到四个方面的平衡

目前团膳餐饮原材料采购存在着以下几个严重的安全问题：

（1）餐饮原材料采购中存在管理盲点,劣质食品在市场环节遭受严厉打击的情况下,通过各种聚到流向团膳后厨，导致食品安全隐患。

（一）、对供货满意度管理

对供应商满意度的管理，通过物资原料使用单位的反馈信息、供应物资及时到位情况及服务意识等，制定一套评估方案。

（二）、严格食品卫生索证制度

1、食品索证包括供货商的营业执照、卫生许可证、税务登记证、健康证、产品检验报告及禽畜产品的检疫合格证、特种行业的经营许可证如烟酒类专营许可证等。

2、为每个供货商建立一个档案，及时查验供货商各种证件。

3、采购食品时，严格查验产品是否符合相关卫生法规或标准要求,查验供货产品合格证明并索取购物凭证.

（三）、对车辆的合理调度与管理

1、建立车辆管理制度：

组织制定部门车辆管理制度，对运输车辆的调度以及驾驶人员的管理做出明确的规定

2、车辆购置管理：

车辆购置、更新应根据公司的实际情况、按照适用、经济、配套的原则选择车种、车型。

3、车辆使用原则：

新车投入使用，在磨合期内应做到减速、限速行驶.

4、车辆调度管理：

结合货物的特点，在查询到的闲置可用车辆中挑选适合的车辆。

5、车辆费用管理：

配送部主管对配送车辆费用按照车辆费用预算表进行控制，对车辆费用报销进行审批。

6．、车辆保养管理：

为保证车辆在任何条件下使用的可靠性，必须及时的进行车辆的修理和保养,按时对车辆进行年检、季检。

7、车辆维修管理：

应及时对磨损、变形或损坏的零件进行修理或更换。

8、司机管理：

司机必须遵守《中华人民共和国道路交通安全法》及当地有关交通安全管理规章规则，安全驾驶;

爱惜车辆;

出车前严格检查车辆的各项性能是否正常;

严禁酒后驾车、疲劳驾驶。

9、安全管理：

物流配送部要把安全管理作为一项经常性工作来抓,制定具体的安全措施，定期检查；

加强司机的思想教育，做到“四不出车”：

油、电、水系统有故障不出车、制动系统不良不出车、安全设备不齐不出车、司机身体状况不好不出车。

（四）财务管理

1、坚持资本确定资本充实、资本保全的原则.积极配合公司财务部门，做到账目清楚、报账核算及时准确。

2、加强现金使用安全，提高资金的使用效率。

3、制定各种物资的价格走势图，严格控制直接采购成本、燃油成本、管理成本。

4、配合公司领导按餐厅确定的毛利率，从四季波动的伙食原料价格中找出一个平均值,该价格始终保持不变。

（五）信息管理

1、准确及时收集各餐厅每日的采购申报单.

2、分类汇总各餐厅的采购申报项目。

3、编制蔬菜汇总表和自采汇总表。

4、及时与供货商联系各项送货业务。

5、准确记录供货商档案资料.

6、准确及时记录各品种采购价、入库价及动态变化.

7、绘制采购价、入库价波动折线图。

8、提供结账查询。

9、提供自采入库查询。

（六）团队建设

1、严格遵守公司的各项规章制度，明确岗位责任制。

2、同事之间工作上配合默契、做到不拖延、不敷衍、生活上相互关心.

3、用心做事，真诚待人。

4、团结一致，发扬团队精神共同克服困难完成工作任务,与公司同进步.

（七）健全制度建设

1、物流配送工作准则：

（1）认真遵守公司各项规章制度，严格要求自己,提高组织纪律.

（2）工作认真负责，礼貌待人,文明用语，努力提高业务水平。

（3）搞好团结，共同协作.

（4）尊敬领导，有问题及时汇报沟通.

（5）不得泄露部门内部资料和商业机密。

（6）不得利用岗位之便向供货商索要财物，不得接受供货商吃请贿赂,不得与供货商私下交易，一经发现，严肃处理.

（7）在与客户交往中，维护公司利用，提高公司形象。

（8）积极配合相关部门工作，确保工作运转有序高效。

（9）采购过程中认真负责,严把质量关，保证所采购物品质优价廉。

2、采购员职责：

（1）爱岗敬业,对本职工作有强烈的责任心，照章办事,不谋私利，廉洁奉公.

（2）工作积极主动，采购过程中做到脑勤、眼勤、嘴勤、腿勤。

（3）进货实行货比三家，比价格比质量，确保采购物资物美价廉.

（4）对掌握的周转资金、支票、发票要妥善保管，不得随意挪用。

（6）掌握市场行情，及时对餐厅提供相关市场信息.

（7）加强业务学习，熟悉各种物资的鉴定方法，严把质量关。

（8）认真学习和执行有关采购标准，做到三不准：

不准采购过期食品和半成品、不准采购腐烂变质食品、不准采购质次价高的物品。

3、汽车驾驶员职责：

（1）坚守岗位,保证按时出车，并做好出车、回车的各项检查，保证完成运输任务。

（2）定期进行车辆维修与保养工作.

（3）严格遵守交通规则,服从交通部门的管理.

（4）忠于职守，秉公办事，节约用油，严禁公车办私事.

（5）车上一切用具、工具必须妥善保管,未经许可不可外借他人。

（6）货物运输前腰用绳索系紧，保证运输过程中货物的完好无损,五丢失现象.

（7）外单位用车时,须经主管领导批准方可出车。

4、核算员职责：

（1）爱岗敬业。

有责任心，照章办事,廉洁奉公，不谋私利.

（2）做好部门成本核算和各种物资的检收核算工作。

（3）对掌握的票据、账目要妥善保管，保障采购资金及时到位.

（4）矜持资本确定、资本充实、资本保全的原则。

（5）配合公司财务部门及时报账，做到账目清楚,报表核算及时。

（八）业务培训

1、树立服务意识，学习领会后勤社会化改革精神，明确保障餐饮公司的经营理念和服务目标。

2、认真学习《中华人民共和国食品安全法》，增强食品安全意识。

3、熟知公司各项管理手册内容,注意落实各项条款。

4、定期对采购员业务素质与技能进行专业培训。

5、采取理论与实践相结合的方式,对常见问题的处理进行培训.

1、选择最合适的餐饮原材料供应商

2、选择最合适的品质。

3、选择最合适的期限。

4、选择最合适的数量.

5、选择最合适的价格

专业化团膳采购需要组建一支专业的采购团队,在这样一支团队里大家各司其职，相互协作，确保采购工作有序展开.

（一）采购部门经理职责

1、制定餐饮原材料采购计划，是采购的决策者。

2、审核餐饮原材料采购需求。

3、决定餐饮原材料合适的采购方式。

4、分配、选择和维护餐饮原材料潜在供应资源。

5、负责竞标的准备工作和申请工作。

6、负责餐饮原材料供应商的调查和实地勘察。

7、利用评分制或预定标准来衡量餐饮原材料供货商的绩效。

8、检查供货商提供的餐饮原材料样品，对其进行测试.

9、采购合约与订单的起草、签发以及管理。

10、根据需求采取相应的应急行动或进行后续跟踪。

11、解决与残影原材料供货商在合约上产生的分歧以及支付条款问题。

12、负责并确保所采取的采购行为符合有关政策、法规和道德规范。

（二）采购部核算员的职责

1、负责对采购物资的统计核算工作。

2、负责对采购加工部账务的管理

3、负责采购加工部的文字处理。

4、服从领导，认真完成上级交办的各项工作。

（三）采购部采购员的职责

1、采购员须注重职业道德修养，严格遵守采购纪律,按照采购的规范和要求进行餐饮原材料的采购工作.

2、采购员在工作中多跑、多对比。

精通采购业务，学则供货商时应货比三家，尽量压低餐饮原材料的采购成本。

3、按采购工作的规范和流程进行有效的工作，采购单据和报账流程必须符合财会的要求。

4、对审批后的采购计划组织实施，确保项目经营过程中的物质供货。

5、有效进购项目所需物资,确保工程顺利进行。

6、完成上级交办的其他任务。

（四）采购部岗位设定与职责划分图。

（一）获取需求信息

由一线的厨师长将所需的餐饮原材料在前一天上报，经过核实后填写主副食原材料采购单.

（二）市场调研

采购的前提是了解物资的规格、性能、品质和价格.市场调研是餐饮原材料采购的出发点，是提高餐饮原材料采购效果的一种管理方法,从点差分析中提出解决问题的办法,为公司制定产品计划、营销目标、决定分销渠道，制定采购价格，为调整计划提供依据，起到检验和矫正的作用.

（三）采购

团膳行业原材料采购的特点有多样性、季节性、时鲜性、选择性以及计划性。

根据这些特点,要很好的完成采购任务必须做到加强市场信息调研、合理组织采购方式，搞好采购人员培训.

采购过程可以分为以下几步：

1、根据订单检查进货.

（1）未办理订单手续的餐饮原材料不予受理.

（2）规格未达标或串规的餐饮原材料不予受理.

（3）对畜、禽、肉类原料，检查卫生检疫证，未经检疫或者检疫不合格原料拒绝受理。

（4）冰冻原料如已化冻变软的，亦作不合格原材料拒绝。

（5）对各类质量有怀疑的原料,需报请厨师长等专业技术权威自己检查,确保收进原材料符合原料规格书的最低质量标准。

2、根据送货发票检查进货原料。

（1）凡是以件数或个数为单位的送货，必须逐一点数,记录真实数目。

（2）以重量计量的原材料，必须逐渐过磅，记录其真实重量。

（3）对照随货交送的发票,检查原材料数量是否与实际数量相符，以及是否与采购订单原材料数量相符。

（4）检查送货发票原料价格是否与实际数量相符以及是否与采购订单原材料数据相符。

（5）检查送货发票原料价格是否与采购定价一致,单价与金额是否相符。

（6）如果由于某种原因,发票未随货同到，可开具餐饮公司印制的备忘清单,注明收到原料的熟练等.

3、不符合餐饮原材料予以退回。

4、授予餐饮原材料.

5、原材料入库。

6、完成有关报表。

二、采购工作流程图：

（一）品种必须对路.即采购的货物必须适销.

（二）质量必须优良。

（三）价格必须合理。

（四）数量必须适当.

（五）费用必须节省。

（六）凭证必须齐全.

四、采购的内容与类别

1、仓库补仓物品的采购工作流程:

在仓库存仓物品的存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价;

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议.

经保障区经理同意后，按仓库“采购申请单"

内容要求进行采购。

2、部门新增物品的采购工作流程:

若部门欲添置新物品，总厨人员应撰写有关专门申请报告,连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部经理及保障区经理同意后，按“采购申请单"

内容要求进行采购.

3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：

如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部审批，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部,采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格;

（2）最近一次订货单价；

（3）最近一次订货数量；

（4）提供本次订货数量建议。

经保障区经理批准后，组织采购。

4、鲜活食品冻品的采购工作流程:

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请,由总厨或主管，根据当日经营情况,预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。

5、燃料的采购工作流程:

采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、燃气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,经部门经理、保障区经理批准后组织实施.

6、维修零配件和工程物料的采购工作流程：

工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

（4）最近一次订货单价；

大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算，并根据预算表项目填写采购申请单（工程预算表附在采购申请单下面），且采购申请单内必须注明以下资料：

（2）库存数量;

（3）最近一次订货单价；

（4）最近一次订货数量；

（5）提供本次订货数量建议.

采购申请单经部门负责人签批同意后，经保障区经理同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，组织采购。

1。

报价采购

（1）报价采购的含义

报价采购是指餐饮业者拟购置货品时，先寻找理想供应商或货源，再向其询价寄出征购函，请其寄上报价单或正式报价,这种方式的采购称报价采购.

通常卖方所寄发的报价单，其内容包括：

品名、数量、单位、价格、交易条件、有效期间.

2。

招标采购

（1）招标采购的含义

所谓“招标”又称“公开竞标”，它是现行采购方法常见的一种。

这是一种按规定的条件，由卖方投报价格，并择期公开当众开标，公开比价,以符合规定的最低价者得标的一种买卖契约行为。

此类型的采购具有自由公平竞争的优点，可以使买者以合理的价格购得理想物料,并可杜绝徇私、防止弊端，不过手续较费时,对于紧急采购与特殊规格的货物无法适用。

（2）招标采购的程序

公开招标采购的流程可分下列四大步骤，即发标、开标、决标、签订合约等四阶段.

①发标

发标的前须对采购物品的内容,依其名称、规格、数量及条件等详加审查，若认为没有缺失或疑问，则开始制发标单、刊登公告并开始准备发售标单。

②开标

开标的前须先作好事前准备工作,如准备开标场地、出售标单，然后再将厂商所投的标启封,审查厂商资格，若没问题再予以开标。

③决标

开标的后，须对报价单所列各项规格、条款详加审查是否合乎规定，再举行决标会议公布决标单并发出通知.

④签订合约

决标通知一经发出,此项买卖即告成立,再依招标规定办理书面合约的签订工作，合约一经签署,招标采购即告完成。

（3）招标采购的技术

①制作理想的标单

如何拟订出一份理想标单，是标购作业中不可忽视的一项重要基础工作。

一份理想的标单，至少须具备下列几项内容:

a.能够确定适当的标购方式，不要指定厂牌开标。

b。

规格要明确,对于主要规格开列须明确，次要规格则可稍富弹性。

c.所列条款务必具体、明确、合理，可以公平比较。

d。

投标须知及合约标准条款，能随同标单发出，内容订得合情合理。

e.标单格式合理,发标程序制度化.

②招标采购须注意的事项

a.品名是否明确、标购物品所列名称是否采用标准名称?

品名书写是否有笔误？

质量、规格是否适合本身营业的需要，并了解主要规格与次要规格的作用。

c.注意数量，了解各种吨、毛重、净重的计算与换算方法，力求准确。

d.包装方法及条款是否适宜。

e。

交货日期必须明白订定为宜，避免使用含糊不清的用语，以免届时发生不必要的纠纷与困扰。

3.议价采购

（1）议价采购的含义

议价采购是针对某项采购物品，品牌物料,以公开方式与厂商个别进行洽购并议定价格的一种采购方法。

由于价格的拟定是双方磋商后订定，故此项采购方式又称为双方议价法。

（2）议价采购的优缺点

①优点

a.议价采购最适于紧急采购,它可及时取得迫切需要的物品。

b.议价采购较其他采购方式更易获取适宜的价格.

c。

对于特殊性与规格的采购品,议价采购最适宜，且能确保采购质量。

可选择理想供应商,提高服务质量与交货安全。

有利于政策性或互惠条件的运用。

②缺点

a.议价采购是以不公开方式进行磋商议价,容易给采购人员造成舞弊机会。

b.秘密议价违反企业公平、自由竞争的原则,易造成价格垄断。

c.独家议价易造成厂商哄抬价格的弊端。

（3）议价预估的方法

①采购餐饮烹饪设备,若厂商有产品目录或价目表，则可参考,并可参照市场行情预估.

②实际从事市场商情调查，可通过同业所提供的采购资料，其实际调查比较三家以上厂商的价目表,以其平均值作为预估价格。

③采购食品原料，可参考以往进价及市场预估。

④对于大宗蔬果,除参照以往进价外，并可电询批发市场作为依据.

⑤若所采购物资无以往相同规格资料可参考时，则可以性质相似的采购物资价格资料供参考,或以政府或同业所订价格来预估。

（4）议价采购的步骤

①审查报价单

审查厂商寄来的报价单,通常必须注意下列几点：

a.品名、规格、质量是否符合需求？

报价是否确定?

有无附带不确实价格条款?

c.付款条件、报价有效期是否合理？

交货期与交货方式是否合乎要求?

是否附有特别条款,如索赔、违约罚款、不可抗力等等因素，其内容是否合理?

②订期议价及签约

买方接到卖方寄来报价单后，经过审查后若认为合理,即可由买方择期议价，对于大宗特殊设备有时需要历经多次洽商，分析每项条款后，才可以决定，再由买卖双方正式签署合约。

（5）议价采购应注意的事项

①议价采购必须指定厂牌或确定质量、规格，此为第一要件。

②议价采购必须要求供应商提供原厂报价单或价目表正本,以防止中间商不实的报价，若是复印件仍应要求对方提出原本核对或电询，以防中间商涂改舞弊.

③有些代理商为争取生意，对买方所提条件，如规格、品质、交货期、价格等,往往未经原厂同意即一口承诺。

因此,议价时须详审代理商与原厂商的代理契约关系，若是涉及到规格、品质、交货期、价格等条款的修订与变更，必须要求代理商提出原厂的承诺文件才作决定.

4.现估价采购

买卖双方当面估价的采购方式，其方法是自数家供应商取得估价单,然后双方面洽其中的内容,一直到双方认为满意时才签订买卖合约.

（1）现估价采购的优点

①因为收集各供应商的估价单在一起比价的关系,所以是仅次于投标方式可获得单价便宜的方式。

尤其在不景气时，想要取胜同业间的竞争,此方式在价格上就会很便宜。

②可以省略供应商的估价手续及为了估价所需种种资料的准备，手续上比其他方式简单,因为各种费用可以减少.

（2）现估价采购的缺点及其对策

①经营状况良好时供应商有许多的订单,所以其单价常有偏高的倾向，因此需适当地选择信息来源以便选择较多的同业或公司而寻求便宜的供应来源。

②估价之前,同业供应商常事先商议而协定价格，而将估价提高。

要防止这种情况的发生，则要分析估价所需的必要资料要齐全，同时采购人员需有正确的价格知识，如果判断估价有异常情形，则应考虑再从其他公司索取估价单。

③由于此方式既然有弹性，那么采购人员的投机取巧也就比较容易。

因此,一般都要求采购人员有很强的道德观念，同时规定正当的交际范围，并作有弹性的运用.

每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。

确定选用哪家供应商的物品，具体做法是：

1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单,空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商（至少选择3个供应商）,要求供应商填写价格并签名退回.

2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见,对几个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商.

3、采购订单的跟催

当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

4、采购订单取消

（1）取消订单:

如因某种原因,需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法。

（2）供应商取消订单：

如因某种原因，供应商取消了已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。

为保障保障区利益，供应商必须赔偿酒经济损失。

5、违反合同：

合同上应载明详细细则，如有违反,便应依合同上所载处理.

6、档案储存：

所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.

7、采购交货延迟检讨

凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及保障区经理批示。

8、采购物品的维护保养：

如所购买的物品是需要日后维修保养的，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。

同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与后厨的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况

采购工作流程中须规范事项：

1、所有的采购申请必须填写一式四联,采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给资产会计,资产会计复核后送董事。

2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：

第一联作仓库收货用。

第二联采购部存档并组织采购。

第三联财务部成本会计存档核实.第四联部门存档。

3、审核采购申清单：

收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。

（1）签置核对：

检查采购申请单是否部门经理签置,核对其是否正确。

（2）数量核对,复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。

4、邀请供应商报价。

进货是一种包含了验货,以及接受或者拒绝货品的行为,它涵盖了许多层面的工作.

在一个餐饮设施内，最基本的进货程序包括由货车司机送货，验货员在入口处，检查货品与订货单上所列的货品质量与规格是否相符合。

①目标

进货