财务部管理制度3doc.docx

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财务部管理制度3doc

岷山金圣大酒店

财务部管理制度目录

日期：

发布2006年4月18日实施日期：

2006年4月18日

名称

页数

1·1财务部收银安全管理条例

1—2

1·2财务部管理规章制度

2—24

1·3财务管理制度

24—33

财务部管理制度

制度名称：

财务部收银安全管理条例

制度编号：

AC-01-1·1

制度描述：

一、前台工作条例

1、收银员的备用金不能超过规定的限额，不得把现款留存，应按要求及规定将当日收取的现金投入指定的保险柜。

2、对开启保险箱柜的密码及钥匙要严格规定开启手续，防止现金和票据被盗。

3、客人使用信用卡，要检查其有效期，持卡人的签名，如发现有疑点要立即通知保卫部，以防止造成财务损失。

4、客人结账离店时，注意收回房间钥匙，如遗失则收取赔款，按规定程序办理。

5、对无现金、又拒付酒店费用的客人，要立即通知大堂副理，以便及时处理。

二、对超额消费的管理

1、财务部前台要按催收工作的原则和规程，对超额消费的客人进行催收。

2、酒店的催收工作由财务部前台、大堂副理共同负责，财务部要及时提供信息。

客务部协助做好催收工作。

3、在客人未付清欠款时，由财务部提供催收过程及客人详细资料给大堂副理，由大堂副理制定处理方案，呈报总经理批示。

4、在催收工作中，大堂副理可以根据实际情况采取以下措施：

（１）、指示保卫部派人注意客人动向，不要让客人随意离开酒店。

（２）、指定客房部注意掌握客情，有变化马上通知大堂副理。

（３）、扣押客人证件或其他有价值物品，限期付款直到缴清欠款为止。

三、对逃帐客人的管理

１、前台财务发现客人不愿交押金，一方面要礼貌地请客人缴纳预付款项，并做好解释，另一方面要将情况报告给大堂副理。

２、在客户账单里如发现一次签单金额较大的，应报告当班主管，并查清客人的情况，密切注意客人以后的消费，若有可疑之处，立即报告大堂副理。

３、对逃帐的客人，财务部将该客人的详细资料妥善保管，建立逃帐客人“黑名单”。

财务部管理制度

制度名称：

财务部管理规章制度

制度编号：

AC-01-1·2

制度描述：

一、个人形象

财务部员工在值当班期间，均应按照酒店规定穿着工作制服，佩带工作铭牌，确保工作制服整洁大方，记住员工的仪容仪表代表着酒店的形象，每一位员工都必须自觉维护。

二、礼貌服务

1、财务部前台收银员应以站立的姿势位为客人提供服务。

正确的站姿是：

男性双脚自然分开与肩同宽，双手自然地放在身后腰部；女性双脚并拢，脚尖分开成45度角，双手放在前面。

2、微笑是员工应有的表情，在对客服务中应热情、周到和礼貌，不能流露出烦恼、冷淡、紧张的表情。

3、在对任何客人提供服务和回答咨询时，不能对客人说“喂”、“不知道”。

4、在客人入住时，应主动向客人问好，并致问候“欢迎你的光临”；在客人离店时，应向客人道别“谢谢你的光临”、“欢迎你下次光临”、“祝你旅途愉快”。

5、注意称呼客人的姓名，未知客人的姓氏，应称呼“女士”、“先生”等。

6、无论从客人手上接过任何物件都要说“谢谢”；若客人谢谢我们的服务时，则必须回答“不用谢”，不能毫无反应。

7、前台收银员为客人办理入店付款、离店结账的时间不能超过3分钟。

8、工作期间不得饮酒、吸烟，出现差错不得为自己辩护，推卸责任，应尽力弥补差错。

三、个人事宜

在工作期间，严禁办理个人事宜，包括接待朋友、家人来访，均要得到当班主管的允许，方能办理。

在工作期间，不得接听私人电话，打进打出均不可以。

四、考勤

1、上班应提前10分钟到达酒店，按照酒店的要求履行签到签退制度。

2、迟到、早退是以到达或离开工作岗位为准。

员工中途离开工作岗位超过20分钟，均视为早退或旷工。

3、病假应按照相关程序，在手续办妥后，方才生效。

事假最迟应提前2天提出申请，并需征得当班领班、主管同意，并报财务部经理批准，方才生效。

事假3天以上必须报总办·人事部审批，手续办妥后，方才生效。

不允许电话请假或替他人请假。

五、其他工作要求

1、未经批准，不能私自带人或陪同他人进入客房区域。

2、部门主管以下人员一律不得搭乘客用电梯。

3、在岗位上电话铃响3声之前，必须接听，首先问“你好”，再报出当前岗位的名称。

4、财务部的每一位员工应服从工作需要，随时履行加班义务。

六、管理制度

1、财务制度

1.1总则：

西藏经贸大厦各项经营活动必须符合国家政策、法令和法规，特根据财政部颁布的《旅游企业财务制度》、《旅游企业会计制度》、股份制企业及其他现行财务、税收制度，结合酒店具体情况制定本制度。

1.2酒店定额管理：

定额管理不仅是编制财务预算和其他指标的基础,而且是减少消耗、降低成本的重要手段。

因此，凡能确定消耗定额的都要核定定额指标，实行定额管理。

具体内容如下：

1.2.1.客务部

1.2.1.1.按不同标准的客房核定相应的物资配备指标并计算各消耗品的最高周转数量及金额。

1.2.1.2.制定各种能源的消耗定额。

制定服装和洗涤用品价格。

1.2.2.餐饮部

1.2.2.1.制定分类毛利率和综合毛利率。

1.2.2.2.制定各种零点、宴会和酒吧等的用料定额，并根据毛利率确定各种菜肴的售价。

1.2.2.3.制定各种餐具、厨具的破损率。

1.2.2.4.制定各种能源的消耗定额。

1.2.3.财务部应与各相关部门共同制定食品、烟酒饮料、物料用品等主要物品的最低、最高库存量。

1.2.4.其他

1.2.4.1.总办·人事部制定人员劳动工资等定额。

1.2.4.2.综合保障部制定各种能源的消耗指标。

1.2.4.3.财务部制定各级员工的办公用品定额。

1.2.4.4.总办·人事部制定由每百公里油料消耗定额及车辆保养维修制度。

1.2.5.相关部门根据业务经营活动确定相应的消耗定额和价格报财务部核定，汇总后报总经理批准贯彻实施。

1.3财务预算管理

1.3.1.财务预算编制工作由财务部组织落实，采取自下而上，自上而下的方法，先由各部门编制本部门预算，由财务部审核报总经理批准，上报董事长审批后执行。

预算编制审批时间为每年十月至十二月底。

1.3.2.财务预算一经确定，各部门必须严格执行，财务部严格按预算掌握开支，控制资金使用。

1.3.3.预算的调整应根据经营情况年中进行，由部门提出申请，报财务部审查，经总经理批准，报董事长审批后执行。

未批准前仍按原计划执行。

1.3.4.各部门预算编制内容

1.3.4.1.财务部编制：

流动资金预算，收入预算，成本预算，费用预算，利润预算，偿还债务预算，基建预算，利润分配预算。

1.3.4.2.销售部编制：

客源预算，客房收入预算，费用预算，设备维修及购置预算。

1.3.4.3.客务部编制：

物料消耗预算，费用预算，设备维修及购置预算。

1.3.4.4.餐饮部编制：

餐饮收入预算，成本、费用预算，利润预算，原材料采购及设备维修购置预算。

1.3.4.5.总办·人事部编制：

费用预算，行政车班车辆维修、油料消耗预算，员工食堂食品收支预算。

1.3.4.6.综合保障部编制：

水、电、汽、油消耗预算，设备维修、技改预算。

1.3.4.7.总办·人事部编制：

工资、待业、养老保险。

1.3.4.8.公关销售编制：

广告收入、成本费用预算。

1.4会计核算制度

1.4.1.会计核算期为每年的一月一日起至十二月三十一日止。

1.4.2.会计记账采用复式记账原理及借贷记账法。

1.4.3.记帐货币为人民币。

1.4.4.会计核算严格遵循权责发生制原则。

1.4.5.会计科目根据财政部颁布的《国营旅游企业会计制度》、《股份制企业会计制度》设置，酒店根据实际情况增设一些明细科目，但编制会计报表时必须根据公司要求统一会计科目。

1.4.6.会计凭证使用自制原始凭证和外来原始凭证两种。

保存期为十年。

1.4.6.1自制原始凭证分：

入库单，领料单，差旅费报销单，收据，借款凭条等。

1.4.6.2.外来原始凭证分：

酒店与外单位或个人发生经济关系，劳务关系，由对方开出的发票，收据等。

1.4.7.财务部按月，季，年度编制会计报表，并及时向有关部门领导报送。

1.4.8.财务人员离岗时必须按规定办理交接手续，未办交接手续的一律不能离岗。

1.4.9.财务部必须按有关制度要求，完整地保留各种会计档案。

1.5酒店资金审批权限

1.5.1.采购资金审批权限：

1.5.1.1.本埠以人民币采购的：

1.5.1.1.1.食品原材料由餐饮部经理审批

1.5.1.1.2.烟、酒、饮料、干杂由餐饮部提出申请报财务批准；

1.5.1.1.3.物料用品、低值易耗品由使用部门提出申请，由财务经理及总经理审批；

1.5.1.2.外埠，国外采购物品不论那种币种付款，均由财务经理，总经理审批。

1.5.1.3.购建固定资产由部门申请，分管副总或总助审查，报总经理批准。

1.5.2.其他流动资金审批权限

1.5.2.1.人民币开支200元以下由财务经理审批，200元以上报总经理审批。

1.5.2.2.外汇开支一律由部门经理提出用款申请，报财务经理及总经理审批。

1.5.2.3.订阅各种报刊杂志，由总办·人事部负责办理。

1.5.2.4.职工医疗费按有关规定执行，由总办·人事部控制.

1.5.2.5.工资总额的核定及职工工资、劳保、福利、奖金等，由总办·人事部制定标准，负责审核报批。

1.5.2.6.财务部编制工资发放表，并进行工资奖金等发放。

1.5.2.7.各项水，电，气，煤，排污费等能源开支，无论何种方式结算，其收费单据必须经综合保障部审核，由财务部根据各部的使用量进行分配核算。

1.5.2.8.电信局收取的长途电话，市内电话费，由客务部审查其收入与支出是否相符，财务部根据各电话的消费情况进行分配核算。

1.5.2.9.酒店各项广告、宣传由公关销售部统一规划，内部使用的各种帐表，由部门申请，财务部审批，总办·人事部负责外出印制。

1.5.2.10．酒店所有的经济合同必须报总经理审批后方能执行，并报送财务部一份备案据以付款。

1.5.2.11．党政工团经费开支由各负责人在核定的经费内从严掌握不能突破。

1.5.3.酒店招待费开支审批权限

1.5.3.1.酒店招待费开支按照旅游企业财务制度规定在营业收入的千分之三内实行定额管理。

1.5.3.2.部门因工作需要招待相关部门应先申请，经总经理同意后方能进行。

1.5.3.3.特殊情况事先未经同意的招待，接待部门接到财务部通知后及时请总经理审批，无总经理签字同意的餐单一律由个人承担。

1.5.4.酒店房价优惠审批权限

1.5.4.1.免费房由总经理一人签批，总经理外出期间由授权主持工作的副总经理或总助签批。

1.5.4.2.副总经理有50%的优惠权。

1.5.4.3.公关销售部在特殊情况下有50%的优惠权。

1.5.4.4.总经理助理、总办主任分别享有旺季30%，淡季40%的优惠权。

1.5.4.5.酒店应从严掌握折扣，事后折扣由总经理一人审批。

1.6.酒店信用政策及应收账款的管理：

酒店信用政策是酒店对应账款所采用的控制措施及所能允许的最大风险程度。

宽松的信用政策会增加营业收入，同时会增加应收账款和呆帐损失的风险；紧缩的信用政策会减少应收帐款和呆帐的损失，但也相应影响营业收入，因此制定适度的信用政策是保证收入的及时入账和提高效益的重要措施。

为了达到既能方便客人，又能保证收入的及时到位，根据酒店的具体情况特制定以下信用政策。

1.6.1．散客的信用政策

1.6.1.1.散客入住客房，应预付房费及电话费，其方式有：

现金、合法有效的信用卡、支票等。

1.6.1.2.凡客人要求签单消费的应按规定预付一定数额的费用后方能签单，否则客人在店消费一律以现付方式结算。

1.6.1.3.逾期房：

对当日预计离店而未离店的房间，财务部应及时报大堂副理及客务部敦促客人办理续房手续，逾期两天以上财务部及大堂副理再次敦促客人补交房费或作封房处理。

封房由大堂副理会同客务部、保卫部进行。

房费虚帐应冲销客房收入。

1.6.2.写字间信用政策

1.6.2.1.写字间房费采取预付方式.即每季度末25日前预交下个季度的房费。

1.6.2.2.销售部与长住客人或公司签订协议要按规定的信用政策确定结账方式及交款时间，协议送财务部收帐会计一份。

1.6.2.3.要求签单挂帐的客人除预交房费外另交5000元作为其他费用的预付款（对信誉好的客人可免收预付款）方可签单挂帐消费。

1.6.2.4.逾期五天未交房租，财务部应在早会通报，相关部门应协助催收，必要时可作封房处理，封房程序同散客。

1.6.3.团队及会议

1.6.3.1.公关销部与各旅行社或会议主办单位签订的协议中应有与财务部确定的结算方式，结算时间等条款，并明确客人在店自付费用的内容。

确认后的协议应及时交财务部。

1.6.3.2.团队（会议）离店，财务部根据预计离店时间整理好客人的消费账单，总台应及时与陪同联系督促客人结账，并收回房卡，结账后退还陪同有关证件，行李。

1.7差旅费报销的有关规定

1.7.1.房费报销标准：

1.7.1.1.总经理可住三星级（含三星级）以下饭店标间，凭票报销。

1.7.1.2.总助及部门经理100元/人/天，限额内凭票报销，超额部分本人自理（特殊情况经总经理批准可予全额报销）。

1.7.1.3.一般员工60元/人/天，限额内凭票报销，超额部分本人自理（特殊情况经总经理批准可予全额报销）。

1.7.1.4.随职别高的人员出差，按职别高的标准报销。

1.7.2.交通费报销标准

1.7.2.1.酒店领导可乘坐飞机，凭票报销（其他人员限进出藏可乘坐飞机）。

1.7.2.2.部门经理以下人员出差，乘坐火车、轮船标准如下：

火车限硬席卧铺，轮船限三等客船铺位。

如果因故（或放弃）未乘坐限定的铺位、舱位而乘坐票价较低等级的铺位、舱位，其票价差额可全部发给本人。

1.7.2.3.因任务紧急或特殊情况而乘飞机出差者，出发前应填写《乘飞机出差申请单》，经部门经理、总监、主管副总经理及总经理签字后方可乘机并报销机票。

擅自乘机者，只按火车硬席卧铺票报销。

1.7.2.4.市内交通费按10元/人/天（含途中）发给。

部门经理以下人员出差，酒店不派车接送，（拉萨出差例外）。

乘坐酒店车辆出差、学习和开会期间不发交通包干费。

外培人员行课期间不发市内交通包干费。

1.7.3.伙食补贴：

1.7.3.1.省内10元/天/人。

1.7.3.2.青海、新疆二省区和北京、上海、深圳、广州、珠海、海口六市20元/天/人，其余省外10元/天/人。

1.7.3.3.到外地培训的人员，凡在单位食堂就餐而培训费中不含餐费的，从报到之日起至结业止，每天补助5元/天/人。

凡培训费中含伙食费者，只报路途的伙食补贴。

1.7.4.车（机、船）票，住宿票报销和伙食补贴天数的计算，均以出差始发地至目的地直线路线为准。

凡事先经单位领导批准就近回家省亲办事，其绕道的车、船费在扣除出差直线单程车、船费后多开支的部分由个人自理，此间不计发出差伙食费、住宿费和市内交通费等。

出席由酒店预付食、宿费的会议或有接待单位解决食宿的，不再报销房费和伙食补贴，不发市内交通包干费。

1.7.5.出差人员不得用公款打私人长途电话。

因公需要打长途电话者报销费用应附长途电话清单。

报销时，经部门经理和分管副总经理审核签字。

1.7.6.在成都市区及其所辖郊县执行公务期间，只报销往返公共汽车或中巴费，其他形式的交通费（如：

出租车、三轮车等）一律不得报销，亦不发给伙食补贴。

1.7.7.出差返回一星期内到财务部办理报销手续。

无故不按期报销者，按借款数从工资中扣除，并从第八天起按借款金额每天加收千分之三的资金占用费。

1.7.8.报销签批程序，部门经理需经总经理签字，其他人员需经部门经理签字（省外出差人员须经总经理，送外培训人员须经总办·人事部签字），财务方能办理报销手续。

凡不符合规定报销的一切费用，一经查出，由经办人负责。

1.8现金管理制度

1.8.1.酒店现金管理、使用必须严格遵守国家颁布的现金管理条例。

1.8.2.财务部必须建立健全现金账目，逐笔登记现金收支情况，做到日清月结，账款相符。

1.8.3.按照银行规定申报库存限额，不能超限额存放现金，不准以“白条子”抵库，现金支出要有正式收据，不准以“白条子”报账，（特殊情况须经财务批准），不准因私借支公款，不准假造用途套取现金，不准公款私存，不准坐支现金，不准挪用公款。

1.8.4.超过现金结算金额起点的对外支出，应使用转帐支票或其他非现金结算方式支付。

1.8.5.备用金是用于各收款员收支找零及采购人员备用，其金额由财务部核定，由借款人在财务部办理借款手续。

借款人调动工作应及时交回备用金，备用金不能挪作它用，财务部经理和主管有权抽查备用金的使用情况。

1.8.6.杂项收入提成须按总经理批准的比例，通过财务部办理手续后方能按规定提取，不能先留后交。

1.8.7.每日的营业收入及大额现金的存取，须有会计人员专车到银行办理，总办·人事部应保证财务部存取款用车。

1.8.8．各种有价证券应视同现金，专门设帐核算管理。

1.9酒店银行结算账户及支票管理

1.9.1．酒店应按规定开设资金结算账户，财务部负责办理开户的一切手续留存银行的印鉴由总经理决定。

1.9.2．严格执行先存后取的原则，防止透支。

1.9.3．任何部门和个人均不准出租、出借银行账户。

1.9.4．凡须领用支票必须按规定填写“支票申请单”，经批准后方可领用，签发支票须按银行规定填写，并注明用途、金额（或最高限额），不能签发空头支票、远期支票。

签发支票人员应负责发票或收据金额，使用内容完整。

1.9.5．采购人员需用支票原则上一次借用一张（特殊情况不得超过两张），当事人须在两天内到财务部报账，否则不予办理新支票。

财务部在年底（二十五日起）严格控制支票的签发，如确需用的，当事人必须在当日（最迟不能超过次日上午）及时到财务部报帐。

1.9.6．领取支票应妥善保管，未使用或过期支票应及时交回财务部；支票不得转让、外借；支票遗失须及时报告财务部，并登报声明（费用由当事人负责），因支票遗失所造成的损失由当事人承担全部责任。

1.10.凡酒店实现的营业收入中应收未收的款项均属应收账款。

财务部通过“应收账款”科目核算。

1.10.1.财务部负责应收账款的核对，记账，催收，结算及预收定金等工作。

1.10.2.应收帐款帐龄：

本埠旅行社为三个月，限第一月发生的费用应在第三个月内结清，依此类推；外埠旅行社为四个月。

1.10.3.财务人员每月报送应收账款帐龄表，注明欠款单位、金额报财务部经理，销售部负责人，总经理以便采取相应措施。

1.10.4.次年三月份对未收到的欠款报总经理作呆帐处理，冲坏帐准备金或销售收入，待收款后再补作收入或增加坏帐准备金。

1.11.酒店有关走结规定（“走时结账”的有关程序和要求）

1.11.1.“走时结账”，是指客人在酒店先消费（房费，餐费等），离店时在前厅收款台一次性付款。

属延迟性付款，并非免费。

1.11.2.“走时结账”的客人只限于与酒店有业务关系、比较熟悉、有付款信誉的人员。

1.11.3.“走时结账”的客人必须由部门经理以上人员在客人登记表上注明：

“走时结账”，并用中文签名。

若押有支票应在客人登记表上签名，否则前厅接待员、收款员不予受理。

谁受理，谁负责。

1.11.4.“走时结账”的客人在离开酒店未在前厅收款处付款，发生逃帐时，签署“走时结账”的人员负有追款的责任。

如在客人离店后两个月仍收不回，由签名人负责按欠款总额的70%赔偿。

1.12.酒店关于收取支票的规定

1.12.1.客户住房、餐饮、娱乐消费押空白支票，由销售、餐饮等部门经办人书面通知财务，即可办理。

1.12.2.出纳员遇有客人要求支票结算时，可当时填写金额，财务收到支票后，立即（星期六、日除外）派人到对方开户银行下账，如无款，立即将信息反馈有关部门，相关部门接到信息后，应采取相应措施，配合财务部门追收。

1.12.3.出纳员接收支票时，应注意支票有关类容是否清晰可辩，填写支票时要注意填写正确，如填写错误，由出纳员追收。

1.12.4.如属印鉴不符、账号不符、空头支票而收不到，应冲销部门收入。

1.13酒店物资管理

1.13.1.物资的计价

1．13.1.1.本市购入以发票注明的单价及金额为计价依据，发生的运杂费在费用中开支不计入采购成本。

1.13.1.2.外埠购入以发票注明的金额加为此所发生的运杂费除以商品数量所得新单价为计价依据。

1.13.2.物质的采购

1.13.2.1.各部门所需物质需填写采购申请书自行采购，按资金审批权限报批后方可购买。

1.13.2.2.库房管理人员应根据营业情况核定各类物质的最低存量，低于限额应及时通知相关部门。

采购时由部门申请，保管核定数量，报财务部、总经理审批后方可进行。

凡需改变原有物质的规格、质量等，使用部门应提交书面报告，经总经理批准后方可执行。

为了避免损失，在原有物质用完后方可启用新物质。

1.13.2.3.采购合同应尽量统一格式，合同签约先由使用部门确认再报财务部经理和总经理批准方可执行。

采购合同的审批权限按资金管理审批权限执行。

合同正本交财务部据以付款并存档。

付款方式应采用验货付款的方式。

如需预交货款，预付比例不得突破合同金额的30%，财务人员有权拒付无合同的货款。

1.13.3.采购人员采购应按下列清况办理

1.13.3.1.用支票采购的按支票管理办法执行，用现金零星采购的执行备用金管理制度，凭发票报销充实备用金。

财务部有权检查备用金使用情况。

1.13.3.2.采用异地托收承付结算方式的，采购人员应在规定的承付期内验货（单），发现问题（质量，数量，单价等与合同不符）应在承付期内通知财务部办理拒付或部分拒付。

1.13.3.3.无论是本地还是外地采购，必须取得当地税务局统一印制的有税务监章的正式发票或收据。

1.13.4.收货及入库

1.13.4.1.货到后必须按规定办理验收入库手续，验货应由采购员、保管员、部门负责人共同进行，对技术难度较高的物品可请相关部门的技术人员协助验收。

1.13.4.2.验货依据有“采购合同”，“采购申请单”，“商品发运清单”等。

1.13.4.3.验收入库的物资，有产品质量说明书的使用部门应建立技术资料档案，应由综合保障部统一管理保留，以备设备维修，保养时使用。

1.13.4.4.验货时遇有下列情况，保管员应报请有关部门及财务经理研究处理：

1.13.4.4.1.未按采购合同购物但货物是急需的；

1.13.4.4.2.货物与合同注明的品名、规格、数量、质量、价格不相符的；

1.13.4.4.3货物与发票上的品名、数量、价格不相符的

1.13.4.4.4.原始发票或收据无税务监章或缺销货单位印章；

1.13.4.4.5.验货时发生货物滥，缺应及时报财务部经理处理；

1.13.4.4.5.1.发生溢余时，属供货单位多发货视货物的需求情况或退还供方或付其差价；

1.13.4.4.5.2.发生短缺时，属供货单位责任，应要求对方补足或拒付差缺货物的款项。

1.13.5.物资领用的规定

1.13.5.1.餐饮部领用食品，原材料，烟酒，饮料，由需用人按规定填制食品，饮料提货单，经厨师长或经理确认后在规定的时间内在库房领取。

1.13.5.2.领用办公用品凭财务部核定的用款限额在规定的时间在库房领取。

1.13.5.3.工程部领用维修材料由领料人根据维修需要按规定填写领料单，百元以上的维修材料需部门经理或主管签字后方可在库房领取。

1.13.5.4.领用其他物资均由使用部门填制“出库单”经部门经理签字财务部经理确认后在规定时