公文或应用文Word文档格式.doc
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发文机关即落款、署名，是公文的法定作者，一般以机关全称写在文尾的右下侧。
现规定可写可不写，以公章代，写则要写全称。
5、成文时间
成文时间是指文件签发、通过或成文的时间，一般写在发文机关的下一行，居于所在行的右侧。
三、内容要求
要求内容全面，具体明确，层次分明，突出重点，注意内在的逻辑。
四、语言要求
风格庄重严肃，不能用方言、俗语、口语，不能用感情色彩过于浓烈的语言。
例文四：
2、使用规范用语
应用文在长期实践中，逐步形成了一些定型化、规范化的词语用法，并用约定俗成，成为习惯，例如：
兹定于、鉴于、现经、责成、特此通知等。
3、常用条款句式
公文在表达主张，提出要求，制定方法、措施时，常常要分条列项，使用条款句
式，从而使句式条理清晰
见例文五
五、其他要求
1、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号，见例文六：
2、结构层次序数,第一层为一、,第二层为
（一）,第三层为1.,第四层为
（1）。
见例文七：
3、公文送负责人签发前,应当由办公厅（室）进行审核。
审核的重点是:
是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
4、附件公文如有附件，应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；
附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
见例文八：
5、附注：
公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
见例文九：
见例文十：
×
2012年度安全工作计划（扫描件）
6、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决；
见例文十－：
7、单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。
六、常用的9种文种的使用及基本写法
（一）通知
通知写作特点
1、下行文：
可用来布置工作、传达指示、告知事项、发布规章、批转文件、任免干部。
2、通知写作结构
（1）、标题：
一是发文机关＋事由＋文种三要素齐全；
二是事由＋文种；
三是仅是文种。
见例文十二
（2）、正文—由缘由、内容、要求等部分组成
①、缘由要简洁明了；
②、内容要具体明确、条理清楚，体现通知的政策性、权威性、原则性；
③、要求要切实可行，便于受文单位可操作。
结尾填上发文机关名称、成文日期
3、通知注意事项：
⑴勿给不相隶属的机关发通知。
如与其有关联应用“函”或在发通知中“抄送”。
⑵勿将向公众告知的事项发通知。
应用“通告”。
4、通知分类;
从常用的通知看，可分为四类：
批转通知、转发通知、传达通知、任免通知
①、批转通知：
用以批转下级机关公文。
就是对被转发的公文作出同意或原则同意并要求有关单位遵照执行或参照执行的。
批转性公文只是在上级机关转发下级机关公文时才能使用，如：
例文＋三
字{2012}33号《关于转发考核监察部落实集团会议精神会议纪要的通知》应用“批转”
②、转发通知：
用以转发上级机关和不相隶属机关的公文。
转发机关不受等级限制，只要符合有关规定都可以使用转发通知。
转发通知的特点就是“转”字，转发时可以要求下级执行或参考，还可以结合本单位的实际情况作具体要求或补充规定。
注：
正文须标注“被转发机关＋标题＋文号”。
见×
字{2012}32号：
《关于转发总裁工作报告和主席重要讲话的通知》未标注转发机关，应加“×
集团”
③、传达通知：
用以传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
主要有：
ａ、印发规章制度：
字{2012}35号《关于印发公司管理架构及各部门管理职责的通知》
ｂ、要求下级周知或办理，如启用印章通知，成立、调整、撤销机构的通知，依据上级精神对下级提出要求的通知等。
见×
字{2012}60号《关于做好中秋节和国庆节期间安全生产工作的通知》；
字{2012}52号《关于成立标准化质量管理委员会的通知》
ｃ、会议通知：
经常使用的：
见例文十四：
④任免通知：
字{2012}17号《关于×
等同志职务任命的通知》
（二）、报告
1、定义
报告是用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问的文种。
2、分类
各种会议的工作报告，包括领导的述职报告，这些都不属于正式公文的报告。
正式公文的报告常用的主要有三类：
①工作报告、②情况报告、③答复报告。
一般应用较多的是情况报告和工作报告。
3、情况报告与工作报告的区别
“情况报告”是针对“情况”的，一般在下级机关向上级机关汇报某种情况、某一问题、某项活动，或工作中某些方面状况时使用。
它包容广泛，一切可称为问题或情况的对象均可纳入“情况报告”范围，如宏宇公司《关于加快盐化工基地物流体系建设情况的报告》。
“工作报告”是专就“工作”而发，必须与工作相关，是就本单位主管业务范围内的事项，提出建议、措施或新的规定，并报请上级机关知晓、批准或解决。
它范围比情况报告小得多，如×
字{2012}40号《关于对700t/d超白太阳能玻璃生产线进行安全验收的的报告》。
4、报告的内容和结构
⑴、情况报告的基本内容
①陈述基本情况→②指明存在的问题→③提出解决的对策：
例文与点拨:
见例文十五：
⑵、工作报告的基本内容
①汇报工作进程→②反映工作问题→③提出工作意见见例文十六：
（3）答复报告
对上级机关查询、查办、催办的事项做出专门的回复时，使用这种报告。
这种报告要求迅速、及时、准确、简要，有时一两句话即可，答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又要注意不要节外生枝，答非所问。
见例文十七
5、撰写报告有关要求
（1）简明扼要，条理清晰。
（2）报告不能夹带请示事项。
见例文＋八：
（三）请示1.请示必须具备以下三个条件：
⑴必须是下级机关向上级机关的行文。
⑵请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。
⑶必须是为了向上级请求批准。
2.请示的分类
根据请示的不同内容和写作意图分为三类：
⑴请求指示的请示。
见例文十九
⑵请求批准的请示。
见例文二十：
⑶请求批转的请示。
见例文二十－：
3.请示具有以下特点：
⑴请示事项一般时间性较强。
请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。
⑵、应一事一请示，只宜请求一件事。
⑶、请示事项要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。
⑷、请示事项要写的具体、明确、条项清楚，不能出现不明确、不具体的情况，以便上级机关给予明确批复。
⑸、一般主送一个机关，不得多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。
（6）、应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。
⑺、除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。
即“请示”不能主送领导
⑻、标题:
请示的标题一般有两种构成形式：
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
如《×
县人民政府关于×
的请示》；
另一种是由事由和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》
⑼、结语:
应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。
请求批转和转发的请示：
应附完整的工作方案。
⑽、落款:
一般包括署名和成文时间两个项目内容。
标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间应用汉字小写全称如：
年×
月×
日。
4.请示与报告的区别
⑴请示用于向上级机关请求指导、批准，上级接文后一定要给予批复；
报告则用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，供上级了解情况。
为上级提供信息和经验，上级机关接文后，不一定给予批复。
⑵请示内容具体单一，要求一文一事，必须提出明确的请求事项。
报告内容较广泛，可一文一事，也可反映多方面情况，但不能在报告中写入请示事项，也不能请求上级批复。
请示起因、事项和结语缺一不可；
报告行文较长，结构安排不拘一格，因文而异。
⑶请示涉及事项是没有进行的，等上级批复后才能处理，必须事前行文，不能先斩后奏；
报告涉及事项大都已过去或正在进行中，可以事后行文，也可以事中行文。
请求时间性要求强，报告时间性要求一般较差。
⑷批准性请示，上级未作出答复前，呈文单位无权安排和办理；
批转性报告在上级未作答复前，呈文单位即可进行安排和部署。
5.对请示的评改
见例文二十二
（四）计划
计划是对近期内要做的某一具体工作做出的安排，如《2012年招聘公益性岗位工作计划》。
2、内容和结构
（1）内容
其内容通常包括：
⑴指导思想、工作目标；
⑵主要任务；
⑶实现目标和完成任务的措施三部分。
（2）结构
计划一般由标题和正文两部分组成。
见例文二十三：
4、计划例文评点
见例文二十四
（五）方案：
1、内容一般包括“指导思想、目标要求、工作内容、工作安排、工作要求”等。
2、见例文二十五：
3、例文评点二十六：
（六）总结
工作总结的写法及注意的问题
工作总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。
篇二：
应用文写作公文
第五章公文概述
一、公文的概念
公文是党政机关、人民团体、企事业单位在公务活动中使用的，具有法定效力和规范体式的文字书面材料。
它是各机关单位依法行政和进行公务活动的重要工具。
公文有广义和狭义之分。
广义的公文泛指各单位常用的应用文，种类繁多，大至总结、计划，小至条据、便函。
狭义的公文也就是法定的公文，专指党中央办公厅、国务院和军委办公厅所规定的正式的文种。
我们这里指的是狭义的公文，着重介绍国务院所规定的公文。
二、公文的种类
为适应文书处理上的不同需要，公文有多种分类方法。
不同的分类方法，产生不同的分类结果。
（一）按行文关系分类
按行文关系分，可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。
1．上行文，指下级机关对上级主管机关的行文，如请示、报告等。
2．下行文，即自上而下的行文，指机关单位对其下属单位的发文。
如批复、通知、决定等。
3．平行文，指平行机关或不相隶属机关（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的行文，如函。
（二）按机密性质分类
根据文件的机密性质，可分为绝密文件、机密文件、秘密文件三类。
1．绝密文件，指涉及国家核心机密内容的文件，一旦内容泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。
2．机密文件，是涉及国家重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害。
3．秘密文件，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。
（三）按办理时间分类
根据文件的办理时间要求，可以分为特急件、急件、平件三类。
1．特急件，是要求在最短的时间内以最快的速度处理的文件。
2．急件，是要求在确定的时间内处理完毕的文件。
3．平件，是没有特别时间要求的文件。
（四）按处理要求分类
按文书处理要求，可分为参阅性文件和承办性文件。
1．参阅性文件，指不需要办理，供沟通情况和工作参考的文件。
2．承办性文件，指需要某机关和部门具体办理的文件。
（五）按文件作用分类
根据文件所起的作用不同，还可以分为规范性文件、指挥性文件、报请性文件、公布性文件、记录性文件等。
1．规范性文件，如党务公文中的条例、规定。
2．指挥性文件，如命令、指示、决定、决议等。
3．报请性文件，如请示、报告、议案等。
4．记录性文件，如会议纪要。
（六）按制发机关分类
根据公文制发机关的性质和使用范围，可分为党务公文、行政公文和军用公文。
根据中共中央办公厅1996年颁发的《中国共产党机关公文处理条例》，党务公文有14种；
根据国务院2000年颁发《国家行政机关公文处理办法》，行政公文有13种；
根据中央军委办公厅2006年颁发的《中国人民解放军机关公文处理条例》，军用公文有12种。
详见下表：
三、公文的特点
（一）策令性。
公文是传递治理国家策令的，它担负着其他文体不能也不允许担负的使命。
在阶级社会，公文的内容是阶级利益的体现，直接反映了国家政权的政治态度和根本利益。
（二）严密的程式性。
公文具有一定的格式，这种格式有的是国家规定的，有的是约定俗成的。
公文的篇章结构上也有一系列的层次要求，如篇前撮要、分项标号、分层列段等。
（三）作者和阅者的特定性。
公文的作者，必须是法定的作者，即依法成立并能以自己名义行使权力和担负义务的组织及其代表人。
公文行文的对象也是特定的。
（四）时效性。
所有的公文都以成文日期为生效时间。
文件时效的丧失，有两种情况：
一是某一文件被新文件所替代，从新文件产生之日起原文件即行失效；
二是随着客观形势的变化，有些文件的时效自然地被终止。
（五）有的公文还具有严格的保密性。
涉及到国家政治、经济、军事等方面机密的公文，关系到国家的根本利益，必须严格保密。
四、公文的作用
（一）规范作用。
党和国家的方针、政策、法规、规章是以公文的形式制定和发布的。
一经发布生效，在有效的时间和范围内，就必须坚决执行，成为各级组织和亿万人民行动的规范。
（二）宣传作用。
各级党政机关颁发的公文，可以提高广大人民群众对党和国家的路线、方针、政策的认识。
（三）联系作用。
公文的往来，可以把下级机关的情况、要求及时向上反映，以利上级掌握全面情况。
也可以把上级机关的意见、指示及时下达，以便指导下级机关的工作。
在各机关单位之间，可以加强联系，互相配合，促进各项工作的顺利开展。
（四）凭证作用。
公文是公务活动的原始记录，公务处理完毕之后，公文立卷归档，可以起到记载、凭证和查考的作用。
五、行政公文文种介绍
国家行政机关所用的法定的公文文种有13种，它们适用于不同的工作情形。
（一）命令（令）。
国家机关公布性文种的一种，适用于依照有关法律公布行政法规和规章；
宣布施行重大强制性行政措施；
嘉奖有关单位及人员。
如《中华人民共和国主席令》、《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。
（二）决定。
下行文的一种，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
如《国务院关于体制改革的决定》。
（三）公告。
公布性文种，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
如《浙江省人民政府关于打击走私活动的公告》。
（四）通告。
公布性文种，适用于在一定范围内公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
如《北京市人民政府关于查处违法建设的通告》。
（五）通知。
下行文，用途广泛。
可用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，也可用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。
如《贵州省人民政府关于加强水土保持工作的通知》。
（六）通报。
下行文，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
如《大庆市人民政府办公室关于2005年度全市政府系统公文检查情况的通报》。
（七）议案。
平行文，专用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。
（八）报告。
上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
如《财税局关于2006年上半年工作情况的报告》。
（十）批复。
下行文，适用于答复下级机关请示事项。
它是根据下级机关的请示而制发的。
物价局关于虹苑小区普通住宅商品房价格的批复》。
（十一）意见。
既可以是上行文，也可以作为下行文发文，适用于对重要问题提出见解和处理办法。
上行文具有参谋性质；
出自上级机关的“意见”，虽叫“意见”，但具有指挥性质。
县人民政府关于进一步加强和规范农村集体资产管理的意见》。
（十二）函。
唯一的一个平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项时用。
如国家税务局写给对外经济贸易部的《关于经援项目税收问题的函》。
（十三）会议纪要。
既可作下行文，用于传达会议精神，要求与会单位遵守执行，也可作为上行文，报送给上级单位，向上级反映情况。
还可作为平行文，发给平级单位，相互沟通情况用。
如《全国农村工作会议纪要》。
六、公文格式
公文格式指法定文种外形结构的组织与安排。
公文格式是公文保证质量和提高办事的重要手段，也是公文法定权威性和组织约束力在形式上的表现。
公文格式的组成要素有：
秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分。
具体的格式要求择要介绍如下：
（一）涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
年份、序号用阿拉伯数码标识；
年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。
联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。
其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
公文如有附件，在正文下一行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。
（九）公文一般都要加盖印章，除会议纪要和以电报形式发出的外。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；
联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
电报以发出日期为准。
不能标以撰稿日期。
用汉字将年、月、日标全；
“零”写为“○”。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
标识在成文时间下一行。
（十二）公文应当标注主题词。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）文字从左至右横写、横排。
在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。
（十五）公文用纸采用国际标准a4型（210mm×
297mm），左侧装订。
张贴的公
文用纸大小，根据实际需要确定。
公文中各要素的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
本书受书本形式及篇幅限制，所举的公文例子都没有按“标准”排版。
七、公文办理程序
公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。
按照《国家行政机关公文处理办法》，公文办理程序分为发文办理和收文办理二个部分。
（一）发文办理
发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。
草拟，是指完成公文初稿；
审核是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查；
签发是指机关领导人对文稿最后审批；
核发是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作；
缮印是对已签发的公文定稿进行印制；
校对是对文件质量的最后一次检查；
用印是指在印好的文件上加盖机关印章；
登记指在收文登记簿上对所发公文进行编号，记载文件的去向等；
分发，是指向受文单位发送文件。
（二）收文办理
收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
签收是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任；
登记就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向；
审核是指文秘部门收到下级机关上报的需要办理的公文时对其是否由本机关办理、是否符合行文规则等进行审核；
拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考；
批办是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示；
承办是指具体部门完成领导所布置的与该公文相关的任务；
催办是指文秘部门对文件承办的情况进行督促和检查。
［思考与练习］
一、什么是公文？
公文有哪些特点和作用？
二、学习《国家行政机关公文格式》，熟悉公文的格式。
三、公文的办理程序是怎样的？
四、给学生一篇上行文和下行文，要求按公文格式标准进行排版。
五、学习下列一则公文，理解公文格式的规范性要求。
关于公文印章规范用字检查情况通报
市语委各成员单位；
各县（区）教育局（社会工作局）；
市直各学校：
我市于二〇〇六年七月对各县区、市直各单位开展了公文印章规范用字检查工作，现将检查工作通报如下：
各单位公文印章用字基本规范，公文中无使用繁体字、异体字、二简字等不规范用字情况，印章的印文均使用宋体字和国务院公布实行的简化字，符合有关规定和要求。
但在检查中也发现存在一些问题，有些是
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