2PPT技巧篇Word文档格式.docx

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打开演示文稿后，按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键而激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，就可以将它像普通窗口一样操作。

4、设置黑屏。

在幻灯片演示中，按一下“B”键，屏幕黑屏。

再按一下“B”键，即可恢复正常显示。

5、让背景音乐连续播放

（1）执行菜单命令“插入/影片和声音/文件中的声音”，导入声音文件，选择“自动（A）”。

（2）选中声音图标，执行菜单命令“幻灯片放映/自定义动画”，在右侧出现的“自定义动画”任务窗中列出了该幻灯片中的全部对象，选中刚插入的声音对象，在右键菜单中选择“效果选项”。

（3）在出现的“播放声音”对话框中，在“停止播放”选项中选择第三个选项，然后在方框内填入需要停止声音的幻灯片的序号，单击“确定”按钮。

6、有选择地放映幻灯片

如何在原有的文稿上进行有选择地放映，而又不破坏原稿呢？

请执行菜单命令“幻灯片放映/自定义放映”，打开“自定义放映”对话框（如下图）。

在打开的“自定义放映”对话框中点击[新建]按钮，打开“定义自定义放映对话框”（如下图）。

在左边“在演示文稿中的幻灯片”窗口中显示的幻灯片里选择本次需要放映的幻灯片。

点击[添加]按钮，移动到“在自定义放映的幻灯片”窗口中，也可以通过上下按钮来设置演示的顺序。

这样，您就可以在本课堂上量体裁衣了，如果下次课有变动的话，只要打开“自定义放映”对话框，重新调整即可，而且不会对原稿有丝毫影响。

这样就不用删删改改了。

7、让多个对象在PowerPoint中协作播放

在一张幻灯片中如果同时加入了超级解霸截取的视频流（MPV）、解说词（MP3）和背景音效（MP3）共三个多媒体对象，在加入时都是选择让幻灯片放映时自动播放。

可调试运行的结果却不能令人满意。

打开“自定义动画”对话框，启动动画都是“前一事件后0秒”（如下图）。

怎样使三个多媒体对象同步播放呢？

只要打开“自定义动画”的“多媒体设置”标签，将图1的设置改为图2的设置就可以了。

图1

图2

二、制作中的技巧

1、一次性展开全部菜单。

打开“工具”菜单栏的“自定义”选项，在弹出的“自定义”对话框中单击“选项”选项卡，选定“始终显示整个菜单”复选框，再单击“关闭”按钮就可以一次性展开全部菜单了。

2、将声音文件全部打包到PowerPoint文件中。

幻灯片打包时如果链接了声音文件，则默认将小于100KB的声音素材打包到PowerPoint文件中，而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。

其实我们可以通过设置将所有的声音文件全部打包到PowerPoint文件中。

方法是：

执行菜单命令“工具/选项/常规”，将“链接声音文件不小于100KB”改大一些，如“50000KB”（最大值）就可以了。

3、去掉链接文字的下划线。

向PowerPoint文档中插入一个文本框，在其中输入文字后，选中整个文本框，设置它的超级链接，在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。

4、快速保存演示文稿

为了防止工作过程中断电，我们可以给演示文稿设置“快速保存”。

单击“工具”菜单中的“选项”，再单击“保存”选项卡，选择“允许快速保存”复选框，然后单击“确定”按钮。

这时在处理演示文稿过程中进行的快速保存，只保存演示文稿中改变的地方。

如果没有选择“允许快速保存”，这时所进行的保存就是完整保存。

PowerPoint会保存整个演示文稿，包括没更改过的部分。

快速保存所需的时间比完整保存少。

但是，完整保存所需的磁盘空间比快速保存少，因为快速保存是追加式的，将每次新增的变化都进行了保存，因而文件可能会很大，为减小文件尺寸，建议做好演示文稿后，进行一次完整保存。

5、使用“自动调整”按钮。

如果在一张幻灯片中出现了太多的文字，你可以用“自动调整”功能把文字分割成两张幻灯片。

点击文字区域就能够看到区域左侧的“自动调整”按钮（它的形状是上下带有箭头的两条水平线），点击该按钮并从子菜单中选择“拆分两个幻灯片间的文本”即可。

6、解决PowerPoint课件中的菜单问题

在幻灯片播放过程中，如果点击相应链接可以实现菜单功能。

但如果无意中点击链接以外的区域时，PowerPoint会自动播放下一张幻灯片，使得精心设计的菜单形同虚设。

其实原因很简单，PowerPoint在默认情况下，幻灯片的切换方式是单击鼠标时换页。

解决办法：

在编辑状态下，点击菜单所在的幻灯片，然后执行“幻灯片放映/幻灯片切换”命令，打开“幻灯片切换”窗口，去掉“单击鼠标时”前面的“√”号即可。

下面的时间选项使用默认设置即不设置时间。

这样，这张幻灯片只有在点击菜单栏相应的链接时才会切换。

要注意的是，[返回]按钮所在的幻灯片也应采用相同的设置，以避免点击[返回]按钮以外的区域时不能返回到主菜单。

7、重复利用你以前的作品。

如果你在以前的演示文稿中已经做过相同或者类似的幻灯片，在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果，而不需要从头再来一遍。

你可以把以前的演示文稿中的幻灯片直接插入当前的演示文稿。

首先，在“幻灯片浏览视图”中显示当前的演示文稿。

用鼠标点击你所要插入新幻灯片的位置，选择菜单中的“插入/幻灯片（从文件）”命令，打开一个“幻灯片搜索器”对话框。

在“搜索演示文稿”选项卡中输入文件名（或者用浏览方式找到它），然后按回车键。

点击你想要插入的幻灯片，然后按“插入”按钮。

另外，你还可以点击“插入所有”按钮把该演示文稿中的所有幻灯片一次性全部插入当前文稿。

8、给PowerPoint文档大减肥。

在PowerPoint幻灯片中添加图片后，文件可能变得非常庞大。

可采有下列减肥方法：

（1）打开需要处理的PowerPoint文件，执行菜单命令“视图/工具栏/图片”，显示“图片”工具栏，单击“图片”工具栏上的“压缩图片”按钮，打开“压缩图片”对话框。

（2）如果想要压缩演示文档中的所有图片，可选中“文档中的所有图片”单选按钮。

（3）如果此演示文稿只是用于屏幕显示，可以在“更改分辨率”选项区中将分辨率从系统默认的“打印”选项改为“Web/屏幕”选项。

（4）如果想进一步压缩演示文稿，还可以选中“压缩图片”和“删除图片的剪辑区域”复选框。

（5）单击“确定”按钮，关闭“压缩图片”对话框。

（6）执行菜单命令“文件/另存为”，保存压缩后的文档。

经过上述操作，你会发现这时的文件要比修改前小了很多。

9、输出数据到Word文档。

有时候你需要把演示文稿以文字的形式分发给同事或客户，此时把演示文稿输出为Word文档是最好的方法。

在PowerPoint2003中，选择“文件/发送/MicrosoftWord”。

在“发送到MicrosoftofficeWord”对话框中选择你想要在MicrosoftWord中使用的版式。

比如，你可以选择“只使用大纲”来创建仅带有文字的文档；

选择“空行在幻灯片旁”则可以创建一系列带有注释行的幻灯片缩略图。

在你选择好版式之后，点击“确定”按钮把演示文稿发送给Word。

10、在PowerPoint中实现表格的动态填充。

如何利用PowerPoint展示一张空表，然后随着课程的进展动态地填写表格呢？

由于在PowerPoint中插入的表格一般是Word中的表格或Excel工作表，这种表格是一个整体，所以不能对单元格中的内容进行动态设置。

通过下述方法可以解决这个问题。

（1）手工绘制表格

单击“绘图”工具栏的[直线]按钮，在需要插入表格的幻灯片上手工绘制表格。

（2）填写表格

单击“绘图”工具栏的[文本框]按钮，在单元格中绘制文本框，然后在文本框中输入内容，重复以上步骤将表格填写完整。

（3）设置动画

单击“幻灯片放映/自定义动画”菜单，在“无动画的幻灯片对象”中选择要设置动画的文本对象，然后单击“效果”选项卡设置效果。

用同样的方法设置需要动态填充的部分。

在“动画顺序”中调整文本的填充顺序。

通过以上的方法就可以在演示者的控制下动态地填充表格了。

11、在PowerPoint课件中巧添重复信息

有时为了公开课的演示，我们需要在播放幻灯片的过程中，在每一张幻灯片上都显示学校的标志和作者的信息。

如果幻灯片的张数很多，一张一张地添加，实在是一件很麻烦的事。

其实，PowerPoint为我们提供的“母版”功能可以解决这个问题。

我们只需将学校的标志放在母版上，就能以逸待劳，一次操作就可以全程使用。

运行PowerPoint，单击菜单栏中的〔视图〕按钮，在下拉菜单中选择“母版”，并在级联菜单中选择“幻灯片母板”命令。

这时，Powerpoint会将当前的编辑状态自动切换到“母版视图”，我们只要将学校标志和信息放置在母版的合适位置上，然后切换到“普通视图”继续制作幻灯片即可。

经过这样设置，即使再插入新的幻灯片时，同样的信息也会自动出现在新幻灯片中。

12、演示特效—自行消失字幕的制作

（1）执行菜单命令“插入/图片/来自文件”插入一幅图片，如图所示：

（2）用鼠标单击插入的图片，图片四周出现八个白色的控制小方块，将鼠标移至图中，出现如图所示的箭头时，可移动图片的位置，直至调整合适。

（3）按下Ctrl+C进行复制，再按下Ctrl+V粘贴。

如图是粘贴后的效果图，可以看出，一个新的图层已经覆盖在原图的上方了。

（4）将这个新的图层移到一侧，执行菜单命令“视图/工具栏/图片”调出“图片”工具条，按下“裁剪”按钮，依照图中所示将图片下方裁去一截。

（5）将裁剪后的图片移至原图上方，并覆盖住原图中相同的部分。

为了精确定位，可以使用Ctrl加上四个方向键实现微移。

给人的感觉好像是一幅图。

（6）插入一个图文框，在图文框中键入需要的文字，并将图文框的边框颜色与填充颜色均设置为“无”，操作如图所示：

（7）这时的效果如下图：

（8）设置图文框的动画状态，在图文框上点击右键，将动作定义为“缓慢移入”与“从下部”。

（9）将图文框下移一层，即介于两幅图层之间。

（10）大功告成。

演示时的效果是：

图片显示后，文字从下方缓缓上升，当上升到一定高度时被第一图层所遮，所以就自行“消失”了。

三、几种动画效果的实现方法

PowerPoint2003中提供了一种相当精彩的动画功能，它允许你在一幅幻灯片中为某个对象指定一条移动路线即“动作路径”。

使用它能为你的演示文稿增加非常有趣的效果。

例如，你可以让一个幻灯片对象跳动着把观众的眼光引向所要突出的重点。

为了方便你进行设计，PowerPoint中包含了相当多的预定义动作路径，也允许你自行设计动作路径。

1、实现字幕上下移动的动画

用PowerPoint2003实现类似电影中出现的字幕上下移动效果的方法是：

（1）在空白幻灯片中执行“插入/文本框”命令,添加一个文本框，并在文本框中输入文本。

（2）用鼠标选中该文本框，然后将它拖动到幻灯片居中的位置处，同时用鼠标调整文本框的大小，让它的显示宽度略小于幻灯片的宽度。

（3）拖动文本框的上边框到幻灯片的上边框处，同样的方法拖动下边框到幻灯片的下边框处。

（4）用鼠标选定这个文本框，执行菜单命令“幻灯片放映/自定义动画”，然后单击界面中“添加效果”右侧的“▼”按钮，从随后弹出的菜单中执行“进入/其他效果”命令，在打开的效果选择界面中，选择“华丽型”设置栏处的“字幕式”选项，单击“确定”按钮后，就能完成字幕上下移动效果的设计。

2、制作文字按指定路径运动的动画

（1）在空白幻灯片中执行菜单命令“插入/文本框”，添加一个文本框，并在文本框中输入文本，同时要注意输入的文字字号要大些，尽量选择笔画较粗的字体，这样显示效果会更好一点。

（2）用鼠标选中该文本框，将它拖动到幻灯片标题位置处，然后执行菜单命令“幻灯片放映/自定义动画”，再单击界面中“添加效果”右侧的“▼”按钮，从随后弹出的菜单中执行“进入/其他效果”命令，在打开的效果选择界面中，选择“华丽型”设置栏处的“挥舞”选项，单击“确定”按钮。

（3）为文字设置动作路径：

用鼠标选定文字，单击右侧窗格中“添加效果”右侧的“▼”按钮，在随后打开的菜单中执行“动作路径/绘制自定义路径/自由曲线”命令，这样鼠标指针的形状就会自动变成笔形。

（4）将鼠标移动到幻灯片的编辑区域中，随意画出一条运动曲线就可以了，以后播放幻灯片时，文字就会按照大家事先指定的路径来运动了。

3、立方体翻转动画

（1）用鼠标单击绘图工具箱中的“自选图形”按钮，在“基本形状”中选中立方体，在幻灯片的空白处画出一个立方体。

（2）执行菜单命令“幻灯片放映/自定义动画”，再单击界面中“添加效果”右侧的“▼”按钮，从随后弹出的菜单中执行“退出/消失”命令。

（3）用鼠标右键单击这个立方体，然后在打开的快捷菜单中执行“复制”命令，再用鼠标右键单击这个立方体，从弹出的快捷菜单中执行“粘贴”命令，这样大家就能得到这个立方体的复制品。

（4）选中第二个立方体，并移动它以便让它与第一个立方体完全重合，再用鼠标拖动第二个立方体的旋转控点，将第二个立方体旋转一个小小的角度。

（5）用鼠标选定第二个立方体，打开“自定义动画”设置页面，并在其中将“开始”设置栏处的“之后”选项选中，这样第二个立方体就会在第一个立方体消失动作结束之后自动显示出来。

（6）用鼠标单击“添加效果”右侧的“▼”按钮，在随后打开的菜单中执行“进入/出现”命令，再次用鼠标单击“添加效果”右侧的“▼”按钮，在打开的菜单中执行“退出/消失”命令。

（7）按照第二个立方体的动画效果的设置步骤，设计好其他各个立方体，对于最后一个立方体，请大家不要为它设置“退出”效果。

（8）完成上面的所有设置后，播放预览一下幻灯片效果，大家就会发现立方体的连续翻转效果还是很逼真的。

要是大家觉得连续翻转速度太快的话，可以分别选中各个立方体，并单击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“计时”命令，然后在设置框的“延迟”栏中设置合适的延迟时间。