《康师傅方便面文件及资料管制程序》12页程序文件管理资料.docx

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《康师傅方便面文件及资料管制程序》12页程序文件管理资料

文件及资料管制程序

文件类别:

作业指导书_________

文件编号:

W-0515-140_________

撰写单位:

方便食品事业群品保中心___

版本:

第1版

发行日期：

机密等级:

□机密□一般

合计页数:

共6页

核

准

审

核

制

订

名称

文件及资料管制程序

文件编号:

W-0515-140

1目的：

使文件及资料迅速正确流通，确保相关部门适时获得适当有效之资料。

2范围：

凡方便群各公司品质系统内部自制或外部提供之相关文件及资料均适用

3名词解释：

内部文件及资料：

指方便群各公司品质系统之品质手册、程序文件和相关之作业指导书及品质记录。

外部文件及资料：

有关国际/国家/行业/企业标准、国家法律法规、政府部门下发之需执行之通知及顶新国际集团发行之技术性文件及资料。

机密文件：

顶新国际集团发行及公司自制的技术性文件（如产品规格表、配料表、工艺制程等）。

4职责：

内部文件及资料制订/修改/废止权责：

文件类别

核准

审核

制订/修改/废止

品质手册

管理代表

相关部门主管

品保处最高主管

程序文件

管理代表

制订及相关部门最高主管

主办部门

作业指导书

部门最高主管

部门处、科级主管

主办部门

内部与外部文件及资料之编号/发行/废止由品保文管中心负责。

供应商之文件及资料收发由采购科负责。

公司外界人员调阅记录及文件由管理代表核准。

5作业内容：

内部文件及资料管制：

内部文件及资料管制流程图（参见附件一）。

文件类别

部门码

文件

流水号

表单

流水号

表单

版本号

文件及资料编号原则如下：

生效日期

页次

1/6

页序

文件标准用纸

名称

文件及资料管制程序

文件编号:

W-0515-140

A文件类别:

M---品质手册P---程序文件W---指导书类

B部门编码:

依集团总部统一发布的部门编码

C流水号：

001始，以各部门制订发行之先后顺序编号。

D版本：

文件版本以数字1，2，3……顺序排列，版本1表示第1版；当版本变更10次后，若再做版本变更，则原文编号作废，由文管中心另行发放文件编号，版本重新定为1版，页序均为A。

如文件总页数变化，则文件版本变更；如文件页数未变，但每页内容均有变更，则文件版本变更。

文件版本填于文件封面之“版本”栏；表单版本以字母A，B，C……表示，填写于表单编号最后一位。

E页序:

以字母A，B，C……顺序排列，若某一页修订,不需变更版本，就该页次而言，页序由A变为B，依次类推。

当任一页序变更到J次时，若再需变更该页次时，则重新发行新版本，版本依序变更，页序均为A。

文件页序填于文件每页之“页序”栏。

内部文件及资料制订/修改：

A内部文件及资料需制订时，由提出部门（）填写《文件/资料申请单》并制订文件，。

B内部文件及资料需修改时，由提出部门（）填写《文件/资料申请单》经原制定部门同意后，进行修订，。

C内部文件及资料需修改时，申请部门需将修改内容加粗、呈斜体，并加下划线做为特别标识，下次修改时将原修改内容字体还原。

：

A核准之文件及资料的发行日期即为生效日期，品保文管中心将核准之文件及资料按需求份数复印，在复印件上“发行日期”及“生效日期”栏内盖上“内部文件发行”章，原件存档，并于《文件/资料最新版本一览表》中登录复印件发至相关部门，各部门在《文件/资料收发记录表》中签写单位、姓名、日期等以示接收，。

B新文件及资料发行之日起，原文件及资料自动废止，由品保文管中心依《文件/资料最新版本一览表》全部予以回收，并将废止文件于《文件/资料最新版本一览表》中登录。

生效日期

页次

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页序

文件标准用纸

名称

文件及资料管制程序

文件编号:

W-0515-140

C回收之废止文件及资料由品保文管人员在文件正面加盖“作

废”字样的章以示该页作废，之后留一份存档，并加盖‘作废

保留“字样的章，其余回收之废止文件及资料由文管人员销

毁。

废止文件之编号不再重复使用。

内部文件及资料使用/保管：

A现场使用之文件及资料必须置于作业现场，非现场使用之文件及资料由各部门指定专人集中保管，保证随用随取。

B任何单位或个人不得复印正式发行之文件及资料（表单格式除外），品保文管中心应根据各部门所需文件及资料份数一次性予以发放，各部门若因不敷使用、遗失或发现文件及资料有缺页、破损、字迹模糊，应由需求部门填写《文件资料申请单》，并经部门主管审核后向品保文管中心申请补发，同时品保文管中心将破损等文件及资料回收废止。

C任何人不得在正式发行之文件及资料上任意涂改或书写任何文字、记号等,必须保持与存档之文件一样完整干净。

D各文件使用部门可至品保文管中心查阅《文件/资料最新版本一览表》，也可由品保文管中心定期发放该一览表电子档给各文件使用部门，或将该文档只读共享给各文件使用部门。

E文件之借阅者填写文件借阅申请单，内部查阅经部门单位主管审核后向品保文管中心申请办理；外部查阅经管理代表核准后方可借阅。

F文件管制需纳入内部品质稽核项目中，以确保文件资料之正确及有效使用。

品质记录管制：

A由各部门在体系文件中明确规定其保存期限及保存单位，并做好标识以利查阅。

B品质记录应妥善保管，防止丢失损坏等；传真热敏纸记录保存超六个月时应予以复印保存；电子版品质记录应有防病毒措施并留有备份。

C品质记录不得随便涂抹、修改，因客观原因需做修改时，修改人必须签名确认，以利追踪。

D记录超过其保存期限时，由保管部门销毁过期无效的记录。

生效日期

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文件标准用纸

名称

文件及资料管制程序

文件编号:

W-0515-140

外部文件及资料之管制：

外部文件及资料之接收：

A国际/国家/行业/企业标准、政府部门下发之需执行之通知、品保中心及研发中心提供之文件及资料由品保文管中心接收。

B若其他部门接到以上相关文件及资料，则按其性质转交品保文管中心。

外部文件及资料编号及版本：

A外部文件及资料有版本标示者，以外部文件及资料版本管制；无版本者，依如下编号原则进行标识，并以A，B，C…顺序表示。

B有文件编号之外部文件及资料（如集团内文件及资料），则依原文件编号进行管理。

C其他无文件编号外部文件及资料，则依如下原则编号：

版本号

文件流水号

类别流水号

外来文件号

类别编号

代表名称

标准

厂辅

客服

工务

原料规格

产品规格

物料规格

配料表

成品规格

工艺流程

其它

外部文件及资料发行/废止：

A外部文件及资料之发行/，但在发行时须加盖为“外部文件”字样的章。

（其中研发发行的产品规格表、配料表等技术文件的发放单位依品保中心146号通知附件《外部发文一览表》执行，下发时可以在每页文件背面签收发放单位、收件人及收发日期的形式做记录）。

B外部文件及资料若无生效日期或在发行时已超过生效日期，则发行日期作为其生效日期，否则应遵其本身规定之生效期。

生效日期

页次

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页序

文件标准用纸

名称

文件及资料管制程序

文件编号:

W-0515-140

外部文件及资料保管：

国际/国家/行业/标准、政府部门需下发需执行之通知及集团之

技术性文件及资料由品保文管中心保存。

任何人不得在正式发

行之文件及资料上任意涂改或书写任何文字、记号等，必须保

持与存档之文件一样完整干净。

采购科规格表类文件传至相应厂商需有详细记录，并能保证厂商所持文件的有效性。

6注意事项：

机密文件由使用部门保管，不得外借。

对内部文件未明确规定之内容，使用时参照外部文件执行。

7附件：

内部文件及资料管制流程图（参见附件一）。

8相关文件资料及表单（编号）：

名称编号记录保存期限

文件/资料申请单R-0515-001-1A同文件有效期

文件/资料最新版本一览表R-0515-002-1A永久保存

文件/资料收发记录表R-0515-003-1A同文件有效期

文件补发申请单R-0515-004-1A保存有效版本

文件借阅申请单R-0515-005-1A1年

生效日期

页次

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页序

文件标准用纸

名称

文件及资料管制程序

文件编号:

W-0515-140

文件/资料申请单

文件/资料最新版本一览表

文件制订/修改/废止

收回旧资料

废止

文管中心

记录/管制

文件/资料发行

文管中心

提出单位

YES

审核

核准

流程图