oa办公系统操作模块采购合同.docx

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oa办公系统操作模块采购合同

OA模块—采购合同设置

目录2

1采购合同4

1.1基础数据设置4

1.1.1类别设置4

1.1.2往来单位5

1.1.3采购商品信息6

1.1.4合同范本7

1.1.5付款计划提醒8

1.1.6流程设置9

1.2合同台账9

1.2.1新建合同台账9

1.3付款计划13

1.3.1新建付款计划13

1.4合同付款历史14

1.4.1付款14

1.4.2退款15

1.5合同范本16

1.6合同报表16

1.7合同提醒17

1.7.1付款计划提醒17

1.7.2合同截止日提醒17

1采购合同

根据单位自身的实际情况，可自主设定合同类别、支付方式、往来单位、采购物品库等。

设定标准的合同模板后，供采购不同的商品调用匹配的标准合同。

可对合同付款及到期进行指定提醒，并可查询往来合同及付款历史。

1.1基础数据设置

要使用采购合同模块，预选要在基础数据设置下进行基础资料的前期设定。

下面，我们具体介绍下详细的设定过程。

单击【采购合同】→【基础数据设置】，基础数据设置界面。

1.1.1类别设置

点击‘类别设置’，显示类别设置的主界面。

此处，可对往来客户进行分类、对购买的商品进行分类、设定详细的支付方式、发票类型，也可对合同进行分类、设定项目等。

点击‘往来单位分类’，进入类别设置的具体界面。

可新建类别、对已有类别进行修改或删除。

对于常用的类别，可以设定为默认项。

另外，对应类别比较多的，可以设定排序。

数字小的，优先显示。

其他的类别设置同‘往来单位分类’，具体的操作就不再额外补充说明。

1.1.2往来单位

往来单位，指和客户单位本身有业务关系的单位。

点击‘往来单位’，显示往来单位的主界面。

此处，可以新增往来单位、对已有的往来单位信息进行调整，并可执行删除操作。

若系统内录入的资料较多，可根据公司名称或者联系人进行关键字的模糊查询。

点击‘新建’按钮，显示往来单位设置界面。

标注*号的为必填项，具体的内容可根据单位的实际情况进行录入，设定完成后‘保存’即可。

对于刚使用OA系统的客户，可以按我们系统提供的导入模板样式，将往来客户资料直接导入到系统中。

也可以通过‘导出’功能，将已有的往来客户资料以excel的形式导出另存到本地。

1.1.3采购商品信息

采购商品信息，指客户单位本身购买的物品库。

可将常用的物品都预先添加好，新增的物品可以在需要购买时，临时添加。

点击‘采购商品信息’，显示商品信息的主界面。

此处，可以新增商品、对已有的商品信息进行调整，并可执行删除操作。

若系统内录入的资料较多，可根据商品编号或者商品名称进行关键字查询。

点击‘新建’按钮，显示商品信息设置界面。

标注*号的为必填项，具体的内容可根据商品的实际情况进行相关录入，设定完成后‘保存’即可。

新增物品除了直接录入外，还支持导入。

可以按我们系统提供的导入模板样式，将往来商品资料直接导入到系统中。

也可以通过‘导出’功能，将已有的商品资料以excel的形式导出另存到本地。

1.1.4合同范本

合同范本，指客户单位将自身的标准合同按商品类别进行详细区分，实现不同的商品对应不同的标准合同，供申请人下载使用。

点击‘合同范本’，显示合同范本的主界面。

点击‘上传文件’按钮，显示合同范本设置界面。

输入合同范本名称，在‘增加处’选定合适的商品，并上传附件，确认无误后‘保存’即可。

（标注*号的为必填项）

选择物品时，若有物品是商品库中没有的，可直接添加商品并能直接选到新增的商品作为合同范本的适用商品。

对应商品信息较多的，可直接查询，将查到的结果选成合同范本中适用的商品。

负责管理合同的人，可调整合同的范本，并可执行删除操作。

普通用户只有使用下载合同的权限，没有修改权。

1.1.5付款计划提醒

付款计划提醒，可对合同约定的付款日期进行提醒。

可以提醒指客户单位将自身的标准合同按商品类别进行详细区分，实现不同的商品对应不同的标准合同，供申请人下载使用。

点击‘付款计划提醒’，显示合同付款计划设置的主界面。

（可以提醒合同付款计划录入人员，也可以额外指定单位人具体负责的人员。

默认是提前15天，具体的日期可自行调配。

提醒方式默认是以短消息进行提醒，开通手机短信功能后，还可以手机短信提醒）

1.1.6流程设置

流程设置，可对采购合同进行管控，合同提交后，经各层级主管领导把关确认后，合同

点击‘流程设置’，显示采购合同设置的主界面。

（流程审核的设法同审批流转下的流程设定，管理员只需要按单位的实际情况，按审核人的先后顺序设置对应的审批步骤即可）

1.2合同台账

合同台账显示合同甲乙双方的负责人、合同签订日期、合同约定的商品及合同总金额。

付款计划中会列举出付款日、付款比例及合同相关的分险评估信息等。

1.2.1新建合同台账

单击【采购合同】→【合同台账】，显示采购合同台账界面。

按钮说明：

●新建：

新建采购合同

●修改：

对已有的采购合同进行修改。

●导出：

可按检索条件筛选出来的合同以excel形式导出到本地。

●付款计划：

按合同约定，设定不同日期付款的具体金额。

●终止合同：

终止合同，合同失效。

●删除：

删除选中的已有合同台账。

●查询：

可按合同编号、合同名称、合同乙方、合同签订日期进行组合查询。

单击‘新建’按钮，显示采购合同具体设置界面。

1基本信息：

选择标准合同后，输入合同编号、合同名称、选择合同甲方和合同乙方，并填充合同相关的各个内容项。

在下方的商品明细处，选择并添加合同相关的商品信息后，可在‘电子合同’处上传相关的电子档合同。

（标识*号的为必填项目，如果是补充协议，可选择补充合同）

2付款计划/历史

点击‘付款计划/历史’，切换到‘付款计划/历史’界面。

通过‘增加’按钮，可设定预付款金额及预付日期和相关的说明，如果是多条，可以依次累加；同理，在下方可记录该合同相关的已收账款的金额、支付流水号、收款日期、支付方式及相关的备注信息等。

如果有多次收款，可依次记录。

3合同评价

通过‘合同评价’，对已签订的合同，可做点评。

4进度/风险

通过‘进度/风险’，可记录当前合同的整体进度、也可记录当前合同存在的风险，可给指定人员进行提醒，便于相关负责人进行风险和进度的整体管控。

合同相关的信息填充完毕后，‘保存’确认。

（合同台账建立后，在台账中直接显示）

选中合同，点击‘付款计划’，可针对该合同设定付款计划。

（如果该合同之前有付款计划，会在下方的过往历史中显示）

设定计划日期及计划金额、付款方式后，合同相关的信息填充完毕后，‘保存’确认。

（相关信息会和合同提醒关联，在合同提醒模块列出要提醒的合同及计划付款日期）

1.3付款计划

付款计划，可针对合同设定付款日期、付款金额、付款方式，并可列出该合同相关的付款记录。

1.3.1新建付款计划

单击【采购合同】→【付款计划】，显示付款计划界面。

默认显示所有未付款的付款计划。

（可查询全部、已付款、未付款或者按合同编号、计划日期进行检索。

）

按钮说明：

●付款：

标注某付款计划已付款。

●取消付款：

标注某付款以后，已取消付款。

●新建：

新建付款计划。

●修改：

修改已有的付款计划

●删除：

删除选中的付款计划。

●导出：

按检索条件，将符合查询结果的内容以excel形式导出。

单击‘新建’按钮，显示付款计划界面。

选择合同后，会将该合同的编号转到付款计划单上。

设定计划日期及计划金额、付款方式后，将合同相关的信息填充完毕后，‘保存’确认。

（相关信息会和合同提醒关联，在合同提醒模块列出要提醒的合同及计划付款日期）

指定的付款日期内，如无特殊变更，确认已付款后，选中对应的合同执行付款操作。

会在‘完成状况’处显示已付款；对于已付款后的合同，可以取消付款。

这里的付款和取消付款，只是一个标识的状态。

1.4合同付款历史

合同付款历史，显示所有合同的付款及退款记录。

可对已有合同内容进行调整，并可添加发票的相关内容。

1.4.1付款

单击‘合同付款历史’，显示合同付款历史界面。

选中某一个合同后，点击‘付款’按钮，显示付款界面。

在‘选择合同’处选好要付款的合同，输入付款单号、付款金额、备注。

需要开发票的，勾选上截图标识处的复选框，可具体设定开票的相关详细信息。

确认无误后，执行保存操作。

1.4.2退款

点击‘退款’按钮，显示退款界面。

在‘选择合同’处选好要退款的合同，输入退款单号、退款金额、退款单位和备注。

确认无误后，执行保存操作。

（通过‘修改’按钮，可调整原有合同的相关信息及开票信息；通过‘导出’按钮，可将检索到的合同以excel格式导出；通过‘删除’按钮，可删除选中的合同。

）

1.5合同范本

合同范本，即单位的标准合同范例。

使用人可针对个人的需要，下载匹配的合同。

单击‘合同范本’，显示合同范本界面。

可看到系统内已上传的各合同范本。

通过后面的适用商品，个人可知晓要具体的合同范本是哪一个。

（点击‘合同范本名称’，可下载对应合同）

如果合同范本较多，可按合同范本名称或者商品名称进行查询，显示对应的查询结果。

1.6合同报表

合同报表，即采购合同相关的各类统计表。

单击‘合同报表’，显示合同报表界面。

点击‘付款明细报表’，显示具体的统计界面。

（可根据收款日期、合同名称、客户或业务员进行查询）

同理，可点击其他的报表，看月度、季度、年度、合同付款概述及汇款明细的相关统计。

1.7合同提醒

合同提醒分为付款计划提醒和合同截止日提醒。

前者是以付款计划的日期作为提醒

1.7.1付款计划提醒

单击‘付款计划提醒’，显示付款计划提醒界面。

到期前一个月和超期后的采购合同以不同颜色进行标识。

如果内容较多，可按照合同编号、合同名称或者计划付款的截止日期进行查询。

1.7.2合同截止日提醒

单击‘合同截止日提醒’，显示合同截止日提醒界面。

截止日前一个月和超期后的采购合同以不同颜色进行标识。

如果内容较多，可按照合同编号、合同名称或者计划付款的截止日期进行查询。

另外，如果已经提醒过的合同，选中后点击‘标记已提醒’，该合同将不在列表中显示。

要查询被标记过的合同，需要点击‘已提醒’按钮，此时会列出之前所有标注为‘已提醒’的相关合同。