商务会议项目策划实施方案.docx
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商务会议项目策划实施方案
商务会议策划方案
背景：
21世纪是一个转型的世纪，世界的发展进入了一个知识科技时代，经济发展趋于转型不在是以传统的产业发展来撑起着世界经济，然而动漫产业作为文化产业的后起之秀，正确经济全球化的过程中扮演着越来越重要的作用，当前的中国动漫产业拥有广阔的市场，但同时也面临着重要的挑战，如何摆脱现阶段被动的局面，以高质量的动漫艺术夺回国市场同时走向世界走向未来，如何探索一条合适于中国动漫发展之路，则是中国动漫界当前最急需解决的问题，而一切解决问题的根本首先是来源于对事物的认识。
故我们作为成为中国动漫之都的热门城市，有幸请来了国外知名的动漫制作者，一起探讨我国今后的动漫事业发展前景和方向。
一、会前准备工作：
1、会议主题：
为了发展中国的动漫产业，将中国动漫推向世界，特召开此次会议，会议的重点是分析中国动漫的现状和预测中国动漫的未来发展前景
2、会议名称：
动漫学术研讨会
3、会议规格与规模：
本次会议是中型高档次的会议
4、会议时间与地点：
①时间：
2010年7月3日---2010年7月6日
②地点：
西湖会议厅（风景宜人，空气清新，环境清幽，有利于会议的顺利展开，可以拓宽人们的思路）
5、与会人员：
国外知名动漫专家、群众代表、媒体、主持人（具体人员见附表1）
6、会议日程：
（会议日程见附表2）
7、印发会议通知，于6月15日发放（邀请函见附表3）
8、会议所需用品及设备：
（1）必备用品：
文具、桌椅、茶具、扩音设备照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品：
①会议证件（会议正式证件，工作证）
②会标：
发展中国动漫—研讨会（展板式）
③席卡（普通席卡即可）
④会议器材的准备（检查各种设备是否准备好，避免突发状况的发生）
⑤会议材料（会议日程、议程等文件，会议签到表）
⑥会议饮料用品（清茶、纯净水、纸杯等）
⑦会议其他用品（纸、笔、烟灰缸、面纸等）
（以上八项由会务组负责）
9、会议组织机构：
会务组、宣传组、文件组、接待组、保卫组、秘书组、后勤组、企划组、
10、会议场所的布置：
（会场布置见附表4）（企划组负责）
（1）会场格局的设计
（2）排列会场座次
（3）会场摆放花卉：
在u型桌中间摆放君子兰
11、预订膳宿（接待组负责）
在纳德大酒店预定15间空房，供参会人员住宿（选择理由：
离西湖较近，四周风景宜人，客人闲暇之余可以去西湖游玩，且该酒店服务较好，口碑不错）
（1）住宿预订：
房间标准：
高级标间8间（418元/间）
豪华单间7间（468元/间）
预订天数：
3天
（2）餐饮预订：
①预订方案：
7.03工作晚餐（两桌）
7.04工作午餐（两桌）、商务晚餐（四桌）
7.05工作午餐（两桌）、烧烤晚会
7.06工作午餐（两桌）
②预订标准：
工作午餐800/桌
商务晚餐1500/桌
烧烤晚会5000元
12、进行全面的会前检查：
（1）检查会场空调，麦克风，投影仪等设备是否齐全，并进行试用，确保其在当天能正常使用（后勤组负责）
（2）会议文件是否准备齐全、签到簿是否做好（文件组负责）
（3）检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的就位等（保卫组负责）
二、会中组织工作
（一）报到日安排（7月3日）
1、接站工作
（1）时间：
7:
00—15:
00
（2）地点：
车站或机场
安排车辆准时在车站或机场接待，在酒店门口树立欢迎标牌，欢迎每位参会人员，并派迎宾小姐带领其办理相关手续
2、报到工作
（1）时间：
8：
00—17：
00
（2）地点：
纳德大酒店一楼大厅（接待组负责）
3、材料的发放（文件组负责）
先请与会人员到纳德大酒店入住，凭邀请函领取门牌，并向报到者说明会议的作息时间、注意事项和食宿安排等情况、收取和发放相应材料，待第二天在集体去会场、与会人员还要填写个人信息资料，以便会后制作会议通讯录和以后联系
（二）第一天安排（7月4日，企划组负责）
1、开幕仪式
（1）开幕式前准备（会务组负责）：
①时间：
9：
00—10：
00
②地点：
西湖会议厅外的临时舞台
③人员：
全体与会人员
④器材：
准备好麦克风、音响、鲜花等设备，搭好舞台，并在前天晚上进行相关设备的检测，确保能正常使用。
⑤开幕式会场布置（会场布置见附件5）
（2）开幕式议程
①主持人讲话，宣布开幕式开始
②中国动漫协会会长发表演讲（主持人，协会会长演讲稿见附件6）
③参会人员代表发言
④动漫大师发言
⑤主持人宣布开幕式结束
（3）现场整理，打扫
2、会议“2010中国动漫产业发展”
（1）会议时间：
10：
30—11:
30
（2）会议地点：
西湖会议厅（2号会议厅）
（3）与会人员：
协会市场部成员、群众代表、主持人，记者
（4）会议议题：
①中国动漫产业发展概况
②中国动漫市场消费者构成情况
③中国动漫产业存在的不足
（5）会议议程：
①主持人宣布会议开始
②本协会市场部负责人发言（根据中国动漫产业发展概况分析中国动漫市场消费者构成情况）
③群众代表发言（表达对中国动漫的看发以及期望）
④主持人宣布会议结束
（6）会议器材：
会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等
（7）会场布置：
在U字型会台的中间摆4盆树景，会台上摆放上鲜花、饮料、面纸、笔记本、台式麦克风，U字正对面墙上挂上横幅，在横幅两边摆上两棵高点的树（树的绿色可以缓解会议上的紧压抑的气氛，缓解眼睛的疲劳，同时花的芬芳也可以使人放松愉悦）
3、会议“2010年全球动漫产业发展”
（1）会议时间：
15:
00—16:
30
（2）会议地点：
西湖会议厅（2号会议厅）
（3）与会人员：
国外动漫协会市场部人员，企划部人员，国外动漫大师，成功企业家，主持人，记者
（4）会议议题：
①中国动漫产业的发展模式
②欧美及日动漫市场状况和发展模式研究
③国际动漫产业发展的经验
（5）会议议程：
①主持人宣布会议开始
②本协会技术开发部负责人发言（中国动漫产业的发展模式）
③日本动漫协会市场部负责人发言（欧美及日动漫市场状况和发展模式研究、国际动漫产业发展的经验）
④自由讨论、交流经验
⑤主持人宣布会议结束
（6）会议器材：
会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等
（7）会场布置：
在U字型会台的中间摆4盆树景，会台上摆放上鲜花、饮料、面纸、笔记本、台式麦克风，U字正对面墙上挂上横幅，在横幅两边摆上两棵高点的树
4、商务晚会
（1）时间：
19:
00—21:
30
（2）地点：
纳德大酒店三楼宴会厅
（3）人员：
全体与会人员
（4）器材：
台式麦克风、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备、照明设备、空调设备、
（5）活动：
①动漫协会会长致祝酒词
②开始用餐
③动漫展示（见附件7）
（三）第二天安排（7月5日，企划组负责）
1、会议“2010中国动漫产业市场前景”
（1）会议时间：
15:
00—16:
30
（2）会议地点：
西湖会议厅（3号会议厅）
（3）与会人员：
本协会人员、成功企业家、主持人、记者
（4）会议议题：
①中国动漫产业发展存在的主要问题
②发展中国动漫产业的对策
（5）会议议程：
①主持人宣布会议开始
②中国动漫协会负责人发言（分析中国动漫产业发展存在的主要问题及对策）
③成功企业家代表马云发言
④主持人宣布会议结束
（6）会议器材：
会场、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备、空调设备、入场证件、记者证、席卡、纯净水等
（7）会场布置：
在U字型会台的中间摆4盆树景，会台上摆放上鲜花、饮料、面纸、笔记本、台式麦克风，U字正对面墙上挂上横幅，在横幅两边摆上两棵高点的树
2、户外活动
（1）西湖游玩
①时间：
15点—18点
②地点：
西湖周边各景点
③人员：
全体参会人员
④游玩路线：
包括“一街、二馆、三园、四墓、五景”这十五个西湖景点。
（2）烧烤晚会
①时间：
18：
00—20:
00
②地点：
西湖畔
③人员：
全体参会人员
（3）注意事项：
西湖的风景宜人，故应带上摄像机、照相机等器械拍照录像留念，注意环境的保护，随身带上垃圾袋，不能乱丢垃圾，尤其是烧烤晚会时，更应注意！
（四）第三天安排（7月6日，企划组负责）
1．会议闭幕式：
（9：
00—10：
30）
（1）闭幕式前准备
器材：
麦克风、音响、鲜花等设备，搭好舞台（并在前天晚上进行相关设备的检测，确保能正常使用）
（2）闭幕式流程：
①主持人讲话
②中国动漫协会负责人**发表闭幕式致词
③动漫大师对此次研讨会做总结
④主持人宣布此次研讨会结束
（3）现场整理、打扫
补充说明：
（一）会议现场服务工作（秘书组负责）
1、引导座位，维护秩序（安排礼仪小姐引领与会者根据会场原先的座次安排与会者依次就做，等待会议开始，并要做好会场的秩序维护工作，保证会议顺利进行）
2、处理临时性事务工作（在开会过程中，秘书人员要负责处理与会领导临时交办的各种事宜，做好外联系、传递信息的工作）
3、会场的清洁卫生、开水供应、灯光照明、扩音设施等服务
4、协助领导掌握情况，控制会议进程（秘书人员要对会议中的动态，对与会者的建议和反映，对出现的苗头和倾向等心中有数，并及时向会议领导报告。
会议进行中，视会场气氛情况，可适时向领导建议休息）
（二）会议记录工作（秘书组负责）
记录会议名称、开始和结束时间、地点、主题；会议出席者或出席人数、缺席者或缺席人数；会议主要容或经过，包括报告容、讨论事项等等；会议决定、决议事项；与会议有关的资料；记录者签名、负责人签名
三、会后后续工作（秘书组负责）
（一）安排与会人员离开，并派发纪念品（纪念品见附件8）
（二）整理打扫会场，秘书对会议资料进行汇总整理，把每个人的观点建议分开整理，并打印出来。
（三）学术交流会费用结算，并列出清单（见附表9）
（四）制定后期的宣传方案，并预测费用（宣传组负责）
（五）制定招标投资方案，吸引投资商前来投资，以研发出新的动漫制造技术
附表1：
参会人员列表（客方）
日本动漫大师：
宫崎骏、车田正美
美国动漫大师：
大卫·艾立克、弗劳埃德·戈特弗雷德森
中国动漫大师：
易新超、万氏兄弟
日本动漫协会市场部负责人：
富坚义博、
企划部负责人：
深田恭子
成功企业家：
马云、嘉成、
群众代表：
大学生代表程超、王明、于峰
青少年代表方天怡、黄玲、鹏飞
记者：
、朱天南
主持人：
培基
翻译：
周峰、志元
附表2：
会议议程与日程表
时间
日程
7月3日
下午
接站、签到、发放资料
7月4日
上午
8：
00
集合，集体乘车去会场
9：
00--10：
00
开幕式
10：
30--11：
30
会议主题“2010年中国动漫产业发展”
11：
30
会议结束，回酒店用餐
下午
15：
00
会议主题“2010年全球动漫产业发展”
16：
30
会议结束
晚上
19：
00
商务晚会
21：
30
晚会结束
7月5日
上午
8：
00
集合去会场
8：
30
会议主题“2010年中国动漫产业市场前景”
10.：
00
会议结束
下午
15：
00--20：
00
西湖游玩
烧烤晚会
21：
00
回酒店休息
7月6日
上午
9：
00--10：
30
会议闭幕式
下午
欢送离开
附表3：
邀请函
邀请函
尊敬的xxx：
您好
由于国动画行业开始受到来自两方面的挑战，一个是国外动画片进入中国市场不再受限制，但中国动画片的产量少，原创作品只适应计划经济下做短片，大量的市场需求量不能被满足。
但美国日本动画业发展了20年，远比中国要成熟，数量也很多，与国形成强烈反差，中国动画产业呈现了明显的劣势。
另一方面国在销售上也没有形成真正的市场，电视台都是垄断的，销售上只有一种价格，国单方面并没有形成一个市场，这种劣势也导致相当部分的人才流向了加工制作领域。
故我们中国动漫协会将于7月4日在西湖会议厅举行动漫学术研讨会，诚邀您届时参加，由于会中将有动漫会展，故请各动漫大师携带最新动漫短片展示交流。
会议免费安排食宿，返程机票。
希望您届时光临。
请尽快来函确认。
祝一切顺利！
中国动漫协会
6月15日
附表4：
会场布置示意图
会长
主持人
附件5开幕式会场布置示意图
附表6：
主持人发言稿及协会负责人演讲稿
主持人演讲稿：
大家好，欢迎各位前来参加由中国动漫协会举办的动漫学术研讨会，这次会议的主旨是针对我国动漫事业的发展现状，结合世界动漫产业的发展趋势，探讨我们中国动漫产业中的不足，以及未来的发展前景，下面有中国动漫协会的总负责人汪莹小姐发表讲话。
大家欢迎。
中国动漫协会负责人**小姐的演讲稿：
尊敬的各位来宾：
早上好！
我代表中国动漫协会的全体人员对各位来宾的到来表示热烈的欢迎！
中国动漫协会成立已有2年历史。
本协会的成立，旨在搭建一个学术平台，聚集各地的动漫精英，交流、开发出新的符合时代要求的好动漫，以满足广大动漫爱好者，为中国动漫行业的改革作出贡献。
今天我们非常荣幸的请来了美国和日本的动漫大师前来指导，让我们表示热烈的欢迎。
他们不远万里的来到这里，我代表全体人员向你们致以最崇高的敬意。
来自各地的专家学者齐聚一堂，畅所欲言，对中国动漫行业的发展与前景展开热烈的讨论。
对此，我由衷的相信，中国的动漫产业一定能够在各位的努力下取得更快的发展。
最后，衷心祝愿本次研讨会圆满成功！
祝愿各位来宾满载而归！
大家！
附件7：
动漫展示流程
一、展前工作
（一）器材准备：
麦克风，电脑，投影仪等（在晚会前进行检查，确保其正常运行）
（二）展示流程：
1、先由我方展示我们的动漫成果，并进行讲解
2、有请万氏兄弟代表展示其动漫成果，并进行相关解说
3、有请美国动漫大师代表展示其国的最新动漫成果，并进行解说，翻译助理进行现场翻译
4、有请日本动漫大师代表展示其国的最新动漫成果，并进行相关解说，翻译助理现场翻译
5、各方代表根据上述展示进行简单的动漫制作技术交流
（三）展会后的工作：
1、整理回收相关器材
2、秘书将各方的技术成果记录分类整理，存档
附表8：
纪念品采购方案
纪念品名称：
动漫人物模型
纪念品个数：
23个
纪念品价格：
400元/个
附表9：
费用预算
1.住宿费用：
418元ｘ8间ｘ3天+468元ｘ7间ｘ3天=19860元
2.餐饮费用：
（1）早餐：
250元ｘ3天=750元
（2）午餐和晚餐：
800元ｘ2桌ｘ3天+1500元ｘ4桌+5000=15800元
3.车票、机票：
8000元
4.会议厅及其器材：
10000元
5.礼品：
400元ｘ23个=9200元
合计：
19860元+750元+15800元+8000元+9200元+10000元=63610元
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