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办公室日常管理办法

办公室日常管理方法

〔讨论稿〕

 

靖边县聚隆油气效劳

二0一四年六月

 

办公室日常管理方法

 

 

 

第一条制定目的

第二条办公室行为标准

1、工作秩序要求

2、工作态度要求

3、平安防范要求

第三条办公室环境卫生维护

1、个人办公环境维护

2、公共办公区域的环境维护

第四条办公室礼仪标准

1、职工形象维护

2、接待礼仪

3、礼仪

4、对内相处气氛营造

第五条办公室保密标准

第六条违规处分

第七条连带责任

第八条行政检察及罚款

第九条本方法的公布执行

第一条制定目的

办公室是公司职工工作的地方,同时也是接待各界来访者的场所。

一个成功的企业,其办公场所必然是礼仪、标准严格的地方。

为保障公司正常的办公秩序,创造良好的办公环境,表达积极向上的企业精神,展示企业文明形象,特制定本管理方法。

第二条办公室行为标准

1、工作秩序要求

(1)在公司办公室内交流或打时,必须使用普通话,严禁使用地方方言。

(2)工作时间应文明办公,不得随便串岗,严禁在办公区域大声喧哗、嬉戏、打闹。

研究、讨论工作应到洽谈室、会客室或会议室,或在相邻座位小声、简短交谈;接待外来办事人员要安排在会客区域或会议室,以免影响其他职工的正常工作。

(3)工作时间不得用餐、吃零食〔公务接待等除外〕,休息时间用餐时必须在公司规定的地点用餐,不得在办公区域用餐、吸烟,不得乱扔果皮、纸屑、杂物,不得乱倒饭菜、污水。

(4)不得酒后上班〔经上级领导批准的重要公关接待任务除外〕,违者罚款50~100元/次。

(5)饮水机放置于办公区域内,供职工和客人饮用。

公司提供一次性水杯仅给客人使用,但本公司职工应自带茶杯,不得使用一次性水杯。

(6)看完报纸、书籍,应及时放回报架,不得擅自取走。

(7)破坏、损坏公司财物或客户物品者,罚款10-200元/次,假设造成损失要照价或加倍赔偿,可同时给予行政处分。

(8)公司办公室职工外出须经部门经理批准,〔部门经理外出,须经主管副总批准〕到前台的?

外出登记表?

登记,并在公告栏上写明外出时间、地点。

(9)职工携带公司的物品离开公司,必须经部门经理同意并持?

物品放行条?

方可离开公司。

凡盗窃公司、职工私人财物〔未经允许把公司财物带离公司办公区域视为盗窃〕,罚款200-1000元/次。

情节严重者加倍赔偿损失,且开除处理,并依法追究法律责任。

(10)在工作中吃、拿、卡、要、收受贿赂、营私舞弊的,应赔偿损失,并依据情节轻重罚款500-2000元/次,同时给予行政处分。

情节严重者依法追究法律责任。

2、工作期间,职工必须集中精力完本钱职工作,严禁做与工作无关的事:

(1)上班时间,未经领导同意不能长时间接待与工作无关的人或事;

(2)不得在工作时间里看与工作无关的书籍、报刊、杂志等;

(3)工作期间不得闲谈、睡觉或无故离开岗位等;

(4)严禁工作时间内上网做一切与工作无关的事,如浏览外网、玩游戏、看视频或聊私人QQ〔利用QQ联系工作事宜的除外〕、微信等。

如有上述行为,一经发现,视情节轻重对违规者处以20元的罚款,可视其情节轻重同时给予行政处分。

3、工作态度要求

(1)遵守纪律,不迟到、不早退。

职工参加会议或集体活动,必须遵守?

会议管理制度?

等相关制度,违规者将严格按规定予以处理。

(2)不得利用职务之便谋取不正当利益或替他人谋取不正当利益;不得在外做同类兼职或利用职务之便从事营利活动。

违者视其情节予以50-500元/次的处分,同时给予行政处分。

(3)不得无理取闹,不得吵架、打架、聚众闹事,不得在公司外与任何人打架斗殴或邀约人打击报复。

违者予以50元-1000元/次罚款,情节严重者,从重处分直至开除,触犯法律的要依法追究其法律责任。

(4)凡公司职工对上级领导交办的各项工作任务,均需准确、及时的认真完成。

假设无客观原因,未及时完成工作的,视情节轻重,将给予当事人10~300元罚款。

如因此造成公司经济损失,那么由当事人承当相应赔偿责任,并可同时给予行政处分。

(5)上班时成心降低工作效率,干扰工作任务的完成或成心防碍公司集体活动和其它活动的,罚款30-500元,可同时给予行政处分。

(6)职工不得无理由拒绝完成上级领导交办的工作任务或组织、参与集体罢工,否那么罚款50-1000元/次,如因此造成经济损失,要全额赔偿,可同时给予行政处分。

(7)受到惩戒后仍不改正错误或拒绝接受公司对其错误行为的处分,除按原处分决定执行外,可视其情节追加处分直至开除。

4、平安防范要求

(1)办公区内不得私自使用与工作无关的电器,不得违章操作电器设备或办公设施,不得私自挪动消防器材,做到平安并节约用水、用电。

因违章操作造成办公设备、设施损坏,视其情节,赔偿局部或全部经济损失,罚款50-500元/次。

假设因私自违章操作造成火灾或人身伤亡者,承当经济损失并依法追究法律责任,同时给予行政处分。

(2)各办公区域的办公设备、灯具及其他电器,由本区域职工负责,职工离开办公室应自觉关闭电脑、灯具和其它不用的电源,下班时最后离开的职工应检查并关闭灯、电脑、饮水机、空调等用电设备〔网络效劳器等除外〕。

违者罚款10元/次,假设造成经济损失的,按折后价格赔偿,无法直接赔偿的,那么在工资中逐月扣除。

假设无法确定直接责任人,那么由负责管理部门负责人承当该项罚款,并给予适当的行政处分。

(3)职工下班之后,假设无工作任务,不得在办公区域长时间逗留,违者根据具体情况罚款10~100元。

(4)下班时最后离开的职工,临走前应注意关闭门窗。

如有加班的职工,须提前告知行政人事部,并在前台登记后,负责锁门。

第三条办公室环境卫生维护

办公室作为公司日常办公及业务开展的场所,每位职工都有义务自觉维护办公室环境卫生,随时注意保持办公室整洁有序。

1、个人办公环境卫生维护

每位职工对个人办公区域的清洁卫生负有不可推卸的责任:

(1)办公桌桌面应随时保持干净及整齐,做到无灰尘、无杂物。

桌面物品摆放不能杂乱无章,文件、资料、笔记本等物品使用之后应及时并整齐的收入文件夹或文件篮,文件篮原那么上放置于桌面左上角,文件篮中物品应注意清理,保持整齐;

(2)笔、尺子、剪刀、裁纸刀等办公用具使用后及时收入笔筒中;

(3)办公电脑原那么上放置于桌面中间位置,鼠标不使用时应收放于电脑旁;

(4)原那么上统一摆正放置于办公桌左上角,使用完成后应及时放回原位置,并应注意理顺线;

(5)办公桌桌面可根据个人爱好适当放置小盆栽、小饰品、家人相片等私人物品,但应以不影响办公室整体美观为原那么,且不得过量〔超过5种以上〕;

(6)不常使用或较大的办公用品,应尽量放入抽屉或柜子中,防止造成桌面凌乱,个人使用或保管的抽屉柜子等也应注意合理利用空间,并将物品排放整齐;

(7)职工离开座位或下班前应随手整理桌面,离开时凳子、椅子必须推至桌边靠齐。

2、公共办公区域的环境维护营造一个良好的工作、生活气氛,是所有职工的共同职责:

(1)办公室内应保持整洁,做到地面无污垢、痰迹、纸屑;桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹,清洁、整齐,窗明几净;

(2)垃圾、茶水等废弃物必须分类放置于规定的垃圾桶内,不得任意乱倒堆积。

(3)办公室配置的绿色植物,任何人都应爱惜保护,不得随意折损破坏,黄叶、枯叶应及时去除,以保持植物美观。

(4)职工有责任保持公告栏〔白板〕的整洁,公司设置的各种广告牌、宣传栏、标语、宣传画等公共设施不得污损,乱涂乱画;行政前台应负责每天及时更新公告栏上的信息,维护公告栏整洁。

(5)每周五下午,由行政人事部安排,公司各部门对办公室进行彻底清洁,确保办公区域及公司大门、办公室玻璃隔断干净无污渍,无灰尘。

原那么上公共办公区域由临近的部门人员负责管理,行政人事部统一管理。

任何职工破坏公司整体形象,违反上述条款,致使办公室环境脏、乱、差的,一经发现将处以5元/次罚款。

第四条办公室礼仪标准

办公室礼仪是指工作人员在从事办公室工作中尊敬他人,讲究礼节的标准和程序,是任何办公室工作人员均应恪守不怠的准那么,公司全体职工必须遵循办公礼仪。

1、职工形象维护

(1)职工在工作期间的行为是受到职务约束的,必须注重标准自己的行为,做到忠于职守、遵守时间、公私清楚、文明礼貌。

(2)工作期间应注重个人形象,严格执行公司发布的?

职工工装管理方法?

,发型大方、仪容整洁。

(3)职工出差执行任务,个人形象代表公司形象,外出人员应以更高的标准要求自己。

且应按工作安排统一行动,切忌没有时间观念或擅自单独行动。

2、接待礼仪

职工接待客人时,应注意自己的礼节、礼貌、语言和风度。

(1)与人交谈时要注意态度诚恳坦率,耐心听取对方的谈话。

如必须中断谈话应先向对方打招呼,表示歉意。

(2)说话时应注意语言得体,措辞得当,话语文明,讲究方式方法,不说过头、嘲弄、庸俗、粗鲁的话。

交谈中如发生争论,应注意控制感情,不喊、不吵、不斥责、不恶语伤人,尽量防止影响其他同事的正常工作秩序。

(3)在接待时还应注意保持良好的风度,做到不失态、不失礼。

态度应亲切自然,在适当使用手势时,应注意防止动作过大,更不能在办公室拉拉扯扯、拍拍打打。

(4)接待结束时,要礼貌的送走来客。

在应当向来客表示感谢时,送别时应注意真诚的表示出谢意。

3、礼仪

与能传递信息,沟通人际关系。

在办公室工作中,使用与是否标准,也能反映出工作人员的礼节水准和职业形象。

(1)的使用应注意以下三点:

a在通话时,应当遵守“铃响不过三声〞的原那么。

铃响,应尽快接听;通话后,应先以“您好!

〞的方式向对方问好,然后自报名号,最后询问对方何事。

接听外线:

应主动报出公司名称,统一使用称呼:

“您好!

聚隆公司!

〞等。

接听内线:

部门人员接听时应主动报出所在部门的名称,称呼:

“您好!

XX〔部门名称〕!

〞当被呼叫人员不在座位上时,应礼貌告知并做好留言记录及转告。

拨打外线:

“您好!

我是靖边县聚隆油气效劳XX部的XX!

请帮我找XX接好吗?

拨打内线:

“您好!

我是XX〔部门名称〕的XX!

请帮我找XX听好吗?

通话时应当声音清楚,语言亲切,简洁明了;对任何来电提到的问题,都要认真答复,如不能马上解决的,应该做好记录,以备日后查询。

b打应遵循“通话三分钟〞原那么。

不要用工作与朋友聊天;在中让对方办事或找人时,应当有礼貌;打错时,应向对方致歉;如通话时,意外中断,应由打者重拨。

c在通话过程中,应保持良好的姿势,有助于交谈,优美的声音表达着友好,尊重,不得有肩夹等不雅姿态。

公司所有职工应树立良好的“形象〞,尤其是在打办公时。

(2)是现代化的通讯工具,在使用时除了应遵循礼仪外,还应注意一些特殊的礼仪标准。

A、的拨打和接听要注意场合。

在公告场所活动时,尽量不要使用;开会,会客,上课,谈判,签约以及出席重要仪式、活动时,最好关机或设置成震动;工作场合,公共场合需要与他人通话时,应寻无人之处,音量应尽量放轻,以免影响他人。

B、使用应保持畅通,接到他人打在上的之后,一般应该及时与对方联络。

应放置在适当之处,常规位置,便于取用。

C、发送短信时,应信息准确明白,并注意署名;重要的事情应请对方回复确认;不要在别人注视你的时候查看短信;上班时间不要没完没了的发短信。

D、不要把别人的〔特别是上级领导的〕号码随意告诉另外的人,除非得到机主允许,不宜随意借用别人的。

(3)不得使用公司办私事及拨打声讯,不得长时间占线。

上班时间不得长时间打接私人。

4、对内相处气氛营造

办公室工作人员在处理公事之时,为了外求和睦,首先必须内求团结,协调好组织内部的人际关系。

(1)职场内人际关系协调的根本方面:

职场人际关系协调有两个根本方面:

A、职场礼仪注重等级关系。

任何一个组织都是一个系统,要使系统内所有的通道畅通,就要求置身于这一组织机体中的每个职工注意互相之间的合作。

而要合作,关系就必须和谐。

工作场所的和谐关系,要靠每个人忠于自己的职责来维持,也就是各就各位。

明确各自的身份,并忠实尽职。

B、等级关系协调遵守礼节。

办公室礼仪是工作人员人际关系复杂齿轮间的润滑剂。

任何一个组织不管有多少名职工,最根本的角色只有三个:

上级、下级、平级,人们必须在每个特定的时间和空间把握好自己的角色,遵守相应的礼节,才能协调好彼此的关系,使组织的工作顺利开展。

(2)职场内人际关系协调的根本礼节

A、协调上下级关系

①上下级关系应以礼相处:

如在街道上,下级向上级先致意,后者要还礼;在过道上,下级靠边让上级先过去;下级进入领导办公室前应先敲门,得到允许前方可进入;上级走进下属办公室,下属应起立等等。

②领导与下级相处:

处处尊重,时时体谅,多多关心;勇于承当,大家风范;以身作那么,树立风纪;宽容大度,虚怀假设谷;巧用暗示,切忌命令;调解矛盾,不偏不倚;私事莫劳下属,公私清楚。

③下级与上级相处:

恪守本分,服从上级命令;尊重领导,维护领导权威;宽容大度,体谅领导难处;工作到位,切忌错位越位。

B、协调同级关系

①、同级之间角色的扮演是成人:

理智、平等、和谐且具有人文精神,这种人格态度决定同事间的沟通方式是最平安的。

②、工作人员同级同事相处的礼仪:

遇事协商、谦虚坦诚、消除误解、联络感情、大事化小、不说闲话、共事不混事。

③、前辈后代相处的礼仪:

注意尊重前辈,无论多么亲密之间的关系,对前辈说话和态度都应掌握分寸,无论前辈多么喜爱自己,千万别过分亲昵,这是不礼貌的。

④、异性同事相处的礼仪:

职场礼仪与社交礼仪在对待女性方面有所不同,社交礼仪讲究女士优先,而职场礼仪那么没有性别之分,只有职位上下。

然而,性别差异是客观存在的,因此,异性同事相处应注意玩笑适可而止;忌犯语言雷区;动作防止轻佻;把握交往分寸。

办公室礼仪是办公室人员应当遵守的标准之一。

办公室工作人员的形象代表着公司的形象,假设要提升公司形象,就必须标准每一位工作人员在办公室活动中的言谈举止,仪表服饰,待人接物的行为,以树造良好的公司形象。

如公司工作人员因自身礼仪不当等原因,损害公司整体形象,情节严重者,将处以20~500元罚款,并可同时给予行政处分。

影响及其严重的,公司有权追究其相应的法律责任。

第五条办公室保密标准

1、全体职工均应具有保密意识,不得乱拿〔翻〕他人或办公室的资料、档案,不得乱拿他人的办公用品,不得接触、复印、抄录本人不该接触的秘密事项及资料、文件、档案。

2、职工在本职工作中涉及的资料、文件或消息、情况等不宜公开的人事、财务、经营等重要工作事项,不得向集团内外部无关人员泄露。

3、职工有责任对参与的会议保密,不得随意散播会议内容。

4、职工在对外交流,或者发送宣传报道的稿件,凡涉及人事工作业务和引用内部统计数字、资料的,必须经部门经理同意,并经主管副总批准。

5、职工须严格遵守?

档案管理制度?

,不得有意或无意泄露企业文件、资料等技术或商业机密,违反者应按规定予以处理。

6、计算机网络由集团网络管理中心负责管理,在网络中不得对外发布涉密信息。

在门户网站上发布信息须经领导审核同意。

要及时查阅网络运行情况,防止黑客攻击。

微机中的重要文件、资料要及时制作备份并妥善保管防止丧失或破坏。

第六条违规处分

凡公司职工,成心或者过失泄漏国家或公司秘密,一经发现,违者罚款100-2000元/次,并可视其情节给予行政处分,假设造成经济损失,应负责赔偿全部损失。

情节严重的,另依法追究刑事责任。

第六条前述行为标准、工作环境、职场礼仪及保密标准的要求,如有违反,将予以5—2000元罚款或相应的行政处分,主管级以上〔含主管〕职工违规,在原规定根底上处以双倍罚款。

假设造成经济损失,视其责任由责任人负责赔偿。

第七条连带责任

为加强管理者责任心,提高管理者的执行力,减少工作漏洞,凡公司职工因违反公司规章制度受到处分时,其直接领导、上级分管领导均应承当管理连带责任。

根据公司实际情况,管理责任实行三级连带制:

即以受处分的人员为基点,向上追溯两级管理责任,直接上级和间接上级。

管理责任连带比例为:

100%处分当事人,40%处分直接上级,20%处分间接上级〔100%:

40%:

20%〕,即当职工被处分100元时,直接上级连带40元,间接上级连带20元。

注意:

发现问题并予以处理的直、间接领导者不承当连带责任。

第八条行政检察及罚款

公司行政人事部对公司办公秩序、办公纪律、行为标准等方面进行监督检查。

根据具体情况考核,检查结果按有关奖惩制度执行。

第九条本方法的公布执行

本方法自公布之日起执行,由公司行政人事部解释、修订并完善,由总经理签批公布。

相关条款凡与原行政事务控制程序相抵触者,以本制度为准。

 

 

靖边县聚隆油气效劳

二0一四年六月

 

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