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企事业单位事务文书
第八章企事业单位事务文书
教学目的与要求：
了解企事业单位事务文书；熟悉规章制度；掌握计划、总结、简报、专用书信的写作。
教学重点与难点：
重点：
计划与总结、求职信的写作。
难点：
计划与总结的异同、求职信写作结构安排。
教学方法及手段：
举例讲解多媒体讲解
教学学时：
2学时
第一节计划总结
一、计划
（一）计划的概念及特点
计划是人们对今后一定时期内有关生产、工作、学习等方面预先拟定目标、步骤，提出具体要求，制定相应措施的一种应用文书。
计划的特点很多，但其最明显的特点就是它的事先性、可行性和预见性。
事先性是指计划的实现是将来的事。
可行性是指计划的科学性和合理性。
计划不是空想，它是建立在对既定事实和客观条件和充分分析、论证基础之上的，是具有理论和现实依据的，因而也具有预见性。
（二）计划的种类
按照不同的标准，计划可以分成不同的类别，大致有以下几种：
（1）按计划的内容分有工作计划、学习计划、生产计划、经营计划、财务计划、销售计划、分配计划等。
（2）按计划的时间分有长期计划、中期计划、短期计划、年度计划、季度计划、日计划、周计划等。
（3）按计划所包括的范围分有单项计划、综合计划等。
（4）按计划的制定者分有国家计划、部门计划、地区计划、单位计划、个人计划等。
（5）按计划的书写形式分有条文式计划、表格式计划。
（6）按计划的性质分有指令性计划、指导性计划。
（三）写作格式
计划的写作格式一般包括如下几个部分：
（1）标题计划的标题一般由制定计划的单位名称、计划内容和计划名称三个要素组成。
如属个人计划，标题只需包括计划内容和计划名称即可。
如计划不成熟，或者还没有正式通知过，一般要在标题后用括号注明“草案”、“讨论稿”、“征求意见稿”等字样。
（2）正文计划的正文一般包括：
基本情况：
即叙述前一阶段的工作，指明取得的成绩和存在的问题，要明确简要地反映出过去一段工作的经验教训（当然不必展开）。
因为，一份切实可行的计划总是在总结过去的基础上制定出来的。
当然，这一部分内容还应当包括编制计划的目的、指导思想、总结任务等，这些内容一般均要写于计划的开端。
任务要求：
这是计划的中心内容，说明计划要达到的目标。
任务要求要明确具体，表明要做什么。
一般分条目来写，用小标题的形式来加以表现。
方法步骤：
也就是具体措施，要表明怎么去做，做的分寸、程度，完成时间，要求步骤，先后次序等。
（3）结尾署上制定计划单位的名称和制定的时间。
标题上已有计划单位名称时，后面可不再署名，写上时间即可。
（四）制定计划应注意以下几个问题：
（1）要服从全局计划中提出的目标、任务、措施，都要符合党和国家的方针、政策，要正确处理好整体与局部、长远与目前的关系。
这是制定计划的一条重要原则。
只有这样，才能保证计划的实施。
（2）从实际出发要根据客观实际的需要与可能来制定计划。
计划的内容既要全面，又要有重点。
拟定的具体目标、措施，既要充分反映群众的积极性、创造性，又要慎重稳妥，量力而行，留有余地。
计划所提出的指标，应该是经过努力所能达到的。
要做到工作积极性与科学态度相结合。
（3）要贯彻群众路线制定计划要发动群众充分讨论，这样既可以集思广益，使计划更加完善可靠，又可以调动群众的积极性，保证计划的完成和超额完成。
（4）定期、及时检查和修订计划是事先制定的，带有预测性质。
但客观事物又是错综复杂的，而且是不断发展变化的。
因此，要使计划符合实际，就必须在检查计划执行情况的同时，根据实际情况来检查计划的制定情况，如发现问题，就应该及时地予以修订。
例文2-1
红星钢铁厂健全岗位责任制工作计划
为了贯彻市经委4月会议精神，学习首钢健全岗位责任制的先进经验，改进本厂的企业
管理，根据厂职工代表大会决议和厂的部署，经过厂长办公室3月份的初步调查研究，制定如下健全岗位责任制工作计划：
一、在5、6、7三个月内，全厂以健全岗位责任制为中心工作，改进企业管理，更有效地调动广大职工的积极性，迅速扭转本厂落后状况，用老设备打出新水平，保证完成和超额完成本年度各项指标。
二、各生产部门把各项指标分配到各个生产岗位，建立明确的岗位责任制，制定明确的考核标准。
对每个岗位的工人，明确规定工作的数量、质量和完成的时限等。
三、各科室制定干部办事规则，要求每个干部分管的指标必须完成，基础工作必须健
全，专业资料必须齐全；要求逐项订出办事程度、协作关系、完成时限和程度。
细则要有明确的定额、数量、质量和时间的要求，要能够据以考核。
四、各生产部门和职能部门制定考核办法和制度，与奖惩制度挂钩。
工人实行班统计、
日公布、周分析、月总结的制度，用百分制按月计算，干部按人建立考核手册，按日登记，按周由领导签认记分。
计分实行百分制，按分领奖。
五、实施步骤和负责人：
（一）5月上、中旬，举办各级领导干部学习班（×××、×××负责）。
（二）5月中、下旬，在三车间和技术科试点（×××、×××、×××负责）。
（三）6月至7月中旬，各部门全面铺开（各部门负责人）。
（四）7月下旬，检查、验收（厂部组织各部门互相检查）。
六、党、团、工会分别制定工作计划，密切配合这一中心工作。
七、计划执行情况，每月末由厂长办公室检查一次。
××××年×月×日
二、总结
（一）概念和特点
总结作为一种回顾与思索的手段，是人类在社会实践中认识世界必不可少的形式，是一种使用比较广泛的事务文书。
总结是对做了一个阶段的工作或完成了一项任务之后，进行回顾、检查和研究，找出经验、教训，并把它条理化、系统化，得出一些规律性认识的书面材料。
总结的特点，表现为以下几个方面：
（1）目的性总结是人们对前一段工作实践的回顾。
总结的目的是为了将来，为了更好地去认识世界，解释世界，寻找规律，从而能动地去改造世界。
不论是经验还是教训，都有利于指导实践，成为改造自然和社会的一面镜子。
（2）实践性客观规律是通过“实践一认识—再实践—再认识”而获取的，只有发挥主观能动性，投身工作实践，不断总结，才会求得规律。
所以说总结是实践的本质的反映。
总结来自实践，它的观点是从实践活动中抽象出来的认识和规律。
（3）业务性总结一般是本单位、本部门、本系统的人所共同关心的问题，它的业务性、技术性比较强，否则就“空”了。
但“务虚”和“务实”必须结合，要有明确的指导思想和确实的材料。
当然也要集中群众的智慧，讲求群众性。
（4）理论性写总结虽然要以事实为基础，但还需提到理论的高度，不仅要说“是什么”，还要阐明“为什么”和“怎么办”。
要在分析中总结出一些新鲜、独到的而又具有指导意义的东西。
（二）总结的种类
总结的种类很多，按分类方法的不同，可分为不同的类别：
1）按内容可分为综合性总结和专题性总结。
2）按时限可分为全过程总结和阶段性总结。
按时间可分为年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结。
3）按功用可分为汇报工作总结和侧重推广经验的总结。
4）按范围可分为单位总结和个人总结。
（三）写作格式
总结由于内容、对象、作者身份不同，有各式各样的写法，下面只谈一般的写法。
（1）标题总结的标题通常有三种写法：
第一种是直书其事，写明是什么总结，包括单位、时间、事由、文种，如《××市2002年度工作总结》；第二种是概括总结的内容，展示前景，如《××厂是怎样扭亏为盈的》；第三种是用一个生动形象的正标题，然后加一个副标题挑明，如《系列开发，脱贫致富——怀化地区工业经济开发的启示》。
（2）前言也叫导语，即总结的开头部分。
它应开门见山地用很简短的文字，高度概括地交代工作的政策依据，主客观条件，总结的范围和目的，对工作的总评价等，起到开宗明义的作用。
（3）正文正文是总结的主要部分，应特别重视，着力写好，因为它是总结成败和优劣的关键所在。
这部分一般要求写出以下内容：
1）基本情况。
包括三个方面，一是在什么情况下，二是原计划做什么，三是实际怎么做的。
这段文字以交代清楚为目的，不宜过长。
2）成绩和缺点。
这部分讲工作的成效。
一是要务实，有多少成绩就写多少，有什么缺点就写什么缺点，要有事实，有数据，掌握好分寸尺度，不可过分。
二是要概括几条线索，把主要成绩串起来，注意详略得当。
3）经验和教训。
这是改造客观世界过程中主观方面的收获，要虚实结合。
首先要说出道理，总结出一些带规律性的东西，对工作实践分析概括。
其次要从实际工作出发来总结，做到虚实结合。
4）设想和安排。
这是今后工作的努力方向。
这部分是在总结经验教训的基础上，针对工作中的实际问题，提出改进措施和今后的打算，或者说明工作趋势，提出新目标。
这部分也可以从主体中抽出来，列为结尾部分。
这部分行文要简洁、有力、自然。
（4）落款总结的正文之后，要署上单位名称，标明时间。
如题目中已有单位名称，或题目下方已署名，则只写年、月、日即可。
（四）写作要求
1．要调查研究，充分占有材料
2．要一分为二，坚持实事求是
3．要注意分析，揭示其规律性
4．要结构严谨，语言准确生动
（五）总结和计划的异同
总结和计划具有以下不同点：
（1）时间上计划在工作开展之前，总结在工作开展之后。
（2）要求上计划回答“做什么”、“怎么做”、“做到什么样”的问题，总结回答“做了些什么”、“做得怎么样”的问题。
（3）表达上计划重说明，总结重议论。
（4）重点上计划的重点摆在未来要实现的目标上，总结的重点摆在成功的经验和失败的教训上。
计划和总结的相同点是：
目的都是帮助人们认识客观规律，以便认识世界，改造世界，办好一切事情。
它们之间相互制约，相互依赖，相互促进，不断提高。
例文2-2
××××年春季交易会
××市纺织品交易团调研工作总结
在今年春季交易会上，我纺织品交易团重视调研工作，组成工贸结合的调研组，调研员通过业务洽谈和召开专题座谈会进行调研，取得了一些成绩。
一、本届交易会调研工作取得的成绩
（1）通过调研，基本上弄清了当前纺织品市场情况、供求关系、价格水平，对搞好本届交易会的业务成交起了良好的作用。
（2）通过调研，对于当前和今年下半年纺织品市场供求关系和价格趋势较前有更为明确的认识，有利于完成全年的经营计划，为领导确定经营决策、制定措施提供了参考。
（3）对一些重点市场和重点商品的产、销、存等情况及趋势进行了调研，积累了资料，有利于今后进行系统研究。
（4）调查了解国外纺织品和服装的品种、花色、款式、处理等方面的流行趋势及用户对我产品的反映，提供给我生产部门以便改进生产，使我产品适合国外市场需要，扩大纺织品出口。
二、本届交易会调研工作的经验和体会
（1）领导重视，调动调研员的积极性，是搞好调研工作的保证，还须不断地强调和宣传调研工作的重要性。
（2）本届交易会采用工贸结合的调研组织形式，是可行的、较好的形式，只要加强统一领导，互相配合通气，工贸双方既可分头活动，也可合作活动。
（3）调研中要注意不断提高调研工作的质量，不仅要及时反映情况，还要在一定时间内进行分析研究，提出意见看法。
调研期间，可分阶段进行，前半段应着重调研当前市场和价格，为本届交易会工作服务；后半段应着重调研趋势，为今后工作服务。
（4）调研会是进行调研的好方法，今后可多搞一些专题性的商人座谈会和业务员座谈会。
三、存在的问题和建议
（1）工作中调查多，分析研究少。
在编印简报中，介绍商人的反映多，而经过分析拿出我们的看法、建议少。
调查偏重于商品，对地区市场情况缺乏系统归纳分析，拿不出有参考价值的意见。
（2）建议今后在交易会前，各有关公司都应提出本公司的调研提纲，以便调研组及时制定反映实际要求的调研方案。
××市纺织品交易团
××××年×月×日
第二节简报
一、概念和特点
简报是党政机关、人民团体、企事业单位编发的一种单页或多页的内部文件，是一种以反映情况、交流经验、传递信息为主要内容的简要报道。
各单位内部编发的“××简报”、“××动态”、“内部参考”、“情况交流”、“信息通报”等，基本上都属于简报范畴。
简报的特点是“简”、“快”、“新”。
“简”就是简明扼要，短小精悍，简报不同于正式公文，不必面面俱到地详细反映情况，只要抓住重点，准确地说明问题就行。
“快”就是要像新闻文体中的“消息”那样具有鲜明的时效性，要及时撰写，迅速发送，以充分发挥其作用。
“新”就是要及时反映本单位、本系统的最新情况，内容要新鲜，时过境迁的情况、天长日久的问题，不能编发简报。
正因为简报具备这几个方面的特点，所以有关单位都广泛地使用它，现在已经成为对上汇报工作、反映问题，对下推广经验、指导工作，下级机关之间沟通情况、交流经验的上下左右通用的信息传递方式。
二、简报的种类
简报的种类很多，从内容上划分，有以下几种：
（1）综合简报它反映本单位、本部门一定时期内的工作情况。
这种简报既要有总体上的概述，给人以总的印象；又要抓住主要问题，结合实例，突出反映重点。
（2）专题简报它是关于某一项专门工作的动态、进展、经验、问题的汇报，也可以同时通报有关部门，或下发给所属基层单位。
（3）会议简报这是由会议秘书处或主持单位编写的，专门报道会议的进展情况，反映与会人员的意见、建议的一种简报。
这种简报有综合反映整个会议情况的；也有只写某件事、某个方面的；也有归纳整理对同一问题的不同意见的等等。
三、写作格式
简报的格式，大体可分为报头、报体、报尾三部分。
（1）报头在第一页上方写报头。
如写“××简报”几个醒目的大字。
简报报头下面要有编号，编号的方法各单位可自己掌握。
报头下面左侧是编发简报单位的名称，右侧是编发的日期。
如是会议简报，则在第一行正中写“××会议”字样，第二行正中写“简报”两个大字，其余一致。
在单位名称和日期之下用间隔横线与报体分开。
（2）报体报体是简报的内容部分，一份简报可以编发多篇文章。
报体之后，再用一横线与报尾隔开，报体一般又分为标题、导语、主体和结尾四部分。
1）标题。
标题应力求确切、简短、醒目，使人看了就了解文章的主题。
为了突出简报所反映的内容，有时在标题之下使用副题。
标题表现文章的思想主旨，副题则交待报道对象及范围，起补充说明标题的作用。
2）导语。
它是简报的开头。
它要求把全文的主要事实和中心思想扼要地概括出来：
什么人（或单位）做了什么事，其结果如何。
可以是几句话或一个自然段，其作用是引起读者的关注。
3）主体。
这是简报的主要内容。
它将导语中提出的问题用典型的、最有说服力的材料一一展开概述，使导语内容具体化。
它着重于阐述基本情况，介绍做法，取得哪些成绩，总结出带有规律性的经验，提出还存在什么问题以及解决问题的措施。
这部分的材料必须是最能说明问题的、具有典型意义的材料；材料的安排要体现其内在联系与因果关系，有主有次，有点有面。
4）结尾。
要用一句话或一段话对主体部分所阐述的内容加以简要归纳、概括，进一步点明深化主题。
（3）报尾报尾位于简报的最后一页下方。
在三行里注明本期简报所需报送的单位和个人姓名。
上一行写上报上级单位及领导姓名，如“报：
×××、×××单位，×××同志”，中间一行写平送单位名称，如“送：
×××单位”下行写下发所属基层单位名称，如“发：
×××单位”。
最后，在右下角注明印发份数。
例文2-3
税务简报
（第×期）
××市税务局编××××年×月×日
认真宣传《关于处理偷税、抗税案件若干问题的暂行规定》
为了认真贯彻执行《关于处理偷税、抗税案件若干问题的暂行规定》（下文简称《暂行规定》），××县税务局干部群众齐动员，采取有效措施，积极宣传《暂行规定》，开始收到显著效果。
最近，市高级人民法院、市人民检察院和市税务局联合召开的贯彻执行《暂行规定》的动员大会刚一结束，××县税务局立即在4月18日召开了全局干部会议，及时传达动员大会的精神，认真学习了《暂行规定》，确定了向全县广泛深入地宣传《暂行规定》的方法和步骤，开始了声势浩大的宣传活动。
4月19日，县局向县广播站投递了宣传稿件。
广播站在当天就向全县反复宣传了四次。
与此同时，县局还组织了50名共青团员利用星期天，在××，××，××三镇设立宣传站，进行了宣传和咨询活动，直接受教育的群众约有两万人次。
此外，各税务所还按照县局的要求和部署，分别以乡和镇为单位召开了会议，认真宣讲了《暂行规定》。
有的专管员还深入所管单位，和单位领导一起宣传《暂行规定》。
通过19日-22日连日来的宣传，《暂行规定》已经家喻户晓。
广大群众表示，一定要坚决贯彻执行《暂行规定》。
有的应税人听了宣传，积极主动地自报收入，有力地推动了个体纳税定额工作的顺利开展。
目前，××县税务局为了取得宣传《暂行规定》的最佳效果，他们正在认真总结前阶段宣传工作的经验，准备把这项宣传活动进一步地深入开展。
报：
市人民政府、市经委
送：
市高级人民法院、市人民检察院
发：
各县税务局
共印××份
第四节专用书信
专用书信是指具有专门用途的书信，如感谢信、慰问信、介绍信、证明信、请柬、聘书等。
下面作简要概述。
一、介绍信
介绍信是一个单位派遣人员去其他单位联系工作，办理事情的专用书信。
介绍信一般由被派人员随身携带，交给联系的对方单位，作为进行接触和联系的凭证。
对方单位可以从介绍信中了解来人的基本情况、拟办事项、有何要求等。
介绍信所具有的这种介绍联系和证明身份的双重功能，使它成为日常工作中不可缺少的重要工具。
介绍信分为普通介绍信和带存根介绍信两种。
普通介绍信可随时用笔写或打印成文；带存根介绍信经印刷成册，每页两联，一联是存根，另一联为本文，可按印刷空格填写裁用。
介绍信写作格式：
①称谓；②正文，被介绍人姓名及身份简况，说明事由，后常用“希接洽为盼”等；③署名，时间、盖章。
写介绍信，要对被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等如实填写，不能弄虚作假或冒名顶替。
书写必须工整清楚，如有涂改，必须加盖公章。
例文2-9
介绍信
××大学办公室负责同志：
今介绍我校中文系讲师王××、李××二同志前往贵校联系聘请教师来我校讲学事宜，
请予接洽，并希协助。
此致
敬礼!
××大学办公室（章）
××××年×月×日
二、证明信
证明信是一种以组织或个人的名义确凿证明有关人员的身份、经历或有关情况的专用书信。
格式：
①标题：
“证明”或“有关××问题的证明”；②称谓；③正文：
被证明的事实；
④结尾，一般写“特此证明”；⑤出具证明的单位署名、日期，加盖公章。
例文2-10
证明
××公司：
你公司××同志1995年9月至1998年12月曾在我厂担任技术员，工作积极，认真负责，有一定的业务能力。
特此证明。
此致
敬礼!
××市××厂（章）
××××年×月×日
北京市××研究所
2000年5月15日
三、贺信
贺信是表示庆贺的书信的总称。
当今，贺信已成为表彰、赞扬、庆贺对方在某个方面所做贡献的书面形式。
贺信通常有如下几种：
①上级单位对下级单位或所属职工、群众发出的贺信；②同级单位之间的贺信；③下级单位、职工给领导机关的贺信；④对重要领导人、科学家、艺术家寿辰的贺信。
贺信可以直接寄交对方，也可以在报刊上登载，在电台上广播。
写贺信应注意的事项：
（1）表示祝贺的感情要饱满、充沛、给人以鼓舞的力量。
（2）贺信的内容要实事求是，评价成绩要恰如其分，表示决心要切实可行。
（3）语言要精练、明快、通俗流畅，不能堆砌华丽的辞藻，篇幅要短小。
例文2-13
致××大会
贺信
××省学生联合会第×次代表大会：
在祖国四个现代化建设迅速发展的大好形势下，在省委的直接领导下，我省学生联合会第×次代表大会胜利召开了。
我们××大学全体学生谨向大会表示热烈的祝贺！
这次大会的召开是我省全体学生的一件大喜事。
它将激励我们为振兴中华、建设四个现代化的强国而努力学习；它将鼓舞我们在精神文明和物质文明的建设中阔步前进，成为一代新人。
我们全体同学决不辜负党和人民的殷切希望，一定要做到思想好、学习好、身体好、为使自己成为社会主义事业的接班人而奋发攻关、攀登科学高峰。
我们全体同学决心以实际行动庆祝这次大会的召开。
预祝大会圆满成功。
××大学学生会
××××年×月×日
四、感谢信
感谢信是对对方给予自己的关心、支持与帮助表示感谢的书信。
它不仅可以表达自己的感谢之意、感激之情，而且可以使被谢方受到鼓舞和鞭策。
撰写感谢信，要把被感谢的人物、时间、地点、事情因果等叙述清楚、具体，而且要予以议论和评价，揭示其深刻意义。
感情抒写要真诚朴素，恰如其分，不可漫无边际地空发议论。
例文2-14
感谢信
××出租汽车公司：
5月3日下午，我公司经理万明光乘坐贵公司“京A8688”号出租汽车时，不慎将皮包丢失。
内有人民币8万余元、身份证一个、护照一本、空白支票三张及各种票据若干张。
在我们焦急万分时，贵公司司机马志伟同志主动将拾到的皮包送至我公司，使我公司避免了一次重大损失。
为此，我们再三表示感谢并拿出1万元作为酬谢，马志伟同志却说：
“这是我应当做的”，表示不能接受。
马志伟同志这种拾金不昧的高尚品德，体现了社会主义社会良好的道德风尚，对我们全体工作人员是一次很好的教育。
在此特致函贵公司，深表谢意，并建议对马志伟同志的高尚行为予以表扬。
此致
敬礼
天地公司
××××年5月6日
五、慰问信
慰问信是以组织或个人的名义向有关集体或个人表示慰劳、问候、致意的书信。
格式：
①称谓；②开头、事由；③主体内容：
慰问什么，为什么慰问；④结语，表示祝愿、慰问、希望、鼓励等；⑤署名、日期。
慰问信的内容要充实、精炼、富有感情，要充分肯定被慰问者所取得的成绩，做出的努力，要以热情、富有感染力的语言展望未来，提出希望。
例文2-15
慰问信
战斗在抗洪抢险一线的人民解放军、武警部队指战员、亲爱的同志们：
6月下旬以来，我省又一次遭受了历史上最为严重的洪涝灾害。
当湘资沅澧四水陡涨、长江告急、洞庭湖报警的关键时刻，在国家和人民生命财产受到洪水严重威胁的紧要关头，汛情、险情有如枪声骤响，人民解放军、武警部队指战员和广大民兵紧急行动，奋勇当先，奔赴抗洪抢险前线。
从四水流域到洞庭湖滨，从天空到水域，从抗洪一线到后勤战线，到处都可见到将军、战士、军事院校的学员和老教授们的身影。
全体参加抗洪抢险的人民解放军和武警部队指战员不怕艰苦，不怕疲劳，不怕牺牲，顽强战斗，力挽狂澜。
哪里灾情最紧急，哪里险情最险恶，哪里抢险任务最艰苦，哪里人民群众最危险，人民子弟兵就奔向哪里，英勇地战斗在哪里。
在防汛抗洪的战斗中，各级领导干部身先士卒，共产党员、共青团员发挥先锋模范作用，涌现出大批舍生忘死、舍己救人的英雄人物，创下了无数可歌可泣的英雄事迹，受到了人民群众的交口称赞。
你们用血肉之躯筑起了铜墙铁壁般的防洪大堤，为了确保大中城市的安全，确保重要交通干线的安全，确保重点堤垸的安全，确保人民生命财产的安全，立下了赫赫战功；你们用感人肺腑的英雄业绩，向中国人民解放军建军71周年纪念日献上了一份厚礼。
抗洪抢险的实践再一次显示了人民军队的英雄本色，显示了军政、军民团结的巨大威力。
值此建军71周年纪念日即将到来之际，省委、省政府、省军区向全体参加抗洪抢险的人民解放军、武警部队指战员、广大人武干部、民兵、预备役军人表示亲切的慰问和崇高的敬意!
当
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