控制程序.docx

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控制程序

辅助于质量管理体系高效运行的其他支持性控制程序

1.印鉴使用控制程序

1目的

加强对印鉴的管理，确保印鉴使用的规范性。

2适用范围

适用于对本公司印鉴的保管和使用。

3职责

3.1各部门经理负责该部门印鉴的保管，并对该部门印鉴的使用进行审批。

3.2办公室主任负责公司印鉴的保管、审批。

4印鉴使用流程

4.1各部门和办公室使用印鉴时，须填写《印鉴使用登记表》，注明使用事由，并由使用人签字，以备领导审查。

4.2各部门员工因对外联系工作或业务，由该部门经理审批。

4.3各部门员工因对外联系工作或业务，需用公司介绍信，由办公室主任审批。

4.4凡涉及经济问题，需使用公司印鉴者，由主管副总或总经理审批。

5记录

印鉴使用登记表

2.物资采购控制程序

1目的

确保采购的物品符合，保证公司服务质量。

2范围

适用于办公用品以及维修设备的零配件等。

3职责

办公室负责公司所需办公用品及其它部门所需物品采购。

4工作程序

4.1各部门所需物品由部门经理在每周四前填写《物品申购单》，由分管领导、总经理审批后送至办公室，采购计划应说明物品名称、规格、数量、需要日期、单价、质量要求（必要时）等。

4.2对紧急采购的物品，申购部门应在实际采购发生的2日4.3采购物品须经过物品使用人验证合格后方可使用或入库。

5记录

物品申购单

3.物品领用程序

1目的

对办公用品、维修设备零配件进行管理，防止丢失、浪费情况发生。

2范围

适用于办公用品、维修设备零配件的领用。

3职责

3.1办公室是办公用品、维修设备零配件领用的管理部门，负责保存、领用。

4.0工作程序

4.1办公室对办公用品、维修设备零配件进行统一的整理、归类、保存。

4.2领用时须填写《物品领用单》，方可领用。

4.3建立领用物品台帐，定期进行盘点。

5记录

物品领用单

4.办公用车管理程序

1目的

明确、规范办公用车的管理和派车流程,合理控制办公费用成本。

2范围

本规定适用公司各部室人员

3职责

3.1办公室是办公用车的归口管理部门，负责办公用车的调派和车辆保养工作。

4工作程序

4.1因工作需要用车的部门须填写《派车单》，由办公室主任签字后方可用车。

市内用车办公室调派。

离开市区用车须办公室分管领导或总经理签字。

4.2驾驶员出车后及时填填写《车辆使用情况登记表》、《行车记录表》。

4.3车辆加油须填写《加油单》经办公室分管领导签字后方可加油。

4.4车辆维护、保养严格执行说明书要求进行，保养时间由驾驶员根据行驶公里数提前提出计划日期交办公室，办公室结合工作安排保养时间。

5记录

5.证照管理控制程序

1目的

为加强公司和分公司证照的管理，保证证照的绝对安全和正常使用，防止产生不良的法律后果。

2适用范围

本规定适用于集团总部及各子公司的公司证照管理。

3职责

办公室是证照管理的归口部门，负责证照的年审以及保管工作。

4工作程序

4.1证照保管

4.1.1证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。

如：

企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。

4.1.2公司证照由办公室派专人妥善保管并制表登记，登记项目内容包括名称、年检日期、保管人姓名。

未经公司领导批准，不得将证照拿出公司或交由他人代管。

保管人对所保管的证照丢失或被盗用，所引起的经济损失和法律责任等应负全部责任。

4.1.3当证照管理人人事变动时，应及时办理交接手续，填写《证照管理登记表》。

4.2证照使用程序：

4.2.2证照的使用、借用、复印等都须填写《证照使用申请单》，经办公室负责人、总经理批准后办理借用手续，使用、借用时应在归还日期内归还证照保管人。

4.2.2证照复印件必须加盖“再复印无效章”。

4.2.2证照使用责任人对证照的使用负有经济、行政、法律责任。

若非法使用公司证照，一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。

5记录

证照管理登记表

证照使用申请单

6.考勤管理控制程序

1目的

为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率。

2范围

适用于本公司所有员工（门岗、货运员除外）。

3职责

3.1办公室每月初对上月公司员工考勤情况进行统计、汇总。

3.2将考勤统计表进行整理、归档并保存。

4工作程序

4.1办公室每月进行一次考勤统计，依据实际请假、调休情况将考勤统计绘制成表。

4.2将考勤统计表交于部门分管领导审核后作为核算工资依据。

5记录

员工出勤统计表

7.工资核算控制程序

1目的

明确工资核算基本程序，规范工资核算工作

2范围

适用于公司内部的工资核算工作

3职责

3.1严格按照公司工资、奖金核算办法核算工资和各种奖金；

3.2每月根据经办公室审核、主管领导审批后的出勤统计表，依据出勤天数、岗位标准、各种补贴和奖金分配方案等有关内容，按照项目归集，正确编制工资表，并办理代扣款项；

3.3本着认真负责的态度，做好工资管理工作，并建立单位人员情况及工作情况的信息档案；

3.4依据国家规定正确提取职工福利基金、工会经费等有关费用，并进行账务处理；

3.5按照工资支付对象和成本核算的要求，编制工资分配表，向有关部门提供工资分配的明细资料；

3.6完成领导交办的其他工作。

4.工作程序

4.1电子考勤次月2日统计出勤情况，出勤统计表汇总相关记录值班、调休、事假、病假、迟到、早退等出勤情况统计。

将出勤统计表交至办公室工资核算人员；

4.2准备及时了解公司人事调动状况并做好工资表的核算是否一致；

4.3将做好的工资表送交办公室主管领导及财务总监进行审核并签字，办公室主管领导及财务总监审核签字后的工资发放表送交财务处。

5记录

值班调休表

工资发放表

8.会议管理程序

1.0目的

为规范公司各项会议流程，统一会议管理模式，提高会议质量。

2.0范围

适用于本公司各项会议。

3.0定义

会议：

为了解决某个共同的问题或处于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。

4.0内容

4.1会议安排

4.1.1周例会议：

此会议举行时间安排于每周一，遇法定节假日时间顺延进行，如有其他变动办公室提前通知各部门。

4.1.2其他会议：

凡涉及到多个部门主管参加的会议或由于阶段性工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前知会相关部门。

4.2会议的准备

4.2.1公司有专项主题会议的需要有投影设备演示说明的会议，应有主导部门或办公室提前做好投影设备连接调试工作。

4.2.2会议发起人必须事先有策划:

明确研讨主题、事项、所需资源、讨论顺序、特邀其他部门人员即做好会议时间的把握。

4.3凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其他会议，组织部门应提前知会相关部门调整会议计划，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。

4.4各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，拒不服从整体原则。

4.5会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，与特殊情况需提前请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议部署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

4.6会议纪律

4.6.1任何人不得无故缺席会议，如确有紧急情况，须向会议发起人请假，否则视为缺席，按旷工处理。

4.6.2与会人员不得因任何理由迟到（提前请假者除外）。

4.6.3召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不准接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后立场接听，以免影响会议效果。

4.6.4与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗会随意进出，应按次序发言，如有急需要说明的事项，应向会议组织者示意获准后发言。

4.7其他规定

4.7.1应明确会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。

4.7.2会前，由办公室负责通知与会人员，明确会议要研究的议题以便与会人员准备好相关文件资料。

4.7.3与会人员须做好会议记录，以便会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务。

4.7.4会议的会议纪要有办公室负责整理，主管领导签核，将问题进行汇总、分类，分发给与会人员。

4.7.5会议结束后相关负责人（部门）对会议决定事项要及时督办、检查和追踪，根据规定的时间逐项跟进，并在下次例会上进啊刚完成情况作汇报。

9.财务核算控制程序

1目的：

为加强公司的日常核算业务管理，明确日常核算业务管理工作职责。

2范围：

适用于公司及联营公司财务部门。

3职责：

3.1明确公司及联营公司财务日常核算业务管理流程。

3.2加强公司及联营公司财务日常核算业务管理。

4工作程序：

4.1票据审核、费用报销与工程款拨付。

a）日常付款业务主要有费用报销与工程款拨付。

b）对原始票据的要求：

所有票据必须是合法的正式发票。

C）产生相应的原始凭证。

4.2会计核算

4.2.1会计的主要工作是成本核算、纳税申报、核算工作、工资及社会统筹、公积金缴纳等。

4.2.2会计核算形成相应的原始凭证。

4.2.3财务主管审核

a）财务主管要负责审核出纳会计与会计登记的原始凭证。

4.3月底或年底结账

4.3.1会计在财务主管审核完毕后，月底或年底负责结账、整理出明细账和总账。

4.3.2会计负责编制财务报表。

5财务报表审核与对外披露。

5.1财务总监审核会计报表。

6会计档案

6.1在月底或年底结账后，财务人员要及时整理出会计档案并分类保管。

10.费用审核及支付控制程序

1目的：

加强费用支出管理，规范公司各项费用的审核程序。

2范围：

适用于本公司所有费用支出管理

3职责：

3.1财务部是费用审核及支付近控制的归口管理部门。

3.2由部门主管、财务总监审核，总经理审批。

4工作程序

4.1报销单据控制

a）报销人员必须在费用粘贴单上写明报销事由、报销单据的张数、金额的大小写，大小写金额位数应填写准确完整。

b）收款单位开具的发票未填写日期和单位名称的、填写的项目内容与其经营范围不一致的、已经过期作废的、未经税务部门和财政部门批准的、明确写明不做报销单据的，按照规定予以纠正或不予报销。

c）经办人员报销费用时，除提供正规的发票外，还需提供加盖出票人公章的清单并在清单上签字确认（发票上带有清单的除外）。

4.2审批及报销程序

4.2.1经办人员填写审批单，并由所在部室负责人初审。

4.2.2财务部复审。

财务部对初审的单据及审批单的合规性进行审核并加盖印章。

4.2.3主管副总审核。

4.2.4总经理审批

4.2.5财务部根据各权利人审批后的单据报销列支。

4.3各项费用报销规范

4.3.1差旅费的报销

公司员工因公出差，须在返回的五日内填制差旅费报销单，差旅费报销标准按市有关规定执行，一般人员差旅费报销经部门初审、财务部复审、主管副总核定，总经理审批后报销，中层以上人员差旅费由出差人员填报，财务部审核，总经理审批后报销。

4.3.2物业管理费、维修费、水电费的支出规定

由物业部、安全保障部具体办理，按照基本程序进行签批后，由财务部对收款单位（收款人）进行统一结算。

4.3.3车辆费用的支出规定

公司车辆维修与保养应事先编制预算，按批准的预算维修完成后，按基本程序签批，由财务部与维修厂结算。

车辆用油实行定点加油，费用由办公室控制，按基本程序签批后由财务部结算。

车辆在出差期间发生的费用，由乘车领导签署意见，经总经理审批，在返还的五日内报销。

4.3.4公司办公物品的购置规定

批量购置办公物品由办公室统一编制预算，各部室特殊用品的配置应由申请部门编制预算，报经主管副总同意，总经理批准后由办公室统一购买配置，财务部门按照程序、要求及相关单据对收款单位（收款人）进行结算。

4.3.5其它杂项费用支出的规定

报刊杂志费、邮函邮件费、票证单据费、证照年审费、车辆保管费、过桥过路费等各种杂项费用支出由经办人负责办理，按基本程序签批后到财务部报销。

4.4费用的审核与结算规定

4.4.1各种支出和费用均在财务部报销，财务人员应对票据的真实性、完整性、合法性进行严格审核。

凡入账的单据除经办人签字外应由各权力人签字。

对符合条件的各项支出，除零星费用支出现金外，原则上以银行转账方式支付，一般不办理委托转款。

11.固定资产盘点控制程序

1目的

为加强公司固定资产管理，合理利用固定资产。

2范围

适用于本公司所有固定资产的购置、维护和使用。

3职责：

3.1各固定资产使用部门负责本单位的设备管理工作，应设置专职或兼职的设备管理员，每台设备要明确使用、保管、维护的责任者。

3.3建立固定资产明细帐，固定资产的领用、调出、报废必须经主管部门及总经理批准，未经批准，不得擅自调动、报废，更不能自行外借和变卖。

3.4根据主管部门的要求定期组织固定资产的盘点，做到帐、卡、物三相符。

4工作程序

4.1由于工作需要，各单位购置固定资产必须提前向主管部门提出申请，报经总经理批准后，由办公室负责购置。

4.2购设备进公司后，由办公室检查、验收，每月对新增加的固定资产报财务室备查。

财务室对新增加的固定资产进行统计、汇总。

4.3基本建设项目完工时，由基建部门办理“基建项目完工单”，报主管部门。

4．4为了保护固定资产的安全与完整，各部门必须对固定资产进行定期清查、盘点，以掌握固定资产的实有数量，查明有无丢失、毁损或未列入帐的固定资产，保证账实相符。

4．5固定资产每半年由财务部组织盘点清查一次。

12.全面预算管理控制程序

1目的：

加强全面预算管理作用，强化内部控制，提高经营管理水平和风险防范能力。

2范围：

公司所有涉及价值形式的经营管理活动，都应纳入预算管理，明确预算目标，实现预算控制。

3职责：

3.1确定公司的经营目标并组织实施。

3.2明确各责任单位在预算管理中的职责和权限。

3．3对公司经营活动实施全程控制、监督和分析。

4工作程序

4.1全面预算管理的基本原则和要求

4．1．1坚持效益优先原则，实行总量平衡，进行全面预算管理；

4．1．2坚持积极稳健原则，确保以收定支，加强财务风险控制；

4．1．3坚持权责对等原则，力求切实可行，围绕经营战略实施。

4．2全面预算管理的目标

4．2．1公司成立预算管理委员会，成员由公司负责人、财务总监及内部责任部门相关负责人组成。

4．2．2预算管理委员会主要负责拟定预算目标和预算政策，制定预算管理的具体措施和办法，组织编制、平衡预算草案及预算调整草案，下达经批准的预算，协调解决预算编制和执行中的问题，考核财务预算执行情况，督促完成预算目标。

4．3全面预算管理的原则

4．3．1预算管理的工作机构设在公司财务部，财务部为实施预算管理的责任部门，具体负责组织预算的编制、审查、平衡、调整、汇总、上报、下达、报告、考核等具体工作，跟踪监督预算执行情况，分析预算与实际执行的差异及原因，提出改进管理的措施和建议。

4．3．2公司各部门及所属经营单元为预算责任部门，负责本单位预算的编制、执行、分析和控制等工作，接受公司的检查、考核，并配合财务部做好公司总预算的综合平衡。

其主要负责人对本单位预算的执行结果承担责任。

4．4预算编制

4．4．1国家有关政策法规和公司有关规章制度；

4．4．2公司经营发展战略和目标；

4．4．3公司年度经营计划；

4.4.4公司确定的年度预算编制原则和要求；　

4.4.5以前年度公司预算执行情况；

4.4.6预算期内经济政策、市场环境等因素。

4.5预算执行与控制

4.5.1预算一经批复下达，各预算责任部门必须认真组织实施，将预算指标层层分解，从横向和纵向落实到内部各部门、各单位、各环节和各岗位，形成全方位的预算执行责任体系。

超预算或者预算外的资金支付，应当实行严格的审批制度，对于无预算、无合同、无凭证、无手续的支出，不予支付。

4.5.2公司建立预算执行情况分析报告制度。

各预算责任部门应于每月度规定时间内，将预算执行情况表报送财务部；于每季度和每年度规定时间内，将预算执行情况分析报告报送财务部。

各预算责任部门上报的预算执行报告，应由本单位负责人签字，作为公司进行预算分析和考核的基本依据。