002 调研清单采购管理Word下载.docx
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调研计划说明:
请提前将此份调研清单发给客户项目经理,并将以下内容按需调研的客户公司实际情况填写好:
⏹调研内容及目标
A、对XX公司的XX部经营管理模式及与相关部门的接口等进行全面的了解;
B、了解XX公司XX部目前的运营状况;
C、实施人员通过调研,了解XX部门对系统的潜在需求,以便更好地制定实施方案;
⏹调研对象
XX公司XX部
⏹调研小组成员
XX公司:
XXX(项目经理)及相关部门人员
金蝶公司:
⏹被访人:
XX公司被访人:
电话:
Email:
⏹部门主管:
⏹调研时间(请单独提供详细的调研时间安排表)
⏹调研地点
XX公司会议室
⏹调研资料准备
调研时间表:
金蝶方起草,XX公司确认;
XX部门日常用到的报表:
XX公司提供;
⏹调研环境准备
会议室、白板、白板笔、投影仪
⏹特别说明:
如以下调研内容涉及公司需严格保密的资料,可以不用回答或填写
一、部门基本情况
1、公司是否有多个采购部门?
☐否;
2、采购主管和采购人员名单,如有多个采购部门,请同时列出多个采购部门的人员名单。
采购主管:
冼伟强
采购员:
吴尽花、李秀容、易春峰、李卓威、黄芳、周中意、姚峰、李阳、袁荟芸
3、采购业务是否由统一的部门进行管理?
☐是;
4、是否有计划由专门的人员负责录入采购订单?
分别是:
李阳等
5、不同类的物料是否由不同采购人员负责?
请列出采购员各自负责的物料分类,分别是:
姚峰:
结构件,周中意:
IC、套片,黄芳:
镜头和连接器,李卓威:
FPC和PCB,易春峰:
包材,李秀容:
辅料和外发,吴尽花:
被动元器件
6、不同的地区是否由不同的采购人员负责?
7、请列出采购部门的组织结构图及本部门的整体业务流程,包括审批流程和与其它部门的接口?
二、供应商情况
1、供应商的信息是否统一由专人维护?
维护人员是:
袁荟芸
2、公司有无统一的供应商编码?
☐有;
编码长度共位,请说明编码原则:
3、公司的供应商总数约为:
200--250个,
A、国内供应商有200-250家,主要分布在哪些地区:
珠三角,长三角地区,经常往來的有50-80家;
占公司采购额:
90%;
B、国外供应商有0_家,主要分布在哪些地区:
经常往來的有_家;
%;
C、大宗物料供应商有_家,分别是:
4、是否对供应商进行分类/分级?
5、采购订单中是否需带有供应商自身的物料编号(即供应商物料编号)
6、公司是否对供应商进行定期考核?
考核周期为:
半年到一年;
考核指标包括:
交期,价格,品质,服务;
考核的手段与流程如何?
7、未通过审核的供应商是否允许交易?
8、一次性(临时)供应商是否录入系统?
□一次性供应商全部使用一个供应商编码进行采购;
□分别给供应商编码进行采购;
9、对供应商的不满和投诉主要集中在哪些方面?
☐质量重要占20%
☐交货及时率重要占30%
☐服务重要占20%
☐价格重要占30%
10、如何选择一个新的供应商?
会根据QDCS的标准去一一评判,也就是回按照质量,交期,价格,服务去审核。
三、采购申请/价格管理
1.是否有完整的供应商价格资料库:
2.公司的物料,采购价格是否含税?
税率是多少,有哪几种税率?
17%/3%
3.不同的供应商,针对同一物料,是否会有不同的价格?
控制部门为:
采购部
4.与供应商签定的订单价格是否可以与价格表上不同?
☐否,严格执行价格表的价格;
5.公司有供应商报价的物料大概有多少100%:
6.请描述报价的审批流程
供应商报价(至少两家以上)采购经理签核->
资源部经理审核
四、订单管理
1、公司的可采购件中包含以下哪些类型的物品:
☐产成品(买进卖出,属于贸易);
☐半成品;
☐原材料;
2、采购件是否有有效期控制?
□是;
有效期是多长时间:
三个月
3、公司是否有同供应商签订长期采购合同?
一般长期采购合同签订多长时间?
主要内容有哪些?
时间为一年
4、公司是否有成套采购/组装采购的物料?
请列举范例,并说明以何种收料方式:
LCD等,仓库按照送货单与定单收料
5、采购件采用主供应商,还是采用按比例分配供应商政策?
☐按比例分配供应商;
同一物料,每次采购都按比例同时发多个供应商;
6、采购的物料收料时,是否有搭配配件或组件一起收料的情况?
7、采购物料的同时是否会采购物料的增殖服务?
8、是否会有与供应商签定采购合同,但送货需直接发给指定第三方用户的情况
请说明流程:
起草合同—>
公司内部审核—>
供应商审核—>
与供应商协商达成一致双方签核采购合同
9、公司的各相关部门之间是否会有内部采购订单?
10、是否有外币订单?
请说明存在哪几种外币:
主要是美金
11、采购单是否存在多次交货的情况,同一张采购订单价格是否经常变动?
采购单存在多次交货状况,价格一经审核原则上不能变动
12、公司采购订单的发出方式有:
☐传真;
正式的采购合同,传真给供应商
13、采购计量单位与报价单位、收货单位、发票单位、库存计量单位是否一致:
14、订单交期:
最短1天,最长90天,平均45天,紧急订单月平均20张以内张。
15、公司订单交期达成率如何?
☐90%~98%;
16、公司所有采购订单的处理流程(从接单到收料、结算)是否一致:
☐否(处理流程因□物料不同出现差异);
17、订单变更是否频繁:
18、如何对采购订单的执行情况进行跟踪:
☐各采购人员自行跟踪;
19、有无先开票后送货的情况发生?
20、采购件是否需要批号跟踪?
批号是PMC的需求单号?
批号的规则如何?
请列示:
21、固定资产采购,生产性物料采购,非生产性物料采购的部门分别是哪里?
流程如何?
固定资产比如说机台需公司高层统一协商购买
其他生产性物料采购,非生产性物料是采购部
流程:
需求单—》采购单—》供应商确认交期—》供应商回料—》仓库收料—》品质检验—》入库
22、公司如何对采购人员进行考核?
五、收料/退料
1、收料通知由哪个部门开出?
收料通知上有哪些主要信息?
☐货仓;
2、公司共有哪些物料仓库及物料仓库的管理部门:
良品仓,不良品仓,
3、是否有专门的部门执行收料
部门是:
仓库
4、是否严格按采购单执行收料,有无超收、欠收比例?
订单不允许超收
5、收料控制:
☐无订单可暂收物料,但需补充订单;
6、物料收料时会有什么单据伴随?
☐送货单;
☐发票;
7、物料收料时的运输方式:
☐供应商送货上门;
☐通过第三方物流公司送货;
8、是否存在多个物料接收部门或接收地点?
9、退料给供应商后,供应商是否需要进行物料的调换?
需再单独补送或下次送货时补齐;
直接扣款;
以上两种方式都可以
10、退料给供应商后,供应商是否需要退回货款?
可以选择补料或扣款两种操作模式
11、物料检验不合格,退料给供应商后,是否要对供应商进行罚款?
如何罚?
双方协商决定
12、退料给供应商是否需要审批/检验?
哪个部门审批/检验:
品质部门,采购等
13、请描述物料收料流程:
14、请描述物料退料流程:
六、对账
1、采购订单是否都需要供应商开具发票?
做美金不需要开票,做RMB才需要
2、公司是否有预付货款的情况
一般预付货款的比例是:
10-20%
3、公司是否允许同一供应商,在其即是客户同时又是供应商的情况下,用其应收款核销应付款?
有此种业务发生的供应商所占比例:
10%
4、财务部根据什么进行付款?
☐双方的对账单;
5、请描述财务日常付款流程如何进行?
美金:
采购请款—》审计审核—》财务经理审核—》财务付款
RMB:
采购对帐—》采购请款—》财务审核—》财务付款
6、对于物料已经入库但发票当月没到的情况如何处理?
那就请供应商在下个月开票,付款日期顺延
7、采购费用和采购费用发票在公司是如何处理的?
公司不存在采购费用和采购费用发票
七、日常使用表单
1、请列出本部门日常使用的表单,并请将每种类型表单附在本调研清单后,如请购单、采购订单、收料通知单、对账单等。
采购单,对帐单,与财务交接资料清单,请款单等
2、请列出本部门日常使用的报表,并请将每种类型报表附在本调研清单后。
如订单统计表、收料统计表、采购金额统计表等。
采购金额统计表,定单统计表等
八、需求
1、采购业务中其他需要特别说明的问题?
本系统可以是需求单与定单一一对应,采购能对定单交货数,交货日期,未交数量,不良品数量可以直观的看到,美金定单与RMB定单格式需统一。
报关物料需按照下单的定单入库等
2、希望使用系统之后,系统能够实现的关键功能?
1减少纸质文本的数量
2减少人工下定单的工作量
3能对库存做清晰饿管理
4对不良品做规范管理