外贸商务信函文档格式.docx

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愿进一步加强联系，并候复音。

　　2.为商贸指南兜揽广告

　　Thankyouforyourbusiness.Youarecurrentlyrepresentedinourdirectory.ThisistheonlydirectoryofitskindwhichreachesallcompaniesinthebuildingandconstructionindustryintheUK.Advertisinginourdirectorywasawisemoveonyourpart.WearecurrentlycompilinganeweditionofthedirectorywhichwillbepublishedinApril1995.TheneweditionwillbeexpandedtoincludemajormanufacturersofplumbingequipmentintheEuropeanCommunity.Forpropercoverageinthedirectory,yououghttoappearinmorethanonecategory.Ifyoudooptforamultiplelisting,youwillbeabletobuyspaceinadditionalcategoriesathalfprice.Youcanbeassuredthattheneweditionwillbeonthedesksofallthemajordecisionmakersinthebuildingandhardwaretrades.Pleasecompletetheenclosedformandreturnitwiththeappropriatefee.Thanksagainforyourbusiness.衷心感谢惠顾。

贵公司商号已刊登在本公司的商贸指南中。

该指南乃唯一覆盖英国全部建筑公司的刊物，在此刊登广告确是明智之举。

现下筹备1998年4月版的贸易批南，新版会罗列欧洲贡同体的主要铅管业制造商。

为达到出色的宣

ory,yououghttoappearinmorethanonecategory.Ifyoudooptforamultiplelisting,youwillbeabletobuyspaceinadditionalcategoriesathalfprice.Youcanbeassuredthattheneweditionwillbeonthedesksofallthemajordecisionmakersinthebuildingandhardwaretrades.Pleasecompletetheenclosedformandreturnitwiththeappropriatefee.Thanksagainforyourbusiness.衷心感谢惠顾。

为达到出色的宣传效果，贵公司宜考虑在不同类别刊登广告。

如蒙惠顾，除首个广告外，其余类别的广告将可获半价优惠。

该指南将分送给所有建筑公司和五金器具公司主管。

烦表填妥随附表格，连同广告费用一并寄回。

专此盼候佳音。

　　3.请求客户作推荐人

　　Thankyouforyourletterof2November.Wearedelightedtohearthatyouaretopleasedwiththerefurbishmentofyourhotel.Asyourknow.inourlineofwork,wedependongood,reportsaboutourprojectstowinfurtherbusiness.Ourclientsalwaysshoparoundandlookforreferencesbeforecommittingthemselves.Withyourpermission,wewouldliketouseyourhotelasareferencewhenwediscusssimilarrefurbishmentsinthehotelindustry.Wouldyouagreetooursuggestingthatfutureclientsshouldcallyou?

Itwouldalsobemosthelpfulifwecouldoccasionallybringaclienttolookatyourhotel.Wewould,ofcourse,stayovernightatleast.I'

llcallyounextweektohearyourreaction.Thanksagainforyoukindwords.从11月2日的来函得悉阁下对贵饭店的整修感到满意，此消息对本公司实是一鼓励。

设计行业重视声誉，客人在选择设计公司时必然会有所比较。

如蒙允许，本公司欲请贵饭店作推荐人，证明有关整修的质素。

未知可否让其他客户来电垂询?

此外，如获允准间或联同客户前来参观贵饭店整修，定必

有莫大帮助。

当然，本公司会预订房间，至少留宿一晚。

　　4.通知客户价格调整

　　Weencloseournewcatalogueandpricelist.Therevisedpriceswillapplyfrom1April1997.Youwillseethattherehavebeennumberofchangesinourproductrange.Anumberofimprovedmodelshavebeenintroduced.Outrangeofwashingmachineshasbeencompletelyrevamped.Manypopularlines,however,havebeenretainedunchanged.Youwillbeawarethatinflationisaffectingindustryasawhole.Wshavebeenaffectedlikeeveryoneelseandsomepriceincreaseshavebeenunavoidable.Wehavenot,however,increasedourpricesacrosstheboard,Inmanycases,thereisasmallpriceincrease,butinothers,noneatall.Wecanassureyouthatthequalityofourconsumerdurableshasbeenmaintainedatahighstandardandthatourservicewillcontinuetobefirstclass.Welookforwardtoreceivingyourorders.谨谢上新的商品目录和价格表。

修订价格定于1997年4月1日起生效。

产品系列有一大革新，增加了不少改良的型号，扒出一系列新款的洗衣机，但许多款的开动号仍保持不变。

通货膨胀影响整个工业连带令货品价格上涨。

虽然如此，本公司并未全面提升价格，调整幅度亦不大。

本公司坚守一贯信念，务求出产优质之耐用消费品，迎合顾客的需要。

谢谢贵公司多年惠顾，盼继续合作。

　　5.说明价格调整原因

　　Iencloseournewpricelist,whichwillcomeintoeffect,fromtheendofthismonth.Youwillseethatwehaveincreasedourpricesonmostmodels.Wehave,however,refrainedfromdoingsoonsomemodelsofwhichweholdlargestocks.Wefeelweshouldexplainwhywehaveincreasedourprices.Wearepaying10%moreforourrawmaterialsthanwewerepayinglastyear.Someofoursubcontractorshaveraisedtheirbyasmuch

as15%.Asyouknow,wetakegreatprideinourmachinesandarejealousofthereputationforqualityanddependabilitywhichwehaveachievedoverthelast40years.Wewillnotcompromisethatreputationbecauseofrisingcosts.Wehope,thereforedecidedtoraisethepriceofsomeofourmachines.Wehopeyouwillunderstandourpositionandlookforwardtoyourorders.现谨附上本公司新价格表，新价格将于本月底生效。

除了存货充裕的商品外，其余大部分货品均已调升价格。

是次调整原因是原材料价格升幅上涨10%□，一些承包商的价格调升到15%。

过去40年，本公司生产的机器品质优良、性能可靠。

今为确保产品质量，唯有稍为调整价格。

上述情况，还望考虑。

愿能与贵公司保持紧密合作。

　　6.回复感谢信

　　Wegreatlyappreciateyourletterdescribingtheassistanceyoureceivedinsolvingyourair-conditioningproblems.Wearenowinourfiftyyearofoperation,andwereceivemanyletterslikeyourindicatingahighlevelofcustomersatisfactionwithourinstallation.Wearepleasedthatourtechnicalstaffassistedyousocapably.Wewouldlikeyoutoknowthatityouneedtocontactusatanytimeinthefuture.Ourengineerswillbeequallyresponsivetoyourrequestforassistance.Ifwecanbeofservicetoyouagain,pleaseletusknow.Thankyouagainforyourverykindletter.承蒙来信赞扬本公司提供的空调维修工程服务，欣喜不已。

五年前开业至今，屡获客户来函嘉奖，本公司荣幸之至。

欣悉贵公司识技术人员的服务，他日苛有任何需要，亦请与本公司联络，本公司定当提供优秀技师，竭诚效劳。

在此谨再衷心感谢贵公司的赞赏，并请继续保持联络。

　　7.请客户征询其它公司

　　Thankyouforyourenquiryof5Mayconcerningsilkblouses.WeregrettosaythatwedonotmanufactureclothingtoyourowndesignstothehighestEuropeanstandards:

SwanTextilescorporationTheindustrialzon

eShekouWesupplythefactorwithalltheirsilkmaterials,Iencloseaswatchofourstockmaterialsforyourexamination.Shouldyoudesireanyofthesesamplesmadeupintofinishedproducts,wecansupplytheswanfactorywiththem.Wehopethatthiswillbeofhelptoyouandwishyoueverysuccessinyourbusinessdealings.谢谢5月5月日来函查询关于纡绸罩衫的事宜。

本公司只生产纡绸布料，供应纺织品批发商和制造厂家，并没有制造成衣，因而未能接受贵公司订货，谨致万分歉意然而，本公司乐意推荐本地一家生产优质男装的工厂，相信可按贵公司设计的款式制造符合欧洲最高标准的服装：

蛇口工业区天鹅纺织品公司。

该厂的丝绸布料全由本公司供应，随函了什样本以供查阅，如贵公司认为适合，本公司乐意负责供应所需布料。

愿上资料对贵公司有所帮助。

谨祝生意兴隆，事事顺达。

　　8.改善服务

　　Thankyouforyourletterof26January.Iapologizeforthedeliveryproblemsyouhadwithuslastmonth.Ihavehadameetingwithourproductionandshippingmanagerstoworkoutabettersystemforhandlingyouraccount.Weknowwemadeamistakeonyourlastorder.Althoughwereplaceditforyou.wewanttomakesureitdoesnothappenagain.Wehavedevisedtheenclosedchecklisttouseforeachofyourfutureorder.Itincludesyourfirm'

sparticularspecifications,packingrequirementsandmarkinginstructions.Ibelievecanserviceyourcompanybetterandhelpyouoperationsrunmoresmoothlywiththissafeguard.Pleasecontactusifthereareanyadditionalpointsyouwouldlikeustoinclude.感谢1月26日来信。

对上月贵公司更换所需货品，唯恐类似事件再发生，本公司生产、运输和出口部经理已商议制订更有效方法处理贵公司事务，并为此特别设计清单。

随信奉上该清单，供贵公司今后订货之用。

当中包括特殊规格、包装要求和樗说明等栏目，相信此举有助本公司提供更佳服务，促进双方合作。

如欲增设任何栏目于该清单上，恳求惠示。

　　9.拒绝客户的要求

　　Thankyouforyourenquityof25August.

Wearealwayspleasedtohearfromavaluedcustomer.Iregrettosaythatwecannotagreetoyourrequestfortechnicalinformationregardingoursoftwaresecuritysysytems.Thefactis,thatmostofourcompetitorsalsokeepsuchinformationprivateandconfidential.Isincerelyhopethatthisdoesnotinconvenienceyouinanyway.Ifthereisanyotherwayinwhichwecanhelp.donothesittetocontactusagain.8月25日信收悉，谨此致谢。

来信要求本公司提供有关软件保密系统的技术资料，但鉴于同行向来视该等资料为机密文件，本公司亦不便透露，尚祈见谅。

我真诚地希望这样不会对贵公司造成不便。

如需本公司协助其他事宜，欢迎随时赐顾垂询。

祝业务蒸蒸日上!

　　10.应付难办的客户

　　Wehavebeendoingbusinesstogetherforalongtimeandwevalueourrelationshipoflate,wehavenotbeenabletoprovidethekindofservicewebothwant.Theproblemisthatyourpurchasingdepartmentischangingordersaftertheyhavebeenplaced.Thishasledtoconfusionandfrustrationforbothofourcompanies.Inseveralinstances.youhavereturnedgoodsthatwereoriginallyordered.Tosolvetheproblem,Iproposethatonreceiptofanorder,oursalesstaffcontactyoutoverifyit.Ifyoudecideonanychanges,wewillamendtheorderandfaxyouacopysothatyoucancheckit.Itrustthissystemwillcutdownondelaysanderrors,andallowouroperationstorunsmoothly.承蒙多年惠顾，本公司感激万分。

然近来合作出现问题，令服务水准未能符合对方要求，本公司为此提忧不已。

贵公司采部发出定单后，再三更改内容;

更有甚者，屡次退回订购之货品，导致了双方公司工作中的混乱和困惑。

为避免问题日趋严重，特此在接到定单后，由本公司销售人员与贵公司复核。

若需作出改支，本公司把定单修改后电传副本，供贵公司查核。

盼望上述办法经受减少延误，促进双方业务发展。

　　11.祝贺新公司成立

　　Ithasjustcometoourattentiont

hatyouhavelatelyopenedyournewEuropeanheadquartersinBrussels.Congratulationsonyourboldventure.Asyouknow,ourcompanieshavehadalongbusinessassociationintheUK.WelookforwardtocollaboratingwithyouinyourEuropeanventure.Pleaseletusknowifwecanbeofanyassistancetoyou.Wewillbedelightedtohelp.Wewishyoutheverybestofluckandaprosperousfuture.

　　12.非正式的预约要求

　　Couldwemeetsometimethismonthtodiscussthehypermarketproposal?

Wewanttomakedecisionbyth