外贸信函格式Word文档格式.docx

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主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

信的主体。

一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。

我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信

来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。

正文结束后，另起一段写结尾语。

结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。

例如：

“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

写在结束语的下面，签上写信人的名字。

如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通

函而已，不为人重视。

签名的下面，最好写上发信人的职位。

如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。

Encls:

2Invoices

Enc.:

1B/Lading

电子邮件格式：

众所周知，电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。

电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。

但是E-mail

的撰写也并不是一件很容易的事情。

您知道，当一封E-mail发送出去后，只要收信人在线，他可以几分钟内就收到。

所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的内容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。

通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。

但是我们在这里还是要建议大家，即便是写E-mail，由于是谈论公事，所以还是采用正式严肃的风格。

尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。

写日期时，请注意以下几点：

a.年份要写完整，不能用03代替2022。

b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件

中出现。

但是可以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、

电话、传真、邮箱、网址）。

写地址时请注意：

一般来说，门牌号和街道名

称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。

您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。

每次写信只要选择这个模板，信件会

自动显示这些内容。

商务信函写作要点：

写作商务信函并不要求您使用华丽优美

的词句。

所有您需要做的就是，用简单

朴实的语言，准确的表达自己的意思，

让对方可以非常清楚的了解您想说什

么。

围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作

用。

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。

人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。

然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。

他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourplaint”。

其

实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？

只不过是

把交谈的内容写到了纸上而已。

多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？

我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。

既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedelivered

today”？

放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目

的。

在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望

篇二：

齐头式外贸信函格式

每一行，包括日期和签名等都从左边开始，每行取齐，成一垂直线。

段落之间要空1——2行。

e（齐头式或平头式）

信头

——————

日期

封内地址

称呼

正文

————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————

———————————————————————————————————

结尾谦称

———————

手写签名

打印签名

附件

elmartradingpany

16mainstreet

fresno,california

tel:

123456

cableaddress:

elmarfresno

8january,1999

gentlemen,

wethankyouforyourletterofjanuary1.asrequested,weenclosethecataloguesforyourreference.

wewouldbeverygladtoofferanyfurtherassistance.pleasecontactusifyouneedanyadditionalinformation.

yourssincerely

encl.:

asstated

篇三：

外贸英文函电信函格式

实验一信函格式

信函格式

完成不同格式和结构的商务信函。

1.微型计算机；

2.Windows2000操作系统；

TheFormatofaBusinessLetter（信函格式）

Blockedformat:

allletterpartsbeginattheleftmargin.Becausethisstylecansavetypist’stime,ithasetobemuchwidelyusedandpreferrednow.

Semi-blockedformat:

allletterpartsbeginattheleftmargin,exceptthedateline,plimentaryclosing,signatureandwriter’sidentification.Itisalsonamedasamodifiedblockedformat.

Indentedformat:

thisstylemayfollowthesamelayoutaseithertheblockedorsemi-blockedformats,butwilldifferinthattheparagraphswilleachbeindentedbyfourorfivespaces.Itisatraditionalformat,especiallyinBritain.

Theformatofenvelopes:

mostpanieshavethereturnaddressintheupper-leftcorneroftheenvelope.Nameandaddressofthereceiverisalwayssingle-spacedwithalllinesalignedontheleft,andtheyshouldbeincapitalletter,withnopunctuationattheendofeachline.

TheStructureofaBusinessLetter（信函结构）

Thebasicponentsofabusinesslettermustcontain7parts:

letterhead,date,insideaddress,salutation,body,plimentaryclose,andsignature.

Additionalponents:

mailingorin-housenotation,reference,attentionline,subjectline,multipleletterheading,referenceinitials,enclosurenotation,carboncopynotation,postscript.

EstablishingBusinessRelations（建立业务关系）

UsefulExpression:

（1）WelearnfromyourletterofApril1thatyouareinterestedinestablishingbusinessrelationswithusforthepurchaseofourtools.

（2）HavinghadyournameandaddressfromthemercialCounselor’sOfficeofourEmbassyintheU.K.,weavailourselvesofthisopportunitytowritetoyouandseeifwecanestablishbusinessrelationswithyou.

（3）ThroughthecourtesyofMr.Freemen,wearegiventounderstandthatyouareoneoftheleadingimportersofelectricgoodsinyourareaandwishtoenterintobusinessrelationswithus.

（4）Wehaveetoknowthenameofyourcorporationandhavethepleasureofwritingthislettertoyouinthehopeofestablishingbusinessrelationswithyou.

（5）Wearewillingtoenterintobusinessrelationswithyoufirmonthebasisofequalityandmutualbenefit.

（6）Wewritetointroduceourselvesasoneoftheleadingexportersofawiderangeofelectricfansandairconditioners.

（7）Toacquaintyouwiththelightindustrialgoodswehandle,wearesendingyou,byseparateairmail,severalphletsforyourreference.

（8）SpecializingintheexportofChinesefoodstuffs,wewishtoexpressourdesiretotradewithyouinthisline.

（9）Pleaseacceptourthanksforthetroubleyouhavetaken.

（10）Weareobligedtothankyouforyourkindattentioninthismatter.

（11）Wetenderyouoursincerethanksforyourgeneroustreatmentofusinthisaffair.

（12）Allowustothankyouforthekindnessextendedtous.

（13）Weareexpectingtoreceiveyourearliestreplytothisenquiry.

（14）Wehaveanenquiryforsiliconcarbideandwouldliketoaskyoutosendusanofferfor1000metrictonsforshipmentduringSeptember.

（15）WehavereceivedaninquiryforMensShirtsandrequest，youtosendusyouroffernotlaterthantheendofthismonth.

（16）Wehaverecentlyreceivedmanyinquiries,fromretailingshopsinNewYorkareaaboutthecaptioneditemsandaresurethattherewouldbeverybriskdemands.WeshallappreciateyouringusyourmostpetitivepricesonaCIFNewYorkbasisforthefollowing.

（17）WehaveseenyouradvertisementintheTextilejournalandshouldbegladifyouwouldsenduspatternsandpricesofqualitycottonpiecegoodsavailablefromstock.

例l：

要求建立业务关系

DearMr.Trooborg,

Welearnedformthechinalightindustrialexhibitionheldinshanghaion2022thatyouareinterestedinourpany’splushtoy.Wearewritingtoyoutoestablishlong-termtraderelationswithyou.

Ourpanyisastate-ownedforeigntradeenterprise.Inrecentyears,withtheinternalreformandrapidlyincreaseoftheamountofthebusiness,wehavemadeagreatachievementineconomicstrengthandthesystemofreformandmanagement.Wehaveourprincipleas搈utualbenefitandmondevelopmentWewillprovidethebestserviceandestablishthelong-termrelationshipwithcustomersallovertheworld.Wehaveagoodvarietyofcolorsandsizestomeetwithdifferentneed.Togiveyouageneralideaofourproducts，wearesendingyouseveralpicturesaboutourproduct.

Wearelo（本文来自：

WWw.bDFQ千叶帆文摘:

外贸信函格式）okingforwardtoyourspecificinquiries。

Andwearelookingforwardtolearnmoreaboutyourpany’screditcircumstances.

Yourstruly,

UniversalTradingCo.,Ltd

LiJunwei（Mr.）

ToyDepartment

如果是第一次和收信人联系，或者是通过BBS帖子联系，信中应附加一些介绍自己公司业务范围、可能的成交份额等内容，以引起对方更大的兴趣。

当然，这样的信函应当提供详细的联系地址、电话、电子邮件、网页，联系人等，以便今后进一步联系。

例2：

寻求供货

Exercises:

（Ⅰ）Rewritethefollowingsentencesandphrases（MOREEFFECTIVE）

1.Wehaveforacknowledgementyoursle.

2.Wehaveinacknowledgementyourletterdated…

3.Inreferencetosaidcontract…

4.Reyourclaim…

5.Pursuantto…

6.Thewriterwishestoacknowledgeyourletterof…

7.Iwritewithreferencetoourtelephoneconversationyesterdayregardingtheabovematter.

8.Wewishtostate…

9.Iamwritingtoinformyouthat…

10.Werefertoourpreviousmunication…

（Ⅱ）Arrangethefollowingintheproperformastheyshouldbesetoutinaletter.

（1）sender’sname:

ChinaNationalLightIndustrialProductsImportExportCorporation,ShanghaiBranch

（2）sender’saddress:

123JiefangRoad,Shanghai,China

（3）sender’sfaxnumber:

86-22（4）sender’semailaddress:

linda@

（5）date:

March18,2022

（6）receiver’sname:

H.G.Wilkinsonpany,Limited

（7）receiver’saddress:

456LombarStreet,Lagos,Nigeria

（8）salutation:

DearSirs

（9）Subjectline:

SewingMachines

（10）themessage:

①WethankyouforyourletterofMarch6inquiringforthecaptionedgoods.

②TheenclosedbookletcontainsdetailsofallourSewingMachinesandwillenableyoutomakeasuitableselection.

③Welookforwardtoreceivingyourspecificinquirywithkeeninterest.

（11）plimentaryclose:

Yoursfaithfully

（Ⅲ）Addressanenvelopetotheaboveletter.

篇四：

外贸函电--格式与范文

外贸函电--格式

外贸函电基本格式

20May2000

DateLine

日期）

KeeCo.,Ltd

34RegentStreet

London,UK

InsideAddress

收信人地址

DearSirs:

Salutation

Wehaveobtainedyournameandaddressfrom

DeeCo.Ltd,andwearewritingtoenquirewhetheryouwould

bewillingtoestablishbusinessrelationswithus.

Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,we

areinterestedinextendingourrangeandwouldappreciateyour

cataloguesandations.

Ifyourpricesarepetitivewewouldexpecttoplacevolume

ordersonyou.

We