Word实用技巧大全.docx

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Word实用技巧大全

Word实用技巧大全

插入其它语种的特殊符号

   用Word进行文字处理时，往往要输入很多符号。

这里介绍几种常用的输入其他语种特殊符号的方法。

1.插入符号法

　　单击“插入”菜单栏，选择“符号”命令，在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种。

但是此法调用符号模块时间较长，加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦，因此有一定局限性。

2.利用软键盘功能法

　　Windows内置的中文输入法提供了13种软键盘。

它们是：

PC键盘、希腊字母键盘、俄文字母键盘、注音符号键盘、拼音键盘、日文平假名键盘、日文片假名键盘、标点符号键盘、数字序号键盘、数学符号键盘、单位符号键盘、制表符键盘、特殊符号键盘。

我们可以根据需要，进行不同的选择。

　　操作时，只须用鼠标右键单击输入法词条的软键盘图标，选中需要的软键盘，即可选定、插入符号。

3.利用英文字体设置

　　在英文字体Wingdings和Webwings下，数字、英文字母和其它的一些字符显示为一些符号。

　　另外，以此类推，利用上述几种方法，还可以为用户的屏幕保护程序“三维文字”增加近200种特殊图案。

方法是：

在“三维文字”的“设置”中，输入上述的英文字母、数字和字符，字体选择为Wingdings或Webdings，则出现与之对应的符号或特殊图案，如果再选择扩展名为BMP的文件为纹理，屏幕保护程序图案会更加美观大方，更加多样化。

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★快速输入大写中文数字

   在一些特殊领域，例如银行等金融部门，经常需要输入中文的数字，一次两次可以，但是输入次数多了未免太麻烦了，这里介绍一种快速输入中文数字的方法：

执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁…..”，单击“确定”，中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。

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★将姓名按姓氏笔划排序

　　在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。

首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。

　　在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。

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★在Word中插入当前的日期和时间

　　用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。

方法很简单，只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。

用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。

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★锁定插入的日期和时间

　　在上面的例子中，我们介绍了如何插入“日期和时间”，如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话，则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。

如果用户并需要日期和时间的自动更新，可以单击时间和日期处，按下Ctrl+F11组合键，这样就可以锁定时间和日期了。

还有一种一劳永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本，自然就不会自动更新了。

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★利用合并字符功能设置上下标

　　用户在编辑文档的时候，有时会遇到某个字符同时具有上下标，例如X10、10+2-1，公式编辑器可以轻松的完成任务，但是如果在安装Office时没有安装公式编辑器该怎么办呢？

　　在工具栏里添加“合并字符”按钮，键入有上下标的字母，依次键入上标、下标，然后同时选中上下标，最后按下合并字符按钮，接着会弹出对话框，进行了相应的设置后，就完成了上下标的输入。

　　需要提醒用户注意的是，如果上下标对不齐的话可以尝试加空格，另外此方法只适用上下标不超过6个字符的情况。

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★使用⑩以上的数字序号

　　以前在Word中输入10以带圈序号非常困难，现在WordXP中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。

点击工具栏上的○字按钮，在“文字（T）”栏输入“11”，“圈号（Q）”栏中选“○”，点“确定”即可完成。

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★使用格式刷重复复制格式

　　格式刷的用法相信广大用户都会，但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢？

　　其实只要双击“格式刷”按钮，用户可以将选定格式复制到多个位置。

再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。

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★利用拖放的方式复制网页

　　在复制网页内容时，通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分，然后执行“复制”命令，接下来打开Word程序，进行“粘贴”。

　　其实还有更加简便的方法，就是使用Windows最常见的拖放功能，选中网页上的内容，按住鼠标左键不放，拖到Word窗口，然后释放鼠标左键，网页的内容就被完整复制了。

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★利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里

　　用户在录入一段文字时，经常会遇到这样的情况，一个由多个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里，如果遇到这种情况，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。

　　方法很简单,选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。

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★让光标在段落间快速移动

　　在编辑Word文档的时候，如果需要在段落之间移动，可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键，然后再按下方向键中的向上或向下键，这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。

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★巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”

　　用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。

通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。

　　将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”。

单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。

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★快速显示文字格式

　　在用户编辑文档的时候，有时需要确定某一段文字应用了何种格式（如字体、大小等）。

　　执行“帮助”菜单上的“这是什么？

”命令，鼠标指针变为一个问号后，单击需要确定格式的文字。

屏幕上就会显示出该文字的格式。

用户还可以按下Shift+F1组合键，然后单击需要查询格式的文字。

如果不需要文字格式的显示，可以按下Esc键取消。

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★在Word中用另类方法复制文本

　　选定需要复制的文字，按下Shift+F2组合键，这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样，然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。

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★去除自动添加的超级链接

　　Word有很多自动功能，这无疑给用户的操作增添了无数的便捷，但有时也会感到有些不方便，比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后，Word会自动将其转换为一个超级链接，对于不需要这一链接的用户来说如何去除自动添加呢？

　　有三种方法

1.即时方法，在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后，按下Ctrl+Z组合键，即可取消该自动转换。

2.长期方法，执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中，去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择。

　　需要提醒用户注意的是，使用此方法后，当用户再输入网址或E-mail地址时，Word就不会自动将其转换为超级链接了。

3.取消其它位置的超级链接，如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本，只需在按住Ctrl键的同时单击该超级链接，然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。

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★快速插入一对大括号

　　将光标置于需要插入大括号的地方，然后按下Ctrl+F9组合键，就可以快速在插入点插入一对大括号，并且将输入光标置于大括号中。

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★在Word2002中选择多个文档区域

　　用户在Word2002中可以像在Windows窗口中选择多个文件一样来选中多个文档区域，这样可以大大提高工作效率。

具体方法与选择多个文件一样，就是按住“Ctrl”然后使用鼠标进行选择即可。

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★禁用智能标记

　　虽然智能标记大大方便了用户的操作，不过可能也有些朋友不喜欢它们，因为不时的弹出菜单太烦人了。

那就将它们取消了事，方法很简单，仍然打开对话框，取消“使用智能标记标识文字”和“显示智能标记操作按钮”两个复选框就行了，如果你仍想使用某个智能标记，那就在“识别器”清单中个别设置就行了。

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★WORD字体随身携带

　　在日常办公中，常常要在另一台电脑上打印本机Word文档，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。

要想即不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做：

执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。

　　注意：

①如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；②你想嵌入的字体只能是TrueType字体；③这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；④在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。

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★为WORD文本加注解

　　如果你想为WORD的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而又不想让注释出现的文档中，下面三种方法中的任意一种可以帮你实现：

　　①先选中需要注释的文本，用“插入→批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方；

　　②将光标移至需要加注释的文本后面，用“插入→脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）；

　　③如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（非WORD格式也行），然后建立一个链接：

选中要加注释的文本，用“插入→超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文档的打印），点击该文本（在WORDXP中需要按住Ctrl键），则可直接打开注释文本所在的文件。

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★快速输入特定的短语

　　我们在用WORD2000/XP进行文档编辑时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在一篇文章中可能要反复输入，如果每次都是一个字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、速度慢，而且容易出错，同时也很难每次输入文本的一致性。

我利用WORD2000/XP的“剪贴板”功能，实现了特定短语的一次性输入，达到快速、准确、一致之目的。

①启动WORD2000，打开“剪贴板”工具栏。

②选将特定的短语（如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等）输入到文档中，然后一个一个的选中，用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴板”中。

③在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。

④如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可显示出该短语，点击你需要的短语即可（在WORDXP中，“剪贴板”上直接会显示出短语的内容）。

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★特殊符号的输入

　　在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号，我们以“※”为例，看看如何输入特殊符号：

　　①软键盘法。

右击中文输入法的“软键盘”（一般输入法均带有“软键盘”），选“特殊符号”选项，直接点击符号“※”所在的字母键即可；

　　②自动更正法。

用“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”框中输入“mh”，在“替换为”框中输入“※”，先后按“添加”和“确定”按钮。

以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时，系统会自动将其更正为“※”，如果你确实需要输入字母“mh”（不会这么巧吧！

），你可以先输入“mha”及后面的文字，再将“a”删除即可；

　　③自造词法。

右击中文输入法（以“五笔字型”为例）状态条，选“手工造词”选项，打开“手工造词”对话框，在“词语”框中输入“※”，在“外码”框中输入“mh”，先后按“添加”和“关闭”按钮，以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”；

　　④用“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“广义标点”子集中会找到“※”，双击它即可输入。

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★使用通配符进行模糊替换

　　如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方法实现：

　　①用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项；

　　②在“查找内容”框中填入：

“*”后（*号代表任意字符，？

号代表1个字符），点击“替换为”框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定；

　　③按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。

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★Word文档与RTF文档的互换问题

　　Word允许用户输入和输出一种RTF特殊格式的文件，只需选择“另存为”命令，在“保存类型”中选择“RTF格式”即可。

　　RTF是RichTextFormat的缩写，并将它作为该格式文件的扩展名。

RTF文件格式是由Microsoft创建的。

它是为在不同程序间传递数据而设计的。

其优点之一就是文件的格式信息不会丢失或破坏。

例如，用户可以利用RTF格式将文档在Word与老版本的Word、PageMaker以及其它几种流行的软件（包括WordfortheMac）之间传送。

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★如何将Word文档转换成为幻灯片

　　我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。

　　其实，Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。

方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。

例如需要将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。

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★使用Word字体隐藏功能制作模板

　　在Word的使用中，有时候我们需要制作打印用的专用模板，比如在下面的表格中我们可以看到粗体的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的“联系表”空白样表内，因为这些黑色文字是要经常变化的，所以不能把它们都作为模板内容，只能空下来不填，但是每次输入要打印内容的时候，会因为不知道哪个空白单元格，应该填写哪个相应内容，这样我们会觉得无所侍从，经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦，如何使这些文字只显示，而不让它们打印出来呢？

为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法：

　　高级管理人员联络表

　　编号

　　00102549

　　网址：

　　EMAIL:

　　cougarlee@

　　网名：

水木清华

　　　　隐藏文字的方法：

选中要隐藏的文字，如“高级管理人员联络表”，然后，单击“格式→字体→效果”，将隐藏”复选框打上钩，然后单击“确定”按钮。

其它的粗体文字只要选中后按照上述方法执行即可，或者使用格式刷来刷一下就可以了！

隐藏文字后，怎样设置能看得见它们呢？

方法如下：

单击“工具→选项→视图→非打印字符”，选中“隐藏文字”复选框，这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了！

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★在没有安装Word的计算机上查看文档

　　有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装Word的计算机上使用，如果时间来不及的话，可以不安装Office，采用以下方法。

　　在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为Web页”命令，输出的网页文件自然可以拿到其它计算机上演示了，而且对作品的效果影响不大，只是一些版式变化。

另外，也可以用写字板来打开Word文件。

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★换页时不再频繁敲回车键

　　在编辑文档时，经常会遇到换页的情况，大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页面，这实际上是一个非常不好的习惯，因为当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面，所以用户应当使用下面的方法：

　　当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工作。

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★Word“分节”的妙用

　　在Word中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。

如果需要修改属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新的页面设置选项。

除非插入分节符，否则MicrosoftWord会将整个文档视为一个节。

分节符是为表示节结束而插入的标记。

分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。

分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。

　　插入分节符的方法如下：

　　1.单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令，出现一个名为“分隔符”的对话框。

　　2.在“分节符类型”下，单击描述了所需新分节符开始位置的选项。

分节符类型共有4种：

“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”。

下面的示例显示了可插入的分节符类型。

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★为部分文档创建不同的页眉或页脚

　　创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。

要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。

⑴如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符；

⑵单击要为其创建不同页眉或页脚的节；

⑶单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。

出现“页眉和页脚”工具窗口；

⑷单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮；

⑸修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。

Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。

⑹要为下一节创建不同的页眉或页脚，重复步骤1到步骤5。

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★Word文档转换为HTML文档后的变化

　　当我们将Word文档存为Web页面时，Word会关闭文档，然后用超文本标记语言（HTML）格式保存，但是因为HTML不支持某些Word功能，转换时Word会更改或取消内容，因此应先用Word格式保存文档。

特别是当文档还要当作Word文档使用时。

下面将Word文档转换成HTML时发生的变化列出如下：

　　字号：

字号会映射成最接近的有效HTML字号，范围从1号到7号，这些字号并不是磅值，但浏览器用它们作为字号的指令。

Word字号是从9号到36号；

　　批注：

用"插入"菜单中的"批注"命令插入的批注会被删除。

不过，在将文档保存为HTML格式后，可以输入批注并显示"批注"样式。

浏览器在显示WEB页时，不会显示批注；

　　动态文字：

动态文字效果会丢失，但文字保留下来。

在Web页创作中，会在页中给动态文字插入滚动文字；

　　图形：

图片和剪贴画等图形会转换成GIF格式，除非，图形已经是JPEG格式。

文字框和形状等图形对象无法转换，线条会转换为横线；

　　制表符：

制表符会转换成HTML制表字符。

制表符在某些Word浏览器中会显示为空格，所以可以改用表格或缩进。

　　域：

域结果会转换成文字，系统会删除域代码。

例如，用户插入的是DATA域，日期文字会转换过来，但日期将无法更新。

　　目录和索引：

信息转换过来，但目录和索引、图表目录在转换后无法转换自动更新，因为它们以域代码为基础。

目录会在页码处显?

quot;*"，这些"*"是超级链接，用户单击该链接即可在即可在Web页中漫游。

用户可以将星号替换为希望超级链接显示的文字。

　　首字下沉：

首字下沉会被删除，在Web创建环境中也可增大一个字号。

　　图形对象：

图形对象无法保留，用户可以插入"Word图片"对象，在Web页创作中使用绘图工具。

对象转折换为GIF格式。

　　公式、图表和其他OLE对象：

这些项目转换为GIF格式。

外观会保留下来，但用户无法更新这些项目。

　　表格：

表格宽度。

尽管Web页不支持的设置会丢失，但表格会转换过来。

彩色的、可变换宽度的边框不会保