新湘前期物业管理投标书.docx
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新湘前期物业管理投标书
蓉瑾家园三期前期物业管理
投
标
书
湘乡新湘物业管理有限公司
二0一一年九月二十五日
蓉瑾家园三期住宅小区前期物业管理
投标函
致：
鑫龙房地产开发有限公司
本公司认真研究了贵公司蓉瑾家园三期前期物业管理服务招投标文件后，愿意接受招标文件的要约条件，愿意参加本次招标。
本公司声明如下：
一、同意按照招标文件要求参与竞标，否则视为自动放弃。
二、在签署前期物业服务合同之前，本招标文件和贵司的中标通知书构成约束双方的契约附件。
三、如我公司中标，将按照贵公司规定的时间签订前期物业服务合同，并按照要求准时进驻进行物业管理全方位服务。
四、我方同意，在从规定的递交投标响应文件截止之日起90个日历日内，自觉遵守本次招投标活动的每项规定。
五、我公司的投标报价为：
住宅物业管理基础服务费每平米每月0.65元。
投标单位名称：
湘乡新湘物业管理有限公司（公章）
法人代表：
日 期：
地址：
联系人：
电话：
技
术
文
件
项目概况：
蓉瑾三期占地面积19206.53㎡。
总建筑面积39234.56㎡，包括12栋住宅楼及楼宇车库临街门面，其中住宅约35376㎡，商业约2040㎡，车库约
3464㎡，总户数267户。
项目容积率为1.96，绿地率为32.8%。
对本项目物业管理的整体设想及策划
一流的物业需要一流的管理，一流的管理出一流的质量。
通过我们的服务，为“蓉瑾家园”创造价值，为业户营造一个“安全、舒适、温馨、亲情”的生活环境，让业主安心、放心。
一、总体管理服务目标
前期目标
成为开发商的好参谋、好帮手、好朋友；
合同目标
在合同期内，全身心为业主服务，成为业主的好保姆、好管家、好朋友。
两年内达到“湘乡市物业管理示范小区”的标准；
二、管理服务理念―――――湘乡市新湘物业让您更满意
三、服务承诺
1、总体指标
1、满意度指数85以上；
2、管理服务范围内不发生重大安全责任事故，
管理服务范围内不发生重大火灾责任事故，
管理服务范围内不发生重大设备管理责任事故；
2、分类指标
1、管理处设专线24小时受理报修，
2、业户接待时间：
365天8:
30-20:
30；
3、各类服务人员上岗培训率达到100%；
4、档案归档率达到100%，档案完整率达到100；
5、维修及时率达到100%；
6、维修质量合格率达到95%以上；
7、实行维修服务回访制度，回访率达到100%；
8、有效投诉处理率100％，投诉人签字满意率95％以上；
9、公共设备、设施完好率达到98％以上；
10、房屋建筑完好率达到98%以上；
11、绿化存活率达到98%以上；
12、清洁管理无盲点，
管理服务范围保持环境整洁，生活垃圾日产日清；
13、道路、停车场完好率达到98%以上；
14、管理服务范围内保安固定岗实行24小时保安立岗服务
物业管理组织机构框架图
物业管理方案
一、物业管理人员配备计划
1、管理处各岗位员工的任职要求
[管理处经理]
●大专以上学历
●具备行业岗位资格证书
●全国物业管理从业人员岗位证书
●熟悉物业管理的相关政策与法规，对工程设施有一定的了解和管理能力
●具有丰富的高档住宅小区管理经验
●外表端庄，思路敏捷
●有良好的团队精神和沟通技巧
●有良好的指挥能力、语言交流能力和文字表达能力
[经理助理]
●大专以上学历
●具备湖南省物业服务从业资格证书
●全国物业管理从业人员岗位证书
●具有住宅小区管理经验
●有良好的协调能力、语言交流能力和文字表达能力
[业户接待]
●大专以上学历
●熟练操作办公自动化软件
●熟悉住宅小区运作内容
●普通话标准流利
●有良好的协调能力、语言交流能力和文字表达能力
●通过湖南省物业培训中心专业培训
[保安服务]
●具备物业保安人员岗位上岗证书
●年龄20－35岁之间，男性
●身高不低于1.75米
●五官端正，具有较强的敬业精神
●作风正派、无前科、身体健康、站立挺拔、无明显外观缺陷
●能吃苦耐劳承受工作压力
●通过新湘物业培训中心专业培训
[维修养护]
●具备相关操作证及上岗证
●具有住宅小区物业的工程维修及保养工作经验
●具有较强的敬业精神和吃苦耐劳精神
[保洁保绿]
●通过保洁专业化培训
●熟悉住宅的保洁保绿工作
●形象健康
●细心、认真，能刻苦耐劳及承受工作压力
2、管理处各部门岗位人员配备
人员配备
现根据实际需要进行人员配置，共需16人，其中物业经理1人、管理员1人、维修工1人、收费员1人、保洁工3人、公共秩序管理员班长1人、公共秩序管理员8人（门岗4名、监控1名、
巡逻3名）。
二、物业管理目标
成为开发商的好参谋、好帮手、好朋友；全身心为业主服务，成为业主的好保姆、好管家、好朋友：
两年内达到“湘乡市物业管理示范小区”的标准；
三、物业管理相应的规章制度
新湘物业管理有限公司
管理制度
第一章董事会职权
一、议定本公司的长远规划和经营方针。
二、依据公司的长远规划与经营范围，讨论和决定本公司的机构设置、人员编制和职责范围。
三、讨论和通过公司的年度工作计划和财务预算。
四、审定和通过公司的年度工作报告与财务决算。
五、讨论和议定公司的重要规章制度和职工队伍的组织建设、思想建设等重大问题。
六、根据工作需要作出授权的决议和讨论其他重大问题。
第二章经理岗位职责
经理是对公司负有全面服务的管理者，处于中心地位，起领导核心作用，负责公司的全盘工作。
一、认真学习和贯彻执行党和国家对物业管理部门制定的方针、政策，法令和上级领导的指示决定及工作安排。
二、充分发挥和调动手下管理人员和各职能部门的作用，建立健全强有力的管理机构和行之有效的规章制度，不断进行和提高公司管理水平。
三、负责编制和审定本公司的经营决策，年度计划、员工培训计划和员工工资调整方案，及时提出各个时期的中心工作，确保各项计划和工作任务的顺利完成，使公司得到不断的发展。
四、贯彻执行安全经营管理和劳动保护条例，保证员工生命安全和身心健康。
五、加强财务管理和经济核算，不断提高经济效益。
六、抓好员工队伍建设、懂技术、会管理的领导队伍和技术骨干。
七、认真做好工作考核，鼓励先进、树立典型，发扬成绩、纠正错误，充分发挥员工的积极性和创造性。
八、以公司经营宗旨为使命，以业主满意为目的，搞好实质工作。
第三章办公室职责
一、认真学习贯彻相关法律、法规，制定各项管理制度和工作计划，并检查落实。
二、负责住户的入住、装修手续办理及档案管理，严格执行文件管理程序和文档资料的分类存档以及报刊杂志的征订和发放。
三、负责员工考勤工作，建立考勤制度，搞好绩效考核。
四、做好所有实物与设备的等级与库存管理以及所需物品的购买计划和发放，做到“帐帐相符、帐物相投”，物品存放及保管安全妥善。
五、组织召开例会、会议，撰拟相关材料，做好会议记录。
六、拟订员工培训计划，并定期或不定期的对员工工作进行总结，如强对员工的培训学习和业务考核。
七、负责小区的环境绿化和卫生保洁工作。
八、负责对内对外及对上对下的正常业务，保持公司形象搞好值班工作，监督其他部门工作。
九、负责筹办各种庆典及接待活动的准备工作，搞好小区文化活动。
十、负责完成公司交办其它各项工作任务。
第四章办公室主任岗位职责
一、在经理的领导下，认真学习贯彻本岗位相关法律、法规和公司各项管理制度的实施。
二、负责住户的入住装修手续的办理及档案管理，严格执行文件管理程序和文档的分类存档以及报刊杂志的征订和小区业主各类邮件的发放。
、
三、督促检查办公室人员工作，有权对违犯劳动纪律和不能按时完成任务的员工依照制度进行处罚，严格奖惩与绩效考核的兑现。
四、负责监督检查考勤制度的实施及员工上下班签到。
五、负责公司印章的管理和使用，严格执行印章的审用规定。
六、对保洁员的工作进行监督和管理，认真负责及搞好小区的环境绿化和卫生保洁工作。
七、组织召开工作例会及日常会议，撰拟相关材料并做好会议记录。
八、加强对员工的培训学习和业务考核，搞好员工思想工作，广泛吸收员工的合理化建议。
九、负责起草工作计划和内部各项管理制度的拟订以及日常业务办理及文件的打印工作。
十、做好财物登记与库存管理及所需物品的购买计划和发放，使库存的物品存放合理，保管安全妥善。
十一、负责筹办各种庆典及接待活动的准备工作，搞好小区文化活动。
十二、负责办公室全盘工作，直接对经理负责，保证完成经理交办的各项工作任务。
第五章管理部职责
一、在物业公司经理的领导下，认真贯彻相关法律、法规和公司的规章制度，主管客服和小区治安工作。
二、负责小区物业的接管验收工作。
三、负责协调处理业主的各种投诉事件，并对其进行认证解释，做好投诉记录。
四、负责检查住户的装修、入住。
保证和维护业主水、电、暖的正常使用，发生故障应及时进行维修。
五、负责公共设施、设备的管理和维修保养，保证其正常运行。
六、负责催交业主的物业管理费；水，电、暖费。
七、负责业主钥匙的管理。
八、完成公司交给的其它工作任务。
第六章管理部主任岗位职责
一、在物业公司经理的领导下进行工作，对小区的物业和业主实行具体管理和服务。
二、负责本部门员工的培训、考核及日常工作安排。
三、负责监督、检查部门员工的工作情况，有权对其进行处罚。
四、对部门员工应做到分工明确、责任到人，奖罚分明。
五、认真处理业主投诉问题，做到派单及时，过程监督，保证让业主满意。
六、负责对业主领取钥匙情况进行核实。
七、负责对业主的装修现场进行检查，对存在的问题及时处理。
八、定期对业主进行回访，征求意见和建议，并向上级领导汇报。
第七章保安队长岗位职责
一、熟悉小区内的楼宇结构、单元户数、人口数量、楼座排列，各种公共设施、设备的分布位置，各类公共场所的使用性质和服务对象，系统掌握住宅区整体情况。
二、带领保安人员认真执行保安队的各项规章制度，切实履行保安员职责，做出表率。
三、交接班时集中整理队员的仪容仪表，组织召开班前会和班后讲评并做好绩效考核。
四、负责本班人员的出勤、坚持白天和夜晚查岗制度。
五、管理本班人员的在班工作，认真做好交接班记录。
六、合理安排勤务工作，及时解决工作中存在的问题，关心爱护保安队员。
七、督促队员执行宿舍管理制度，保持宿舍整洁，无乱拉乱挂现象。
八、对本班无权决定或无力解决的问题应当及时向上级请示。
九、发生事故、案件或是遇到特殊情况应立即报告，执行重要任务时及时报告任务的进展和完成情况。
十、带领保安人员认真履行岗位职责，及时完成对里交给的各项保卫任务，遵纪守法严防失窃和暴力案件的发生，确保安全。
第八章保安员岗位职责
一、门卫岗位职责
1、着装整齐、佩戴齐全，按时上岗交接班。
2、值班时不准擅自离岗、嬉笑打闹、看书报、吃东西、睡觉、不准收听录音机等敢与工作无关的事。
3、值勤中要讲文明、讲礼貌，不刁难业主和客户，处理问题要讲原则、讲方法，态度和蔼不急不燥。
4、认真填写各种登记，要求字迹清楚，内容详细准确。
5、对外来人员一律进行出入登记，来访的客人得到业主或公司领导同意后方可进入。
6、严谨各类修补、买卖、收旧及搞传销的人员进入小区。
7、装修材料及专业安装队进入时应检查相关手续，未办理装修和安装手续的不允许进入。
8、业主进入小区时应检查《临时业主卡》，装修人员进入小区须检查《临时出入证》。
9、对运出小区的物品必须有物业公司签字后方可放行。
10、进入小区的车辆要详细检查，如发现有问题时应请车主（司机）在检查表上签字确认。
二、巡逻岗岗位职责
1、巡逻员要着装整洁、语言文明、礼貌待人，不喝酒、不吸烟、不闲谈。
2、负责对进入小区的可疑和闲杂人员进行盘查，并及时请其离开小区，制止小区内的打假斗殴事件。
3、严禁搞传销及做广告的人员在小区内各种公共场所、设施上散发和张贴传单。
4、熟悉小区内的楼宇结构、单元户数、人口数量、楼座排列以及小区内区间道路走向，车辆和人员流动规律，系统掌握住宅区的整体情况。
5、劝说院内的过往行人不要乱丢纸屑、烟头，维护好公共区域的环境卫生。
6、装修方式时要不定时巡查试施工现场，垃圾必须及时清运，倾倒到指定位置，严禁向窗外、阳台外、楼梯过道、天台等公共场所抛洒和堆放。
7、要与队友团结协作、密切配合、互相照应、共同完成巡逻任务。
第九章保洁班长岗位职责
一、以身作责，带领员工保质保量完成各项工作任务。
二、合理调配人力、物力资源，全面安排每日工作任务。
三、负责部门内的绿化培植、养护管理的技术培训并检查督促好工作的实施。
四、每日检查岗位的班次交接，工作质量效率、员工行为规范，发现问题现场纠正，并做好当日检查记录。
五、教育员工爱护公物，厉行节约。
六、认真学习业务技术知识，提高管理节约。
第十章保洁员岗位职责
一、室外保洁员岗位职责
1、准时到岗，每天清扫分区道路、绿化带、楼宇间硬化部分及坐台两次。
2、垃圾随时清理，倒置垃圾中转站。
3、熟悉各自分工及所负责范围内的清洁卫生情况，对其负全部责任，发现问题及时解决。
4、热爱本职工作，养成良好的卫生习惯、不怕脏、不怕累。
5、积极参加业务培训，提高业务水平，自觉学习有关清洁卫生知识，提高个人素质。
6、维护小区清洁卫生，对不讲卫生、不文明的现象要及时劝阻和制止。
7、完成公司交办的其它临时性工作。
二、花园及娱乐场所保洁员岗位职责
1、准时到岗，按工作任务和操作要求完成任务。
2、负责爱护健身器材等活动设施的维护和保养，定期向上司汇报用品的消耗及领用情况。
3、对游乐儿童，活动人员热情礼貌，合理耐心的解释，切忌用粗鲁的言语。
4、维护活动场所秩序，随时维护娱乐场所的卫生，及时处理突发事件。
5、定期对花园树木、池边喷洒药物，以确保花园四周卫生整洁。
6、及进维护、养护花园内设施设备，细小问题自行解决。
7、在客户或销售员的要求下，可以和客户谈物业公司及小区的相关情况。
8、对花园内的设施设备做好详细登记。
9、爱岗敬业，完成临时性的工作任务。
三、室内保洁员岗位职责
（1）楼道保洁员岗位职责
①每日对楼道清扫、保洁、单元门、楼梯扶手清擦、保洁。
②每周对楼梯内标志牌、信箱、消防栓、可视对讲机、防盗门、电表等公用部位进行保洁，并不断巡视保持干净。
③每月对楼道灯具、楼道门窗等公用部位进行保洁，并不断巡视保持干净。
④当班时间遇到楼内有可疑情况时，即时与保安人员联系。
⑤巡视楼内公共设施设备，发现问题做好登记并上报部门。
⑥定期对楼道蚊虫等进行消杀，确保无“四害”。
⑦积极完成上级交办的临时任务。
（2）办公室保洁员岗位职责
①准时到岗，按工作要求完成任务。
②工作时间不能做与工作无关的事，如聊天。
③不得随意翻阅办公桌上的文件，打扫完毕返之原地。
④积极参加业务培训，提高业务水平，自觉学习有关清洁知识，提高个人素质。
⑤不断总结工作经验，提高服务水平和工作效益。
⑥积极完成上级交代的临时任务。
⑦每次使用完保洁工具，应清洁干净，放到指定的地点。
四、上门服务保洁员岗位职责
1、按客户预约时间着装准时到达工作岗。
2、根据客户要求，按照部门制定的操作规范完成任务，并将结果及时上报部门。
3、严肃纪律，不得私自收取费用。
第十一章物业管理员岗位职责
一、管理员在物业管理部经理的领导下进行工作，对业主实行全面服务。
二、熟悉小区内的楼宇结构、单元户数、人口数量、楼座排列，各种公共设施、设备的分布位置，各类公共场所的使用性质和服务对象，系统掌握住宅的整体情况。
三、主动与业主进行交流和沟通，建立良好的人际关系。
四、处理业主/用户日常业务联系，问讯、咨询、投诉等事宜。
五、业主办理入住、装修手续后，负责对房屋进行交接验收，对存在的问题及时时行整改。
六、负责业主装修前交底和装修过程的检查，以及存在问题的处理。
七、负责小区太阳能、空调安装手续的办理，和检果验收。
八、负责对小区公共部位的设施/设备的检查和保修。
九、负责对小区的空置房时行检果和管理。
十、负责小区钥匙的管理和使用。
第十二章水电工岗位职责
一、认真学习业务知识，明确供电系统，熟悉设备性能保证安全用电。
二、遵守公司一切规章制度服从命令、听从指挥，不迟到早退，严格履行请假制度，坚守岗位，服从用户随叫随到，不拖拉扯皮。
三、对用电设备要定时或不定时的巡回检查，发现问题及时处理，填写好工作日志，并及时向上级详细汇报。
四、严格遵守操作规程，做到“送电时先高压再氐压，停电时先低压再高压”严禁扎刀开关带负荷停送电。
五、坚持劳保上岗，带电作业时，必须有人监护，确保工作人员人身安全。
六、节约用电，做到不该开的灯不开，不该送的电不送，按时开关路灯及一切用电设备严禁私自乱挂违章用电。
七、搞好岗位卫生，做到随脏随打扫，保持配电室内外干净、干燥、整洁，禁止闲杂人员进入配电室。
八、及进搞好业主用电的充电工作。
第十三章监控室规章制度
为了加强闭路电视监控系统操作室的管理，确保监控系统的正常使用和安全运作，充分发挥其作用，特制定本规则。
一、监控室值班登记制度
（一）监控人员必须具有高度的工作责任心，认真落实公司赋予的安全监控任务，及时掌握各种监控信息，对监控过程中发现的情况及时进行处理和上报。
（二）值班人员必须严格按照规定时间上下班，不准随意离岗离位，个人需处理事务时，应征得值班领导的同意并在有人顶岗时方可离开。
（三）对监控到的可疑情况，及时通知巡逻人员进行跟踪，确保园区的治安稳定。
（四）每天对监控的情况进行登记，并对值班登记本保留存档。
二、监控系统使用管理制度
（一）监控人员服从值班领导的安排，认真落实值班期间的各项工作任务。
（二）监控人员应爱护和管理好监控室的各项装配和设施，严格操作规程，确保监控系统的正常运作。
（三）非工作人员未经许可不得进入监控室。
公司员工和外来人员需到监控室查询情况和观访者必须经值班领导同意方可进入。
（四）禁止在监控室聊天、游戏，按操作规程使用，不得随意拆装设备，做好设备日常维护保养，保持室内卫生清洁。
（五）公司领导及有关部门领导需到监控室查询情况，值班人员应及时报告值班领导，并热情做好接待工作和给予积极配合。
（六）必须保守秘密，不得在监控室以外的场所议论有关录像的内容。
三、发现案件线索登记存档制度
（一）监控人员每天对监控录像进行翻看，发现有价值案件线索及时另存入U盘保留，并作好标记，为业务部门破案提供有效线索。
（二）监控人员对园区的打架、斗殴及盗窃、交通事故、火灾等录像进行另存入U盘存档保留，并做好标记。
（三）对公司领导要求保留的录像进行另存入U盘，制作光盘长期存档保留，并做好标记。
第十四章考勤管理制度
一、签到制度
严格实行上下班签到制，上班前10分钟、下班后10分钟为签到时间，超出或提前均视为迟到和早退，迟到、早退5分钟以内处罚现金5元，5分钟以上30分钟以内处罚10元，30分钟以上或不到者按旷工一天进行处理。
托人签到、签退或弄虚作假报考勤者，每发现一次处罚当事人50元罚款。
二、请销假制度
1、上班期间有事需请假，除公休一天外，其余时间均视为事假，事假期间无工资。
2、请假人必须写请假条，得到主管领导批准后，亲自将假条拿到办公室备案，领导不予批准或未做请假而擅自离开或逾假不归者均按旷工处理。
3、请假审批规定如下：
（1）各部门员工一日以内由部门主管审批，一日以上报公司经理批准。
（2）部门负责人一日以内由公司经理审批，一日以上由经理签字后上报总公司主管领导批准。
4、假满上班时必须到审批领导处进行销假报到。
5、负责主管考勤领导要严格考勤不徇情看面，秉公办事。
第十五章财务管理制度
一、认真贯彻执行国家各项财经制度和纪律，用新型的财务管理对本公司的经济管理进行全面、准确的核算、反映、监督和控制，为提高本公司的经济效益而发挥以财务管理为龙头的作用。
二、加强财务管理核算，按期编报会计报表，全面反映公司经营活动和资金变化情况，为公司领导提供真实的会计核算资料，使公司领导经营决策有可靠的数字依据。
三、加强财务管理，认真编制执行财务计划，按时收缴小区业主的水、电、暖气费及物业管理费，管好财产、管好财务资料，合理使用资金。
加强现金管理和支用，及时清理债权债务，精打细算、增收节支，提高管理经济效益。
四、搞好会计监督，严格履行公司赋予的工作职权，尊重宣传和维护国家有关财经制度、法令和纪律在本公司的执行情况。
五、加强财务工作人员的专业知识学习，提高业务水平，要求每位财务人员忠于职守、秉公办事，按财务制度办事，杜绝业务差错。
六、小区内有关重大经济协议或有关经济文件拟定要以财务参与和核算为依据，进行准确分析和管理。
七、所有财务现金支出必须有经理签字后，报总公司主管理领导及总经理审批。
四、物业管理行政管理方案
1、行政服务管理目标:
建立明确的管理和服务目标,规范化、标准化、专业化模式运作,满足服务要求的最大化。
2、行政管理组织目标:
建立合理、高效的组织架构,进行规范化、标准化管理,实现服务管理目标。
3、行政服务管理基本内容:
行政人事管理、财务管理、档案管理、公共服务（房屋维修、设备维护、公共秩序、保洁、绿化等）、特色服务（带送鲜花、报纸、租赁等）、组织文化活动等。
4、行政服务管理岗位职责:
4.1经理:
房屋管理、文件管理、业主投诉问题处理、增值服务的开展、社区文化的落实等项目统筹管理。
4.2管理员:
房屋维修、房屋租赁、业主档案管理、业主各种手续办理、增值服务及小区日常事务的监管。
4.3维修工:
设备保养与维修、
4.4保安人员:
小区公共秩序维护与监管、消防管理、车辆管理。
4.5保洁员:
楼道与庭院保洁。
5、行政服务管理操作流程:
5.1投诉处理:
物业服务人员接到投诉1日内,将问题分类传递到相关责任部门,2日内给业主确切回复,并负责督导解决。
解决后,就解决情况在1周内进行回访。
建立业主投诉档案库,确保《业主投诉记录表》及其他处理资料及时存入业主投诉档案。
5.2档案管理:
按照《档案管理办法》分类管理、归档,并及时送达到相关人员。
6、行政服务管理制度:
6.1员工行为规范。
6.2劳动人事管理。
6.3人员晋升办法。
6.4绩效考核及奖惩试行办法。
6.5合同管理制度。
6.6资产购置管理办法。
6.7财务管理办法。
6.8竣工图纸和技术资料验收标准。
7、信息反馈渠道及时间:
为了确保物业管理服务质量,使客户满意率达到和保持98%以上,物业将设立多种信息反馈渠道,形成信息反馈网络。
7.1在分公司建立业主意见登记本,随时搜集有关业主对物业管理方面的意见。
.7.2设立24小时业主投诉热线,24小时接受投诉。
公告物业公司网站、邮箱地址、电话号码及责任人姓名。
7.3每半年做一次对物业管理服务的意见调查,广泛征求业主意见,并将调查结果整理汇编,进行统计分析,查找问题原因,提出改进方案。
对重要问题给予正面回复。
7.4定期向上级单位做工作请示、汇报,主动接受工作监督和指导。
五、公共秩序维护和消防服务方案
1、公共秩序维护
1.1管理区域的门岗实行全天24小时立岗保安服务。
1.2保安人员应按公司规定统一着装、佩带胸牌、值岗前应列队整装、仪表仪容整洁端庄；值岗时应佩带通讯、警械装备、精神饱满、微笑服务。
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