供应商管理流程V1.1.docx
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供应商管理流程
版本记录
版本号
日期
修改者
说明
文件名
V1.0
2011-11-15
孙小明
初稿
供应商管理流程
V1.1
2012-03-13
蒋丹东
更新
供应商管理流程
目录
1介绍 1
1.1目标 1
1.2适用范围 1
1.3参考材料 1
2流程详细说明 1
2.1输入 1
2.2输出 2
2.3流程执行 2
2.4流程质量控制 6
2.4.1关键绩效指标KPI 6
2.4.2流程报告 6
3流程角色和职责 7
4附录 8
4.1术语表 8
4.2表单 8
1介绍
1.1目标
1.在合同签订后通过明确的流程来管理供应商，使其提供高质量的无缝服务，确保其服务质量达到合同要求
2.定期回顾供应商，使已达成共识的合同要求与服务级别相符
3.对供应商的变更进行管理，降低其对服务的影响
1.2适用范围
本流程适用于远东租赁信息技术部。
管理信息技术部的供应商，包括日常供应商信息维护、供应商管理、供应商的工作回顾和绩效评价。
本流程不适用于合同签署，合同管理，合同归档，合同纠纷和分包管理。
1.3参考材料
2流程详细说明
2.1输入
编号
输入项
来源
周期
1.
服务级别协议
服务级别管理流程
条件触发时（服务级别协议变更触发）
2.
与供应商签订的合同
采购管理系统
条件触发时（与供应商签订合同后）
3.
供应商提供的服务报告和数据
IT采购管理
条件触发时（合同触发）
2.2输出
编号
输出项
去向
周期
1.
供应商信息变更
变更管理流程
服务级别管理流程
条件触发时（供应商信息变更后）
2.
供应商评价报告
部门领导、供应商管理员
每年12月
3.
供应商回顾会议纪要
部门领导、供应商管理员
条件触发时（回顾会议后）
编号
输出项
去向
周期
4.
供应商的服务改进内容
部门领导、供应商管理员、流程执行负责人
条件触发时（定期与供应商回顾后）
2.3流程执行
供应商管理流程
回顾评价
持续改进
变更与服务交接
是
流程执行负责
人
6
通知回顾结果
1
发起回顾
新
11
供应商信息维护
9
建议更换供应商
否
5
汇总分析供应商
4
评价供应商
10
服务交接
是
7
要求供应商制定实施服务改进内容
结
2
合同到期前回
供应商管理员 顾
3
投诉引发的回顾
8
监督改进内容的执行
其它流程
服务级别
管理流程
合同管理
流程
供应商选
择流程
变更管理
流程
束
进？
是否需要改
结束 否
选择？
是否建议重
开始
图1、供应商管理流程图
管理活动
输入/触发
描述
输出/完成
标准
角色
1. 发起回顾
年度供应商考核触发
1.每年度组织一次供应商回顾会议对服务指标履行情况进行回顾
回顾通知
流程执行负责人
2.合同到期前回顾
合同到期之前触发
1.在合同到期之前对供应商进行回顾、对服务指标履行情况进行回顾
回顾通知
供应商管理员
3.投诉引发的回顾
投诉触发
1.对服务指标履行情况进行回顾
回顾通知
供应商管理员
4. 评价供应商
供应商提供的日常维护报告、《供应商考核评分表》、供应商信息列表
1.根据供应商日常工作的服务报告回顾服务质量、人员技能等相关问题
2.供应商管理员根据《供应商考核评分表》给供应商打分
3.在合同到期前对供应商的打分作为是否续签的参考
4.由于在日常工作中对供应商服务产生质疑引发对供应商的评价
对供应商服务改进的建议、
《供应商考核评分表》
供应商管理员
5.汇总分析供应商
对供应商服务改进的建议、《供应商考核评分表》
1.流程执行负责人根据《供应商考核评分表》评价结果形成《供应商评价报告》，投诉或合同到期之前触发的供应商评价可以不形成评价报告
2.将报告送部门领导
3.根据《供应商考核评分表》的评估标准对是否需要变更供应商及供应商服务是否需要改进做评判
对供应商的评价报告
流程执行负责人、供应商管理员
6. 通知回顾结果
对供应商的评价报告
1.将供应商的回顾结果告知供应商
回顾结果的通知
流程执行负责人
7.要求供应商制定实施服务改进内容
对供应商的评价报告
1.对于需要改进服务的供应商，供应商管理员要求供应商制定服务改进内容
2.供应商实施服务改进内容
供应商的服务改进内容
供应商管理员
8.监督改进内容的执行
供应商的服务改进内容
1.供应商管理员监控供应商的服务改进内容的实施进度
2.对供应商的服务改进内容的实施效果进行回顾
3.如服务改进内容会对现有服务、运维环境造成影响，则依据相关流程（例如服务级别管理流程、变更管理流程等）进行处理
服务改进内容的实施
供应商管理员
9.建议更换供应商
对供应商的评价报告
1.将部门对供应商的评价报告及更换供应商的建议反馈至综合服务中心商务管理模块
变更供应商的建议
流程执行负责人
10.服务交接
供应商变更通知
1.收到供应商变更通知和与新供应商签订的合同后，更新新供应商相关信息
2.供应商管理员以合同信息为依据与新供应商就实际工作做交接
（没有细化的服务要求在服务级别管理流程中获取）
供应商信息列表
供应商管理员
11.供应商
信息维护
新签订的合同
1.变更供应商或合同执行到期后新签订的合同的管理办法遵循采购中心的供应商选择和合同管理流程，供应商流程执行负责人维护更新相关供应商信息并通过变更管理流程，记录在配置管理数据库中
2.服务级别流程中有变更时，通过变更管理流程进行合同变更，供应商流程执行负责人与供应商管理员维护更新相关供应商信息
3.供应商管理员应保证供应商所提供的服务范围、服务级别和沟通流程在服务级别协议或者其它文档中被定义
流程执行负责人
2.4流程质量控制
2.4.1关键绩效指标KPI
指标设计说明：
1.考核指标可以用来反映流程的执行进度，即做了多少工作
2.考核指标可以用来反映流程的执行质量，即所完成工作的效果
KPI
目标值
衡量方式
周期
负责人
备注
评分合格的供应商所占比例
>=75%
评分合格的供应商/供应商数量
每年
流程执行负责人
流程执行负责人及供应
每个供应商改
进次数
<=1
商管理员对供应商提出实施服务改进要求的次
每年
流程执行负责人
数
2.4.2流程报告
编号
名称
说明
周期
负责人
去向
1.
供应商评价报告
流程执行负责人根据供应商管理员对供应商服务回顾的结果汇总，对供应商的服务表现进行评价的报告,供应商的考核评分表作为附件
每年12
月
流程执行负责人、供应商管理员
部门领导、供应商管理员
2.
供应商的服务改进内容
根据供应商日常工作的服务报告，回顾服务质量、人员技能等相关问题，对供应商改进服务的评价报告
条件触发时（定期与供应商回顾后）
供应商管理员
部门领导、供应商管理员
3流程角色和职责
流程的实现是通过不同的流程角色以及其所赋有的职责来实现的，因此流程的每一个角色可以被定义为一系列职责的集合。
在流程管理中，不同的人员将被赋予不同的职责，也可能一个人被赋予多个职责，同时也可以将其职责授权给其管理结构之下的人员。
本流程中所提及的角色的目的是为了在充分满足流程所需角色的基础上，为具体的实现提供足够的灵活性。
主要阐述了在供应商管理流程中所涉及的角色、职责、技能、人员能力以及人员经验的要求。
角色
职责
人员
角色
职责
人员
流程执行负责人
1.负责供应商管理流程的设计和改进
2.确保流程的设计、实施及执行能够取得管理层的参与和支持
3.整体上对该流程负责，建立流程实施、评估和持续优化机制
4.设计和改进供应商管理流程，监督检查流程的执行，定期评估流程，制定流程改进计划
1.汇总供应商管理的信息
2.定期与各职能组一起，对供应商所提供的服务进行评价
3.组织相关人员与供应商进行回顾
4.维护更新相关供应商信息并通过变更管理流程，记录在配置管理数据库中
5.通知供应商回顾结果
供应商管理员
1.负责联系、协调供应商
2.参加与供应商的谈判和回顾
3.监控供应商的合同履行情况，对供应商进行评价，提出对供应商工作的改进建议和意见，包括合同到期之前和投诉引发的供应商评价
4.维护供应商信息
5.与新供应商就实际工作做交接
各功能方向供应商管理员代表
4附录
4.1术语表
参见《运行服务管理体系术语表》
4.2表单
名称
说明
负责人
供应商信息列表
记录供应商信息的文档
流程执行负责人
供应商考核评分表
用于对供应商进行评价打分的表
供应商管理员
名称
说明
负责人
供应商合同与SLA对应关系表
描述供应商合同与SLA对应关系
流程执行负责人,供应商管理员
供应商回顾会议纪要
每年度供应商回顾会议的纪要
流程执行负责人
---文档结束---
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