汽车企业质量管理部门制度机动车出厂合格证管理办法Word文档下载推荐.docx

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2.2.3负责合格证系统U盾的统一申购、发放、登记等。

2.2.4负责VIN编码规则的管理。

2.3质量管理部

2.3.1合格证归口管理部门，负责合格证系统维护，负责合格证的打印、上传、变更，以及打印后的发放登记工作。

2.3.2负责已经上传的合格证因遗失、损坏、污染等原因进行更换、补发、换发后，合格证信息的申请上传。

2.3.3负责损坏、污染、打印错误等作废合格证的接收、管理、销毁、登记等工作。

2.3.4负责对合格证系统操作相关人员进行培训、考核，只有培训合格之后方可进行合格证系统操作等工作。

2.3.5负责产品合格信息、合格证打印信息一致且准确无误。

2.3.6负责合格证印章的保管使用。

2.4、配套部

2.4.1负责组织空白合格证的印刷与采购。

2.4.2负责电机、PACK等主要总成编号符合产品要求。

2.5、营销中心

2.5.1储运部负责合格证的领取和配车发放。

2.5.2负责市场合格证的变更、补发、换发的申请，负责对已经变更、补发、换发后旧合格证的回收。

2.2.3负责用户遗失的合格证的作废处理的通告，防止被非法使用。

2.2.4负责市场反馈合格证问题的处理。

2.6研究院产品部门

负责依据法规和配置信息输出电机、PACK等主要总成产品要求（编码规则等）。

2.7财务部

负责空白合格证保管、登记管理。

2.8信息化

负责合格证配置信息在系统中实现。

三、合格证正面样式备案及管理

3.1合格证正式使用之前，技术部负责将合格证正面样式向国家合格证管理机构进行备案，备案通过后方可使用。

3.2若合格证样式有变更时，需重新向国家合格证管理机构备案后方可使用；

若合格证样式无变更时，则按原样式进行制作和采购使用。

3.3合格证空白纸张印刷和防伪信息由国家指定的相关机构进行印刷，质管部备案记录以保证追溯每张合格证的使用记录。

四、合格证印刷要求及管理

4.1合格证的采购印刷

4.1.1合格证的印刷采购由配套部负责，质管部协助，并对正面样式、防伪信息、缩微、公司名称和公司标志等进行核对，核对无误后签字确认再进行批量采购和印刷。

4.1.2合格证的正面样式的印制必须严格按备案的样式，并且由有资质的印刷单位印制，印制单位应具有防伪印刷、缩微印刷能力。

4.2合格证纸张防伪信息管理

空白合格证具有防伪功能，打印后的合格证复核无误后，在二维码处由侧框线位粘贴专用保护纸，以免损坏二维码，并在下面信息栏处加盖“山东xxxxxx有限公司合格证专用章”印章，其他印章加盖一律无效。

4.3空白合格证的管理

4.3.1印制的空白合格证到货后，合格证管理人员核对数量，检查印刷质量，纸张编号必须全数检查（检查数量是否符合合同规定，检查纸张编号是否连号，是否有重号）印刷质量按5%-10%的比例抽样检查（检查是否清晰、是否有重影、是否有破损、是否有缺印、以及与签字确认样本一致性等），合格后由财务部办理入库手续。

4.3.2空白合格证的入库后，建立《空白合格证管理台账》，对合格证名称、数量、纸张编码范围等信息进行登记，空白合格证的入库台账的保管期限为“永久”。

4.3.3对空白合格证应采用具有保密、防盗、防潮、防高温、防虫等保管器具进行保管，应禁止太阳光线、紫外线的直接照射（检查防伪标志时除外）。

4.3.4空白合格证保管工作由财务部负责，财务部每季度对库存的空白合格证进行统计，包括数量和编号范围，统计情况报质管部存档。

4.4.合格证的打印

4.4.1合格证的打印由质量管理部合格证专员负责，使用专用电脑和打印机进行，其他人员不得打印，不得动用合格证专用打印机，一辆合格产品只允许出具一张合格证。

4.4.2合格证专员收到整车质量部《成品车检验合格清单》后，进行合格证打印工作，同时对VIN码和电机号进行核对，合格证打印比对最新批次公告技术参数并仔细核查确认后，确保技术参数填报内容与公告一致，方可打印操作。

4.4.3合格证打印完毕后，打印人员应再次核对合格证技术参数，确认无误后，保留电脑数据及上传合格证电子数据，打印好的合格证使用文件袋包装好储存待储运部领取。

4.5.合格证的发放管理

4.5.1合格证的配发

4.5.1.1合格证的配发是指本公司生产的车辆制造完成并经过各工序检验及下线检验合格后，方可打印、发放合格证。

4.5.1.2储运部指定专人负责领取合格证，并在《合格证发放记录表》上办理签字领取手续。

4.5.1.3合格证由质量管理部负责人（或其授权人）负责签发，其他人员无权签发合格证。

4.5.1.4储运部将合格证发放给客户时需对合格证中发动机型号、发动机号码、车辆识别码（即VIN码）、颜色、等参数信息与实际车辆进行核对，双方确认一致无误后再发放，防止合格证发放错误。

4.5.2合格证的换发

4.5.2.1合格证的换发是指因自身操作错误或产品技术升级等原因，需要对已经配发的合格证进行信息更改（例如：

颜色、轮胎规格等所有可选项）。

合格证换发必须严格遵守一车一证原则，先前配发的合格证需交予合格证专员回收并标注作废封存。

4.5.2.2合格证需更改的，由责任部门申请任提交《合格证换发、补发申请》，并说明更改原因及更改内容，经责任部门负责人审核后交质管部部长审批，第一次更换由责质管部部长批准即可，对于重复更改需要由分管副总批准。

4.5.2.3合格证专员收到已审批的《合格证换发、补发申请》和合格证原件后即可更改合格证，申请人即可领取更换后的合格证。

5.3合格证的重发

4.5.3.1合格证重发是指因合格证污损、丢失等原因，在不改变车辆任何技术参数信息，仅改变合格证纸张编号的情况下，重新打印发放原车辆合格证的工作流程。

合格证重发须严格遵守一车一证原则。

4.5.3.2如出现污损的情况，由责任部门申请人提交《合格证换发、补发申请》，并说明原因及内容，经责任部门负责人审核后交质管部部长会签，并需分管领导批准。

污损的合格证需交予合格证专员回收并标注作废封存。

4.5.3.3如出现丢失的情况，由责任部门申请人提交《合格证换发、补发申请》，并说明丢失原因以及客户情况说明函，经销售部门负责人审核，并由分管领导批准。

4.5.5合格证的发放应符合下列要求

4.5.5.1储运部授权人员在产品交付前2天持部门负责人签字确认的《合格证领取表》到质量管理部领取产品合格证，无《合格证领取表》或其内容填写不符合规定要求时，质量管理部有权拒绝发放。

4.5.5.2经签发后的合格证，储运部连同对应的VIN、发动机号（电机号）拓印等合格证明资料一并装入指定的防水袋中。

一辆合格产品的合格证明资料装入同一个防水袋中，装袋时要求在不取出合格证的情况下即可读取其信息。

4.5.5.3产品出厂前，由储运部授权人员逐台对照配发的合格证核对产品名称、型号、VIN、配置、技术参数无误后，将合格证明资料袋放置产品指定（或规定）的位置，同时告知用户。

4.5.5.4产品交付（包括送、发货）时，储运部授权人员应当对合格证明资料放置情况以照片方式进行记录保存，记录照片归入用户档案。

4.5.5.5合格证是产品质量证明，车辆检验合格才允许合格证的发放，只有附上合格证的产品才能出厂。

4.5.5.6发（送）货人员接收产品时，必须验证配发的合格证与整车信息是否正确、一致。

发（送）货时，从接收产品至送达经销商（或用户）之前的各环节均需对合格证妥善保管，技术参数表中的二维条码图形严禁污染、折叠和触摸以确保车管所能够正常读取。

4.5.5.7质量管理部合格证专员负责合格证的领用、打印、签章和发放工作，并做好合格证的领用、发放、存档记录，每月5日前将上月用量填报《合格证用量月报表》报送部门存档。

五、合格证电子信息及系统管理

5.1、合格证系统的操作电脑、企业代码、用户名、密码以及U盾由专人保管，其他人严禁使用。

打印、上传合格证的操作电脑、U盾及相应软件程序的操作应进行相关培训，操作人员经培训合格经部门负责人批准后方可进行独立操作。

当合格证系统操作人员离职时，应将相关事宜交接于接任者或者直属领导并更新合格证管理系统联系人信息。

交接完成之后部门负责人方可在离职单签字允许离职。

5.2、合格证电子信息上传、补传、修改、撤销的管理流程及批准程序

5.2.1合格证专员在确认打印无误后，必须在打印后48小时内将合格证信息上传至国家机动车合格证数据中心。

上传的合格证信息应与实际配发的合格证信息一致。

5.2.2对于补传是指合格证打印后超过48小时未上传的合格证信息，可以通过申请补传，对需要补传的机动车合格证信息填写相关原因后提交补传申请，经国家机动车合格证管理部门批准后方为补传成功。

5.2.3对于修改是指已上传的合格证信息进行修改处理，可以通过申请修改，对需要修改的机动车合格证信息填写修改原因后提交修改申请，经国家机动车合格证管理部门批准后方为修改成功。

不能修改的合格证项目有：

完整合格证编号、车辆识别代号（VIN）、发证日期、车辆制造日期。

5.2.4对于撤销是指已上传的合格证信息进行撤销处理，可以通过申请撤销，对于需要撤销的机动车合格证信息填写相关原因后提交撤销申请，经国家机动车合格证管理部门批准后方为撤销成功。

5.2.5合格证专员负责合格证核对信息反馈情况的查询和接收工作，并在24小时内处理完毕。

5.2.5.1对属于信息漏报或者误报的，应在规定的时限内补传或更正。

5.2.5.2对因公司原因导致信息核对不一致，且无法在规定时限内补传或更正的，如产品已经销售，由营销中心相关部门通知用户、经销商收回产品，并承担相应的法律和经济责任。

5.2.5.3对发现合格证有伪造、假冒嫌疑的，协助公安机关交通管理部门甄别真伪。

5.3、质量管理部合格证专员每月底对上传合格证信息和合格证核对符合率进行统计，对合格证的技术参数与公告产品不一致、不按规定传送合格证信息或传送虚假合格证信息、合格证核对符合率低、核对后续处理不及时的情况进行分析，查找原因，写出说明提出整改，报公司总经理审批处置。

5.4、质管部合格证专员负责每月对企业合格证信息数据库电子信息进行备份，以防止丢失和外泄，以保证本公司生产的车辆在设计使用年限内可查询相关车辆信息。

六、一致性管理

填报合格证数据时必须与公告参数批次一致，打印上传后需保证实物与合格证的一致性、一车一证。

若发生不一致情况，由质管部进行召回备案或者在企管部的监督下进行销毁。

七、合格证服务管理

7.1合格证随车发放后续管理与服务规范，包括对经销商合格证管理工作的指导、培训及约束

7.1.1合格证随车发放给储运部应对出厂车辆的合格证建立详实的电子或纸质记录档案，档案内容不得随意更改。

7.1.2营销中心应在合格证公告日期失效之前及时告知客户，客户知晓情况后应及时联系营销中心重新申请办理合格证。

客户得到合格证后应小心保管，不得遗失和损坏，且不得伪造或做假合格证信息，要如实保证一车一证制。

7.1.3合格证随车发放后客户及经销商应对合格证管理人员进行合格证的使用、上户、保管、移交等相关培训，除以上外还应出具相关约束条款，对于未按条款执行的，应有相应的处罚措施和整改措施。

7.2消费者涉及合格证咨询、投诉举报的责任部门及服务规范要求

客户咨询合格证问题时，营销中心应根据情况回答客户相关问题，涉及到合格证不符合要求或标准问题而导致客户进行投诉举报，应建立客户投诉档案，按要求给予帮助及问题处理。

7.3有关政府主管部门和工作机构日常管理、专项检查核查等工作的责任部门及规范要求

7.3.1车辆挂牌时合格证与车辆发生不一致时，车管所会记录合格证信息情况后反馈给公安机关，公安机关会通知相关机构进行整改和核查，公司应按要求如实汇报车辆涉嫌违规信息。

7.3.2国家相关部门或政府机关进行专项检查和核查时，公司应积极配合，按要求落实相关问题，杜绝问题的发生，对于已发生的问题公司出具相关的处罚措施及整改措施，严重者应追究刑事责任或移交司法机关。

7.3.3与合格证管理相关的责任部门应严格按国家合格证管理部门要求执行，不得随意触犯国家相关标准要求。

合格证相关部门要建立相关管理规范及要求，以便于合格证的后续管理及追溯。

八、罚则及保障措施

8.1、为确保本企业管理办法得到有效落实的承诺和具体保障措施要求，对于失误或者违反相关规定造成合格证管理混乱、严重影响车辆销售的，对责任人提出处罚考核。

8.1.1、公司内部在合格证的传递过程中因个人原因导致丢失或损坏，对责任人进行500元/次处罚。

并由责任人出具书面补发申请，经部门负责人签署意见之后报质管部部长批准方可补办。

8.1.2、客户因不慎丢失或被盗等原因需要补发合格证，需补发合格证的单位或当事人提出《合格证换发、补发申请》，经销售部门负责人签署意见，分管副总审批，按公司收费标准（1000元/次）向公司财务缴纳费用后方可补发；

客户因保管不当造成合格证污损需要换发合格证，按公司收费标准（500元/次）向公司财务缴纳费用后方可补办。

8.1.3合格证的U盾和登录密码、上传密码由专人保管，未经书面授权其他人员严禁使用，否则按200元/次处罚。

对违反规定（如私自开具合格证、违规操作等）一经发现将追究责任，构成犯罪的移送司法机关追究法律责任。

8.2、公司将本管理制度纳入公司质量管理体系，并不定期组织内审，以保障本管理办法和具体保障措施得到有效的实施。

当内审结果不满足本规定的要求，应对相关负责人进行处罚并责令整改，整改完成之后进行审查直到满足本规定的要求。

九、其他规定

9.1、合格证专员员每半年一次，对作废、回收、损坏等无法使用的合格证（统称作废合格证统计表）进行统计，记录作废原因、数量、编号、责任人（或责任部门），上报销毁。

作废合格证销毁批准权限为总经理。

销毁时至少有质量管理部负责人或企管部人员现场监督。

9.2、本制度自发布之日起实施。

十、引用文件

《工业和信息化部关于进一步加强汽车生产企业及产品准入管理有关事项的通知》（工信部装［2016］95号）

《关于贯彻溶实机动车含格证电子信息补传及企业管理办法备案要求的通知》（中机函［2016］182号）

十一、本制度最终解释权归质量管理部负责。

十二、附件

1.《空白合格证管理台账》

2.《合格证领取表》

3.《合格证发放记录表》

4.《合格证换、补发申请》

5.《合格证月用量报表》

6.《作废合格证统计表》

7.《成品车检验合格清单》

山东xxxxxx有限公司

2019-07-03

山东xxxxxx有限公司企业管理部2018年7月3日印发