职务说明书(采购科科长)文档格式.doc

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5、分配、督导采购员的各项工作

1.1制订、修订采购管理作业流程及操作规范书。

1.2制订本部门的绩效考核制度及供应商管理办法（考核）。

1.3参与公司相关制度的讨论、建立、修订、完善。

1.4提报并确定各类合同的格式版本（包括交期、价格、品质、帐期、包装、运输等）及权限管理。

2.1培训采购管理作业流程及相关操作规范书；

2.2培训、宣导、督导、考核本部门人员的相关管理规章及绩效考核

2.3协助技术、品管部对供应商的培训、督导、考核，监督实施供应商认证标准、供应商考核标准、供应商服务标准的执行。

3.1根据公司发展战略，负责组织制定年度采购计划,分解月度采购计划,并组织完成产品采购任务

3.2搜集采购产品相关行业技术信息、市场采购信息、国家相关产业政策，分析行业发展趋势

3.3上报有关采购准确信息，为公司重大采购决策提供支持

3.4按公司年度采购计划，负责与供应商签定合作协议

4.1开拓较强市场竞争优势的新供应商，组织对新、老供应商资质认证和综合能力考评

4.2对供应商的生产质量体系进行有效的监督检测管理,形成分供应商物料前置时间档案（供应商前置时间如附件）

4.3对供应商提供的新品进行试验跟踪并协调公司技术部门、销售部门确认并反馈。

4.4参与制定相关库存产品品种及最佳库存量方案、避免呆滞物料的产生，并组织实施

4.5组织建立供应商管理档案，提出采购管理改进方案

5.1确定本部门各岗位人员的分工（附内部分工明细表）

5.2根据各相关部门（订单上的物料由物控员提报、辅助材料由仓库提报、办公、劳保用品由管理部提报、设备由设备科提报、基建物资由管理部提报分工程项目预算）传递的申购单或请购单的审核，并落实相关采购人员，按要求组织采购。

5.3根据供应商管理办法,落实各采购人员进行相应供应商档案的管理及成本分析。

5.4落实采购员对采购计划（申购单）的登记跟催、送货过磅、入库跟踪、货款结算等，并对未按期按量按质到货的物资进行重点跟进，并采取进一步措施解决。

5.5落实并跟踪审核各采购员物料申购单转采购单作业。

5.6跟踪落实各采购员对各自采购物资采购完成进度。

生管部

采购科科长

生管部经理

6、组织熟悉产品的结构、材质、技术要求、品质状况等相关特性及建档

7、组织收集、建档（包括新产品）相关物料供应商的价格资料及调整与前置时间，并建立评估考核机制

8、采购异常处理

9、对所负责物资的物料申购单转换采购单作业

6.1通过技术、品管等部门提供或收集图纸、BOM表、样品、检验标准书、供应商资料及产品的前置时间等，必须了解熟悉产品的相关特性及所管辖物料的相关资料建档

6.2了解并熟悉相关物料的属性及加工工艺,进行有战略性采购。

6.3参加技术等相关部门对本部门相关产品的介绍，尤其是采购过程中应注意的事项，以免误购，并深入车间或仓库进行实物性能、结构的了解。

6.4有针对性的根据技术或生产的需要，与技术、品管人员等一起到供应商进行实地考察，对生产工艺等做出要求并跟进。

7.1依据技术部所提供新产品预计的单价，供应商的相关资料分类归档及保管。

7.2对相关物料供应商的价格资料及调整，经谈判并上报主管同意后分类建档。

7.3根据生产及技术要求，落实寻找开发供应商；

7.4组织调查、评估、评审新供应商的相关内容；

7.5收集、整理、建档合格供应商的相关资料；

7.6协助供应商的交期、价格、品质、配合度等相关事宜的考核，呈报主管；

7.7对考核结果有问题的供应商进行定期沟通和辅导，对屡次不改考核差的供应商予以淘汰。

8.1当采购订单下发到供应商，而供应商无法满足我司需求，已处理后，如还是无法解决时，呈报上级主管领导处理；

8.2在订制途中，因供应商的交期、质量等因素无法如期交货时，经处理结果无法解决的，呈报上级主管处理。

8.3当品管部告知供应商提交的产品出现品质异常时，即时通知供应商到厂解决；

如遇到紧急出货必须全数检查时，通知供应商到厂检查，如供应商无法到厂或生产急需时，此产生的费用与供应商协商解决,并反馈主管、财务部；

8.4当供应商产品缺料或品质异常,造成停工待料的费用与供应商协商解决；

并反馈主管、财务部；

8.5供应商送货抽查发现短装，必须以倍数乘以箱数，该费用与供应商协商解决；

并交财务部予以扣款；

8.6供应商产品产生让步接收时，产生的费用与供应商协商解决，并书面反馈财务部予以扣款；

9.1根据物控员提供的物料申购单及上级主管转的请购单后，到供应商管理资料中（Excel）调出符合交期、单价的供应商；

10、负责物料追踪入库异常处理

9.2根据物控员提供的通用件、专用件、标准件、辅件物料申购单中的需求量在供应商管理资料中（Excel）调出符合交期、单价的供应商，并开立采购单，呈报主管审核，并反馈物控员确认，在采购单中供应商有要求最低量的要反馈生管部，必要时知会销售部；

9.3接到请购单后，在Excel系统供应商管理或合格供应商名录中调出符合交期的供应商并录入相关的数量、交期、单价等打印出采购单，呈报主管审核确认；

（请购单属于物控员开立的，采购单需反馈物控员确认）

9.4采购单经过主管审核后，将采购单传给相关的供应商，立即电话联系是否有收到订单，及在采购登记表注明接收人、时间、张数等并要求对方确认传回同时分类归档，把供应商签回联订在一起；

9.5采购单经对方确认后，交期无法满足要求，立即找相关的供应商是否可以依照交期完成；

如无法完成即与物控员、计划员协商解决，确实无法满足交期，呈报主管解决；

9.6供应商中途告知因设备、人员等因素无法如期交货，通过其它途径求证并寻求解决办法，与供应商协商确实无法如期交货时，立即通知生管部、销售部协商解决；

9.7采购单中的交期（制作时间+运输时间+生产前三天）采购人员必须调出采购单与供应商确认生产状况是否可如期交货，并在采购单上注明时间、联系人；

（要求供应商将生产日报表、检验日报表传真）

9.8采购单中的零部件制作时间较长的，需在交期前加物料准备时间开始追踪确认供应商的产品是否已开工生产。

（特殊订单）

9.9经求证供应商有欺骗行为时，先行寻求解决办法并向主管报告，如确实影响交期时，要派员驻厂，如已来不及，要求供应商必须承担所有损失。

9.10新的供应商，在第一次购买或使用量少、价格少时，需预付款时，必须提供采购单（合同）、预付款申请单，呈主管审核后，到财务部办理申请。

10.1在查询中或采购员反馈的物料状况异常，立即与相关供应商联系确认解决，无法解决的呈报主管

10.2对采购员每天追踪第二天或两天内的应到物料的发货情况，如无法正常到货的，及时与计划沟通，并紧急调货，必要时呈报主管。

10.3对于反馈的应到而未到的物料，立即与相关供应商确认，确实没有发货的，需及时调货并呈报主管，必要时到供应商驻厂追货，直到物料发货为止。

11、客户订单规格变更、减少或取消订单的处理

12、建立安全库存及物料前置时间

13、落实供应商交期、单价、质量、数量反馈给财务部

14、价格调整与分析及成本控制

11.1接到生管部生产变更通知单，立即落实采购员电话通知相关供应商取消的订单数量、品名、规格，未生产的立即停止生产、已生产的统计生产状况及数量，在四小时内以书面形式传真采购科，同时落实采购员电话通知后即开立变更通知单传真给相关供应商；

11.2落实采购员将收到相关供应商的传真明细及汇总成统计明细表反馈物控员，并在Excel表做数量调整以及在笔记本上登录作为下次订单挪用的依据；

11.3物控员收到所有采购员的相关订单变更、减少、取消订单的相关损失明细后，汇总仓库、生产车间的相关数量明细，交采购主管，采购主管将损失金额汇总后呈总经理、销售部、财务部做为索赔的依据。

11.4订单减少或取消的物料，未交货的落实采购员将物料暂放在相关供应商，待指示后才可送入仓库。

12.1根据物料的前置时间、流动资金、仓位空间、销售计划等建立安全库存及物料前置时间，并提供生管部及销售部；

12.2根据物控员提供的安全库存请购，查询并审核确认安全库存数量的请购是否准确。

13.1根据上月所购买的物料（交期、单价、质量、数量）与每月25日对帐后付款前将对帐明细反馈给财务部审核，并作为付款与考核的依据。

13.2根据市场及供应商的反映，单价上调或下调时，立即反馈给财务部，以保证公司的最大利益。

13.3审核时发现物料价格连续三个月都未调整的，要汇总相关明细反馈财务部备查。

13.4发现采购员在购买物料时，供应商的质量、数量、交期连续二次以上有严重异常，须立即反馈技术、品管部进行处理，并书面传递财务部扣款处理。

13.5模具在达到一定数量该退回的费用，采购人员需每次在下单时登记在模具备查记录上，达到数量后需提报主管确认，并反馈财务部作为扣回款项的依据。

（模具费用扣款时需知会供应商）

14.1当外部因素（市场物料价格的波动、客户的要求、批量的增大、同行的竞争、币值的波动、专案的需求等）价格需要调整时，需及时与供应商进行协商，必要时与技术部进行处理。

14.2当内部因素（工艺、功能、材质等）价格需调整时，需即时与供应商进行协商，必要时与技术部进行处理。

15、不良品、呆滞品退货及废料处理

16、拟订、修订并完善采购合同

17、审核单据并落实录入电脑帐，做到日清日毕

18、付款计划。

19、做好与相关部门沟通工作

14.3每季度根据采购物料的类别进行价格与采购额分析；

得出价格波动的规律、采购金额的差额并予以考核。

14.4对A类物料，其价值占全部总值百分比50%~60%，应及时掌握市场商情，并反馈上级主管，直至总经理。

14.5对市场波动较大的物资，应抓住时机适时采购，及时反馈上级主管，作为谈判单价及购买的依据。

14.6根据生产交期，选择合理的供应商进行采购成本的控制。

15.1依据不良品管理程序对来料不合格、过程产生的不合格品、客户退货品等即时处理；

15.2依照总经理的指示处理呆滞品的相关事宜；

15.3售后退回的不良品，经整理后应退给供应商，无法退给供应商的，按报废程序，进行评估报废处理。

15.4根据公司报废管理办法及过磅制度，组织落实进行废品的处理。

16.1根据产品要求（技术、品质、功能等）及公司要求、供应商的需求等，制订采购合同。

16.2根据年度采购计划和资金计划，对A、B类物资进行战略性采购策略分析，制订大盘采购合同。

17.1审核各采购员传递的采购单、检验报告单、入库单、送货单、退货单、发票、扣款凭证、对帐单，并落实于每月20号前整帐完成，并在应付款计划表内录入相关金额，审核“付款审批单”后送交财务部；

17.2对财务部在审核中有异常的，召集相关人员说明并要求分析原因提出预防、纠正措施，并在付款计划表中进行修改。

18.1根据交易条件中的付款方式结合财务提供的资金状况、本月的采购状况、供应商的重要度、供应商资金的需求状况等，本月交货不影响交期为基准，分配各供应商上月之前的货款；

落实进行统计汇总编制各供应商月度付款资金计划表，于每月22日前审核完毕交上级主管审批。

18.2付款资金计划经核准，每月25日前送财务部；

18.3付款完成后，需在应付款计划表中做调整。

19.1与仓库做好退料处理，与仓库之间沟通工作。

19.2与生产车间了解在线物料情况。

19.3与品管部及时做好质量反馈，第一时间与供应商沟通处理。

19.4与技术部做好图纸更改，及时发到供应商处，及技术部做好工艺改进的相关工作。

19.5协助财务做好对帐工作。

20、特殊订单处理。

21、审核批示离职人员的工具、借用物料等。

22、对科员的教育、培训、异动与考核

23、需提交生管经理周、月的总结报告。

24、参加相关会议。

19.6与本部门（计划、物控、跟单等相关人员）做好相关工作的沟通协调。

19.7与其它部门临时性的工作沟通。

20.1对采购员（接到交期短暂的订单时，如是常规产品（根据客户需求），直接做成采购订单交物控及主管审核，同时与供应商协商确认，是否可满足该订单的各项要求，如是非常规的产品，直接与技术部门了解并记录该产品的功能及品质要求或技术图纸清单等；

或直接通知供应商到厂与技术部门一起确认该零件制作要求和标准，并追踪确认）无法解决的特殊订单：

通过与供应商协商未果的，组织相关部门进行评审，并呈报上级主管。

21.1审核离职人员对各仓库的借用物料和工具归还情况、工作交接情况等，并在离职单上注明发生状况及签字，交还离职人员。

22.1当新进人员至部门报到时，必须对新进人员进行环境介绍、岗位安全需知、工作流程介绍等相关培训，必要时对新进人员进行考核；

22.2平常工作不定时检查、教育和督促科员对工作场所、资料整理是否及时、清晰（6S），统一科员资料收集、整理手法；

22.3当人员离职时应需对离职人员进行离职访谈，经确认后督导离职移交手续与工作交接、接替人员等相关事宜；

22.4不定期对科员进行相关采购知识的培训，必要时要对科员进行考核。

22.5当人员调动时，需提前填写调动单至经理核准，结合工作情况并确定好调动日期，再予以调动。

22.6当人员升迁时，需将升迁人员的个人资料、工作能力、违规违纪、工作表现、专业特长等方面，尽量以数据的方式进行提报。

22.7当辞退人员时，需详细的罗列辞退人员的理由，例如：

违规违纪、工作服从性、配合度等方面，尽量以数据的方式进行提报，经核准后方可辞退。

23.1周五下午5点之前提报本周工作总结及下周工作计划。

23.2每月5号下午5点之前提报上月的工作总结及本月工作计划。

24.1每天早上上班前10分钟召开例会，参加每天下班后10分钟生产会议，以及部门召开定期和临时会议。

（会议迟到1分钟捐款5元）

25、做好6S

26、上级交办的事项。

24.2参加每月10号晚上的经营会议和目标会议（总经理主持）。

24.3参加每周一下午3:

30产销协调会（销售部主持），结束后参加订单评审会。

24.4参加每周六下午3:

30的总经理召集例会。

25.1根据6S标准要求，每天至少一次对科员所属区域的6S、环境卫生、环保、废物、安全等方面进行检查，并将检查状况记录在工作日志及相关表单上。

25.2协助公司做好其他应急突发安全事件的处理。

26.1对上级下达的各项任务及时有效的配合完成并将完成情况反馈给上级主管。

资历要求及任用资格:

制订日期

核准

审核

制订

修订日期