资金流管理.docx
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资金流管理
第五部分资金流管理
1 组织架构及部门职责
资金结算中心是市、州局（公司）财务管理的重要组成部分，是购销业务的资金结算平台，具体负责采购货款和销售货款的结算工作。
资金结算中心设结算员、稽核员两个职务，归属财务部门管理。
1.1资金结算中心岗位设置图
1.2资金结算中心职能说明
贯彻执行国家财经法规政策，严格按照资金结算等各项规章制度办事；
预测资金需求量，制定资金使用计划；
负责卷烟采购运营资金的筹集及管理工作；
负责卷烟销售款的到账确认及管理工作；
上报省局（公司）年度、月份现金预算表；
向省局（公司）资金结算中心申请日常费用、非日常费用的拨款工作；
衔接、办理与银行间的资金结算、账务核对，开发和运用新的电子结算方式；
负责审核、整理资金结算凭证，保证各类结算资金的准确和安全；
负责资金的核算与管理，监督其增减变动，了解资金计划执行情况，合理调动资金；
组织搞好资金账表的综合分析工作，提出今后工作的思路、方法、步骤和措施；
配合有关部门进行实物盘点；
完成领导交办的其他工作。
2 重要岗位职责
2.1结算员工作职责
（1）工作目标
通过做好资金结算，确保卷烟经营工作顺畅运行。
（2）主要职责
负责卷烟采购货款支付工作；
负责销售货款的到账确认工作；
组织、协调相关部门开发与应用电子结算；
做好与配送等有关部门的票据、回单衔接工作；
及时办理客户退货、重复扣款、单边账等异常业务；
预测资金需求量，制定资金使用计划；
完成领导交办的其他工作。
（3）岗位业务能力
教育程度：
全日制大专以上学历。
工作经验：
持有会计从业资格证书，具有相应专业技术职称。
知识技能：
具备财务管理、统计分析、相关法规等综合知识，有一定的财务工作能力和经验、计算机应用能力和语言表达能力。
思想素质：
爱岗敬业、遵纪守法、有良好的职业道德；作风严谨，有较强的原则性和高度的责任心。
2.2稽核员职责
（1）工作目标
对卷烟采购货款、销售货款的结算方式等进行监督、验查，保证资金结算准确和安全，确保资金的合理利用。
（2）主要职责
对卷烟采购货款、销售货款的结算方式等进行监督查验，不合理之处予以纠正；
监控结算资金运转，保证审批手续齐全，规范操作；
审核、整理资金结算凭证，保证资金结算准确和安全；
协助配送部门定期进行库存的盘点工作；
做好资金运转的财务报表；
完成领导交办的其他工作。
（3）岗位业务能力
教育程度：
全日制大专以上文化。
工作经验：
持有会计从业资格证书，具有相应专业技术职称。
知识技能：
具备财务管理、统计分析、相关法规等综合知识，有一定的财务工作能力和经验、计算机应用能力和语言表达能力。
思想素质：
爱岗敬业、遵纪守法、有良好的职业道德；作风严谨，有较强的原则性和高度的责任心。
3 资金结算流程
3.1结算综合流程
流程说明
流程说明
流程编号
流程名称
结算综合流程
版本号
流程负责人
职务
资金结算负责人
部门
资金结算中心
输入流程
输出流程
流程目标
通过完成好销售订单的结算工作，及时结清零售客户的货款，为完成对工业企业的采购业务做好资金准备，通过资金流的运作，保障卷烟业务经营活动顺畅。
流程描述
活动编号
活动描述
责任部门
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配置和优化方便零售客户的结算方式，与银行协商结算方式流程
资金结算
中心
按照设定客户结算方式，告知客户有关结算事项
零售客户
服务部
接受客户结算方式信息，将客户选择的结算方式维护进入客户的基础信息数据库（客户档案）,形成电子结算、现金结算的客户订单分类
资金结算
客户档案
中心
根据系统按订单结算方式产生的客户分类，进行网上扣款结算
资金结算
中心
在收到银行结算成功订单信息、现金结算客户订单后，打印发票及相关票据
配送中心
送交客户订购商品，对实行现金结算方式的客户，收取现金，提供客户购货凭证、发票，存入当日现金货款
配送中心
送货结束后，配送中心回收送货员未缴存款，确认应收货款与订单一致后，缴存到指定银行帐户，并向资金结算中心传递票据。
配送中心
资金结算
中心
根据资金结算中心提供的财务报表，工业客户服务部制定调拨进度计划、调拨进度安排，发送采购调拨结算指令
工业客户
财务报表、调拨进度计划
服务部
根据工业客户服务部的结算要求，向工业企业指定的账户汇转采购资金，并将汇转货款的时间、金额、单据号、对方到账信息及时反馈工业客户服务部
资金结算
中心
定期组织货款结算的对账工作
配送中心
资金结算
中心
流程图
3.２采购结算流程
流程说明
流程说明
流程编号
5-03
流程名称
采购结算流程
版本号
流程负责人
职务
资金结算中心负责人
部门
资金结算中心
输入流程
入库管理流程
输出流程
流程目标
资金结算中心根据采购计划，做好资金准备，接收工业客户服务部结算通知和卷烟入库验收信息，办理货款支付与结算业务，及时记录相关帐目。
流程描述
活动编号
活动描述
责任部门
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依据工业客户服务部提供的采购需求，提供资金支持情况
工业客户服务部
资金结算中心
按照工业客户服务部安排的货源调运进度计划，资金结算中心安排资金调度计划和结算计划，报公司领导审批通过。
如未通过，工业客户服务部及时调整调运进度计划，资金结算中心重新调整资金调度计划和结算计划
资金结算中心
工业客户服务部
工业客户服务部结算申请单经领导审批通过后，资金结算中心接收合同副本、结算审批表，选择结算方式，办理付款业务。
对未通过的结算申请单，工业客户服务部及时变更合同或调运计划
工业客户服务部
资金结算中心
确认货款到达对方账户后，向工业客户服务部发送货款结算信息，进行账目处理
资金结算中心
通知工业企业货款支付信息，并通知配送中心做好到货准备
工业客户服务部
卷烟按时到货后，配送中心验收入库，资金结算中心收取发票、仓库验收单，及时处理账目。
配送中心
资金结算中心
超时未到货的，与工业衔接发货情况，调整到货时间；对合同确实无法执行的，办理变更合同，资金结算中心进行退款处理。
工业客户服务部
流程图
3.3电子结算流程
流程说明
流程说明
流程编号
5-04
流程名称
电子结算流程
版本号
流程负责人
职务
结算员
部门
资金结算中心
输入流程
订单采集，储配部确认流程
输出流程
订单配送流程
流程目标
明确零售客户订单通过银行开展电子结算的方式与方法，提高零售订单结算业务的安全性、效率性、及时性。
流程描述
活动编号
活动描述
责任部门
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与银行商定电子结算业务的操作方式、数据接口、结算时间，以及零售客户账户设置等有关事项
资金结算中心
引导零售客户使用电子结算业务，告知客户最低存款余额标准
零售客户服务部
客户在个人帐户中预存货款
客户
若客户账户余额低于最低存款余额标准，提醒客户及时补缴存款
订单部
对帐户足额或超额的，正常采集订单
订单部
实时结算
资金结算中心
批量结算
资金结算中心
结算成功后，配送中心接收客户订单信息并打印销售单据,资金结算中心进行账务处理
资金结算中心
对账单
携带银行电子结算明细表，将商品和销售票据送交零售客户，由零售客户在银行电子结算明细表上签字,接收对账凭证
配送中心
对账凭证
零售客户定期与银行或公司资金结算中心核对帐目单据，并接收对帐凭证
银行/资金结算中心/零售客户
流程图
3.4现金结算流程
流程说明
流程说明
流程编号
5-05
流程名称
现金结算流程
版本号
流程负责人
职务
资金结算中心负责人
部门
资金结算中心
输入流程
订单配送流程
输出流程
流程目标
通过完成好销售订单的结算工作，及时结清零售客户的货款，为完成对工业企业的采购业务做好资金准备，通过资金流的运作，保障卷烟业务经营活动顺畅。
流程描述
活动编号
活动描述
责任部门
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打印零售客户销售单据，需现金结算客户在销售单据上注明。
配送中心
根据销货单据进行送货
送货部
签收商品，并支付货款
零售客户
收取货款后，就近到银行缴存
送货部
在完成当日卷烟送货任务后，核对实物、货款、票据，填写缴款单，可直接存入指定银行，也可由配送中心统一缴存银行
送货部
返回配送中心后，将银行交款凭证、剩余现金送交配送中心。
送货部
对当日送货任务与收取的现金、剩余的商品进行核对；对未送出商品办理退库手续。
配送中心
装订相关票据
送货部
内部专卖管理监督部门定期检查相关票据
内部专卖管理监督部门
将现金和银行缴款凭证送交资金结算中心
资金结算中心
资金结算中心做账务处理
经理
流程图
４ 工作要求
4.1与工业企业的采购订单结算
资金结算中心根据工业企业关系管理的结果和工业客户服务部的要求，对采购订单的结算可采取先款后货或者货到付款两种形式。
Ⅰ.先款后货
先款后货的对象应该是商业诚信等级较高的工业企业（如战略级、重点级工业企业和通过行业资金结算网开展结算业务的企业）。
工业客户服务部与上述对象之间发生的采购业务，在商定调拨计划，并向资金结算中心发出结算指令后，按照工业客户服务部提交、经公司分管领导批准的付款通知单（提供结算的单位、联系人、账号、结算的订单产品、数量、金额、时间要求、工业客户服务部经办人签名、营销中心经理签名、公司分管领导签名等信息）预付货款。
预付货款后，资金结算中心向工业客户服务部发送预付款项的相关信息（包括：
支付时间、支付凭证复印件）。
工业客户服务部将有关信息录入采购管理档案进行管理和监控。
资金结算中心作账务处理。
Ⅱ.货到付款
货到付款的对象为一般级工业企业。
货到达配送中心，经过储配部验收入库、营销中心工业客户服务部通过网络进行到货确认后，资金结算中心根据工业客户服务部提交的结算通知单支付已到货的货款。
货款结清后资金结算中心向工业客户服务部发送相关信息，由已经到货确定的货款情况（或根据收到托收单据核对无误后）填制付款通知单。
工业客户服务部应预先告知资金结算中心采购需求、计划以及调拨的进度安排，以便资金结算中心据此做好资金的调度安排。
工业客户服务部拟订付款通知单报营销中心经理审核，通过后报公司分管领导审批。
付款通知单获得批准后，工业客户服务部向资金结算中心发送付款通知单。
接获付款通知单后，资金结算中心根据付款条件可优先选择行业资金结算网支付货款。
资金结算中心确认货款到达对方账户，在进行账务处理的同时，向工业客户服务部发送支付成功信息，以便于工业客户服务部加紧与工业企业的衔接，并协调配送中心做好到货准备。
4.2与零售客户的资金结算
Ⅰ.现金结算
现金结算的操作应符合下列要求：
卷烟配送销售过程中收取的现金可以由送货员直接缴存指定的银行，凭缴款回单向资金结算中心报账；或者将现金直接缴回配送中心，由配送中心集中后统一缴存开户银行（资金结算中心可以安排专人在配送中心负责这项工作）。
做好现金清点，确保交接准确；注意真假钞识别，避免假钞流入；大额现金缴存银行，必须两人以上随同，有条件的地方可以请银行上门收款或由公司安保部门派车派员参加。
Ⅱ.支票结算
支票结算的操作应符合下列要求：
收受的支票首先要审查各要素是否填写正确。
在审查正确的情况下，在现金支票背面“收款人签章”处签章后持票向出票人开户银行办理取款，并填制现金缴款单向本单位开户银行办理缴款入账手续；在转账支票背面背书栏作委托开户银行收款背书，将填制的进账单和支票送出票人开户银行。
对出票人与本单位为同一开户行的，现金支票可直接办理抵缴，转账支票在出票人通知其开户行或由出票人交存其开户行的不需办理委托收款背书。
Ⅲ.在线代扣
在线代扣操作应符合下列要求：
根据银行结算网络和卷烟销售网络布局实际，通过招标或定向协商的办法，选择协作银行。
银企软件联结，银企之间架设通讯专线，双方系统软件接口，信息共享。
在协作银行开设结算辅助账户，专门用于归集对零售客户在线代扣明细款项；协作银行每日将该账户余额划转本单位开户银行账户，日清日结。
每日经审核的订单，在确认的同时将此客户的扣款信息实时传送至其开户银行，该银行进行实时扣款。
如客户账号中有足够存款，则进行扣款并提醒扣款成功；否则，提示返回并显示余额不足。
在一次扣款（审单后的扣款）中因客户存款不足，出现扣款不成功，可进行二次扣款（此扣款如余额不足，可进行再次扣款）同时联系相关客户经理和电话订货员通知客户补足存款，直至扣款成功，否则配送中心对该客户收取现金。
Ⅳ.网上扣款
网上扣款操作应符合下列要求:
向开户银行申请，成为网上银行签约客户。
与相关结算单位签约，获得网上银行结算授权确认。
实施网上解付，根据卷烟销售订单和网上银行操作程序和要求，由本单位（收款企业）主动发起交易，实现网上转账结算；货款解付成功后，资金结算中心在卷烟配送清单上加盖“转账收讫”戳记。
网上银行结算一般适用于对外埠资金进行集中管理的集团型公司在本埠开设的卷烟零售网点。
Ⅴ.异常（应急）业务处理
对采用在线代扣结算方式的零售客户进行退货结算操作应符合下列要求：
在线代扣已扣款成功，零售客户发生退货，由送货员填制退货付款申请单（一式三联），经仓库实物验收和客户经理签字后，一联报资金结算中心。
资金结算中心根据退货付款申请单，向协作银行出具授权委托书，委托银行直接从本单位开设的电子结算辅助账户中办理划付退款手续，并出具分户退款入账单据。
银行出具的分户退款入账单据交送货员送达零售客户，便于款项收付核对。
退货付款申请单与授权委托书可以合二为一，内外兼用。
因主客观原因而发生的电子结算多扣款（包括重复扣款），须将多扣部分退回零售客户，具体办理退款手续同上。
在配送部门送货汇总清单生成之前，结算员可以尝试多次扣款操作；对由于通信机设备故障等原因引起的少扣、未扣款，由信息部门协助解决，解决未果者改为现金结算。
因网络通信故障等原因，导致银行代扣记录与本单位电脑显示扣款记录不符，即银行端显示扣款成功信息，而本单位电脑显示扣款不成功信息，产生单边账。
为确保电子扣款信息统计完整准确，在审查确实的前提下，以工作联系但行使委托协作银行将该笔扣款重整返回零售客户账户。
在选择协作银行时，要把停电及故障等应急措施处理作为一项重要内容和要求加以具体明确，落实引起双方各自责任，确保再现代扣安全顺畅；在引起通信线路中断的情况下，可将本单位订单信息导出到磁盘，送达协作银行采取手工代扣，根据银行扣款成功反馈信息，在相关送货清单上加注扣款标注。
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