机关文件材料立卷归档规范模板.docx
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机关文件材料立卷归档规范模板
机关文件材料立卷归档规范
——2012年市府楼内机关档案工作推进会集中辅导
“机关文件材料”是指各种门类和载体的历史记录。
从门类上分：
文书、人事、专门、基建、会计等文件材料；从载体上分：
纸质、磁性、电子等载体文件材料。
目前，各机关档案室主要集中统一管理文书、专门、会计、声像等四大类档案。
人事档案主要由组织人事部门负责指导管理。
机关形成的基建、会计和专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
这里主要介绍机关文书档案的立卷归档规范。
一、基本要求：
1、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）
2、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）
二、基本概念：
（一）归档文件：
立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）归档文件的整理，将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒、上架，使之有序化的过程。
三、整理方法：
1、归档和不归档范围的制定（参照8号令）
（1）红头文件的收集
（2）“白头文件”的收集
2、保管期限的划分：
准确理解文件材料价值的鉴定（划分保管期限）是归档文件整理工作的难点。
在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以“我”为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：
上级机关文件：
针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。
如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。
其他需要贯彻执行或查考的保存10年。
本机关文件：
反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年
同级机关文件：
非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。
下级机关文件：
报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。
3、分类方案的制定：
（1）机构分类法：
机关内部机构名称就是类目名称，排序为领导和综合机构排在最前面，业务部门起草的以机关名义发出的应归在业务部门中，如：
“办公室”、“机关党委”、“产业处”等。
（2）问题分类法：
按职能和中心任务单独设类，例如：
设“党群类”、“行政类”、“业务类”等。
4、归档文件的排列
同一保管期限内，同一类目内文件确定顺序使之系统化。
（1）同一事由内的归档文件排列：
（2）不同事由间归档文件的排列：
5、归档文件的编号：
（表1）
6、归档文件目录的编制：
参照《哈尔滨市文书档案机读目录格式》（“哈尔滨市档案局”网站——“政务公开”栏目下的“局馆文件”子栏目内可查）
归档文件目录组成：
目录封面——归档文件目录（表2）
同一年度的归档文件按三个保管期限要分别编制归档文件目录，分别装订。
一式2份。
7、装盒：
不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。
（1）、封面的填写，包括卷脊、封面、盒号。
（表3）
（2）、备考表的填写（表4）
8、移交书的填写（表5）
9．档案上架排列顺序：
分期限、分年度，按照分类方案的顺序依次排列。
从上到下、从左到右。
附件：
表1归档章式样
表2归档文件目录式样
表3档案盒盒脊式样
表4卷内备考表式样
表5档案移交书式样
表1归档章式样
全宗号
年度
室编件号
*机构（问题）
保管期限
馆编件号
XD084
2011
001
综合类
永久
表2归档文件目录式样
归档文件目录
全宗名称：
哈尔滨市政府发展研究中心
年度：
2011
保管期限：
永久
表3档案盒盒脊式样
全宗号
XD084
哈尔滨市政府发展研究中心
年度
2011
保管期限
30年
机构（问题）综合类
起止件号
室
1-8
馆
盒号
1
表4卷内备考表式样
卷内备考表
本卷情况说明：
立卷人：
检查人：
立卷时间：
表5档案移交书式样
年
档案移交书
移交单位：
全宗号：
XD
移出单位名称
接收单位
名称
市政府机关档案
管理中心
档案类别
数量（盒，件）
档案所属
年度
检索（参考）工具种类
合计
文书档案
永久
盒件
30年
盒件
10年
盒件
电子文件
件张
会计档案
报表
盒卷（册）
账簿
盒薄（册）
凭证
盒卷（册）
声像档案
照片
卷张
录像
张
资料片
张
专门档案
盒；件
移出说明
接收意见
移出单位（印章）：
领导人：
经办人：
移出日期：
年月日
接收单位（印章）：
领导人：
经办人：
接收日期：
年月日
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