年会邀请函格式与范文（共2页）1200字.docx

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年会邀请函格式与范文

（一）年会邀请函的含义

　　年会邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。

　　邀请函用于会议活动时，与会议通知的不同之处在于：

邀请函主要用于横向性的会议活动，发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人，也不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务，是否参加会议由对象自行决定。

举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等，以发邀请函为宜。

而会议通知则用于具有纵向关系（即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系）性质的会议，或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议，如人民代表大会、董事会议等。

对于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因此只能发会议通知，不能用邀请函。

学术性团体举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员。

对于团体成员应当发会议通知，而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。

（二）年会邀请函的基本内容

　　年会邀请函的基本内容与会议通知一致，包括会议的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;会议内容和形式;参加对象;会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。

　　（三）年会邀请函的结构与写法

　　1.标题

　　由会议名称和&;邀请函（书）&;组成，一般可不写主办机关名称和&;关于举办&;的字样，如：

《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。

&;邀请函&;三字是完整的文种名称，与公文中的&;函&;是两种不同的文种，因此不宜拆开写成&;关于邀请出席&;&;会议的函&;

　　2.称呼

　　邀请函的发送对象有三类情况：

（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。

由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。

（2）年会邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠&;尊敬的&;敬语词，后缀&;先生&;、&;女士&;、&;同志&;等。

　　（3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以&;敬启者&;统称。

　　3.正文

　　正文应逐项载明具体内容。

开头部分写明举办会议的背景和目的，用&;特邀请您出席（列席）&;照应称呼，再用过渡句转入下文;主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项;最后写明联系联络信息和联络方式。

结尾处也可写&;此致&;，再换行顶格写&;敬礼&;，亦可省略。

　　4.落款

　　因年会邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。

　　5.成文时间

　　写明具体的年、月、日。

　　（四）年会邀请函范文

　　范文一

　　致各位合作伙伴：

　　在过去的XXXX年，感谢贵公司的通力合作，使我公司取得了很大的成绩，在此，深圳市通讯有限公司全体员工向贵公司表示衷心的感谢!

并祝贵公司在充满希望的XXXX年生意兴隆，万事顺利。

　　新年即将到来，希望我们的合作计划在未来一年里更上一层楼，为了表示我们的谢意，我公司决定于XXXX年1月9日举行迎新晚会，诚邀各位光临!

　　祝：

新年吉祥如意!

财源广进!

　　年会赞助金额，请在&;□&;中填写&;&;&;：

　　叁万元整□贰万元整□壹万元整□

　　注：

请与12月15号将联络函回传到：

多谢合作!

　　通讯有限公司

　　xx年x月