采购程序控制.docx

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采购程序控制

XXXXXXXXX公司

采购程序

编号：

XXX-7.4-18

编制：

审核：

批准：

受控状态：

受控号：

XXXX年XX月XX日发布XXXX年XX月XX日实施

修订记录

序号

修订日期

申请书

编号

修订内容摘要

版次

1．目的

对公司采购产品的质量进行有效控制，确保公司采购的产品符合规定的要求。

2．范围

适用于公司生产过程及日常运作的产品采购及与其工作有关的部门和人员。

3．职责

3.1生产部是《采购控制程序》的主管部门，负责编制《××物资分类明细表》，建立、保存《合格供方名录》，并对供方的供货业绩定期进行考核；负责制定《采购计划》，执行采购作业；

3.2总经理负责审批《采购计划》及《供方评价表》。

3.3质检部负责对采购原材料、外协件进行检验。

4．工作程序

4.1采购原材料分类：

根据对产品质量影响的重要程度和技术含量高低等因素，将采购原材料分为A、B、C三类：

4.1.1重要原材料（A类）：

对产品质量、性能起关键重要作用的物资。

4.1.2一般原材料（B类）：

直接用于产品并对产品质量、性能起主要作用的物资。

4.1.3辅助原材料（C类）：

对产品质量起辅助作用的物资。

根据采购原材料分类定义制定《××物资分类明细表》。

4.2对供方的评价和选定

4.2.1由生产部对供方进行调查，并向供方收集相应资料，收到资料后由生产部并会同相关人员对原材料供应方进行评审，根据技术规范的要求选择供方，评审后填写《供方评价表》。

A类物资、B类物资和C类物资的供方由生产部负责人审核，总经理批准后纳入《合格供方名录》。

4.2.2对于A类物资供方应根据供方的具体情况，由供方提供充分的书面证明材料，包括：

a）供方的营业执照；质量管理体系证书；生产许可证；环评证书。

（若供应商不能提供提供a项里面的材料，我方《供应商现场审核管理制度》对其进行现场考核，并填写《供应商现场审核检查表》，以确定对方的生产场地，管理体系等方面可以满足对我方的物料提供。

）

b）产品认证证书，或者检测报告（若供应商不能提供产品认证证书或者测试报告，我方可以对其产品做测试。

）

c）签订质量协议。

（若对方不配合签订质量协议，可以要求每批物料附有出厂检验报告。

）

4.2.3对于B类物资供方提供的书面证明材料包括：

a）供方的营业执照；质量管理体系证书；生产许可证；环评证书。

b）必要时提供产品认证证书，检测报告等。

c）必要时签订质量协议。

4.2.4对于C类物资供方只需提供营业执照等。

4.3供方评价

4.3.1每个季度末生产部（采购）对供应商本季度的供货情况做统计和评价，并记录到《供应商考核记录表》，作为年度考核和供应商更换的依据。

4.3.1每年年终，生产部（采购）组织对合格供方进行复评，填写《年度供方评价表》。

所有《年度供方评价表》应作为质量记录保存。

4.3.2年终评定总分高于60分的供方为合格供方，下一年度可以为本公司继续供货，并按分值考虑其优先选用次序。

4.3.3评定总分为60-80分的供方，对于其存在的不足，采购部（采购）应向其提出改进建议并监督改进状况；评定总分低于60分的供方，取消其合格供方资格。

4.3.4采购部门应建立《合格供方名录》，以便采购某种产品时，直接选定合格的供方。

供方评价的有关记录由采购部门负责组织填写、整理、归档和保存，保存期为7年。

4.3.5根据供方送来样品的试验过程、结果，填写好采购样品试验记录，并作评估，以此为确定公司选定供方的依据。

4.3.6试验地点：

本厂试验。

4.4采购实施

4.4.1采购计划

生产部根据销售情况及库存情况编制《采购计划单》，报总经理批准后实施。

4.4.2采购的实施

a）生产部根据批准的《采购计划单》，按照采购物资技术标准在《合格供方名录》中选择供方进行采购；

b）必要时与采购供方签订《采购合同》或质量协议，明确产品名称、型号规格、数量、单价，技术标准、验证条件、违约责任，及供货期限等；

c）根据需要，将技术要求作为合同附件提供给供方，应在合同、协议中明确。

4.5采购信息

4.5.1采购文件

拟采购产品的信息应包括：

a）对产品的技术要求

b）对产品的验证要求；

c）其他要求如价格、数量、交货期限等。

4.5.2本公司的采购文件包括《采购计划单》、采购《××物资分类明细表》、《采购合同》及附件等。

4.5.3采购文件发放前，应由相应部门负责人审批其是否是充分和适宜的。

4.5.4公司应保存相关的A类和B类的采购文件，如采购计划、采购合同和记录，以利产品外购物资的可追溯性。

4.6采购原材料的验证

4.6.1采购A类、B类原材料采用进货验证方式进行验证。

4.6.2采购的重要原材料到货后由采购负责人核对《采购计划》，并通知质检部人员对其进行检验，检验合格后通知库房填写《入库单》办理入库手续。

检验不合格按《不合格品控制程序》执行。

4.7对外协供方的控制

4.7.1对外协供方评价和选定应按4.2的有关要求进行，并执行《外协供方管理办法》。

4.7.2对外协供方的控制按4.3的有关要求进行。

5．相关文件

《不合格品控制程序》XXX-8.3-27

《外协供方管理办法》XXX-GL-12

《供应商现场审核管理制度》XXX-GL-20

5．质量记录

《供方评价记录》JL-7.4-01

《合格供方名录》JL-7.4-02

《合格供方供货业绩登记表》JL-7.4-03

《供方更换评价记录表》JL-7.4-04

《采购计划单》JL-7.4-05

《物资分类明细表》JL-7.4-06

《供应商考核记录表》JL-7.4-07

《供应商年度评价表》JL-7.4-08

《供应商现场审核计划》JL-7.4-09

《供应商现场审核检查表》JL-7.4-10

《供应商现场审核报告》JL-7.4-11

供方评价表

基

本

情

况

企业名称

企业性质

地址

邮编

电话

联系部门和联系人

协

作

内容

审查结论

审查人员：

技术质量能力：

质检部签字：

20年月日

生产（供货）能力：

生产部签字：

20年月日

管理者代表意见：

签字：

20年月日

总经理审批意见：

签字：

20年月日

合格供方名录

序号

物资名称

规格、型号

供方名称

所在地址

联系人

联系电话

录用日期

备注

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

供方更换评价记录表

供货项目

原供方情况

单位名称

单位地址

联系人

联系方式

更换原因

供应部负责人：

日期：

新供方情况

单位名称

单位地址

联系人

联系方式

人员总数

技术人员

管理人员

设备总数

主要设备

投入人员

投入数量

更换审查结论

生产能力

是否同意更换：

是否生产部签字：

日期：

产品检验能力

是否同意更换：

是否质检部签字：

日期：

管理者代表意见：

是否同意更换：

是否签字：

日期：

供应商考核记录表

供应商：

评估日期：

评估内容

评估结果

品质

送货总批数

不合格批数

不合格率

得分

交货期

送货批次

逾期批次

逾期率

得分

配合度

送货批次

配合情况

得分

价格

送货批次

价格偏高批次

价格偏高率

得分

综合得分

判定等级

处理

□同意继续作为供应商

□不同意继续为供应商

□独家供应商通知改善

备注：

每个季度对供应商进行一次考核

制作：

核准：

供应商年度评价表

材料名称

品牌/商标

型号

产地

规格

包装

供应商名称

北京奥威通达电机有限公司

评价意见

生产

部（包

括采购）

完全满足生产要求（30分）

分数　

基本满足生产要求（20分）

负责人：

日期：

无法满足生产要求（0分）

分值

价格

（15分）

交货能力

（5分）

质量保证体系（5分）

票据及时性（5分）

配合方面（5分）

分数小计

得分

采购评价结论：

供应能力基本能满足我司生产需求，建议做为下年度合格供方。

质检部

分值

原材料年均合格率（20分）≥95%得20分、≥90%得10分、≤90%得0分

对质量问题处理能力（5分）

包装/外观（5分）

分数小计

得分

产品质量评价结论：

负责人：

日期：

总评

部门

生产技术部

质量管理部

分数小计

给分情况：

综合评价意见：

负责人：

日期：

备注：

1、此评价表每年由生产部制单，协调各部门按规定时间完成；

2、望相关部门配合填写，为下一年筛选优化供应商提供依据；

3、凡连续低于60分，均取消供方供应资格

（）年度供应商现场审核计划

审核目的：

审核范围：

审核依据：

被审核供应商名单、审核时间、审核人员安排：

审核方法：

编制：

时间：

审核：

时间：

批准：

时间：

供应商现场审核检查表

被审核单位：

联系人：

所供应的物料：

审核员：

日期：

序号

审核项目以及内容

审核员

审核记录

备注

1

供应商基本信息验证

1.1

企业合法的证明是否合格有效。

企业营业执照/法人证书、经营范围。

需要考虑的范围

1、企业法人营业执照

2、生产/制造许可证证书

3、特种设备许可证

4、计量许可证

1.2

是否遵守技术保密和专供的承诺。

需要考虑的范围

1、技术保密协议

2、产品专供承诺

1.3

是否按照公司的要求提供的相关有效的证明文件。

需要考虑的范围

1、产品型式试验报告

2、产品标准

3、生产产能

1.4

信誉。

需要考虑的范围

1、与国内、外知名企业合作经验

2、产品生产规模

3、合同履约能力

4、产品质量表现

5、国家技术质量监督部门产品抽查结果

2

质量管理体系的建立和维护

2.1

质量管理体系文件的适宜性、充分性、有效性

2.2

是否明确质量目标和质量方针

2.3

质量管理体系内部监视/第三方认证结果

2.4

最近一次的管理评审

3

文件记录控制，与我公司有关的产品文件记录的控制

3.1

是否有文件化控制程序，现行版本是否为最新版本

3.2

系统文件的发放和更改的控制

3.3

文件标识和变更是否可识别

3.4

记录管理控制，是否有效控制所有记录

3.5

表单的发行有无经过批准

4

公司有关的产品实现的相关人力资源配备能力

4.1

建立岗位职责，并满足当前产品实现的要求，各岗位人员的资质满足岗位职责的要求

4.2

具有自主开发设计及组织合作开发与主机相匹配产品和产品改进能力；

4.3

关键岗位人员的技能培训，并取得相应的上岗资格证书。

关键各位包括但不限于以下内容：

焊接、探伤、涂装、热处理、清洁度、化验、计量、试验、叉车、行车、其他特殊工序人员

4.4

品质控制人员的质量控制意识

4.5

建立人员培训计划，并有效实施

5

公司有关的产品实现所配备的场地和设备满足要求

5.1

厂房空间足够，各职能区域完备，且划分合理，清晰

5.2

生产设备满足生产要求

5.3

生产设备的维修和保养有详细的计划和实施记录

5.4

生产环境有效控制，并有完整的记录

5.5

生产设备有合适的操作规程或作业指导书

5.6

各类设备的有明显的状态识别

5.7

现场可能产生有害物质污染的来源有效辨别，并做到适当防范

6.

产品实现

6.1

组织应将生产所需的图纸、技术规范、工艺文件放置在操作人员容易得到的区域。

需要考虑的要点：

1、图纸，生产工艺，技术规范的有效性和变更控制

2、生产工艺执行情况

3、返工的控制

4、现场5S控制

7

产品的监视和测量

7.1

组织应确认其采购的物料、制程、成品、出货的质量。

需要考虑的要点：

1、明确的质量检验作业指导书

2、足够的检验可能性（实验室和测量设备）

3、明确可接受准则

4、产品检验的项目及频次

7.2

组织应特别关注其过程质量，做到事前预防。

需要考虑的要点：

1、组织应策划首件检验，确认开班或过程调整后生产的产品质量

2、组织应明确过程巡检的频次、项目

3、所有过程产品应标注产品标识和检验状态标识

7.3

组织的检验活动应形成必要的检验/测量记录，并对其提供适宜的管理。

需要考虑的要点：

1、组织的供应商提供的出货检验报告

2、检验记录应遵守组织的记录控制要求

3、应有适宜的环境保存组织的记录

7.4

组织应建立不合格品控制程序，明确规定不合格品的处理流程。

需要考虑的要点

1、明确的不合格品处理流程

2、现场不合格品的标识、隔离区域的适宜

3、不合格品处理的记录

4、返工/返修产品的再次送检

8

采购控制

8.1

组织应与其供方签订采购合同。

需要考虑的范围

1、合同应有双方经授权的人员签字、双方公司的印章，并明确产品型号、数量、交货确认等

2、必要时应签订技术/质量协议

8.2

组织在确定供方之前，应已具有质量管理体系的评价结果（认证/审核）。

投入生产前，应确保仅从适宜的分供方处采购。

应考虑其以往的质量绩效的评估情况。

需考虑的要点：

1、《合格供应商清单》，并持续保持清单的有效

2、明确的供应商选点、业绩评价和淘汰的管理制度或流程

3、供应商的质量绩效（质量、价格、服务）的评估、跟踪及选择

8.3

组织应对供应商的质量绩效进行评价。

当出现偏差时应采取不要的措施敦促供应商改进。

1、与供应商共同商定整改计划，并跟踪整改进度及有效性

2、改进后的零部件的检验记录

3、必要时，对供应商进行二方审核的记录

9

储存和搬运管理

9.1

组织应规定产品的搬运、包装、存储和防护流程。

需要考虑的要点：

1、适宜的搬运工具

2、产品包装齐全

3、适宜的防护设施/措施

4、先进先出原则

5、适宜的存储场地

6、防损/防污/防锈

9.2

废品、返工返修件和调整件以及车间余料是否坚持分开存放并加以标识？

需要考虑的要点：

1、隔离库、隔离区

2、标识明显的存放废品、返工件和调整件的工位箱/区域

3、缺陷产品和缺陷特性

4、认可/状态标识

5、生产中明确的不合格品的返修工位

9.3

组织应策划必要的资源，进行仓储管理。

需要考虑的要点：

1、充足的仓储管理人员

2、适宜的仓储环境/场地

3、适宜的办公设施（包括ERP）

4、适宜的工位、器具

10

持续改进及顾客满意

10.1

组织应策划适当的方式对其全过程进行监视及评价。

当与质量要求有偏差时，组织应对缺陷进行了分析并落实改进措施

1、分析的可能性

2、企业内进行基本的、必要的分析/检验的可能性（

3、对缺陷特性进行分析

4、所有相关部门的参与

5、应用解决问题的方法（例如：

8D报告）

6、消除送样时出现的偏差

7、修订规范、有效性检查

10.2

是否满足顾客对质量管理体系、产品和过程的要求？

1、组织质量管理体系认证

2、与顾客签订的技术/质量协议

3、必要的试验项目

4、适宜的检验/测量/生产设备

5、与顾客一致的检验/试验方法

10.3

是否保证顾客服务，并且收集和分析了顾客抱怨？

1、健全的售后服务体系，适宜的工作机构、人员

2、顾客抱怨及市场反馈问题的收集、分析、整改

3、备品备件的准备

供应商现场审核报告

受审核对象，以及所供应产品：

审核目的：

审核范围：

审核依据：

审核日期：

审核人员：

陪同人员：

审核过程综述：

不合格项统计与分析：

对质量管理体系的评价：

纠正和措施完成情况：

供应商是否通过审核：

管理者代表：

审核组长：

日期：

审核员：

日期：

批准：

日期：