采购控制程序.docx

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采购控制程序

采购控制程序

文件编号：

TKXD/COP7.4-8

发行编号：

生效日期：

2009年03月05日

版本/修订次：

A/0

编制单位：

资源管理部

编制人：

编制日期：

审核人：

审核日期：

批准人：

批准日期：

1目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。

2范围

适用于对生产所需的原材料采购、外协加工及提供服务等的控制；对供方进行寻找选择、评价和控制。

3职责

3.1资源管理部

3.1.1负责按公司的要求组织对供方进行评价，编制《合格供方一览表》,并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案和必备的供方资料目录；

3.1.2负责依照采购计划，执行采购作业;

3.2品质管理部负责编制原材料的技术标准及《入库检验项目明细表》。

3.3仓储部核对每批进货产品的型号规格、包装、数量、是否有合格证明等的验证；

3.4品质管理部负责对原材料的质量特性进行进货验证或送外检验。

3.5管理者代表批准《供方评定记录表》。

4名词定义：

按ISO9001:

2008名词定义应用。

5作业程序：

5.1对供方的评价

5.1.1资源管理部根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写《供方评定表》。

在选择合格供方时应同时选择几家合格的供方。

资源管理部负责建立并保存合格供方的质量记录。

根据《入库检验项目明细表》规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。

5.1.2对体系运行前已有多年业务往来的供方，如能在质量、交货期、配合度等方面长期保证者，可直接登录为合格供方，并要求其尽可能提供以下资料，以证实其质量保证能力。

5.1.2.1组织对供方质量管理体系认证证书的调查；

5.1.2.2组织对供方质量管理体系进行审核的结果；

5.1.2.3组织对供方其他顾客的满意程度调查；

5.1.2.4组织对供方产品的质量、价格、交货能力等情况；

5.1.2.5组织对供方的财务状况及服务和支持能力等。

5.1.2.6组织对供方的产品资质、税务资格、企业诚信度的调查。

5.1.2.7组织对供方贸易历绩、法人信誉度进行咨询。

5.1.3对第一次供应关键元器件的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货，并签订合同。

5.1.3.1新供方根据提供的技术要求提供少量样品；

5.1.3.2品质管理部对样品进行检验或送外检验，出具相应的验证报告，反馈给资源管理部。

5.1.3.3样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；

5.1.3.4样品验证合格后，资源管理部通知供方小批量供货；经品质管理部进货验证合格后，交生产管理部试用，并由品质管理部出具相应试用后的验证报告，反馈给资源管理部；

5.1.3.5小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。

样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表批准，可列入《合格供方一览表》。

5.1.4对于一般物资供方，需要经过样品验证和小批试用合格，各相关部门提供评价意见，管理者代表批准后，可列入《合格供方一览表》。

5.1.5对于批量供应的辅助物资，品质管理部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由管理者代表批准后，即可列入《合格供方一览表》。

对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。

5.1.6对于可提供质量管理体系认证证书的一般物资及辅助物资的供方，可直接列入《合格供方一览表》，但不能免除上述的对供方评价的过程及以后的复评。

5.1.7供方产品如出现严重质量问题，资源管理部应向供方发出《纠正和预防措施处理单》，如两次发出处理单而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。

5.1.8资源管理部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。

评定总分低于80（或质量评分低于48），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，连续第二次评分仍不及格，应取消其供货资格。

5.1.9对外协加工的供方的控制：

对于为本公司提供加工服务的供方，也应按上述要求对其进行评定。

5.1.10对服务供方的控制

为公司提供服务的供方，如运输公司、检测等，也应经评价合格后方可向公司提供服务。

对国家授权的计量试验室可不再做服务质量评价。

5.2采购

5.2.1采购的实施

5.2.1.1资源管理部根据生产需要和库存情况编制相应的《月采购计划》,报资源管理部负责人审核、总经理批准后,方可实施采购。

5.2.1.2当生产临时需要时,生产车间或仓储部应填写《采购物资申请表》,报资源管理部负责人审批后方可实施采购;对于其它如市场需要时,也应填写《采购物资申请表》报其负责人审批后实施采购。

5.2.1.3资源管理部根据批准的《月采购计划》和《采购物资申请表》，按照采购物资技术标准在《合格供方一览表》中选择供方并进行采购；对于零星的一般物资和辅助物资,由意资源管理部自行采购。

5.2.1.4当因特殊情况造成合格供方不能正常供货，而生产急需采购时可实施例外采购，但须总经理批准。

并对例外采购物资作出标识，一旦发生问题应及时追回。

5.2.1.5第一次向合格供方采购重要和一般物资时，应签订合同，明确产品名称、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等。

以后采购时，可使用合同或《采购物资申请表》；对于零星的一般物资和辅助物资,可直接采用口头或《采购物资申请表》。

5.2.1.6资源管理部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方；

5.2.1.7采购前资源管理部应核实提供给供方技术的要求是否有效，将合同或《采购物资申请表》交资源管理部负责人确认后实施采购。

5.2.2采购实施的统计

每月月底仓储部对本月所实施的采购进行统计.登记在《月采购统计表》上反馈给资源管理部负责人。

5.3采购信息

5.3.1采购文件

5.3.1.1应包括拟采购产品的信息：

5.3.1.1.1对产品的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件）；

5.3.1.1.2对产品的验收要求；

5.3.1.1.3其他要求，如价格、数量、交付等。

5.3.1.2适当时还包括：

5.3.1.2.1产品、程序、过程和设备的批准要求；

5.3.1.2.2人员资格的要求

5.3.1.2.3质量管理体系的要求

5.3.2本公司的采购文件包括《月采购计划》、《入库检验项目明细表》、《月采购统计》、《采购物资申请表》、采购合同及附件等，由资源管理部保管。

采购文件发放前，应由相应的发放部门负责人对其要求是否适当进行审批。

5.3.3采购产品变更供应商或改用替代产品需填写更改文件，执行5.1程序。

5.4采购产品的验证

5.4.1对采购的产品可以有如下几种验证方式：

5.4.1.1由品质管理部进行进货验证；

5.4.1.2由顾客在本公司现场实施验证；

5.4.1.3由本公司在供方现场实施验证；

5.4.1.4由顾客在供方现场实施验证

对后两种情况，资源管理部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。

5.4.2验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。

根据《入库检验项目明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。

5.4.3顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能。

6.参考文件：

6.1《改进控制程序》（TKXD/COP8.5-15）

6.2《产品监视和测量控制程序》（TKXD/COP8.2-12）

6.3《入库检验项目明细表》

7.附件：

7.1《合格供方一览表》TKXD/7.4-8-1

7.2《供方评定记录表》TKXD/7.4-8-2

7.3《供方业绩评定表》TKXD/7.4-8-3

7.4《月采购计划》TKXD/7.4-8-4

7.5《月采购统计》TKXD/7.4-8-5

7.6《采购物资申请表》TKXD/7.4-8-6

云南泰康消防化工集团股份有限公司

供方评定记录表

NO：

供方名称

地址

电话传真

联系人

职务

本公司主要的采购产品：

供货名称

执行标准

生产能力

质量保证体系

物资验证

类似产品质量比较

供方质量能力评价（附对其质量管理能力调查报告或体系认证证书及供方或其顾客提供的其他证明资料共页）：

资源管理部签名：

日期：

首次供货样品检测结果及结论（是否小批供货）：

检测报告编号：

生产管理部签名：

日期：

小批量试用生产适用性结果及结论：

品质管理部签名：

日期：

小批量试用检测结果及结论：

品质管理部签名：

日期：

评定结论（是否列入合格供方一览表）：

经过评定，该供方符合我公司要求，可列入合格供方一览表。

管理者代表签名：

日期：

年度复评记录

年度

是否继续列入合格供方名录

批准

时间

年度

是否继续列入合格供方名录

批准

时间

年度

是否继续列入合格供方名录

批准

时间

TKXD/7.4-8-2

云南泰康消防化工集团股份有限公司

合格供方一览表

NO：

序号

供方名称

供应的产品名称

及类别（A,B,C）

首次列入

日期

评定表序号

年度复评

结果

制表

批准

TKXD/7.4-8-1

云南泰康消防化工集团股份有限公司

供方业绩评定表

NO：

供方名称：

地址：

电话、传真：

联系人：

供应产品及类别（A,B,C）：

进货物资质量控制方式（在（）内标注V）：

进货检验（）；进货外观验证（）；本公司到供方现场验证（）；

顾客到供方现场验证（）；顾客到本公司现场验证（）。

质量得分（占60%）：

（合格批次/到货总批次）×60

质量评分：

近期交货得分（占20%）：

（按时到货批次/到货总批次）×20

交期评分：

其他情况（占20%），如包装质量、售后服务、配合等。

其他评分：

总评及处理建议：

资源管理部负责人签名：

日期：

管理者代表意见（总分100，低于60分或质量得分低于48分时填此栏）：

签名：

日期：

TKXD/7.4-8-3

云南泰康消防化工集团股份有限公司

年月采购计划

NO：

序号

采购物品名称

型号规格

数量

到货日期

备注

TKXD/7.4-8-4

云南泰康消防化工集团股份有限公司

年月采购统计NO：

序号

到货日期

采购物品名称

型号规格

数量

入库单号

备注

TKXD/7.4-8-5

云南泰康消防化工集团股份有限公司

采购物资申请表

申请部门：

序号

物品名称

规格型号材质

单位

数量

用途

审批：

审核：

制表：

年月日

注：

本单一式二联，第一联申请部门留存，第二联交资源管理部。

TKXD/7.4-8-6