物业工程部作业手册.docx
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物业工程部作业手册
第一节部门职责及工作目标
一、部门职责
(一)财务视角
1、负责控制人力成本。
2、负责控制通讯费、车辆燃油费的成本。
3、负责控制办公用品的成本。
(二)顾客视角
1、控制日常管理工作的服务质量。
(三)内部流程
1、负责物业交接的验收。
2、负责空置物业的管理。
3、负责日常维修工程的跟进。
4、负责区内物业装饰装修的管理。
5、负责区内及区周边的公共环境、公共设备设施的管理。
6、负责部门资料档案的管理。
7、负责部门办公室内务的管理。
(四)员工学习与成长
负责员工的培训和考核工作。
二、工作目标及衡量标准
(一)财务视角
1、人力成本控制在30000元/月以下。
2、移动电话通讯费、车辆燃油费的报销额控制在3000元/月以下。
3、办公用品成本控制在1000元/月以下。
(二)顾客视角
1、工作目标:
根据部门《物业助理服务质量考核标准》,每月对100名客户进行回访,确保考核成绩达80分以上。
衡量标准:
通过随机回访调查,员工的服务态度评分在80分以上,一个月内的二次投诉率低于5%。
二次投诉率=发生二次投诉的服务单数目/总服务单数目×100%≤5%。
(三)内部流程
1、工作目标:
按《楼宇验收操作规程》验收楼宇,确保部门每月违反规程扣分不超过20分。
2、工作目标:
按《空置物业检护操作规程》对空置物业进行管理,确保部门每季度违反规程扣分不超过20分。
3、工作目标:
按《日常维修工程管理规程》对日常维修工程进行管理,确保部门每月违反规程扣分不超过20分。
4、工作目标:
按《装饰装修管理规程》对装饰装修活动进行管理,确保部门每月违反规程扣分不超过20分。
5、工作目标:
按《公共区域及公共设备设施巡查规程》进行巡查,确保部门每月违反规程扣分不超过20分。
6、工作目标:
按《部门档案资料管理规程》管理部门档案资料,确保部门每月违反规程扣分不超过20分。
7、工作目标:
按《办公室内务管理规程》处理办公室的事务,确保部门每月违反规程扣分不超过20分。
(四)学习与成长
工作目标:
按部门员工培训计划进行培训,计划完成率达90%,按部分员工评
分标准进行考核,平均分80分以上。
第一节部门职责及工作目标
三、部门架构图
主管(1人)
副主管(1人)
文员(2人)
物业助理(10人)
预留职位(1人)
(目前编制人数共15人)
(一)考虑因素
根据楼宇类型的区别,洋房区较别墅区分布密集,配置人员数目相对较多,比
例约2:
1左右,具体指标如下:
洋房1500户/人(约200亩/人);别墅500户/人
(约600亩/人)。
(二)适用范围
楼宇售出率达85%以上的楼盘;当按户配置人员和按面积配置人员出现较大差
异时,以按户配置人员为准。
第二节岗位职务说明书
一、工程管理部主管职务说明书
工作概述:
根据《物业管理条例》和公司的有关规定,负责维护社区楼宇的安全使用和公
共环境的整洁;规范装饰装修的管理;协调与各相关单位的工作关系;审查申报登
记的装饰装修施工图纸;监督社区内的重大维修工程;指导下属处理重大投诉;以
及完成上级交办的其他事项。
(一)任职资格
1、性别:
男;
2、年龄要求:
35岁以下;
3、学历要求:
大专或以上学历,土木工程或物业管理专业;
4、工作经验:
具备3年以上工程管理或物业管理行业的工作经验;
5、工作技能:
持物业管理上岗证及物业管理职业资格证书;经部门招聘考核
标准(主管)评测合格可录用;试用期经员工转正考核标准(主管)评测可转正(见
附表);经晋升考核标准(主管)评测可晋升(见附表)。
(二)工作关系
1、直接上级:
屋村管理处副经理
2、直接下级:
工程管理部副主管
3、合作部门:
(1)内部部门:
管理公司,建筑公司,售楼部,装修公司,机电公司等;
(2)外部部门:
规划国土管理所,行政执法分局(中队),交通管理所等。
(三)岗位职责
履行部门职责,确保实现部门所有工作目标。
(四)工作要领和注意事项
1、处理问题时应从全局上考虑;
2、审阅图纸应认真细致,准确标明注意事项和禁止行为;
3、多与下属沟通,了解各项工作的实际情况。
二、工程管理部副主管职务说明书
工作概述:
根据《物业管理条例》和公司的有关规定,维护社区楼宇的安全使用、装饰装
修管理的规范化、社区环境的管理;负责制定部门的工作计划;指导下属处理区内
各类投诉及违章行为;监督各物业助理的日常工作;以及完成上级交办的其他事项。
(一)任职资格
1、性别:
男;
2、年龄要求:
35岁以下;
3、学历要求:
大专或以上学历,土木工程或物业管理专业;
4、工作经验:
具备1年以上工程管理或物业管理行业工作经验;
工作技能:
持物业管理上岗证及物业管理职业资格证书;经部门招聘考核标准
(副主管)评测合格可录用;试用期经员工转正考核标准(副主管)评测可转正(见
附表);经晋升考核标准(副主管)评测可晋升(见附表)。
(二)工作关系
1、直接上级:
工程管理部主管
2、直接下级:
物业助理
3、合作部门:
(1)内部部门:
管理公司、建筑公司、售楼部、装修公司、机电公司等;
(2)外部部门:
规划国土管理所、行政执法分局(中队)、交通管理所等。
(三)岗位职责
1、在特殊时期紧或高峰期重新分配任务。
(如洪水期间、台风期间、突击检
查、人员变动期间、收楼高峰期)
2、制定部门工作计划。
3、组织进行物业管理方面常用法律法规、建筑施工常识、服务礼仪等的培训。
(三)工作目标及衡量标准
1、确保不出现员工职责混乱、无法按时完成任务而引致投诉的情况。
2、确保完成工作计划的90%以上。
3、确保出勤率达到90%以上,员工培训考核成绩达到80分以上。
(四)工作要领和注意事项
1、做好上下级的协调和沟通工作。
2、适时调整工作任务,以保证工作顺利进行。
3、根据需要,向下属给予工作上的指导。
4、明确自己的工作职责,不错位,不越位。
三、工程管理部物业助理职务说明书
工作概述:
负责所属区域的物业验收、公共环境及设施设备管理、装饰装修管理、日常维
修管理、荒楼维护等工作;以及完成上级交办的其他事项。
(一)任职资格
1、性别:
男性;
2、年龄要求:
35岁以下;
3、学历要求:
大专或以上学历,土木工程或物业管理专业;
4、工作经验:
具备1年以上工程管理或物业管理行业工作经验;
5、工作技能:
持物业管理上岗证及物业管理职业资格证书;经部门招聘考核
标准评测(物业助理)合格可录用,试用期经员工转正考核标准(物业助理)评测
可转正。
(见附表)
(二)工作关系
1、直接上级:
工程管理部副主管
2、合作部门:
(1)内部部门:
管理公司,建筑公司,售楼部,装修公司,机电公司等;
(2)外部部门:
规划国土管理所,行政执法分局(中队),交通管理所等。
(三)岗位职责
1、负责所属区域物业的验收工作。
2、负责所属区域空置物业的管理工作。
3、负责所属区域日常维修工程的跟进工作。
4、负责所属区域物业装修的管理工作。
5、负责所属区域及其周边公共环境、公共设施设备的管理工作。
(四)工作目标及衡量标准
1、工作目标:
按《楼宇验收操作规程》验收楼宇,确保每人每月违反规程扣
分不超过10分;
2、工作目标:
按《空置物业检护操作规程》对空置物业进行管理,确保每人每月违反规程扣分不超过10分;
3、工作目标:
按《日常维修工程管理规程》对日常维修工程进行管理,确保每人每月违反规程扣分不超过10分;
4、工作目标:
按《装饰装修管理规程》对装饰装修活动进行管理,确保每人每月违反规程扣分不超过10分;
5、工作目标:
按《公共区域及公共设施设备巡查规程》进行巡查,确保每人每月违反规程扣分不超过10分;
(五)工作要领和注意事项
1、按照部门的规章制度和程序处理事务。
2、细心谨慎,有较强的责任心。
3、熟悉业务流程,热情服务。
4、保持良好的仪容仪表,礼貌待客。
四、工程管理部文员职务说明书
工作概述:
根据部门有关部门规定和制度,对办公室内务和档案资料的管理,以及完成上
级交办的其他事项。
(一)任职资格
1、性别:
女性;
2、年龄要求:
30岁以下;
3、学历要求:
中专或以上学历;
4、工作经验:
具备1年以上的办公室文职或档案管理工作经验;
5、工作技能:
持物业管理上岗证及物业管理职业资格证书;经部门招聘考核
标准(文员)评测合格可录用,试用期经员工转正考核标准(文员)评测可转正。
(见附表)
(二)工作关系
1、直接上级:
工程管理部副主管
2、合作部门
(1)内部部门:
管理公司,建筑公司,售楼部,装修公司,机电公司等;
(三)岗位职责
1、负责区内日常服务单的管理工作;
2、负责部门资料档案的管理工作;
3、负责部门办公室内务的管理工作;
4、负责部门人员通讯费、车辆燃油费的报销管理工作;
5、负责部门人员办公用品的签领管理工作;
6、负责区内装饰装修的指引工作。
(四)工作目标及衡量标准
1、目标:
按《服务单管理规程》对日常服务单进行管理,确保每人每月违反规程扣分不超过10分;
2、目标:
按《部门档案资料管理规程》对档案资料进行管理,确保每人每月违反规程扣分不超过10分;
3、目标:
按《办公室内务管理规程》对办公室内务进行管理,确保每人每月违反规程扣分不超过10分;
4、目标:
按《费用报销管理规程》对费用报销进行管理,确保每人每月违反规程扣分不超过10分;
5、目标:
按《办公室用品签领管理规程》对办公室用品进行管理,确保每人每月违反规程扣分不超过10分;
6、目标:
按《装饰装修指引规程》进行指引,确保由于装修指引不明而引起的投诉每人每月不超过3次。
(五)工作要领和注意事项
1、礼貌、热情、大方,说话的语速、语调、语气要恰当。
2、熟悉业务流程,快捷、准确。
不擅自离岗、串岗,做与岗位职责无关的事。
3、切忌工作随意,做事无计划安排或做事无条理。
4、工作细心、认真负责。
切忌粗心大意,马虎应付。
5、切勿只顾手头上的工作而怠慢客户。
第三节操作规程
一、楼宇验收规程
(一)工作目标及评估标准
1、确保每人每月扣分不超过10分。
2、确保洋房15日,别墅30日内工程完工交付给业主。
3、确保不出现因服务态度和服务质量方面的投诉。
(二)工作流程
1、物业助理接到文员通知后要15分钟内到达收楼单位现场;2、在接待业主验收楼宇时,先进行自我表现介绍:
“你好!
我是屋村工程部
的×××,负责贵单位的验收工作。
请问先生/小姐贵姓”3、接过业主的《验收交接表》;
4、记录业主所提出的工程问题;
5、根据不同的工程问题,向业主说明工程问题的处理方案及工;6、陪同业主抄水电表底数,并请业主签名确认;
7、将验收交接表转交文员存档;
8、根据工程问题下单到相关部门(机电公司、装修公司、土建部、水电部等)进行处理;
9、下单后至少每隔一天巡查一次维修工程;洋房每隔三天催促相关部门处理,别墅每隔七天催促相关部门处理;
10、工程完工后立即回复业主(如有需要,可根据业主要求定期反馈维修工程情况)。
(三)注意事项
1、物业助理接到通知后须15分钟内到达收楼单位现场。
若因不准时到达现
场而遭到投诉的,每次扣5分。
遇特殊情况时(如同一时间接到两个以上的收楼通
知或恶劣天气影响等),须向业主做好相应的解释工作。
2、在接待业主过程中要使用礼貌用语,由于不礼貌用语或服务态度差而引起
业主投诉的,每次扣5分。
3、确保业主在验收完毕后,对《验收交接表》进行签名确认。
否则,每次扣
5分。
4、确保工程按时完工并交付给业主,若因延误工期而被投诉的,每次扣5分
(特殊情况如因恶劣天气和材料方面等延误工期,必须提前向业主做好相应的解释
工作)。
5、确保工程按时完工并交付给业主,若因延误工期而被投诉的,每次扣5分
(特殊情况如因恶劣天气和材料方面等延误工期,必须提前向业主做好相应的解释
工作)。
二、空置物业检护规程
(一)工作目标及评估标准
1、确保每人每月对所属区域的空置物业进行至少一次的检护;
2、确保经检护后不出现因工程问题未及时处理而产生投诉。
3、确保每人每月扣分不超过10分;
(二)工作流程
1、物业助理按照《空置物业检护表》每季度进行对所属区域的空置物业进行至少一次的检护;
注意事项:
要按照《空置物业检护表》内的相关项目进行操作,否则每次扣3
分。
2、根据工程问题下单到:
机电公司、装修公司、土建部、水电部等部门进行处理;(见附表)
注意事项:
下单必须注明工程问题的内容、处理部门、处理时间等,每错一项扣2分。
3、每隔3天进行工程巡查;注意事项;若发现未处理的问题,应每隔2天催促相关部门进行处理。
4、每月25号上交《空置物业检护表》。
注意事项:
迟交一天扣5分;迟交两天或以上视为欠交,扣15分。
三、日常维修工程管理规程
(一)工作目标及评估标准
1、确保每人每月扣分不超过10分。
(二)工作流程
1、物业助理接到文员通知后要15分钟内到达现场;2、在接待业主过程中要使用礼貌用语:
“先生/小姐你好!
我是工程部的物业助理,请问有什么可以帮你?
”
3、向业主了解工程问题的有关情况;
4、核实工程问题后,告知业主工程的处理时间及有关注意事项,并落实住户
是否在家、工程是否需要收费等;
5、按问题类型下单到相关部门进行处理,部门分别有:
水电、土建、装修公
司等;
6、按规定的时间到进行巡查,落实工程问题处理的情况。
(三)注意事项
1、进入业主住宅要先脱鞋(业主允许除外);若因此而被投诉,每次扣5分;
2、准确判断工程问题的原因;若因此而被投诉,则每次扣5分;
3、向业主说好处理的时间、是否有人在单位里等(若无人在家,要查明是否
可以借出钥匙跟工程);
4、收费工程必须告知业主应缴的费用及以何种形式支付(签单还是现金等)
5、按约定的时间到达现场,若因此而造成投诉的,每次扣5分。
四、装饰装修管理规程
(一)工作目标及评估标准
1、确保每人每月扣分不超过10分;
(二)工作流程
1、物业助理在文员处签领所属区域的物业装饰装修图;
2、仔细阅读图纸,了解装修的内容和装修注意事项;
3、每天对装修的单位进行检查,包括装修内容、施工的时间、施工对周边的影响;(见附表)
4、做好相关的装修检查记录;(见附表)
5、若发现有违规装修(与《XXX住户房屋装饰装修指引》中的规定相抵触),必须按照违规处理规程办事(照相取证、发告知书告知业主相关的内容、写报告连同相片寄往当地城市综合执法分局及规划国土管理所)(何为违规装修,如何辨别违规装修,建议在注意事项中着重点明违规装修的定义,或单列为一项操作规程。
)
6、装修完毕后,在文员处签领装修退场证;
7、核查完工的装修单位,确认符合退场手续的要求(若不符合要求,马上知会装修负责人进行整改)。
在装修退场表上签名确认,并将记录及退场证退还文员(记录包括装修单
位、装修时间、是否有违规装修;若无违规的要签名确认)
(三)注意事项
1、做好相关装修单位的装修记录,否则每次扣5分;
2、按照违规处理规程对违规单位进行处理,否则每次扣5分;
3、严禁向装修单位收受贿赂,一旦发现,作辞退处理。
五、公共区域及公共设施设备巡查规程
(一)工作目标及评估标准
1、确保每人每月扣分不超过10分;
2、确保每月对所属区域的公共区域及公共设施设备进行巡查后,不出现二次
投诉。
(二)工作流程
1、物业助理按照《公共区域及公共设施设备巡查记录》每天对所属区域的公共区域及公共设施设备进行巡查;
注意事项:
按照《公共区域及公共设施设备巡查记录》内容项进行操作,否则每次扣3分。
2、根据工程问题下单到:
机电公司、装修公司、土建部、水电部等部门进行处理;
注意事项:
下单时必须注明工程内容、相关处理部门、处理时间等,每错一项扣2分。
3、每隔2天对下单后的工程问题要进行检查跟进;注意事项:
紧急的工程问题,应每隔1天催促相关部门进行处理。
4、每月25号上交《公共区域及公共设施设备巡查记录》。
注意事项:
迟交一天扣5分;迟交两天或以上视为欠交,扣15分。
六、服务单管理规程
(一)工作目标及评估标准
1、确保每人每月扣分不超过10分;2、每月的服务回单率(总回单数/总下单数*100%)达95%;
(二)工作流程
1、每天早上上班后马上开启电脑,启动自动接单系统;
2、将所接收的服务单分配给各区域的物业助理;
3、根据物业助理的要求下单到相关部门;
4、物业助理返回的服务单在24小时内回复;
5、下班后关闭好接单系统并关闭电脑。
(三)注意事项
1、接到服务单后,第一时间通知所属区域的物业助理,如因误时而导致物业
助理无法及时处理或提供服务,每次扣5分;
2、下单出错的,每次扣5分;如由此而引致投诉,每次扣10分;
3、未能及时回单的,每次扣2分;
4、不关闭电脑的,每次扣10分。
七、部门档案资料管理规程
(一)工作目标及评估标准
1、确保每人每月扣分不超过10分;2、确保部门资料按规定存放,否则每次扣5分;
3、确保在5分钟内查找出所需资料,未能在5分钟内找出资料的,每次扣5
分。
(二)工作流程
1、根据相关资料分类管理(见附表)
(三)注意事项
1、导致资料丢失的,每次扣10分。
2、档案资料必须做好及时备份及定期整理,否则每次扣5分。
八、办公室内务管理规程
(一)工作目标及评估标准
确保每人每月扣分不超过10分;
(二)工作流程
1、文件签领方面,应做好相关的记录,包括签领时间、物件、签领人等。
2、文件资料复印方面,应用匹配的纸张来进行复印。
3、客人接待方面:
如客人来访,应先问明所来为何事及找谁,再请客人坐下,
倒茶或开水,并告知客人需要等待的时间。
如客人来电,应先报自己部门的名称,
再询问客人的姓名、事情原委、是否方便留下联系电话,并给予指引。
(三)注意事项
1、资料必须保密,否则每次扣5分。
2、节约使用纸张,内部文件须双面复印,草稿纸复印背面,否则每次扣2分。
3、接待客人必须按相应的流程处理,否则每次扣5分。
4、资料复印,原件遗失每次扣15分。
九、费用报销管理规程
(一)工作目标及评估标准
1、确保每人每月违反规程扣分不超过10分;2、确保每月25号收齐发票并按财务制度要求进行审核和上报。
(二)工作流程
1、每月24号前收集部门全部员工所需报销的发票;2、核实每张发票有报销人员的工号和签名;3、送交财务部进行报销;
4、接到领取报销费的通知后到财务收取支票,然后到银行取钱;5、按照报销的限额把钱分发,并要求领款人签收确认。
(三)注意事项
1、切勿延迟报销日期,否则每次扣10分;
2、确保不出现报销款被领取后无签名确认的情况,否则每次扣15分。
十、办公室用品签领管理规程
(一)工作目标及评估标准
1、确保办公用品领取登记齐全,否则每次扣5分;
2、确保每人每月扣分不超过10分。
(二)工作流程
1、若有人前来领取办公用品,先确认来者身份后;
2、然后问清楚是领取何种物品;
3、要求领取人在签领薄填写领取物品的名称、数量、领取时间,并签名确认;
4、确定领取人填写资料准确后,将抽屉上锁,并存放好钥匙。
(三)注意事项
1、确保领取物品的种类、数目、领取人姓名、领取时间、要与实际相符,缺少一项扣5分。
2、要求领取人留下联系电话,并确定归还领取物的具体日期。
否则每次扣5
分。
3、签领完毕后,必须将储存柜上锁并保管好钥匙,否则每次扣5分。
4、由于操作错误,导致物品或资料文件丢失,每次扣15分。
十一、装饰装修指引规程
(一)工作目标及评估标准
确保无出现因不按操作规程进行装修指引而引致投诉。
(二)工作流程(见附表)
(三)注意事项
1、工作要按装修指引的流程处理,否则每次扣5分;
2、确保5分钟时间内能查找出存档图纸,否则每次扣5分。
3、装修图纸必须存档妥善,不出现图纸丢失问题,否则每次扣15分
第四节部门规章制度
一、物业助理服务质量考核标准
1、熟悉物业管理方面的相关法律法规。
(15分)
衡量标准:
通过部门相关法律法规测试,正确率达80%以上。
2、熟悉业主与我公司签订的相关合约或合同文件。
(15分)
衡量标准:
经面试考核前期物业管理协议,装修管理协议,业主(前期)公约,业主临时公约,正确率达80%以上。
3、熟悉园区内的基本情况。
(10分)
衡量标准:
了解公司的历史,园区内楼宇的大小、户型、座数、大中型建筑和设备设施以及各分区路段情况。
4、准时提供服务。
(15分)
衡量标准:
按部门规定的或与业主约定的具体时间提供服务
5、保持良好的仪容仪表。
(10分)
衡量标准:
按《XXX仪容仪表标准》评测,被扣分数不超过10分。
6、服务热情、周到。
(15分)
衡量标准:
不出现业主久等仍无人接待的情况。
7、及时跟进,不延误工期。
(20分)
衡量标准:
按规定的工期完成相应的工程,全程跟踪工程的进度,适时向业主反馈信息。
二、工程管理部主管的晋升标准
1、物业管理法律法规测试的平均分达90分以上;
2、曾获得公司“管理之星”的荣誉称号;
3、按公司的礼仪礼节考核标准进行评测,达90分以上。
二、工程管理部主管的招聘标准
1、熟悉物业管理、房地产、建筑装饰装修方面的相关法律法规;
2、较强的沟通协调能力;
3、良好的文字和口头表达能力;
4、具有3年以上的相关工作经验;
三、工程管理部主管的转正标准
1、在1年之内部门的工作效率有明显的提高;
2、下属满意度达85%;
3、在1年之内部门员工的整体素质和技能有明显的提高。
四、工程管理部副主管的晋升标准
1、物业管理法律法规测试的平均分达85分以上;
2、曾获得公司“服务标兵”或“优秀员工”的荣誉称号2次以上;
3、按公司的礼仪礼节考核标准进行评测,达85分以上。