公文写作应知应会.docx

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公文写作应知应会

公文写作应知应会

公文写作应知应会

XXXXXXXXXX编撰

公文办理知识

一、拟制日常文书的基本要求

（一）准确。

立场观点要正确；体现上级意图要准确；使用的材料要真实；文字语言要贴切；

（二）及时。

熟悉情况；密切协作；有预见性；提高写作效率；

（三）简明。

要合理布局；要简短精炼；要通俗易懂；

（四）保密。

二、拟写文书的要求

（一）要有高度的时间观念；

（二）要准确地使用工作“术语”；

（三）要按规定程序呈报文书。

三、拟制文书的方法

（一）领会上级意图，确定文书的种类、内容和形式；

（二）搜集和研究材料；

（三）起草文书；

（四）送审、修改、定稿；

（五）印制校对。

四、常用公文种类

国家行政机关公文有13种：

1、命令2、决定3、公告4、通告5、通知6、通报7、议案8、报告9、请示10、批复11、意见12、函13、会议纪要；

党的机关公文有14种：

1、决议2、决定3、指示4、意见5、通知6、通报7、公报8、报告9、请示10、批复11、条例12、规定13、函14、会议纪要。

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五、公文格式

公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送部门、附注等部分组成。

六、公文拟制程序

公文的撰制，一般要经过拟稿、审核、会签、复核、签发、编号、注发、缮印（编印）、用印等九道程序（根据情况可减）。

拟稿，主要是指公文的撰写，一般包括交办、构思、草拟、修正四个环节。

拟稿多由主办部门人员承担。

审稿，一般由主管部门负责人对文稿审阅、修改，并签字送出会签。

会签，请会同办文的有关部门和文件内容所涉及的有关部门，对文稿进行审阅并签注意见。

复核，也叫核稿，是指办公室专门人员在文稿报请领导人签发之前，对文稿的发文的必要性、内容、文字表述、文种使用、格式等进行审核修正。

签发，由发文机关领导人签署发文意见。

其中重要的，或涉及广的文件，应由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

编号，由业务部门登记编排文件号。

注发，是指秘书（办）部门的有关人员对文件的发授范围、阅读级限、缓急程度、秘密程度、发文方式和印刷要求等，签注意见。

缮印（编印），是指按签发的文件稿印制成正式文件。

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用印，是指在公文上加盖印章，这是公文发生效力的标志和凭证。

用印的依据应是领导人的签发和应发文件的分数。

七、拟文规则

草拟公文应注意：

（一）要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，如果提出新的政策规定，应加以说明；

（二）情况要准确，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点符号要正确；

（三）人名、地名、数字、引文要准确。

时间应写具体的年月日；

（四）引用公文应注明发文时间，机关、文号和标题；

（五）用词要准确、规范。

在使用简称时，应先用全称，并加以说明。

不写不规范的字词。

八、行文规则

（一）精简文件，严格控制发文；

（二）注意发文关系，在权限内行文。

对不同系统的部门，没有领导、指导关系的单位，不能发指示、决定等文件，对没有隶属关系的部门不必发文请示或报告工作；

（三）向下级单位的重要行文，应抄送下级直接领导的上级部门；

（四）部门之间对有关问题未能协商一致时，不能各自向下发文；

（五）联合行文的机关必须是同级机关；

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（六）不能越级行文，情况特殊而必须时，应抄送越级的部门；

（七）“请示”应一文一事，除领导直接交办的事项外，不宜直接送交领导个人，也不要抄送同级和下级部门。

专题“报告”可以附带请示事项。

（八）经批准在报刊上公开发布的文件，如果不另发文的，应注明，以便相关单位依照执行，并收集归档。

九、公文编号（略）

十、秘密等级（略）

十一、公文标题

（一）公文无论长短，都应有标题。

其位置在公文版头下方、正文上方的中间位置。

标题应简明扼要，准确地表达文意。

（二）使用特定格式的公文，标题中还应视需要反映公文的种类（普通格式公文标题可以不注明公文种类）。

十二、行文抬头

（一）行文抬头要写明公文的主送单位，其位置在公文标题下方，空一行顶格书写。

（二）向下行文时，必须按隶属关系逐级下达，正文抬头一般只写隶属的下一级单位，其它需要执行了解此文的单位一律写在公文分发栏里（单位多，可用职级概括）。

如遇特殊情况，需要越级行文时，应同时抄送越过的部门。

十三、公文附件

行文如有附件，需在正文之后、署名之前注明。

（一）“附件”，字样应写全（不能只写“附”字），

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顶格书写。

只有一个附件，附件标题可随后书写；两个以上附件时，附件标题另起一行书写。

附件标题的文字应与附件本身一致；

（二）除转发性公文或正文中已注明附件的，可不在转发通知（正文）之后注明附件标题外，其它公文的附件标题应一一列出，按装订顺序编上序号，并在每个附件的左上角注明“附件X”。

十四、公文署名

（一）公文可以领导人署名，也可以单位署名。

请示、报告由领导人或单位署名；指示、通知、通报、批复、公函、布告由单位署名，其中指示、通知、通报也可以由领导人署名；对没有隶属关系的单位的行文，应由单位署名。

署名位置在公文下方偏右的适当位置（右边空2或4格）。

（二）领导人署名，使用名章时，应写明领导人的职务、姓名。

如：

局长+（姓名）+（名章）；使用签名章时，只写领导职务，不写姓名。

如：

局长+（名章）。

（三）单位的署名，一般应写明单位全称。

单位全称前面有统一冠词的在隶属关系内部行文可以省略。

（四）联合署名，按编制序列由上而下由左向右排列。

（五）如正文末页不够署名位置，需在另页署名时，应在另页左上角顶格写“（此页无正文）”。

十五、公文用印

（一）用印位置：

印章盖在单位署名的正中央，上不压正文，下压日期。

领导人名章盖在署名后边；领导签名章盖在职务后边。

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（二）单位印章和领导人名章均使用红色印油，领导人签名章使用蓝色印油。

（三）特定格式的公文，在扉页的署名，不用印章。

如：

颁布的《条例》、法规等。

（四）用印章时，必须严肃认真，盖得端正、清晰。

十六、发文时间

（一）发文时间位于署名的下方位置。

（二）发文时间必须写全年、月、日。

重要文件还应写清时、分。

（三）发文时间一般应以领导人签发时间为准，如果领导人签发后因故拖延时间较长，也可以印制时间为准。

（四）某些重要公文，可根据需要在发文时间后注明发文地点。

十七、公文分发栏

（一）分发栏可分为3行，用横线隔开。

第一行写发文范围，第二行写抄送单位和共印分数，第三行写经办单位、联系人、电话。

如只有抄送单位，第一行可以不要；只有发文范围，第二行可以不要。

（二）发文范围，通常指需要执行此文的相关单位，而正文抬头没有包括的隶属单位，可以用发文栏里写“发：

XXX、XXX”或“发：

XX级上的单位”的形势表示。

（三）抄送单位，通常指需要了解此文件内容的相关单位（包括上级领导、单位或不相隶属的单位）。

抄送顺序，先上、后中、在下，平级按序列前后排序。

（四）公文主送、抄送、存档份数相加等于共印份数。

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本单位制发的公文可以抄送本单位。

存档份数在抄送单位之后注明，一般存档1份，重要的公文可存2份。

（五）需要联系办理的文书，还应注明经办单位，联系人和电话号码。

十八、签发和已阅

凡向上级的请示、报告均应在规定位置注明签发和已阅领导人姓名。

（一）“签发”是指对公文中请示、报告事项负主要责任的人；“已阅”是指需要了解文件内容的人了解文件内容，并负有一定责任。

（二）公文一般应由本级领导人签发。

如果上级授权下一级领导人签发上一级的公文，签发栏应借用主管此项工作的上级领导人名字。

此公文通常要抄送上一级领导阅知。

（三）“已阅”一般应是“签发”领导人的同级或上一级领导，不能出现下级领导。

十九、公文书写

（一）呈批公文和领导人签发公文时，不得用铅笔和圆珠笔，不得用纯蓝墨水和红墨水书写。

（二）公文的文面要整洁，上下左右都要按规定留出空挡，一律使用A4纸（16开纸）；标题二号黑体字，正文三号宋体字，一般页书写23行，一行（含空格、标定符号）28字，每页约644个字（含空格和标点符号）。

（三）使用简化字、词要符合规定，不能使用自造字和词。

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（四）准确使用标点符号。

二十、数字记述

（一）公文中凡是使用阿拉伯数字而且得体的地方，一律用阿拉伯数字；属于词汇或用语中的数字应使用汉字。

特殊情况可以变通时，同一篇公文中应保持统一。

（二）数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语，或具有修辞色彩的语词，以及相邻两个数字并列连用表示概数和不具有统计意义的一位数字，应使用汉字。

如：

一律、“十三五”计划、二三米、三五天、四十五六岁等。

（四）公文标题、行文抬头、署名数字一般用汉字，标题出现其他数字可以根据情况变通处理。

（五）行文序数号的书写。

在一份公文里，序数号的写法应当一致，层次分明。

一般按下列顺序排列：

第一层“一”，第二层“

（一）”，第三层“1”，第四层“

（1）”。

二十一、公文呈批

（一）部门呈领导人批发的公文，一律使用“起草文件首页纸”。

（二）公文无论是单面或双面印刷，一律在左侧装订。

二十二、办理下级的请示件

（一）接到下级的请示（含电话）后，应抓紧办理，并按时限规定批复（答复）下级。

（二）凡需要用文字批复的，应事先按照公文格式拟好“批复”文稿，原“请示”件附于草拟的“批复”文稿之后，呈主管领导审批。

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（三）凡需要报请领导批准后用电话答复的，应按单位内部行文格式规定写出“答复”稿，并将下级的原“请示”件附后，一同呈批。

二十二、单位内部行文

（一）单位内部事件需要行文的，必须使用规定的首页格式纸。

签发栏由负责管理本部门的主管领导人签名，承办栏中一般写本部门名称，特殊情况也可以写个人姓名。

领导批示写在公文首页纸正上方。

（二）以个人名义的行文，一律使用白纸，不得用公文格式纸。

（三）单位内部行文均要有标题，行文抬头写所呈报的领导姓名+职务名称，或姓+职务名称；除给某位领导人的专题报告外，应遵循逐级上报的原则；行文抬头只写上一级主管领导人的名字，特殊情况的“报告”，需要同时报上一级和在上一级的，行文抬头所写的领导（单位）可以连名并列，前面的名字是上一级，后面的名字是在上一级，中间连词用“并”，如：

XXX并XXX：

（四）正文后落款写本部门名称（内部用的名称）和年、月、日，不必盖印。

（五）不编密级和文件号。

二十三、收文处理程序

单位收公文的处理程序一般要经过：

签收、拆封、登记、拟办、批办、分发、传阅、承办、催办和办复等10个程序。

二十四、常用公文模板

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（一）报告

报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及回复上级机关的查询或交办事项时使用的一种陈述性公文。

报告格式：

关于××工作的报告【标题】

 ×发〔2010〕×号【文号】

××（单位）【称谓】

为进一步„„，现将有关问题报告如下（现予呈报）：

【报告引据】

一、点明话题（目的,对上级而言）„„【报告事项】

二、正面论证重要性/收益„„

三、反面论证迫切性/问题„„

四、论证条件可行性/前景预测„„

特此报告（以上报告如有不妥，请指示）【结尾】

                            ××（单位名称）【落款】

年月日

（二）请示

请示是下级机关向主管上级机关或业务主管部门，对某项工作或问题请求指示，要求给予答复或审核批准以及请求帮助解决工作困难时所使用的一种公文。

请示：

一是标题要简单明确；二是正文要详细准确，写明请示理由及

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意见；三是结尾适当；四是请示要一文一事。

请示格式：

 关于××的请示【标题】

 ×发〔2010〕×号【文号】

××（单位名称）：

【称谓】

为进一步（加强，解决）„„，现就„„问题请示如下：

【正文】

一、点明话题（目的,对上级而言）„„

二、正面论证重要性/收益„„

三、反面论证迫切性/问题„„

四、论证条件可行性/前景预测„„

妥否，请批示。

【结尾】

                                ××（单位名称）【落款】

 年月日

（三）工作总结

总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。

总结和计划是相对应的：

计划是工作之前拟定，用以指导工作；

总结是工作之后进行，用以检查计划完成情况，认识计划执行过程中的经验教训，目的是提高执行者的水平，以利今后的工作。

工作总结格式：

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 ××工作总结【标题】

×发〔2010〕×号【文号】

××年，××工作以„„为指导，取得可喜成绩。

现将有情况总结如下：

【正文】

一、基本情况和取得的成绩

（一）基本情况„„

（二）取得的成绩„„

二、存在问题

三、下一步工作措施

××工作虽然取得一定成绩，但尚存在许多足„„，我们将„„。

【结尾】

 ××（单位名称或个人签名）【落款】

年月日

（四）批复

批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的一种公文。

批复是直接对下级请示事项作出的答复，具有一定的指导性。

批复时，一是一请示一批复，突出针对性；二是要观点鲜明，态度肯定，切忌含糊其辞，模棱两可；三是文字要简练。

批复格式：

关于××的批复【标题】

×发〔2010〕×号【文号】

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××（单位名称）：

【称谓】

„„收悉，经研究，答复如下：

【正文】

一、„„

二、„„

此复（特此批复）。

【结尾】

××（单位名称）【落款】

年月日

（五）意见

意见是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件，主要适用于对重要问题提出见解和处理办法。

写作意见，要注意政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达条理要清晰，办法措施要具体可行。

意见格式：

关于××的意见【标题】

×发〔2010〕×号【文号】

××（单位名称）：

【称谓】

为进一步（加强，解决）„„，现就„„问题提出如下意见：

【正文】

一、阐明指导思想„„

二、提出工作措施„„

三、说明注意事项„„

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   ××（单位名称）【落款】

 年月日

（六）实施方案

实施方案是指对某项工作，从目标要求、工作内容、方式方法及工作步骤等做出全面、具体而又明确安排的计划类文书，是应用写作的一种文体。

实施方案格式：

 ××实施方案【标题】

 ×发〔2010〕×号【文号】

按照„„要求，根据„„现就××工作制定如下实施方案。

【正文】

一、工作的总体目标和指导原则

（一）总体目标

（二）指导原则

二、重点内容

（一）„„

（二）„„

三、时间安排、方法步骤和监督检查

（一）时间安排和方法步骤

（二）监督检查

四、组织领导

（一）加强领导，搞好协调。

（二）深化教育，营造氛围。

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（三）明确责任，务求实效。

（四）深入调研，跟踪指导。

„„希望„„，进一步推动„„。

【结尾】

（七）建议

建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。

建议类文书具有建议性、说理性、可行性和委婉的特点。

建议时，一是把握分寸要适度；二是所列内容要具体；三是表达语言要精练。

建议格式：

 关于××的建议【标题】

×发〔2010〕×号【文号】

××（单位名称或人员）：

【称谓】

„„，（简要说明目的、背景）：

【前言】

一、当前现状„„【主体】

二、存在问题„„

三、问题的原因„„

四、有关建议„„

以上建议仅供参考。

【结尾】

××（单位名称或个人签名）【落款】

年月日

（八）通知

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通知，是用来传达上级的指示，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时所使用的一种文体。

通知格式：

关于××工作的通知【标题】

  ×发〔2010〕×号【文号】

××（单位名称）：

【称谓】

„„，为进一步（加强，解决）„„，现就有关问题通知如下：

一、„„【正文】

特此通知（请认真贯彻执行）。

【结尾】

××（单位名称）【落款】

年月日

（九）规划

规划是指对事业或工作制定比较全面的长远的发展计划时使用的非正式公文。

规划一般由标题和正文组成，不必再落款，也不必写成文时间。

规划标题的四要素写法：

单位名称+时间期限+内容范围+规划。

规划的正文一般都比较长，一般由前言（有关的背景资料，也就是制定规划的起因和缘由）、指导方针和目标要求（规划的纲领和原则）、主要任务和政策或措施（规划的主体和核心，“是

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什么”和“怎么做”的问题）、结尾（远景展望和号召）。

规划格式：

××规划【标题】

×发〔2010〕×号【文号】

„„（引句）。

为了„„，特制定本规划。

【前言】

一、现状及面临的形势„„【主体】

二、指导思想、基本原则和目标„„

三、主要任务„„

四、主要措施„„

五、规划实施„„

„„（远景展望）  【结尾】

××（单位名称或个人签名）【落款】

 年 月日

（十）公开信

公开信，即公布于众的信件。

公开信格式：

 致××的公开信【标题】

×发〔2010〕×号【文号】

××：

【称谓】

一、阐明现象„„【正文】

二、说明原因„„

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三、说明措施„„

四、表明态度，发出号召【结尾】

    此致

敬礼

××（单位名称或个人姓名）【落款】

年 月日

（十一）新闻发布稿

新闻发布稿是行政机关用于对外发布信息的书面文稿。

新闻发布稿格式：

××（工作或情况）新闻发布稿【标题】

〔10〕×号【文号】

女士们、先生们，新闻界的朋友们：

【称谓】

大家好！

对关注„„的（前来参加„„）广大新闻界的朋友们表示衷心的感谢！

下面我向大家介绍„„的主要情况。

【正文】

„„

 „【结尾】

最后,再次向新闻界的朋友们表示最后，再次向新闻界的朋友们表示衷心的感谢！

同时也真诚的欢迎新闻媒体、社会各界对我们继续给予广泛深入的关注与监督。

 谢谢大家！

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（十二）简报

简报是简明扼要的书面报告，是汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作的一种简短的、摘要性的载体。

简报格式：

 ××会议在京召开【报头】

 ×发〔2010〕×号【文号】

经过一段时间的积极筹备，会议于××年××月××日在北京正式召开。

【主题】

参加今天会议的有，××，××，共70余人。

上午，××同志在开幕词中讲了这次会议的宗旨。

他说：

„„

随后，各地代表分组进行了讨论。

讨论会上，××同志对如何开好这次大会，还提出了很多宝贵的意见。

在下午的会上，××同志结合情况，进一步强调：

„„

本次会议就„„问题达成共识，进一步解决了„„，具有重要意义。

【报尾】

报送：

 ××【报送范围】

发送：

××【发送范围】

（十三）综述

“综”即纵横汇集、全面系统、广而有序地概括反映所述对象的历史、现状、发展趋势以及不同方面或个例的

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研究情况等。

“述”即对所选用材料作客观的叙述与说明，编者述而不评，不议论、不预测，也不提出建议。

综述无特定格式，但是在写作时要注意三点：

一是结构清晰，二是多用数据说明，三是写作重在陈述。

综述格式：

 ××情况（工作）综述【标题】

×发〔2010〕×号【文号】

„„（总括有关情况）【正文】

一、„„

二、„„

三、„„

（下一步措施或展望）。

【结尾】

××（单位名称或个人签名）【落款】

 年月日

（十四）函

公文函概念，即信；公函即公务信件。

它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。

函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

1、公文函格式

公函由首部、正文和尾部三部分组成。

其各部分的格

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式、内容和写法要求如下：

（1）首部。

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

一是标题。

公函的标题一般有两种形式。

一种是由发文机关名称、事由和文种构成。

另一种是由事由和文种构成。

二是主送机关。

即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（2）正文。

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

一是开头。

主要说明发函的缘由。

一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：

”或“现将有关事项函复如下：

”等过渡语转入下文。

复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

二是主体。

这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。

函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。

无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。

如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

2、公文函用法

（1）下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

（2）平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

（3）用函来通知一般事项。

如通知开一般性的会议、

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要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

（4）向上级机关请示较小事宜也常用函。

XXXX年X月XX日新修订

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