A3HR1200考勤管理功能手册.docx
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A3HR1200考勤管理功能手册
目录
第1章概述-3-
1.1考勤管理概述-3-
第2章排班管理-4-
2.1编制排班计划-4-
2.2个人排班查询-7-
2.3部门排班查询-7-
2.4排班班组设置-8-
第3章出勤管理-10-
3.1导入考勤原始数据-10-
3.2导入考勤结果数据-11-
3.3导出考勤统计数据-12-
3.4部门考勤统计报表-14-
3.5个人考勤统计报表-15-
3.6考勤统计维护-15-
3.7津贴班次统计报表-17-
3.8手工考勤录入-18-
第4章加班管理-22-
4.1加班任务-22-
4.2加班申请-23-
4.3加班记录-25-
4.4批量加班记录-26-
4.5加班工资核算-27-
4.6部门加班统计报表-29-
4.7个人加班统计报表-29-
第5章出差管理-31-
5.1出差申请-31-
5.2出差记录-33-
5.2.1出差员工记录-33-
5.2.2出差业务记录-33-
5.2.3出差报销-34-
5.3部门出差统计报表-38-
5.4个人出差统计报表-39-
第6章假期管理-40-
6.1请假单-40-
6.2销假单-42-
6.3用假记录-42-
6.4部门休假统计报表-43-
6.5个人休假统计报表-44-
6.6系统休假统计报表-44-
第7章考勤制度设置-46-
7.1考勤指标-46-
7.2时间换算-49-
7.3适用条件-50-
7.4考勤方案-50-
7.5加班制度-52-
7.6出差制度-56-
7.7假期制度-57-
7.8补贴款项-59-
第1章概述
1.1考勤管理概述
时间数据管理是传统人力资源管理工作中的重要工作，旨在帮助用户建立实时可控的员工工作时间管理体系。
体现现代企业管理中的效率原则。
以及灵活的、人性化的弹性工作时间管理。
通过时间分析，帮助用户实时监测企业员工的工作时间的变更与发展趋势。
以便实时地进行决策控制。
目前时间数据管理系统主要包括员工加班管理、员工休假管理、员工出差管理、考勤排班管理等功能，并与薪资管理系统及企业日历、工作日志管理系统进行集成。
主要的业务流程如下图所示：
图1.11
如上图，在基础数据设置中，需要定义企业加班、考勤、休假、出差管理的基础数据和管理制度。
在后面各章节的说明中，不再设专门的章节进行说明。
第2章排班管理
考勤排班管理功能适用于一般性的行政部门的正常上下班管理和流程性生产部门倒班、轮班管理。
对于考勤数据处理，系统主要通过与外部专门的考勤记录系统的接口实现。
系统主要的目标是帮助用户分析考勤数据，并能传输到薪资福利模块处理。
考勤排班管理的简要业务流程如下图所示：
图2-1
2.1编制排班计划
班计划是以考勤方案为基础，同时以班组为对象进行工作时间排列的。
同时，对于排班计划，需要指定特定的工作时间范围。
在某一时间范围内进行排班管理。
点击导航栏节点“人力资源\考勤管理\出勤管理\编制排班计划”，系统打开“排班计划列表”窗口。
提示：
排班计划分为新增、审批中、已审批、驳回四个状态，新增加的计划为新增状态，新增状态的计划可以修改、删除、送审；其它三种状态的单据不能进行删除。
新增
点击“新增”按钮，进入“排班计划明细”编辑窗口，如下图所示：
图2.11排班计划明细-编辑窗口
如上图所示，“排班计划明细”窗口包括：
主信息、附属对象信息和附属工作班次三个Tab页，下面，我们分别加以介绍：
主信息：
用以编辑：
排班名称、所属组织、考勤方案、排班周期等信息。
附属对象信息：
根据“排班单位”和“排班人员”设置当前排班计划所属对象。
附属工作班次：
此项内容系统将根据主信息Tab页中的“排班周期”和“考勤方案”按“提交”按钮自动生成。
相关参数说明：
计划周期：
即该排班计划的起止时间，后面的排班都是基于这个时间段中的每一天进行的。
考勤方案：
排班计划中的班次直接来源于指定的考勤方案；依据每一天对应日期类型从指定考勤方案中引用班次。
排班对象：
是可以进行增加、删除，这里的对象包含员工、班组（生成排班结果时会分解成具体的员工）。
以上内容设置好后，点击“排班”按钮，系统进入排班流程：
1、设置排班（对象）明细窗口，如下图所示：
图2.12设置排班（对象）明细窗口
a）、双击班次明细条，在“排班对象帮助”窗口，逐一设置排班对象。
b）、通过“自动排班”按钮，在“自动排班算法选择”窗口选择“连续排班”智来能计算排班对象，并在接下来的“自动排班-连续排班”窗口设定“同一班次连续次和休息天数”，按“确认”键结束。
调整：
根据具体情况，对已排班次对象进行调整。
注意：
班次（对象）调整需在两个以上班次间进行。
2、点击“下一步”进入“排班结果明细窗口”，如下图所示：
图2.13排班结果明细窗口
在此窗口，可执行“调整、重新排班”操作，具体可参照“设置排班（对象）明细”界面的操作说明。
设置好排班计划，确认无误后，按“提交”按钮保存设置并结束新增操作。
结果
用于查看所选排班记录的“排班结果明细”。
发布
对某个排班计划发布，此功能仅针对已审批的记录进行发布。
具体操作请参照“互动工作平台”手册的相关介绍。
查询
根据“排班计划查询－对话框”设置的条件，系统进行快速筛选，查看符合条件的班次计划。
送审
用于对新增班次计划执行审批操作。
具体包括：
送审、送审查看、送审历史和取消操作。
更正
用于查看所选排班记录的排班结果，并可对排班结果进行修改；
注意：
1、只有已审批的排班计划才可以更正；
2、更正时不能改变员工，只能对员工进行调班；
3、调班时只能对当前时间及以后的班次进行改变。
2.2个人排班查询
个人排班查询报表用于查询相应员工的排班计划，如图2.21所示：
图2.21个人排班计划报表
在图2.22中，先根据员工“帮助”按钮，查询出有效排班计划，然后选择某一条排班计划查询具体结果。
员工：
即需要查询排班计划的员工。
查看排班明细：
在查询结果列表中，选定一条排班计划，点击此按钮，系统显示该排班计划明细信息，但仅针对当前员工。
查询：
选定员工后，点击此按钮，在列表中显示所有有效的排班结果。
2.3部门排班查询
部门排班查询报表针对具体部门（职能机构）查询相应的排班计划。
图2.31部门排班查询报表
部门排班查询报表与个人排班查询报表的操作相似，具体请参见“个人排班查询报表”章节的内容。
2.4排班班组设置
在轮班考勤方案中，除规定班次的下班时间以下，还需要定义各员工所属班组。
双击导航栏节点“人力资源\考勤管理\出勤管理/排班班组管理”，系统打开“班组定义列表”窗口，如下图所示：
图2.41班组定义列表窗口
在图2.41中，列示了班组编码、班组名称、组长、组员及班组说明内容。
还可通过工具栏上的“新增、修改、删除和查看”按钮执行相应操作。
新增
点击工具栏“新增”按钮，进入“班组定义明细”编辑窗口，见图2.42所示：
图2.42班组定义明细-编辑窗口
主信息
用于编辑班组基本信息，包括：
编号、名称、组长、录入人、录入日期和相关说明。
相关员工
用于编辑当前班组的员工，可通过“增行、删行”按钮来增加、删减员工，也可通过“员工多选”按钮，进入“HR员工帮助”窗口，选择多个员工，按“确认”按钮将自动保存到相关员工列表中。
离职员工同步
如果班组中员工有离职员工，则需要对班组中的成员作更新处理。
选择某个班组，点击“修改”，在班组定义明细页面主信息和相关员工tab页都有“员工同步”按钮。
点击即对班组成员作同步更新
注意：
1、“主信息”Tab页中的组长，必须在“相关员工”Tab页中有记录。
2、离职员工同步更新如果该班组组长已经离职，则需要重新设置班组组长，相关员工里也要增加新增的组长，否则同步后无法保存班组。
第3章出勤管理
3.1导入考勤原始数据
考勤原始数据是记录某法人组织下的员工原始出勤时间数据。
它是考勤管理中的一项重要基础数据，用作于考勤计算。
点击“出勤管理/导入考勤原始数据”子菜单，系统打开“考勤原始数据列表”窗口，如下图所示。
在此界面，您可通过“提交、新增、删除、导入、查询和计算”按钮执行相应操作。
图3.11考勤原始数据列表
提交
在“出勤时间列表”中可以直接修改的员工出勤时间，单击窗口工具栏中的“提交”按钮即可。
新增
用于新增员工考勤原始数据。
点击此按钮，在“考勤原始数据录入”窗口输入员工及考勤时间，按“确认“键保存数据并完成新增操作。
如需连续录入员工出勤时间信息，可选中窗口中的”连续录入“选项。
删除
在“考勤原始数据列表”窗口中选择想要删除的员工出勤时间记录，单击窗口工具栏中的“删除”按钮即可。
导入
单击“考勤原始数据列表”窗口工具栏中的“导入”按钮，系统打开“出勤时间导入”窗口。
在此窗口中输入的相关信息：
开始日期、结束日期、是否采用覆盖方式。
以上信息输入完毕，单击窗口工具栏中的“确定”按钮，系统保存数据并完成导入操作。
计算
单击“考勤原始数据列表”窗口工具栏中的“计算”按钮，系统打开“员工考勤计算”窗口。
在此窗口，通过“组织多选、员工类型多选”按钮输入相关信息：
开始日期、结束日期、组织、员工类型。
以上信息输入完毕，单击窗口工具栏中的“计算”按钮，系统对所选组织、员工数据进行计算，结果在“考勤结果数据列表”窗口显示。
3.2导入考勤结果数据
考勤结果数据为考勤原始数据的计算结果，点击“出勤管理/导入考勤结果数据”子菜单，系统打开“考勤结果数据列表”，如图3.21所示：
图3.21考勤结果数据列表
图3.22中，“提交、新增、删除、导入和查询”的操作与上一章节相似，在此，不再展开介绍，下面，着重介绍一下“统计”按钮的使用。
统计
点击“统计”按钮，进入“员工考勤统计”窗口，如下图所示：
图3.22员工考勤统计窗口
统计条件编辑区：
用于定义统计条件信息，包括：
统计时间范围、日期类型、加班统计方式、组织和员工类型。
统计结果显示区：
考勤指标：
取自“7.1考勤指标”中的结果，指迟到、早退、旷工等信息。
指标实际累计值：
指具体某项考勤指标的实际发生数据之和。
指标核算累计值：
根据指标实际累计值结合核算指标值获取的数据。
如：
休息日实际加班累计3小时（休息日加班按2倍计算），得出指标核算累计值为6小时。
3.3导出考勤统计数据
导出考勤统计数据需与A3账套配合使用，点击“出勤管理/导出考勤统计数据”子菜单，系统打开“考勤数据导出”窗口，如下图所示：
图3.31导出考勤统计数据
考勤数据导出操作步骤说明：
1、根据当前法人组织对应的A3账套中当前薪资会计周期（包括：
会计期和薪资周），在上图数据类型中进行选择，并进行考勤数据“统计”操作，结果在HR数据统计表中显示，如在统计的同时发现数据已经存在，则直接展示，如A3账套的薪资已结转，则系统允许重新“统计”和“导出数据”操作。
2、在A3账套中，考勤指标设置功能将被屏蔽，用户只能查看，不允许修改。
考勤数据导出必须在A3账套员工辅助属性中设置“参与考勤”项，否则，数据无法成功导出。
3、设置好HR与A3对应关系后，先将HR账套所设置的考勤指标（如图3.32所示）“导出”至A3所对应账套中（如图3.33所示），其考勤指标是针对薪资的周期所定义的。
图3.32HR套账－考勤指标同步导出编辑窗口
图3.33A3账套－获取的考勤指标值
注意：
HR账套中标记数据已经导出后，若要再次导出，系统将弹出“数据导出失败”提示信息。
4、考勤指标数据导出成功后，再根据其薪资会计周期来统计其考勤数据。
但如果此时间段的考勤数据已存在，系统弹出“该统计条件已存在对应的统计数据”提示信息。
5、根据统计结果，导出考勤数据。
如下图所示：
图3.34考勤统计数据
3.4部门考勤统计报表
部门考勤统计报表以部门为单位进行统计得到的考勤统计数据。
点击“出勤管理/部门考勤统计报表”子菜单，系统打开“部门考勤统计报表”，如下图所示：
图3.41部门考勤统计报表
此窗口列示了部门考勤统计的数据，并可对考勤记录执行“查看部门考勤明细表、查询“操作。
查询
单击工具栏上的“查询”按钮，系统打开“部门考勤统计报表查询”窗口，在此窗口中，输入相关信息，如：
组织编号、统计起止日期。
输入完毕后，点击“确认”按钮，则在部门考勤统计报表中将会列示出相关统计结果。
查看部门考勤明细报表
单击工具栏上此按钮，系统打开“部门考勤统计明细报表”窗口，以此窗口中，列表信息是以员工为单位，包括各项考勤指标值。
3.5个人考勤统计报表
个人考勤统计报表如图3.51所示：
图3.51个人考勤统计报表
个人考勤统计报表与部门考勤统计报表的操作相似，具体请参见“3.6部门考勤统计报表”章节的内容。
3.6考勤统计维护
双击导航栏“人力资源管理\考勤管理\出勤管理\考勤统计维护”，系统打开“考勤统计列表”窗口，如图3.61所示：
图3.61考勤统计列表
如上图，所列为每一周期的考勤数据统计表，这些统计表在经过审批以后，可以导出到薪资福利模块参与员工考勤工资的计算。
新增考勤统计表
单击窗口工具栏“新增”按钮，系统打开考勤统计单编辑页面，见下图：
图3.62
如上图，考勤统计表的维护操作包括以下几步：
1、填入考勤统计表的主要信息，包括：
统计表编码、名称、发薪类型、会计期、工作周统计的开始日期和结束日期。
当选择发薪类型是月薪时，只能选择会计期，当选择发薪类型为周薪时，通过选择会计期，再选择工作周。
开始时间和结束时间是根据会计期决定，不能手工修改。
提示：
关于会计期和工作周的设置见《基础数据》部分章节。
2、单击窗口工具栏“导入员工”，选择相关的职能机构，导入需要统计的员工列表。
同时，系统也会显示这些员工所适用的各个考勤指标。
可以使用“全选”功能一次选择所有职能机构。
确认以后，系统会根据所选职能机构引用员工列表。
此时，可使用工具栏“增行、删行”功能对员工数据进行调整。
3、单击窗品工具栏“导入”按钮，系统打开数据导入窗口，如图3.63
所示：
图3.63
如上图所示，使用“浏览”功能选择需要数据文件，然后单击“导入”按钮，系统即会导入数据。
注意，此时系统需要一段时间来处理数据。
数据导入完成后，检查数据无误后，可以单击窗口工具栏“提交”按钮，保存该统计表。
注意：
对于外部数据文件，系统有要求的格式的，主要在数据导入窗口有详细的说明，数据文件定义的结果如下图所示：
图3.64
考勤统计表的审批和导出
在“考勤统计表”窗口，选择所创建的考勤统计表，然后单击窗口工具栏“送审”。
根据系统所设定的审批流程，执行考勤统计表的审批。
考勤统计表审批完成完成以后，该统计表的状态会自动变为“己审批”。
对于己审批的考勤统计表，可以传输到薪资福利模块。
此时只需要选择该考勤统计表，然后单击窗口工具栏“导出”按钮即可，此时，系统会自动将该考勤统计表的有关数据写入到薪资福利模块的考勤统计报表中。
传输完成以后，系统将该考勤统计表的状态置为“己传输”。
对于己导出的考勤统计表仍可以进行导出操作，但会给出提醒信息。
注意：
同一时间期间，同一员工，不能出现在两张考勤统计表中。
3.7津贴班次统计报表
该报表统计部门下的班组津贴情况。
在7.4考勤方案中，新增一个考勤方案时，新增班次中维护本班次享有津贴（具体在基础数据下简单基础数据中维护），如图3.7-1。
启用了该考勤方案后，就可以在津贴班次统计报表中查询到班次津贴信息，如图3.7-2.报表页面上的“传输”按钮，可以将津贴信息传送到薪资，更新工资记录。
图3.7-1考勤方案明细页面——新增班次
图3.7-2津贴班次统计报表
3.8手工考勤录入
手工考勤录入列表如图3.8-1所示。
列表提供新增、删除、修改、查看四个功能。
图3.8-1手工考勤录入列表页面
点击“新增”按钮，如下图3.8-2新增手工考勤录入页面。
周期类型有月、周、天三种可以选择。
如果选择月，周期选择了2011年的第十一个月，开始时间和结束时间自动带出为2011-11-01和2011-11-30。
页面下方列表上就会自动带出以时间为列名的时间列。
点击“人员选择”按钮，弹出人员帮助窗口，如图3.8-3.有两个维度，按项目组织关系和人力资源组织关系。
另外，考勤符号说明，如图3.8-4.在录入考勤信息的时候，可以下拉选择考勤符号，比较形象。
录完提交后，记录显示到列表中。
图3.8-2新增手工考勤录入页面
图3.8-3.
图3.8-4
第4章加班管理
加班管理也是企业行政后勤的主要工作。
目前系统所提供的加班管理，主要以实现加班过程的管理为主。
包括：
1、领导安排加班任务，员工进行反馈，安排加班填写加班申请单。
2、员工申请加班，领导审批。
3、员工集体加班后，由考勤员工批量录入加班单
为了准确地核算员工的加班工时和加班工资，需要首选定义各个单位的加班制度。
加班管理的主要工作流程如下：
4.1加班任务
员工的主管及其他领导，可以为某些员工安排加班任务。
员工根据这些任务进行加班，并填写加班申请单或加班记录。
一项加班任务主要包括加班时间段、加班任务、任务完成要求、加班员工、其他备注信息。
“加班任务单维护”窗口如下图所示：
图4.11加班任务单维护窗口
该窗口包括主信息、任务接收者、自定义信息三个Tab页面。
用户在主信息页面需录入的内容包括编码、名称、所属组织、预计开始和结束时间、加班任务描述、任务完成要求和备注信息。
其中预计加班工时系统将根据用户录入的预计开始和结束时间计算得出。
完成主信息页面的录入后，用户可在任务接收者页面通过“增行、删行”按钮确认接收该加班任务的具体人员。
以上内容录入完毕后，单击“提交”按钮保存信息。
系统返回“加班任务单列表”窗口，如图4.12所示：
图4.12加班任务单列表窗口
用户在此窗口还可对新增的加班任务进行下达和完成操作。
下达
用户完成加班单的填写后，可通过“下达”功能按钮将加班任务发送给相关人员，同时，该加班单的状态变更为“下达”。
在加班任务单填写页面，也可以直接“下达”操作。
完成
员工接到加班任务后，将做出是否接受任务的处理（具体操作见“加班记录维护”章节的内容），如果同意加班，完成加班任务后，根据加班任务单，填写加班记录单，并提交审核。
领导对加班单进行审批之后，可对相应的加班任务单进行“完成”操作，此时，该加班单的状态变更为“完成”。
4.2加班申请
员工加班申请管理，主要帮助员工处理以下业务：
1、接收并处理领导安排的加班任务。
2、直接填写加班单，申请加班。
3、查看个人加班记录。
双击导航栏“人力资源\考勤管理\加班管理\加班申请”，系统打开员工加班管理工作台列表信息。
在该平台上，主要包括以下三种列表的信息：
等接收的加班任务列表、加班申请单列表、加班记录列表。
如下图所示，使用各自的TAB页标签，可以进行内容切换，同时系统工具栏也会作相应变化。
图4.21员工个人加班管理列表
如上图所示，在“加班任务”TAB用户可以对领导安排的加班任务进行处理。
在“加班申请”TAB页，可以直接填写加班申请单，在“加班记录”TAB页，可以查看本人加班记录以及其是否通过审批的信息。
接收加班任务
如果员工为领导安排加班任务，则可以选中该条任务，使用工具栏【接受】或【反馈】对任务进行接受或拒绝操作。
接受任务的处理
使用工具栏【接受】按钮对任务进行操作，此时系统会自动打开一张加班申请单，并自动填入相关的加班信息。
拒绝任务的处理
使用工具栏【反馈】按钮对任务进行拒绝操作，此时系统会自动打开一个反馈理由填写窗口，填写不能加班的理由，确定后，部门主管即可以看到本人对该任务的处理状态。
图4.22
填写加班申请
切换到“加班申请”TAB页，使用工具栏【新增】按钮创建一张新的加班申请单。
“加班申请单维护”窗口如图4.23所示：
图4.23加班申请单维护窗口
用户在此窗口必须录入的内容包括：
加班内容、预计开始时间和结束时间、加班任务完成要求及备注即可。
在加班工作完成以后，可以使用列表工具栏“确认”，确认加班信息，此时可以填入实际加班开始和结束时间。
单据提交以后，部门经理可以通过经理自助进行单据审批。
加班单审批
员工填写加班单以后，需要在加班任务以后，对实际加班时间进行确认，然后，员工对应的部门经理可以在经理自助平台中，对员工加班申请进行审批。
加班审批的操作见手册：
互动工作平台相关介绍。
查看加班记录
切换到“加班记录”Tab页，此时列表展示该员工通过审批的加班记录列表。
使用工具栏【个人加班统计报表】按钮，可以打开本人加班统计表窗口。
如下图所示：
图4.24个人加班统计报表
4.3加班记录
用户可在加班记录维护中对领导指派和员工自己申请的加班任务进行反馈处理。
单击“加班记录维护”菜单，系统进入“加班任务列表”窗口，如图4.31所示：
图4.31加班任务列表窗口
用户在此窗口可以看到新下达的加班任务，最初的反馈状态都为“未反馈”。
员工对自己的加班任务可进行反馈、取消、拒绝、送审等一系列操作。
用户通过“查看”按钮对加班任务进行查看后可根据实际情况进行“拒绝”，也可进行“反馈”，“加班单维护”界面与“加班申请单维护”窗口相似，经反馈的加班单状态由“未反馈”变更为“新增”，用户可对其进行送审操作，当然用户在对加班单进行“反馈”后还可对其进行“取消”操作。
4.4批量加班记录
在有些企业，可能会安排一个班组或一个项目小组集体加班，此时就不需要每个员工都来填写加班单，可以由一个考勤管理员统一录入，填写一张加班单，并统一审批即可。
此种情况比较适用于生产企业班组集体加班的情况。
双击导航栏“人力资源\考勤管理\加班管理\批量加班记录”，系统打开“加班记录单”窗口，单击窗口工具栏“新增”按钮，系统打开“加班记录单”编辑窗口，如下图所示：
图4.41批量加班记录单列表窗口
图4.42批量加班记录单编辑窗口－主信息
图4.43批量加班记录单窗口－加班员工列表
如上图所示：
在加班记录单主信息中输入以信息：
加班内容、加班组织、备注、加班时间范围。
在加班记录单的“附属员工”TAB页中，通过工具栏“多选员工”按钮，选择多人员工，此时，系统会自动将在主信息中所录入的加班时间作为当前所有员工的加班时间区间，如果稍有不同，您可以再逐个进行修改。
注意：
如果在加班单主信息中录入的加班时间范围不合理，如加班小时等于零，在录入员工数据时，系统会有相应的提示：
“请先确认时间范围，如果您在新增员工后，再修改时间范围，会同时修改每个员工的加班时间，可能会覆盖您原来对每个员工加班时间所做的修改。
4.5加班工资核算
核算加班工资核算是对加班统计结果进行处理，核算出加班的报酬。
“
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