大型会议、研讨会、论坛策划方案案例模板.doc

大型会议、研讨会、论坛策划方案案例模板.doc

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2018年****会议/研讨会/论坛策划方案

背景

一、会议主题：

二、会议指导单位：

三、会议主办单位：

四、会议协办单位：

五、会议承办单位：

六、媒体支持：

七、会议时间:

2015年10月30-11月1日（共3天）30日报到，31日、11月1日（1.5天会议）。

八、会议规模：

200人

九、会议议题

（一）主议题:

（二）分论坛议题：

十、拟邀嘉宾

主办、协办、承办方相关领导；

分管政府部门领导；

工作专家（4-6名）。

十一、参会对象

十二、会议形式：

主题论坛（TED演讲）+分论坛（分享+点评互动）；

拟定议程框架：

日期

第一天

10月30日

第二天

10月31日

第三天

11月1日

上午

——

9：

00开幕式

9:

30—12:

00

分论坛（三）

分论坛（四）

9：

10

领导致欢迎词

9:

15—10:

00

领导发言

（主题演讲）

10:

10—12:

30主论坛（3人）

下午

报到接待，住宿安排

14:

00—16:

30

分论坛

（一）

分论坛

（二）

待定

（计划午餐后结束）

16:

30—17:

30

论坛总结、分享

晚上

报到接待，住宿安排

18:

00

欢迎晚宴

——

十三、会议地点：

十四、会务资料

1、主办、承办、协办方宣传资料；

2、会议手册；

3、论文集；

4、参会证；

5、笔；

6、记事本。

十五、会议成果产出

1、论文集（出版）；

2、媒体专题报道。

十六、会议亮点

1、创新电子形式

采用体验流畅且设计美观的电子邀请函，与印刷品相比生动了很多，可以做到图文并茂声色具备，还可以和诸如位置服务等应用相结合。

2、二维码签到

可在邀请函的最后一页设置来宾信息填写页，按格式要求填写并成功提交的来宾，则获得一个二维码（并成功关注关爱桂城官方微信），现场只需扫码签到入场。

十七、会议传播

1、精准传播：

通过主流媒体、行业领袖、权威专家等覆盖目标受众，定向准确传播关键信息。

2、海量传播：

通过微信、微博、会议精彩瞬间视频等新媒体形式，利用网络平台进行多渠道传播。

十八、组织及分工

序号

分组

工作职责

人员

1

领导小组

负责本次会议的全面领导和总指挥，协调和监督各工作组的工作；

2

策划组

负责会议流程策划及方案；会议邀请及参会人员联络

3

宣传组

对外宣传及联络媒体，通讯稿件撰写与发布；

4

接待组

会场布置、来宾接待、食宿安排，会议现场茶点安排；

5

设备组

会场设备调试；

6

物资组

会议相关物资采购、分发；

7

编辑组

会务资料编辑、印刷；

8

调度组

车辆安排与调度

十九、预算

序号

类别

项目

单价

数量

总额（元）

1

嘉宾

邀请

住宿费（嘉宾）

400元/晚/人

2晚*10人

8000

2

交通费（嘉宾）

省外：

4000元/往返

港澳：

500元/往返

省外：

6人

港澳：

2人

25000

3

嘉宾劳务费

3000元/人

主题演讲：

4

18000

500元/人

分论坛主持：

4

2000

4

会议

接待

欢迎晚宴（酒水另备）

1000元/围

21

21000

5

会议日午餐（含1围餐）

18元/人/次

2*220

7920

6

会议日茶点

1000元/场

4

4000

7

会议日饮用水

2元/瓶

600

1200

8

参观租车

1000元/辆/次

1

1000

9

会务

资料

会议手册

10元/份

220

2200

10

参会证

5元/个

220

1100

11

记事本、笔

3元/套

220

1100

12

论文审稿专家劳务费

1000元/人

5

5000

13

论文集（出版）

100元/本

200

20000

14

会议

宣传

会议主题形象设计

一批

灯箱布7.5m*2.2m1个

灯箱布8m*2.2m1个

演讲台LOGO2个

门口横幅：

10m*1m（1条）

展架0.8m*1.8m6个

室外指示牌1m*1.2m6个（桁架包灯布）

室内指示牌0.6m*0.8m10个（喷画裱KT版）

8000

15

会场背景板、LOGO、会议指示牌、会议展架等

16

媒体宣传

200元/人

20

4000

17

其他不可预见

——

——

5000

合计

拟邀主要嘉宾名单：

二十、筹备时间及时间进度表

序号

主要内容

具体事项

时间进度

负责人

5月

6月

7月

8月

9月

10月

1

前期筹备

敲定研讨会筹备方案，包括会议议题、主题、主承办方等

5.30

2

召开论坛启动工作会议

6.3/6.4

3

确定工作组人员及分工

6.1-6.5

4

会议邀请

嘉宾邀请

6.10-7.20

5

参会人员邀请

6.10

6

报名统计

10.8

7

会议资料准备

论文题目及摘要收集

7.15

8

论文全文收集

8.1

9

论文集编辑排版定稿

8.2—9.1

10

论文集印刷

9.25—10.25

11

会议议程编排及会议手册制作

9.25—10.20

12

发布参会通知

10.10

13

主承协办方宣传资料

10.22

14

参会证制作及其他物资

10.25

15

会务安排

酒店预定

6.15

16

住宿安排

10.15

17

车辆安排

10.25

18

会议日现场接待安排方案

10.10

19

会议日水及茶点物资采购

10.20—28

20

现场物料准备

会议主题LOGO及背景设计

6.26-30

21

会议背景板喷绘制作安装完成

10.28

22

会议宣传

邀请媒体

10.20

9